1、1做好办公室工作的“三步曲”福建好运门业 李观明办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤保障等繁重的工作，处 于协调各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运 转中心和指 挥中心。具有参谋、助手、协调、服务 、把关、督办 等六大职能，这就要求 办公室工作人员要有较高的政治敏锐性、发展的预见性、工作的超前性和丰富的实践经验。不论是办文、 办事、 办 会， 还是管理、服务、 协调，任何一个 环节出了问题，都将 产生一定的影响，甚至给整个企业带来被动或造成损失。因此，做好办公室工作，必须强化六种意识、处理好六个关系、提高六种能力。 第一，必须强化六种意识 一是大
2、局意识。办公室的工作是政治性、政策性、全局性很强的工作。在实际 工作中应注意把握好三点：1、脑中要有一根“ 弦”。始终保持清醒的头脑，自觉维护企业领导的权威。2、胸中要有一盘“ 棋”。想问题应当站得更高一些，办事情应当想得更远一些。要锐利眼光、全局意识和战略思维，善于把本单位的工作置于全行业的大局中来思考谋划工作。 3、心中要有一本“账”。对本公司、本部门的情况要了了然于胸，耳熟能详，善于了解上情，吃透下情， 创造性地开展工作。 二是发展意识。办公室作为直接为企业或部门服务的办事机构，必须强化发展意识，一切工作都要围绕发展，服务发展，促进发展。要牢固树立和认真落实科学的发展观，把思想和行动统一
3、到企业的要求上来，要在用新的理念和思路引导企业发展上出好主意、当好参谋，在创新发展举措和提升企业管理水平上当好助手。 三是服务意识。为领导、为部门、 为员工搞好服务是办公室重要的工作职责。做好办公室的工作，必须强化服务意识，提倡奉献精神。服务工作搞得好不好，能不能让领导满意、部门满意、员工满意，是衡2量办公室工作做得好与否的重要标准。这就要求办公室人员自觉做到标准上求高，措施上求严，工作上求实，不断拓宽服务层面，提升服务水平。l、在为领导服务 上要实现三个转变。即：努力实现由处理具体事务向善于谋全局、当高参转变；由满足于做好眼前工作向积极做好超前服务转变；由被动完成领导交办的任务向主动提供全方
4、位、多层面的服务转变。2、在 为员工服务上要牢固树立“ 员工是企业的财富”的立场和态度。把员工的呼声作为我们工作的第一信号，充分发挥办公室作为领导联系员工的桥梁和纽带作用，确保员工的意愿能够为领导所了解，确保领导的决策能体现出员工的意愿。3、在为部门服务上要善于沟通协商，帮助解决问题。并相互尊重、相互支持。 四是参谋意识。办公室是一级领导决策的参谋部，办公室的同志都是“ 参谋长 ”。既然是“ 参谋长”，就不能混同于一般的“小兵”，不能只是坐等指示，奉命办事，被动工作，而 应围绕 中心开展工作，贴近领导思路，积极配合领导决策。当好参谋至少应做到以下四点：一要贴近领导，与领导 “同频共振” 。想领
5、导之所想，谋领导之所虑。谋要谋在关键处， 谋要 谋在点子上；二要超前运作，不做事后“ 诸葛亮”。在决策前要提前介入，先行调研，结合实际，提出好的建议或具有建设性的意见，供领导 决策参考；决策中，要注意了解员工动向，及时反馈信息，确保决策客观可行；三要敢于进言，善于出谋划策。作为“ 参谋”就要敢为领导出谋划策，拾遗补缺，既要注意发现问题，又要善于提出解决问题的办法和建议。当然进言时，要注意方法，不可把自己的观点强加于领导，做到“ 献计不决策”；四要出于公心，不向领导进谗言。 “参谋人员”只有出于公心，参谋出来的东西才有价 值。 办公室人员切忌出于私心进谗言，这样不仅会导致领导决策出现偏差，而且还
6、会影响员工团结，影响领导形象。 五是创新意识。创新，是一个国家、一个民族、一个单位、一个企业前进发展的内在动力。创新不是一句空话，要落实到具体工作中。3信息调研要密切关注及时反映企业管理、经济活动中的新观念、新变化、新动向；出谋划策要紧紧围绕“中心”和员工关注的问题，提出新思路、新对策、新 举措；督查协调要有新办法、新手段、新途径；在文字工作上要有新思维、新观点、新语言。只有 这样，才能提高工作质量和工作效率，更好地发挥办公室的职能作用。 六是奉献意识。有人把办公室称为“不管部”，无事不管，无事不问，从年头 忙到年尾，常常有假难休，有夜 难 眠，经常还要加班加点，既辛苦又清贫。没有吃苦耐劳的作
7、风，没有无私奉献的精神，是难以做好办公室工作的。办公室人员必须树立不计较个人得失、为事业而献身的崇高精神，要正确处理苦与乐、得与失、个人利益与集体利益的关系，吃苦在前，享受在后，乐于奉献；要不 为名利、埋头苦干、任劳任怨；要经受得起各种误解、委屈和挫折，包容得起酸甜苦辣；要有强烈的事业心、责任感和荣誉感，以只争朝夕、无私奉献的精神投入工作。 第二，必须处理好六个辩证关系 1、正确处理好大局和局部的关系。办公室作为一个综合部门，其性质和作用同其他部门的区别主要体现在服务性上，办公室的一项重要职责就是要为领导、部门和员工服务。首先是为领导和部门服务。这就要求办公室把“一切服从大局，一切服 务 大局
8、” 作为办公室工作的出发点和落脚点，把“ 参与政务”、 “管理事务” 、“搞好服务”三大职能统筹兼顾，合理安排，做到 调研围绕中心转， 协调围绕领导转，服务围绕大家转，信息 围绕决策转。当部门工作与公司的整体工作、局部工作与大局工作发生矛盾的时候，自觉地做到局部服从大局、局部服从整体。同时尽力做好局部工作，因为局部工作是做好大局的基础和前提。 2、正确处理好政务和事务的关系。所谓政务，也就是出谋献策。就是在具体工作中，协助领导确立一个时期工作的指导思想和总体思路，制定出发展规划和实施方案，预测工作中可能发生的问题，以及4就已经发生和未发生的问题，提出具有真凭实据，真知灼见和具有说服力的措施和预
9、见性的建议或意见，组织和实施工作规划。所谓事务，就是日常的服务性工作，包括日常的办文、办事、办会、接待来访等。衡量办公室工作做得好与否，既要看处理日常事务的效果，又要看出谋献策的水平。参谋要参得好，谋得对，出成效，就得正确处理好政务与事务的关系，如果只是做具体工作，完全陷入事务性的圈子而疏于政务，即使服务得再好，也是不全面的，缺乏深度的。相反，单纯追求高层次的服务而忽视日常工作，就会使工作出现纰漏，妨碍具体计划的实施。根据企业当前工作的许多新情况、新问题，要搞好办公室工作，在思想和行为上就应该实现三个转变：一是要从事务工作为主转到以调查研究为主，为领导提供有情况、有分析、有预测、有建议、带规律
10、性的信息；二是要从收发传递信息转为收集处理信息，沟通上下情况，提供准确的信息供领导决策时参考；三是要从一般的反映情况转变为既反映情况又提出建议，针对企业当前的这种状况，办公室人员既要为领导分忧，但更要为领导出谋献策、献计献策。3、正确处理好被动与主动的关系。办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性，但要做好办公室工作，又必须发挥各自的主动性，善于在被动中求主动，变被动为主动。 对 一些常规性、规律性、阶段性等确定性工作，不要消极等待，要主动着手，提前准备。对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作，要有灵活的应变能力，做到忙而不乱。同时要努力适应领导的工作思路，想领导之所想，谋领
11、导 之所谋，把问题想在前面，把工作做在前面，主动出击、超前服务。 4、正确处理企业内部与外部的关系。要发挥办公室的整体功能，保证企业生产的顺利进行，不仅要求企业内部要协调一致，而且其他业务部门也要相互配合，同时，还需要地方政府和有关部门的支持和帮助。首先，要善于协调 好企业内部的关系。通过协调企业内部各个5不同职能的工作，充分发挥各自的主观能动性和个人的聪明才智，有效地形成合力和整体，积极地、创造性地开展工作。同时，要根据企业内部各个阶段的工作任务，区别轻重缓急，突出工作重点，兼顾其他工作。对那些难度较大，工作量大， 时效性强的工作，在明确任务的基础上，要及时组织有关力量，合理安排人力、物力，
12、形成最大的合力，确保工作任务的完成。其次，要善于协调办公室与其他部门的关系。因为办公室处于联系上下，沟通左右，协调各方的地位，决定了它整天处于各种矛盾的中心。在处理各种矛盾时，就要秉公办事，廉洁奉公，不能出现偏颇或闪失。各职能部门之间，各部室之间，由于工作分工不同，可能由于种种原因，有时也会出现一些不同步，不协调的现象。在这种情况下， 办公室就要从既维护全局利益出发，又保护部门（部室）工作积极性的角度，出面做好协调工作，求同存异，避免不必要的扯皮和内耗，把各部门、各部室的积极性，引导到确保全局工作任务的完成上来。要做到这一点，办公室就要深入实际，了解情况，沟通工作，抓住关键问题，采取措施， 协
13、调解决，以 实现全局工作的平衡和谐发展。 5、正确处理大事与小事的关系。办公室工作有许多大事急事，我们都要重视， 认真完成，不能马虎。何 谓大事， 办公室的办文、办会、办事的范畴中都会遇到大事，如上级机关和领导交办的是大事，涉及到全局性的是大事，关系到企业运作的是大事，影响到企业形象和声誉的更是大事。大事因为其重要性而必须摆在工作的首要位置，办大事要绝对保证时效和质量，丝毫不得马虎和大意。但对日常琐碎繁杂的事务性工作，即通常认为的“小事”，也不能轻视麻痹。因为小事不做，或者马 虎应付，一旦出了纰漏，小事就会酿成大错，搞出大乱子，对工作造成不良后果，甚至会影响工作的全局。从这个意义上讲，办公室工
14、作没有绝对的大事、小事之分，大事中有许多小事情不能忽略，小事中有大的责任，所以大事小事都不能大意，因此，在工作中就要6瞻前顾后，抓住重点，只有这样才能保证工作的协调发展。 6、正确处理“过”与“不及”的关系。为领导出主意，当参谋，一定要把握“ 度”，掌握分寸。办公室在领导决策中处于辅助和从属地位，既不能缺位，又不能越位。要想领导之所想，急领导之所急，要为领导决策提供尽可能多的背景资料，但不能越俎代庖；要积极提谏言，但又不能瞎掺和。 第三，必须着力提高六种能力 l、调查研究的能力。 企 业管理是具体务实的工作，牵涉到广大员工的切身利益和生活保障。只有不断地深入一线，掌握实情，才能有的放矢地做好各
15、项工作。要把工作重心下移，了解员工的真实需求，掌握第一手材料，为领导提供有情况、有分析、有建议的调研报告，解决工作中的矛盾和问题，提高科学决策水平；要发现新情况，研究新问题， 总结 新经验，以点带面，推 动面上工作；要理论联系实际，既善于在实践中找答案，又善于通过理性思考提炼观点和方法，不断提高调查研究的能力。 2、组织协调的能力。不断提高组织协调能力才能正确处理好各种复杂的利益关系，把各方面的积极性引导好、保护好、发挥好。企业管理内容多、涉及面广，是一项综合性的社会工程。做好新时期的企业工作，要善于协调企业系统内的业务部门，集中力量推进工作；要善于协调其他相关部门，形成合力开展综合性工作；3
16、、依法治企的能力。企业涉及合同纠纷、 劳资纠纷、员工与员工这间发生纠纷等等，都涉及到法律问题，稍有不慎，就有可能“ 吃官司”。因此，办公室要知法、董法，带头学法、守法，善于运用法律手段解决各种矛盾和问题。所谓以法治企，就是要按法律办事，按程序办事，不断提高依法管理各种事务的能力和水平。4、联系员工的能力。企业管理的对象主要是员工，提高联系员工的能力非常重要。办公室要努力发挥联系员工的桥梁和纽带作用，把7维护员工的利益作为我们一切工作的出发点和落脚点，做密切联系员工的模范。 5、开拓创新的能力。随着社会主义市场经济的完善和改革开放的深入，企业管理的要求会越来越高，办公室工作必须适应形势发展的要求。为 此办公室要在工作理念、工作方式、工作手段等方面进行改革创新。要用科学的理论武装头脑，学习新知识，树立新观念；注重研究分析新情况、新问题、新形势，把握事物发展的规律和特点，大胆探索，勇于创新；注重总结实践经验，从基层和群众的创造中汲取营养，挖掘典型，推广经验 。 6、文字综合的能力。确保起草的文稿和办理的公文层次清楚，文字通顺，表达准确，符合 规范。 为此，必须加 强文字功底的学习和锻练，养成爱学习、 爱钻研的良好习惯，努力塑造自身的文字综合能力。如果不具备这一点，那么，不论起草文件还是开会发言、答复问题都是糊里糊涂，既抓不住要害，也提不出问题，只能是“ 和稀泥”，起不到参谋助手作用。
