1、上海复旦光华信息科技股份有限公司拟制 审核 批准 密级质量体系程序质量体系程序文件号 版本 生效日期 页码产品要求识别程序Q/GH-QP-CPYQ 1.1 2001-12-2 1/81 目的对确保顾客的需求和期望得到充分理解的过程做出规定，并加以实施和保持；通过对项目招（议）标文件、投标文件进行评审，明确顾客的要求和公司是否具有满足合同要求的能力，确保项目满足用户的要求。规划及控制项目投标过程，提高项目投标成功率和资源利用率。2 适用范围本程序适用于本公司对顾客要求的识别，适用于公司项目投标和非投标项目的全过程，包括对用户招标/议标的答标/述标的各个环节与活动，以及与用户的沟通。也适用于没有标
2、书的项目的拟标工作。3 职责 销售负责人：负责用户的行业客户经理 售前技术支持：用户招标项目的技术负责人，他负责整个项目的技术可行性、技术方案的确认、技术问题的把握和判断等；售前技术支持可根据销售负责人的要求由总体技术部或其它部门提供。 商务支持：用户招标项目的商务负责人，要考虑项目的费用、成本、利润分析估算，并负责项目各个阶段根据用户的变化及时论证并确认项目的商务细节，包括最终的商务条款/项目报价价格等内容。 销售助理：负责标书编制阶段，对标书或方案的整理和制作。4 投标项目工作流程项目投标过程包括：顾客关联投标策划标书编制标书评审问题澄清标书装订标书提交答标/述标投标总结。产品要求识别程序
3、 上海复旦光华信息科技股份有限公司2/84.1 顾客关联销售部门负责人指定销售人员，由其负责项目或招标的前期客户联系，跟踪客户情况，了解客户需求，根据 4.2 投标准备的结果确认是否购买标书，如为肯定结果，要按照客户发标的要求获得客户招标文件。4.2 投标准备根据项目的特点由销售部门、技术部门的相关责任人对客户的招标项目从市场和技术角度加以调查分析，确认是否购买标书， 在 投标过程控制表中记录，由销售部门主管副总确认是否最终购买标书。4.3 投标策划得到客户的标书后，由主管销售在和相关业务主管部门经理协调后，召集相关的售前技术支持、相关商务人员等资源针对招标文件的具体要求制定明确的工作计划和目
4、标，确定相关的各种资源，成立投标小组，具体要求见 4.3，开展应标工作。市场销售部根据标书分解说明，将用户要求分解至相关部门。4.4 组建投标小组明确小组组织结构、人员构成、进度安排、任务分工及职责，记录投标过程控制表 ，如可明确为重要合同项目，在对顾客招标书评审阶段成立项目组。4.5 顾客要求主要考虑以下几个方面招标文件、合同草案、技术协议草案中表述的： 顾客明示的产品要求，包括项目或产品质量要求及涉及可用性、交付、支持服务、价格等方面的要求； 顾客没有明确要求，但预期或规定的用途所必须的产品要求。这是一类习惯上隐含的潜在要求，公司为满足顾客要求应做出承诺； 顾客没有规定，但国家强制性标准及
5、法律法规规定的要求；产品要求识别程序 上海复旦光华信息科技股份有限公司3/8 本公司确定的附加要求。4.6 投标评审为保证准确理解把握客户要求，由主管销售组织相关人员对顾客招标书进行评审，获取准确需求；同时了解投标的把握性、资源情况、市场状况，确定是否投标；明确答标负责人和参与人员，并在投标过程控制表中加以记录。评审可以采用会议或会签的方式进行4.7 标书编制售前技术支持组织相关资源编写技术文档，并负责各个阶段根据用户的变化及时论证并确认项目的技术细节，包括最终的技术方案/文档；商务支持组织相关资源编写商务文件，主要考虑项目的费用、成本、利润分析估算，并负责各个阶段根据用户的变化及时论证并确认
6、项目的商务细节，包括最终的商务条款/项目报价价格等内容。销售助理负责对标书文件的版本管理，标书文件的整理和标书的制作。4.8 问题澄清对投标过程进行中发现、发生的问题及时与客户及产品商沟通，主管销售负责与客户招标方的沟通情况，了解动态；产品经理负责与产品商相关部门（渠道/产品/ 客户）的沟通，确保问题得到及时有效的解决、处理。4.9 标书评审对已编制完成的标书，销售负责人要求市场销售部、商务运营部、总体技术部或技术总监安排相应人员，由上述人员对标书进行评审，并在投标过程控制表中加以记录。评审方式可以采用会议或会签的方式。4.10标书成册由销售助理负责整个标书的打印、装订等工作，包括：文稿打印、
7、文稿确认、文稿产品要求识别程序 上海复旦光华信息科技股份有限公司4/8签署、文稿复印、文稿装订以及标书的密封及标记。4.11标书提交由销售负责人根据客户的具体要求在明确的时间和地点向用户提交投标书。4.12答标/述标根据用户的需要或市场销售需要，商务支持及售前技术支持在规定时间向用户评标团讲述标书内容，进行方案讲解和演示，并解答用户提出的问题。 形成答标演示文档作为质量记录进行保存。4.13投标总结投标活动结束（项目合同签订或投标失败） ，销售负责人应根据投标过程中的实际情况，进行投标总结，形成投标总结记录 ，说明成功获取项目或丢失项目的经验与教训，以利于后续项目销售活动。由分管副总进行确认。
8、4.14过程控制为保证投标过程的工作进度及顺利实施，投标过程每一阶段活动均要求明确相应的责任人及职责，通过投标过程控制表实现过程控制。5 非投标项目工作流程非项目投标过程包括：顾客关联方案准备组建方案设计小组方案编制方案评审方案提交方案总结。5.1 顾客关联销售部门负责人指定销售人员，由其负责前期客户联系，跟踪客户情况，了解客户需求，根据 4.2 方案准备的结果确认是否做方案争取项目，如为肯定结果，则启动方案制作过程。5.2 方案准备产品要求识别程序 上海复旦光华信息科技股份有限公司5/8根据项目的特点由销售部门、技术部门的相关责任人对客户的招标项目从市场和技术角度加以调查分析，由主管销售在和
9、相关业务主管部门经理协调后，召集相关的售前技术支持、相关商务人员等确认是否准备相应方案，在拟标过程控制表中记录，由销售部门主管副总确认是否编写相应方案。如编写，成立方案设计小组，具体要求见5.3，开展方案设计工作。销售负责人根据顾客要求分解说明，将用户要求分解至相关部门。5.3 组建方案设计小组明确小组组织结构、人员构成、任务分工、进度安排及职责，记录拟标过程控制表中 。5.4 顾客要求主要考虑以下几个方面顾客提出的内容、合同草案、技术协议草案中表述的： 顾客明示的产品要求，包括项目或产品质量要求及涉及可用性、交付、支持服务、价格等方面的要求； 顾客没有明确要求，但预期或规定的用途所必须的产品
10、要求。这是一类习惯上隐含的潜在要求，公司为满足顾客要求应做出承诺； 顾客没有规定，但国家强制性标准及法律法规规定的要求； 本公司确定的附加要求。5.5 方案编制售前技术支持组织相关资源编写技术文档，并负责各个阶段根据用户的变化及时论证并确认项目的技术细节，包括最终的技术方案/文档；商务支持组织相关资源编写商务文件，主要考虑项目的费用、成本、利润分析估算，并负责各个阶段根据用户的变化及时论证并确认项目的商务细节，包括最终的商务条款/项目报价价格等内容。产品要求识别程序 上海复旦光华信息科技股份有限公司6/8销售助理负责对方案文件的版本管理，整理和制作。5.6 问题澄清对方案编写过程进行中发现、发
11、生的问题及时与客户及产品商沟通，主管销售负责与客户方的沟通情况，了解动态；产品经理负责与产品商相关部门（渠道/产品/ 客户）的沟通，确保问题得到及时有效的解决、处理。5.7 方案评审对已编制完成的方案，销售负责人要求市场销售部、商务运营部、总体技术部或技术总监安排相应人员，由上述人员对方案进行评审，并在拟标过程控制表中加以记录。评审方式可以采用会议或会签的方式。5.8 方案提交由销售负责人根据客户的具体要求在明确的时间和地点向用户提交方案。根据用户的需要或市场销售需要，商务支持及售前技术支持向用户讲述方案内容，进行方案讲解和演示，并解答用户提出的问题。 5.9 方案总结非投标项目活动结束（项目
12、合同签订或失败） ，销售负责人应根据过程中的实际情况，进行总结，形成拟标总结记录 ，说明成功获取项目或丢失项目的经验与教训，以利于后续项目销售活动。由分管副总进行确认。5.10过程控制为保证方案编写发布过程的工作进度及顺利实施，投标过程每一阶段活动均要求明确相应的责任人及职责，通过拟标过程控制表实现过程控制。6 项目的洽谈与接收销售负责人在与用户洽谈过程中，了解用户的功能要求，明确公司具有满足用户要产品要求识别程序 上海复旦光华信息科技股份有限公司7/8求的能力，根据商务运营部提供的合同模板完善合同内容，按照下述编号规则进行编号，提交商务运营部；销售负责人应取得用户的信任，与用户建立良好的合作
13、关系。之后按照合同评审程序进行合同评审。7 合同编号 合同文本应编号保存并登记入合同台帐，合同编号形式如下： 年份/部门/项目类型/月份/顺序号 版本号 其中部门缩写与文件命名编号规则中的相关说明相一致。 如安全产品部 2001 年 4 月份签定的第一份销售合同编号为： 01AX0101。在评审修改后提升合同版本号。 合同评审的具体实施按合同评审程序进行8 合同变更合同变更具体实施按合同评审程序进行9 相关文件合同评审程序文件命名编号规则10 质量记录项目投标过程中产生的标书、方案以及各种记录归档到在质量记录管理周期后归档到测试与质量管理部。投标过程控制表拟标过程控制表投标总结记录产品要求识别程序 上海复旦光华信息科技股份有限公司8/8拟标总结记录答标演示文档
