1、 2015 年 1 月 编制 基金业务外包服务 备案系统 操作手册 基金业务外包服务 备案系统操作手册 目录 CONTENTS 中国证券投资基金业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 目录 一、系统介绍 1 1、备案主体 . 1 2、系统操作流程 . 2 3、系统使用说明 . 2 二、账号注册及密码找回 3 1、账号注册 . 3 2、密码找回 . 4 三、外包机构备案信息 5 1、账号管理 . 5 2、账号认证 . 6 3、申请外包服务类型选择 . 7 4、备案基础材料 . 8 5、销售外包机构备案材料 10 6、份额登记外包机构备案材料 12 7、估值核算外包机构备案材料 13 8、信
2、息技术外包机构备案材料 15 9、销售支付外包机构备案材料 15 四、备案信息提交 . 16 五、备案结果 . 16 1、需补充材料 16 2、备案通过 17 六、信息更新 . 17 1、不定期更新信息 17 2、定期更新信息 17 附件:外包机构备案信息 . 19 中国证券投资基金业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 1 一、 系统介绍 基金业务外包服务 备案系统 (以下简称本系统)包括 基金业务外包服务机构 (以下简称外包机构 ) 备案和信息更新两 个部分。 外包机构备案 后,须 对 外包机构基本信息 及 申请外包服务业务类型相关 信息进行定期或不定期更新。 1、 备案 主体 本系统
3、的备案主体是外包机构。 外包机构 应到中国证券投资基金业协会(以下简称基金业协会) 履行外包机构 备案手续,并加入基金业协会 成为会员。 中国证券投资基金业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 2、系统操作流程 3、系统使用说明 ( 1) 获取填表帮助 在基金业协会官网 ( ) 可以下载 基金业务 外包 服务 备案系统操作手册。 填表过程中,如对所填信息有疑问,请 查看系统中的 说明。 ( 2)信息 需 填写完整 真实 表格信息填写完整才能保存, 否则系统将给出“该字段不能为空”的提示。 通过认证 登录系统 账号认证 选择申请外包服务类型 填写外包机构基本材料及申请业务类型相关信息 协会受
4、理 20个工作日内 公示完成 备案 补充信息 暂缓备案 信息更新 暂缓申请备案 未通过认证 账号申请 中国证券投资基金业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 备案过程中,建议 外包机构 在填写完毕 每个页面后点击 保存 ,以免信息丢失。 外包机构应当如实填写相关信息。 ( 3)备案进度自助 查询 外包机构可在每个申请的业务类型界面,查询当前备案进度。进度栏如下: 二、 账号 注册 及密码找回 1、账号注册 登录 网址: http:/。 如实填写账户申报资料。 账户注册后,需在 12 小时内在注册账号填写的邮箱内进行账号激活,否则 链接失效,请通过找回密码功能找回登陆密码。 中国证券投资基金
5、业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 2、密码找回 遗忘系统登录密码时,可以通过注册账户使用的邮箱找回密码。 中国证券投资基金业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 三、 外包机构备案信息 1、账号管理 可对用户账号信息、账号密码进行修改。 中国证券投资基金业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 2、账号认证 账号申请后,须如实填写账号认证信息,并上传授权函(授权函模板可从系统下载或从 http:/ 下载),进行账号认证。 对于符合条件的用户,基金业协会将认证通过。外包机构可查看认证情况。当认证状态显示为“认证成功”时,可继续进行备案资料填写。 当认证状态显示为“认证失败”时,将
6、显示失败原因。 中国证券投资基金业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 账号认证成功: 账号认证失败: 3、 申请外包服务类型 选择 账号认证成功后,选择申请外包服务类型。外包机构选择服务类型,并对相应业务类型下的明细项目做出选择。 在 提交 了某项外包中国证券投资基金业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 服务类型之后不能再取消 。 外包服务类型 下的明细项目在该类型业务提交前,可以多次提交重新选择。 同时提示填报人员: 本系统所有文件上传均支持压缩包,文件大小不超过 30M。 4、备案基础材料 外包机构需要填写的备案基础资料 包括:合法合规承诺函、机构基本信息、机构股东信息、机构财
7、务信息、并上传与 基金管理人 已签订的外包协议内容 清单 。 外包机构开展信息技术系统服务,在信息技术系统业务类别中“行业相关服务经验”中填写 已签订的外包协议内容清单 。 中国证券投资基金业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 资料填写完毕后,点击“提交备案” 。 至少需要提交一项外包服务类型 备案 申请后,基金业协会才会 针对“备案基础材料”进行 审核。 承诺函是 外包 机构对如实、完整、准确填写材料的承诺,也是对其合法合规情况的自查。当存在非承诺事项时, 外包 机构需说明情况。 当外包机构净资产大于 等于 1 亿时,只需填写股东的简明信息。当外包机构净资产小于 1 亿时,需填写股东的
8、更多信息。 中国证券投资基金业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 股东类型分为法人股东、自然人股东及其他股东。 其他股东 是 指除法人股东、自然人股东的保险产品持股等情形 。 5、 销售 外包机构 备案材料 根据外包机构在填写“申请外包服务类型”关于销售业务 部分勾选的明细项目 不同,需要填写的备案材料内容也有所区分。 几种常见的组合如下: ( 1)组合一: 已取得公募基金销售资格无异议函的情形 中国证券投资基金业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 ( 2)组合二: 未取得公募基金销售资格无异议函、无 销售系统 、涉及销售结算资金归集的情形 ( 3)组合 三 : 未取得公募基金销售
9、资格无异议函、 无销售系统、不归集销售结算资金的情形 中国证券投资基金业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 6、 份额登记 外包机构备案材料 根据外包机构在填写“申请外包服务类型”关于份额登记业务 部分 勾选的明细项目不同, 需要填写的备案材料内容也有所区分。几种常见的组合如下: 组合一: 开展 TA 资金清算交收 的情形 中国证券投资基金业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 组合二: 不开展 TA 资金清算交收 的情形 外包机构不开展 TA 资金清算交收的 ,外包机构无需填写“注册登记账户信息”、“结 算资金安全机制”,及“内部管理制度”、“内部控制”、“软硬 件及技术设施”、“
10、系统功能表”中与 TA 资金清算交收的相关内容。 7、估值核算外包机构备案材料 根据外包机构在填写“申请外包服务类型”关于估值核算业务 部分 勾选的明细项目不同,需要填写的备案材料内容也有所区分。几种常见的组合如下: 组合一: 同时 开展托管业务 的情形 中国证券投资基金业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 组合二: 不 同时 开展托管业务 的情形 当 外包机构 不 同时 开展托管业务时,无需填写“其他 说明事项 ”。 中国证券投资基金业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 8、信息技术外包机构备案材料 9、销售支付外包机构备案材料 根据外包机构在填写“申请外包服务类型”关于销售支付
11、业务部分勾选的明细项目不同,需要填写的备案材料内容也有所区分。几种常见的组合如下: 组合一:已取得 公募基金销售支付结算资格 的情形 组合二: 未 取 得公募基金销售支付结算资格 的情形 中国证券投资基金业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 四、备案信息提交 备案信息 填写完毕后,点击“提交备案”,系统将 提交相关信息 。提交后,相关信息将无法修改。 基金外包业务 信息提交以后, 备案申请期间,备案事项发生重大变化的, 外包机构 应当及时告知基金业协会并变更备案 申请内容。 外包机构 第一次提交 具体外包服务类型 备案信息时, 应同时填写完毕并提交“备案基础材料” 。 外包机构 后续申请
12、 其他 外包服务业务类型备案时,仅需提交该业务类型的备案信息即可。 “备案基础材料”通过备案后,外包机构可在“信息更新” 模块 中定期或不定期更新资料。 五、备案结果 1、 需补充材料 基金业协会将对外包机构备案材料进行齐备性审查。 如果备案 材料不完备或不符合规定, 基金业协会将在本 系统 中反馈意见, 要求 提交补正 材料。 中国证券投资基金业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 2、备案通过 外包机构提交的备案材料完备且备案材料符合要求的 ,基金业协会将自受理补正材料 之日起 20 个工作日内, 为外包机构办结备案手续。外包机构可登陆 本 系统查询进度 状态 “通过备案”, 并在备案
13、界面 下载系统生成的相应业务 类别 备案函 。基金业协会官网( http:/) 也将同时公示 外包机构 信息 。网站公示的 信息包括 外包机构基本情况及 已通过备案的外包服务 业务类型 信息 等 。 基金业协会为外包机构办理备案不构成对外包机构营运资质、持续合规情况的认可,不作为对基金财产安全的保证。 六、信息更新 外包机构应定期或不定期更新信息。 1、 不定期 更新 信息 当外包机构基本信息 或外包机构已备案的外包业务 类别 信息 发生重大变更时,外包机构应当在重大变更事项发生之日起 10 个工作日登录系统进行更新。 基本信息 重大变更包括 外包机构的名称、法定代表人、注册资本的变动,以及外
14、包机构分立或者合并、依法解散、被依法撤销或者被依法宣告破产以及可能损害投资者利益的其他重大事项。已备案的外包业务 类别 信息重大变更包括高级管理人员变动、外包业务部门负责人变动、外包机构或高级外包机构员存在重大违法违规行为等。 2、 定期更新信息 ( 1) 外包机构基本信息定期更新 中国证券投资基金业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 外包机构登录 本 系统,进入 “ 信息更新 ” 模块,点击外包机构年度信息更新。 ( 2) 外包机构已备案的外包业务 类别 信息定期报送 中国证券投资基金业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 附件:外包机构备案信息 一、 机构基本信息 (一 ) 诚信
15、承诺及合法合规承诺 本公司保证向中国 证券投资基金业协会 报送的所有申请材料真实、准确、完整、合规 【下拉菜单:承诺 /放弃】 商业银行资本充足率应符合国务院银行业监督管理机构的有关规定;证券公司及期货公司净资本等财务风险监控指标应符合中国证监会的有关规定;保险公司偿付能力充足率应符合中国保监会的有关规定;信托公司资本充足率应符合国务院银行业监督管理机构的有关规定;其他机构相关关键指标应符合监管机构的有关规定。 【下拉菜单:承诺 /放弃】 最近三年无重大违法违规记录;最近三年内没有受到重大行政处罚或者刑事处罚;最近三年没有挪用客户资产 /客户保证金等损害客户利益的行为;最近三年没有代理投资人从
16、事证券买卖的行为 【下拉菜单:是 /否】 如果选“否”,说明 处罚的时间、做出处罚的部门、原因及结果。 是否:没有因违法违规行为正在被监管机构调查或者正处于整改期间 【下拉菜单:是 /否】 如果选“否”,说明 处罚的时间、做出处罚的部门、原因及结果 是否: 没有发生已经影响或者可能影响公司正常运作的重大变更事项,或者诉讼、仲裁等其他重大事项 【下拉菜单:是 /否】 如果选“否”,说明 处罚的时间、做出处罚的部门、原因及结果 同意中国 证券投资基金业协会 对本机构合法合规、 资产情况等社会信用相关信息进行核查 承诺 /放弃 盖公章的承诺函 上传附件 【承诺函模板下载】 (二 ) 基金业务外包服务
17、机构基本信息 基金业务外包服务机构名称 【自动生成】 基金业务外包服务机构简称 机构性质 【下拉菜单: 内资企业、中外合资企业、中外合作企业、外商独资企业、 境外机构】 机构组织形式 【下拉菜单 ;有限责任公司、股份有限公司、 普通合伙企业 、有限合伙企业、 其他】 组织机构代码证 【自动生成】 上传扫描件 【注:请选择不大于 500 KB 中国证券投资基金业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 的图片】 营业执照注册号 【自动生成】 上传扫描 件 【注:请选择不大于 500 KB 的图片注:( 1) 机构 为企业的,提交营业执照 扫描 件;( 2)机构 为事业单位的,提交事业单位法人证书
18、 扫描 件;( 3) 机构 为社会团体的,提交社会团体法人登记证书 扫描 件;( 4)机构 为工会的,提交区、县级以上工会同意投资的批准文件 扫描件 ;( 5) 机构 为农民专业合作社的,提交加盖公章的农民专业合作社营业执照副本 扫描件;( 6) 机构 为民办非企业单位的,提交民办非企业单位证书 扫描 件。( 7) 机构为 外方企业 的,出具企业所在国(地区)注册机关核发的注册证书扫描件 。】 经营范围 【 注:以营业执照内容或其他主体资格证明为准。】 机构类型 【下拉菜单: 商业银行、证券公司、基金公司、期货公司、保险公司、保险经纪公司和保险代理公司、证券投资咨询机构、独立外包机构(包含独立
19、基金销售机构、独立份额登记结构等)、 信托公司、 IT 公司 、其他机构】 法定代表人 /执行事务合伙人 成立日期 注册资本 /认缴资本(万元) 实收资本 /实缴资本(万元) 净资 产 是否低于 1 亿 【下拉菜单:是或否】 实际控制人是否为国有企业 【下拉菜单:是或否】 注册地址(省)(市 /区) 办公地址(省)(市 /区) 办公地址邮编 公司网址 中国证券投资基金业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 是否为基金业协会会员 【自动生成】 股东基本情况 需填写前十大股东信息,独立 外包机构 需填写全部股东 /出资人信息。 对于净资本低于 1 亿的基金业务外包服务机构,请填写该机构股东详细
20、信息。 若机构为上市公司,则出资额、实际出资额不必填写。 序号 股东 / 出资人名称 股东类型 组织机构代码 /身份证件类型及证件号码 出资额 (万元) 持股 /出资 占比( %) 实际出资额 (万元) 实际持股/出资 占比( %) 股东详细信息 1 【下拉菜单自然人股东、法人股东】 附件一 /附件二 附件一: 股东信息表 (适用于法人及其他组织 ) 名称 【自动生成】 成立时间 注册地址 办公地址 机构性质 【下拉菜单: 内资企业、中外合资企业、中外合作企业、外商独资企业、境外机构】 组织形式 【下拉菜单:有限责任公司、股份有限公司、普通合伙企业、有限合伙企业、其他】 机构类型 【下拉菜单:
21、商业银行、证券公司、期货公司、保险公司、保险经纪公司和保险代理公司、证券投资咨询机构 、 独立外包机构(包含独立基金销售机构、独立份额登记结构等) 、信托公司、 IT 公司、其他机构】 组织机构代码 【上传扫描件】 中国证券投资基金业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 营业执照 上传扫描件 【 注:( 1)中方:股东为企业的,提交营业执照 扫描 件;( 2)股东为事业单位的,提交事业单位法人证书扫描 件;( 3)股东为社会团体的,提交社会团体法人登记证书 扫描 件;( 4)股东为工会的,提交区、县级以上工会同意投资的批准文件 扫描件 ;( 5)股东为农民专业合作社的,提交加盖公章的农民专
22、业合作社营业执照副本 扫描 件;( 6)股东为民办非企业单位的,提交民办非企业单位证书 扫描 件。( 7) 股东为 外方企业 的,出具企业所在国(地区)注册机关核发的注册证书】 扫描件 。 经营范围 【 注:以营业执照内容或其他主体资格证明为准。 】 联系人 联系人职务 联系人移动电话 联系人电子邮箱 出资额 (万元 ) 出资 /持股比例 (%) 实际出资额 (万元 ) 实际出资 /持股 比例(%) 附件二: 股东基本信息表 (适用于自然人 ) 姓名 【自动生成】 出生年月日 身份证件类型 【下拉菜单】 身份证件号码 身份证扫描件 【上传扫描件】 【注:请选择不大于 500 KB 的图片】 电
23、话 电子邮箱 出资额 (万元 ) 【自动生成】 出资 /持股比例 (%) 【自动生成】 实际出资额 (万元 ) 实际出资比例 (%) (三 ) 财务状况说明 ( 成立满 3 年需填写近 3 年财务状况,成立不满 3 年需填写成立年度起的财务状况,成立不足 1 年的填写最近月份的财务状况。 ) 最近三个会计年度 ( )年 ( )年 ( )年 总资产(万元) 净资产(万元) 总收入(万元) 净利润(万元) 中国证券投资基金业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 是否审计 【下拉菜单:是或否】 【下拉菜单:是或否】 【下拉菜单:是或否】 审计报告中的审计意见页 上传扫描件 上传扫描件 上传扫描件
24、 审计报告结论是否为无保留意见 【下拉菜单:是或否】 【下拉菜单:是或否】 【下拉菜单:是或否】 如果审计报告结论为非无保留意见,机构对此的说明 【上传说明,应加盖公司公章】 【上传说明,应加盖公司公章】 【上传说明,应加盖公司公章】 会计师事务所名称 (四 ) 与管理人已签订的委托外包协议清单 已开展外包业务 的 客户清单(适用于 销售 、份额登记、估值核算 外包 业务) 序号 管理人名称 产品名称 基金业协会备案产品代码 产品类型 提供外包服务内容 销售 销售支付 份额登记 估值核算 信息技术系统 投资顾问 风险管理 销售后台系统 投资交易系统 其他:请填写其他服务内容名称 示例 上海重阳
25、投资管理股份有限公司 重阳A 股阿尔法对冲基金 S20001 契约性私募基金 Y Y 1 2 3 中国证券投资基金业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 二、 人员信息 (一 ) 高级管理人员、外包业务部门负责人 基本信息 高级管理人员 (销售外包 /份额登记外包 /估值核算外包 /信息技术外包) : 指机构中分管销售外包 /份额登记外包 /估值核算外包 /信息技术外包服务业务的高级管理人员。其中独立第三方机构的 高级管理人员指全体高级管理人员。 基本信息 姓名 性别 【下拉菜单:男或女】 出生日期 国籍 【下拉菜单】 身份证件类型 【下拉菜单】 身份证 号码 最高学历 【下拉菜单】 最高
26、学位 【下拉菜单】 职称 现任职务 /岗位 工作年限 电子邮箱 联系电话 身份证扫描件 【上传扫描件】 【注:请选择不大于 500 KB 的图片】 是否分管 /兼任自营、资管、托管等其他与外包服务潜在相冲突的部门领导或岗位 如有分管 /兼任,请说明兼任岗位 【下拉菜单:是或否,如是需具体说明】 是否有基金从业资格 【下拉菜单:是或 否】 是则在下面资格证书中自动添加 工作经历 : 大学毕业以后的工作经历均需填写,请保持时间连贯性 序号 起始时间 (*年 *月 ) 截止时间 (*年 *月 ) 工作单位 所属行业 所属部门及担任职务 职务描述 1 【下拉菜单:银行、证券、基金、保险、其他金融、IT
27、、其他行业】 中国证券投资基金业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 教育简历(从大学开始) 序号 起始时间 截止时间 毕业学校 学位 学历 专 业 1 【下拉菜单:学士学位、硕士学位、博士学位、无】 【下拉菜单:专科、本科、硕士 研 究生、博士研究生、无】 资格证书(从大学开始) 注:基金从业资格证书编号:填写基金从业资格考试合格证书 编号 , 即 填写 “ 证券投资基金 ”和 “ 证券市场基础知识 ” 两考试科目的成绩合格证书编号 证书名称 证书编号 最近三年合法合规及诚信情况 最近三年是否受到刑事处罚: 【注:如有,需说明处罚的时间、做出处罚的部门、原因及结果。】 最近三年是否受到证
28、监会的行政处罚: 【注:如有,需说明处罚的时间、做出处罚的部门、原因及结果。】 最近三年是否受到其他监管部门的行政处罚: 【注:如有,需说明处罚的时间、做出处罚的部门、原因及结果。】 最近三年被基金业协会采取自律措施: 【注:如有,需说明处罚的时间、做出处罚的部门、原因及结果。】 (二 ) 从业人员信息 基本信息:可以填写多个人员信息 姓名 性别 【下拉菜单:男或女】 身份证件类型 【下拉菜单】 身份证号码 中国证券投资基金业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 最高学历 【下拉菜单】 最高学位 【下拉菜单】 部门 现任职务 /岗位 联系电话 电子邮箱 是否有基金从业资格 【下拉菜单:是或
29、否】 基金从业资格证书 编号 是否分管 /兼任自营、资管、托管等其他与外包服务潜在相冲突的部门领导或岗位 如有分管 /兼任,请说明兼任岗位 【下拉菜单:是或否,如是需具体说明】 兼任情况说明 (三 ) 其他人员信息 机构份额登记外包服务业务部门 总人数 部门获得基金从业资格证书总人数 负责日常数据报送人员 姓名 电子邮箱 手机 电话 (四 ) 主要分支机构负责人基本信息 (仅适用于销售外包业务) 主要分支机构负责人信息表(仅适用于分支机构“主要分支机构名称”商业银行填写一级分行、保险公司填写分公司名称。) 序号 主要分支机构名称 主要分支机构地址 基金销售业务负责人员姓名 性别 学位 学历 电
30、话 身份证件 类型 身份证件号码 是否取得基金从业资格 资格证书编号 1 【下拉菜单:男或女】 【 下 拉 菜单】 【下拉菜单】 【下拉菜单】 【下拉菜单:是 或否】 *可以填写多个编号 中国证券投资基金业协会 基金业务外包服务备案 系统操作手册 (五 ) 基金销售网点及销售人员信息 (仅适用于销售外包业务) 3.4 基金销售网点及销售人员基本情况表(“主要分支机构名称”商业银行填写一级分行、保险公司填写分公司名称。) s 主要分支机构/总部部门名称 销售网点名称 网点 /部门 销售网点地址 姓名 性别 学位 学历 电话 身份证件类型 资格证书类型 资格证书编号 是否为机构聘用人员 【下拉菜单:网点、部门】 【下拉菜单:男 或】女 【下拉菜单】 【下拉菜单】 【下拉菜单】 下拉菜单:基金从业资格、基金销售资格】 *可以填写多个编号 【下拉菜单:是或否】