1、Writing an English Email,内容,电子邮件的格式 邮件正文的五C原则 得到快速回答的几个因素 十种主题邮件的常用句 邮件技巧 七种常犯的错误 EMC秘书门事件,电子邮件的格式,写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。 标题。 称呼、开头、正文、结尾句。 礼貌结束语。 写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。,电子邮件的格式,邮件正文的五C原则,简洁原则（Conciseness）简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽 量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的
2、电子邮件既浪费写的时 间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要 务。在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有 大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，如U表示 you，Pls 表示please，Info表示information，Qty表示quantity，P“C表示 piece，L“C表示Letter of Credit，FOB表示Free on Board。 例1 It is very difficult to sell man hole covers in Fr
3、ance. This product must have the quality certificate issued in France. 例2 Price：FOB Shanghai USD 96“PC. 例3 Hope you can accept it. 例1中的两个单句具有明显的因果关系，但写并不使用表达因果关系的连接词如since、because，这种舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见。例2中缩略语的使用，例3中不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。,邮件正文的五C原则,准确原则 (
4、Correctness) 由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、 义务关系，其准确性对商务治理与沟通至关重要。具体 而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做 到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误 会纠纷。,完整原则 （Completeness） 商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的 信息，尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要 清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通 效果。邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who，when， where，what，why和how。,邮件正文的五C原则,清楚原则 （Clarity
5、） 商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表现在：例1 We will deliver your goods soon. 例1中soon表示不久、很快，语义不明确，没有指出具体的供货时 间，可改为具体的年月日。礼貌原则 (Courtesy）商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。在写作电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。例1 If it is not for the larger orders we receive from a number
6、of four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price. 例2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces. 例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，很轻易为对方接受。,帮你得到快速回答的几个因素,Brevity 简练简短的电子邮件最有效。当我收到一封长达几页的电子邮件，我必须作出
7、 决定：我现在是否有时间来处理这封邮件？它是否很重要而必须回过头再 来处理？能不能把它发给另外一个人呢？如果我不能对这几个问题作出肯 定的回答，我将永远不会再回过头来处理这封邮件。 你也许有很多信息要与人分享，但是通过电子邮件，你是在同时与很多人 争取你的接收者的注意力。保持邮件的简明扼要是对别人的尊重，也不太 可能给你的读者增加压力。辅助材料或其它重要信息可以附加上去，但是 要与这些内容分开：你是谁，你的问题是什么，你想从我这儿得到什么。,帮你得到快速回答的几个因素,Context 上下文收到很多这样的回复：你指什么？缺少上下文是问题所在。当你在问问题时，预先考虑到所有 可能遗漏的细节，以免
8、造成长期的反反复复。每当别人回复你的时候，你就站在了对方思路的 线索背后了。尽你所能让你的电子邮件一次奏效。 加标题，一个有意义的标题。一些最重要的邮件甚至都没有标题，因此而差点被错过了。 不要用像“重要”或“Re:Re:Re:Re: Re“这样的文字浪费标题的空间。如果邮件中所谈的主题变 了，改变标题使其匹配。记住，在邮件接收者的屏幕上，你的标题在同很多其它的标题争抢接 收者的注意。 守旧的电子邮件用户有这样一个倾向，在回复邮件时，他们去掉除了回复以外的所有内容。不 要这样做。举个例子，如果你给我发送一封邮件，邀请我在一个会议上发言，我问发言的主题 是什么，你可能只回复我这个主题，剪去了所有
9、关于这个会议的细节。如果这时我忘记了你之 前发给我的邮件，这就意味着我不得不重新翻出大量的电子邮件存档来找到最初的信息，弄明 白你说的是什么。即使我还记得那封邮件，我手头上也没有了关于这个会议的详情。所以不要随便剪去邮件内 容，让它一直向下延续。现在是二十一世纪，一封底部带有10k字节旧文字的邮件不会淹没你 的邮箱的（每天两万封的垃圾邮件正在出色地完成这件事）。,帮你得到快速回答的几个因素,Something to act on 需要遵照执行的事情让你的要求更加清楚明白。 你应该将他们剥离出来独立成句，前后留出空间，以便与其他信息区分开来。如果你写的是 HTML格式的邮件，用破折号、星号和子弹
10、号立出清单。封闭式（是或否，这或那）问题当然 更好，开放式问题会让邮件变得很长很混乱，减少了总体的相关性，并且你可能会得到并非你 期望的答复。 不要给人误读你的理由。如果你在一个很长的段落后面才提出要求，或者很被动（“如果某人 能那将会是非常好的”），那么很有可能在最后被接收者错过。如果你发送一封邮件，你必 然有你的目的，抓住它。 一些例子： Can I call you tomorrow morning at 10am PT? Here is my contact info for your address book Would you send me any links you have
11、where I can read more about x? Would you forward this to person y? I明天上午10点我能打电话叫你吗？ 这是我的联系信息，请记录到你的地址簿。 我想更多地阅读一些关于x的东西，你能发给我你所有的链接吗？ 你能将这封邮件转发给y吗？,帮你得到快速回答的几个因素,Reasonable expectations 合理的期望值,A deadline 最后期限,十种主题邮件常用句,1 祝福 2 发起会议 3 咨询信息/反馈/建议 4 意见反馈 5 附件 6 列表 7 提出问题 8 提议 9 感谢信 10 道歉,十种主题邮件常用句,1. G
12、reeting message 祝福 Hope you have a good trip back. 祝旅途愉快。 How are you? 你好吗？ How is the project going on? 项目进行顺利吗？2. Initiate a meeting 发起会议 I suggest we have a call tonight at 9:30pm (China Time) with you and Brown. Please let me know if the time is okay for you and Ben. 我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下，你和Ben有没
13、有空？ I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A. 今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。 Wed like to have the meeting on Thu Oct 30. Same time. 十月三十号（周三），老时间，开会。 Lets make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time. 下周一盐湖城时区下午五点半开会。 I want to talk to you over th
14、e phone regarding issues about report development and the XXX project. 我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。,十种主题邮件常用句,3. Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息/反馈/建议 Shall you have any problem accessing the folders, please let me knows. 如果存取文件有任何问题请和我联系。 Thank you and look forward to having your
15、 opinion on the estimation and schedule. 谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。 Look forward to your feedbacks and suggestions soon. 期待您的反馈建议！ What is your opinion on the schedule and next steps we proposed? 你对计划方面有什么想法？下一步我们应该怎么做？ What do you think about this? 这个你怎么想？ Feel free to give your comments. 请随意提出您的建议。
16、Any question, please dont hesitate to let me know. 有任何问题，欢迎和我们联系。 Any question, please let me know. 有任何问题，欢迎和我们联系。 Please contact me if you have any questions. 有任何问题，欢迎和我们联系。 Please let me know if you have any question on this. 有任何问题，欢迎和我联系。 Your comments and suggestions are welcome! 欢迎您的评论和建议！ Plea
17、se let me know what you think? 欢迎您的评论和建议！ Do you have any idea about this? 对于这个您有什么建议吗？ It would be nice if you could provide a bit more information on the users behavior. 您若是能够就用户行为方面提供更多的信息就太感激了！ At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue. 如果可以，我希望你能负责这件事情。,十
18、种主题邮件常用句,4. Give feedback 意见反馈 Please see comments below. 请看下面的评论。 My answers are in blue below. 我的回答已标蓝。 I add some comments to the document for your reference. 我就文档添加了一些备注，仅供参考。5. Attachment 附件 I enclose the evaluation report for your reference. 我附加了评估报告供您阅读。 Attached please find todays meeting no
19、tes. 今天的会议记录在附件里。 Attach is the design document, please review it. 设计文档在附件里，请评阅。 For other known issues related to individual features, please see attached release notes. 其他个人特征方面的信息请见附件。,十种主题邮件常用句,6. Point listing 列表 Today we would like to finish following tasks by the end of today: 1. 2. 今天我们要完成的任
20、务： 1. 2. Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns: 1. 2. 我们阅读了最新的供应链管理政策，做出如下考虑： 1. 2. Here are some more questions/issues for your team: 1. 2. 以下是对你们团队的一些问题： 1. 2. The current status is as following: 1 2 目前数据如下: 1 2 Some items need your attention: 1. 2. 以下方面需提请注意: 1.
21、2.,十种主题邮件常用句,7. Raise question 提出问题 I have some questions about the report XX-XXX 我对XX-XXX报告有一些疑问。 For the assignment ABC, I have the following questions: 就ABC协议，我有以下几个问题：8. Proposal 提议 For the next step of platform implementation, I am proposing 关于平台启动的下一步计划，我有一个提议 I suggest we can have a weekly pr
22、oject meeting over the phone call in the near future. 我建议我们就一周项目开一个电话会议。 Achievo team suggest to adopt option A to solve outstanding issue Achievo团队建议应对突出问题采用A办法。,十种主题邮件常用句,9. Thanks note 感谢信 Thank you so much for the cooperation感谢你的合作！ Thanks for the information 谢谢您提供的信息！ I really appreciate the ef
23、fort you all made for this sudden and tight project. 对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。 Thanks for your attention! 谢谢关心！ Your kind assistance on this are very much appreciated. 我们对您的协助表示感谢。 Really appreciate your help! 非常感谢您的帮助！10. Apology 道歉 I sincerely apologize for this misunderstanding! 对造成的误解我真诚道歉！ I apolo
24、gize for the late asking but we want to make sure the correctness of our implementation ASAP. 很抱歉现在才进行询问，但是我们需要尽快核实执行信息。,Tips,一、文法上 1、切忌主客不分或模糊 例 : Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for newequipment.” 改为：Deciding to rescind our earlier estimate, we h
25、ave updated our report to include $40,000for new equipment. (We决定呀, 不是report.) 2、句子不要零碎 例 : He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections aboutcompliance. 应该连在一起. 3、结构对称,令人容易理解 例 : The owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract
26、 hadbeen altered with ink markings. 改为：The owner questioned the occupants lease intentions and ink alterations of the contract. 4. 单众数不要搞乱,不然会好刺眼,看不舒服. 例: An authorized person must show that they have security clearance.,Tips,5.动词主词要呼应. 想想这两个分别: 1）.This is one of the public-relations functions that
27、is underbudgeted. 2）. This is one of the public-relations functions, which are underbudgeted. 6.时态和语气不要转变太多.看商务英语已经是苦事,不要浪费人家的精力啊. 7.标点要准确. 例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. 改为: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment. 8.选词正确
28、. 好像affect和effect, operative和operational等等就要弄清楚才好用啦. 9.拼字正确. 有电脑拼字检查功能后,就更加不能偷懒. 10.大小写要注意.非必要不要整个字都是大写,除非要骂人 例如: MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样. 要强调的话,用底线,斜字,粗体就可以了.,Tips,二. 文体 1.可读性.对象是大学程度的话,用高中的英文就行,不要以为人人都是语言大师.多用短句(15-20字吧), 技术性的字,就更加要简单易明. 2.注意段落的开头.一般来说,重要或强调的事情都放在信件或段落的开头,而句
29、子就放在最尾.如: 1.Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape. 2.He forwarded his congratulations on cassette tape because he wasunable to attend the meeting personally. 两者强调的事情就有分别了. 3.轻重有分. 同等重要的用and来连接,较轻放在次要的句子里. 4.意思转接词要留神. 例如: but (相反), t
30、herefore (结论), also (增添), for example (阐明). 分不清furthermore和moreover就不要用啦.,Tips,5.句子开头不要含糊不清的主词.例 : These decisions have been a big disappointment to the committee members. They have delayed further action. They是指什么呀?开头少用this, that, it, they, 或 which. 6.修饰词的位置要小心, 例: He could only reimburse the cost
31、after July 15. 应为 He could reimburse the cost only after July 15. 7.用语要肯定准确.切忌含糊. 例: The figures show a significant increase.” 怎样significant呀? 改为: The figures show an increase of 19%. 8.立场观点一致. 少用被动语.例: Partial data should be submitted by April. 改为: You should submit partial data by April. 就很好了.,Tip
32、s,三. 格调 1.式样和句子长度不要太单调. 千篇一律的subject-verb-object会闷死人的.有时短句跟着长句可以化解一下. 2.弱软的词(e.g. was, were, is, are.)可以加强一点. 例如: Prunton products are highly effective in .改为: Prunton products excel in .就有力很多了. 3.亲切,口语化是比较受欢迎! 用宾词和主动的词,让人家易于接受.例: 1. This information will be sincerely appreciated.” 2. We sincerely a
33、ppreciate your information. 明显地,我们会喜欢第2句.,Tips,四、 写信提示 1.人家的名字千万不要错.老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶. 同样, 头衔都不要错. 头衔或学位任择其一吧.以下是一样的: Howard E. Wyatt, D.D.SPhD. Dr. Howard E. Hyatt 2.多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.如: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢? 用Mesdames, Mmes., or Mses. 同样不要跟名字. 例子: Mses. Farb,
34、 Lionel, and Gray 。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如: Dr. and Mrs. Harold Wright ；Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright ；Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn 。 3.有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔啊有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了. Ms. Sarah Gray 4.地址要低日期至少两行.署名时,职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如: Ken Green, President Ken Green Vice President of
35、International Operations 但这个就显得有点。: Ken Green Vice President of Unicom China 正确应为: Ken Green Vice President, Unicom China,Tips,5.老外的名字有时有Jr. 或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人: Michael J. Smith, Jr. Michael J. Smith Sr. 6.外国国名尽量用大写.是为尊重,也方便邮差叔叔. 7.地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了One,例子: 127 Ninth Avenue, North 127 E.
36、15 Street 5 Park Avenue One Wingren Plaza 556 - 91 Street,Tips,五、书信结尾书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子: 1. Very Formal 非常正规的(例如给政府的) Respectfully yours, Yours respectfully, 2. Formal 正规的(例如客户公司之间啦) Very truly yours, Yours very truly, Yours truly, 3. Less Formal 不太正规的(例如客户) Sincerely yours, Yours sincerely,
37、 Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially, 4. Informal 非正规的(例如朋友,同事之类) Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!,Tips,六、开头致意 用人家的名字总好过人家的头衔称呼. 如果没有名字,或者是好正规信的信件,可以考虑 这些: Dear Committee Member: De
38、ar Meeting Planner: Dear Colleagues: To All Sales Reps: To Whom It May Concern: Dear Sir or Madam: Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent: 如果是公司呢? Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen: 什么怪事都有,如果那公司是全男班或全女班呢? Dear Sirs: Dear Ladies: Dear Mesdames: Gentlemen: Ladies: 有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看: Dea
39、r Mr. Jones: (非常正 规) Dear Joan: Dear Jim, Jim, (非正规) 七、签名 用笔亲自签名会比较受落,免到过都不要电脑贴图或盖章啦不要把Mr., Ms., Mrs., Dr. 之类一起签,人家会笑你的. 签名也看信件的语气.给朋友或公司客户,签Bill也可以,给陌 生人就最好用Gates或者Bill Gates啦,Tips,有时在we, I, and you之间选择是很烦的事 如果是公司代表联络生意之类,可以用: We will reimburse you for these legal expenses. Sinopec will reimburse y
40、ou for these legal expenses. 如果单纯说你自己,可以用: I found the brochure very informative. 有时可以一起用啦.: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting. 那么I和you呢?好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一 般不会错了. 多用you有时会有隔阂的感觉. You will be please
41、d to learn that you have been selected to serve on our advisory board. Your prompt response will be appreciated. (好像欠你一样) Im pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board. I hope youll agree to serve. (这就友善多了) Your book was well written and co
42、mprehensive. (不用你来判断我呀) I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals. (客气一点,人家受落) 总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.,写电子邮件时常犯的7个错误,1. Using a non-descriptive headline. 使用非描述性主题,开始进行一个平常的交谈时使用“hi”可能会很好。但是，当我们讨论写电子邮件和信件主题时，一个略微更具描述性的主题是有用的。它能够快速传达你的
43、邮件的信息，并且能够在你的收件人的多达上百个主题的邮件中脱颖而出。,2. Rambling on and on. 啰嗦，东拉西扯,很容易掉进这样一个陷阱，你很想多讨论关于你的问题、麻烦、新产品等。心想这是很不错和有趣的事情，为什么不说呢？问题是人们会有许多许多的邮件，可能是每天几十封甚至上百封。如果你不能快速直达主题，对方就会在读你邮件的半途上对它失去兴趣。因此，迅速切入主题。,3. Not explaining properly. 没能适当解释。,很容易认定人们和你知道的一样多，而且认为有些事情是显而易见的。但事实并非如此。你不能写太长和离题的邮件，但你也不能把它写的太短。如果你有事情需要解
44、释，那么就该尽可能简单地清楚解释它。一定要让你的邮件是直达主题。,4. Being too formal. 格式太正规。,正规格式有时是有用的，而有些时候不太正规同样有用。一封电子邮件常常是建立和发展某些关系的一种途径。为了达到这个目 的，必须带进感情因素。你想和你的读者建立情感纽带，也并不是意味着 你就应该过分感情化。只是试着以一种轻松的语气来写邮件。这种语气就如同 你如果在现实生活中遇到一个人进行的一次轻松的交谈。 写出来有点像你在说话。那么你的邮件就具有交谈的语 气。你们两人之间的联系也会常常友好而且更加自然。 怎么以交谈的语气来写信呢？在你写信时放松，你的语 气也会放松。如果你感觉紧张
45、或者忧虑，试着做些深呼 吸或者到屋外新鲜空气里休息一会。,5. Messing up your contact information. 联系方式杂乱无章,你把你所有联系方式的必要信息都写进去了吗？你的电 话或传真是多少？你什么时候能够接电话？最快可能联 系到你的方式是什么？最后，不要忘了多次检查你的地 址信息和网站、电话等的数字正确与否。,6.Using email in the first place. 首先考虑使用电子邮件,当电话和面对面交流更好时，如果你使用电子邮件，会有存在误 会的危险。因为电子邮件中没有身体语言或者声音语调来传达你 的神韵和情感。情感只能走到此为止。如果你带来了可能
46、情感化 的话题，考虑使用电话或者会议来代替电子邮件。没必要去制造 完全不需要的冲突。,7. Not reading through your email an extra time before hitting send. 在发送之前没花额外的时间通读你的邮件。,可能会有打字错误、拼写错误或者甚至你 想到要写的事情给忘记写了。此外，仔细检查 邮件中你的联系方式。不要忘记把你的附件附上。,什么时候不适合发邮件,很多事通过电子邮件来讨论是很敏感的，主要是因为如果被曲解意思的话，会造成很严重的后果的。有些主题是不应该通过电子邮件来解决的。 训诫行动 个人信息的冲突 关于同事的 涉及公司机密的对外邮件
47、不确定的邮件需要和领导确认 抱怨 当一段对话被转入了争端，最好的建议是停止通过电子邮件来交流，而是直接的面对面的交流。如果你收到封有争论的电子邮件，试着简短的答复。如果没有平息那个人的愤怒，那你要试着不通过虚拟的领域来和他或她来联系。,EMC 秘书门事件,EMC中国总裁给秘书的信： From: Loke, Soon ChooSent: Saturday, April 08, 2006 1:13 AMTo: Hu, RuiCc: Ng, Padel; Ma, Stanley; Zhou, Simon; Lai, SharonSubject: Do not assume or take thing
48、s for granted Rebecca, I just told you not to assume or take things for granted on Tuesday and you locked me out of my office this evening when all my things are all still in the office because you assume I have my office key on my person. With immediate effect, you do not leave the office until you
49、 have checked with all the managers you support - this is for the lunch hour as well as at end of day, OK?,EMC 秘书门事件,瑞贝卡，星期二我曾告诉过你，想东西、做事情不要想当然！结果今天晚上你就把我锁在门外，我要取的东西都还在办公室里。问题在于你自以为是地认为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室，明白了吗？”,EMC 秘书门事件,秘书的回信： From: Hu, Rui Hu_RSent: 2006年4月10日 13
50、:48To: Loke, Soon ChooCc: China All (Beijing); China All (Chengdu); China All (Guangzhou); China All (Shanghai); Lai, SharonSubject: FW: Do not assume or take things for granted Soon Choo, 首先，我做这件事是完全正确的，我锁门是从安全角度上考虑的，北京这里不是没有丢过东西，如果一旦丢了东西，我无法承担这个责任。 其次，你有钥匙，你自己忘了带，还要说别人不对。造成这件事的主要原因都是你自己，不要把自己的错误转移到别人的身上。,
