1、办公室人员必备素质时间:2010-04-27 22:54 来源:unknown 作者:admin 点击: 次2008年 06月 26日办公室是一个企事业单位和政机构的重要职能系统，在单位里起到中枢作用，各个业务科室和部门的日常工作，都需要办公室来进行协调与布置，同时办公室又是离单位领导“距离“最近的部门2008年 06月 26日办公室是一个企事业单位和政机构的重要职能系统，在单位里起到中枢作用，各个业务科室和部门的日常工作，都需要办公室来进行协调与布置，同时办公室又是离单位领导“距离“最近的部门，领导的政令发布与执行，办公室往往是重要的参与者和执行者。办公室可以总结为三个中心，即：后勤中心、事
2、务中心、政务中心，其“中心“地位的特殊性，使办公室工作能否正常、高效的运行，关系到单位的工作执行力和领导的决策力，甚至有关单位形象和领导威信。因此，办公室主任作为办公室的直接管理者，应该具备怎样的素质，以保障办公室工作的有效开展，成为上至政机关下至企事业单位的领导们普遍关心的问题。 1、公文处理能力。 良好的公文的处理能力，是办公室主任必须具备的首要素质。在日常工作中，办公室主任需要经常起草、审核、发布一些管理制度，是单位里的政策推进者，和领导的言论喉舌。除此以外，办公室主任还要经常上传下达上级领导、本单位领导、本单位各部门间的工作意见和精神，这些意见和精神绝大部分以公文形式存在。 2、时间管
3、理能力。 办公室主任要为自己本人和上级领导精心安排时间、日程，使时间浪费降到最低程度，同时又要顾及领导的工作强度，做到时间安排松驰有度。 3、交流与沟通能力。 办公室主任对于信息和决策精神的上传下达，除了采用正式公文以外，日常的沟通也是传达决策精神，体现本单位工作风貌的重要方式。沟通能力作为管理者的基本能力，对于办公室主任而言，显得犹为重要。从广义沟通而言，即包括了格式化沟通，也包括非格式化沟通；即包括口头沟通，也包括书面沟通；即包括双向沟通，也包括单向沟通。有人讲：办公室主任不是人，做好办公室主任的人不是人。因为，办公室工作庞杂，象公共汽车，叫上就上，叫停就停。 办公室人员必备的素质 1.良
4、好的文字处理能力，字体优美，书写工整。 2.良好的口头表达能力，如得得体地应对电话。 3.善于与人沟通。 4.随机应变能力强。 5.能严守秘密，谨慎处理保密文件。 6.能准确俯上司意图。 7.能沉着处理紧急事件。 8.能校长出席教师大会并讲话，准确恰当地传达校长的意见。 9.能及时将学校内部外部的信息传递给学校。 10校长外出时能主动主持办公室工作。 11职业道德和强烈的进取心。 12精力充沛。 13良好的安排时间的能力（如出差计划的安排）。 14良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码反应迅速。 15有组织观念和团队精神。 16与校长和同事能融洽相处，并能从中起协调作用。 17能参与学校具体
5、事项目的开展。 18积极主动而非被动地工作。 19知晓办公室内财务管理。 20知错就改。 办公室主任的办事原则 办公室工作事无巨细，办公室主任经常面对繁杂的事务，大事、小事、杂事缠身，如何处理好办公室具体事务，为企业领导班子正确决策提供参谋助手作用，是办公室主任的主要职责之一，必须严格掌握正确的办事原则。 一、不以事小而不为 小事，对办公室主任来说，不存在该不该抓的问题，只有抓的角度、力度的区别。对举轻若重的小事，就应一抓到底，但又不能沉湎于琐碎的事务工作之中，既能入手其内，又能出手其外。抓小事，必须做到： 1知大知小。办公室主任要胸有全局，用大局的天平来运筹谋划办公室的工作，分清主次、深浅、
6、难易，有的放矢地制定对策，确定工作目标。这样才可能避免指挥一盆浆，工作一团麻，结果一片糟。 2小中见大。小事中孕育着大事，这是办公室工作的显著特点如值班、会议通知、次序安排、后勤服务、接待等，不能不说是小事，但稍有不慎，就会捅大漏子，若出现疏忽就会引起麻烦和非议因此办公室主任必须掌握宏观，把握大局，洞穿事物本质的能力，做到政治敏感、头脑冷静、眼光税利、小中见大、以大代小和以小促大 3举轻若重。对着看似小事的经常性工作，要建章立制，写在纸上，贴在墙上，记在心上，抓在手上，形成规矩。同时，还要注意从中找出规律性的东西，高屋建瓴，举一反三，抓一项带动几项，管原则不管具体，督结果不查细节，使老工作有新
7、意。 4默默无闻。做办公室工作要求具有奉献精神，抓小事更是不显山露水，做好了没人知道，有了失误谁都可以指责。因此，办公室主任除了要“俯首甘为孺子牛“默默无闻地奉献外，还必须具备较强的“受过忍责“的心理素质。 二、不以事杂而乱为 办公室工作头绪很多，任务琐碎繁杂。要避免东一榔头西一棒槌，办公室主任头脑里必须有一张清晰、规则的运行图。哪个该为，哪个不该为，哪个重点为，哪个非重点为，须小葱拌豆腐-一清二楚，不能乱为。 不乱为，就要知重知轻。避免“来者都是客“，力量均衡使用，重要工作没抓住，没干到点子上；次要工作用力过了劲，使劲过了头，吃力不讨好。 不乱为，就要知上知下。领导意图不了解，是盲人骑瞎马，
8、干不好还会南辕北出。吃过了上情，办事才有方向，才有主心骨。下情不掌握，就会脱离实际，有悖事理。摸透了下情，办事才会有的放矢，迎刃而解 不乱为，就要知规知矩。没有规矩不成方圆。办公室主任更应成为讲规矩的楷模。不管事情再多再杂，采用什么方法解决，都不能忘了规矩，该请示的要请示，该当家的敢拍板，该反馈的不截留。切勿忘乎所以，误了大事。 三、不为事急而盲为 办公室固定式、程序化的工作多，但意外的、突发性的事情也会随时出现，特别是加大重要情况及时反馈报告力度以后，办公室主任成为急事和突发性事件的第一知情者，位于处置的第一道工序。在这种情况下，办公室主任必须敏感、冷寂，不能盲为。 一是要泰然处之，切忌慌了
9、手脚。不管事情多么突然，多么紧急，首先要冷静地进行分析，根据上级要求和平时掌握的情况，及时提出解决预案，供领导决策。 二是沉着应付，切忌丢三落四。在处置急事和突发性事件时，要边请示，边按领导要求协调相关单位，边组织力量进行处置。三者要有机结合，穿插进行，不能丢三落四，使问题复杂化以致妨碍问题的解决。 三是要有主见，切忌唯唯诺诺。而对急事或突发性事件，不能退缩，要大胆地往前站。但必须胸有主见，既不能乱表态、乱许愿，又不能唯唯诺诺，态度暧昧，避免在解决一种问题时埋下另一种隐患。 四、不以事难而怕为 在处理各种事务中，有时会出现一些超出预见、超出职责、难以预料的事情。对这些事，一个称职的办公室主任，
10、一个胜任参谋、助手作用的总管，就必须坚持做到：不回避矛盾，敢于冲在前面，不怕丢面子，个人受点委屈也在所不辞；不怕得罪人，将自己的荣辱名利抛于脑后；不怕麻烦，跑断腿、磨破嘴、俄扁肚子也心甘情愿。能否做到这些，还得用以下标准来衡量和要求自己： 1、讲职责，义无反顾。办公室主任是干什么的，职责是什么，心里要始终清楚，遇到的事件不管多难，都应义无反顾，挺身而出。 2、讲品质，身先士卒。办公室主任就是领导的延伸，在关键时刻，就应该代领导冲锋陷阵，替领导分忧解难，这是职责和义务，更是对办公室主任品质优劣的检验。 3、讲艺术，左右逢源。要带着感情做工作，大道理要讲，小道理也不可不说，既讲原则，又讲灵活，因人
11、因事施法。 4、讲精神，敢于碰硬。办公室主任要讲究柔中有刚，当好人是对的，但不能当“好好先生“，特别是在大事大非面前，要坚持原则。否则，一味追求“和为贵“，别人不把你当回事，协调苍白无力，处事优柔寡断，那就什么问题也解决不了，什么事也办不成。办公室工作是一门艺术，做好并不容易。但只要下功夫，花时间，以“三讲“的标准来衡量，就没有解决不了的问题，没有克服不了的困难。 组织中的政治行为指那些不是由组织正式角色所要求的,但又影响或试图影响组织中利害分配的活动。 办公室政治在哪个国家都存在,如果好好利用，反而可以营造融洽的工作环境。 在中国，上司与部属的关系一般是：工作上，“二不二多“，即不争功，不诿
12、过，多鼓励，多商量；而生活中，上司待人之道，最重要的是对部属要常有一颗关怀的心和一份体贴的情。 部属与上司的关系是：要尊重主管，体谅、支持上司。不到上司要我们发表意见时就不要抢着表现，也不宜抢在上司之前和贵宾交换名片。上司生病时，不可随意探望，因为他不会喜欢自己的病容展现在下属面前。一般打电话慰问即可。作为下级，要理解领导的处境和难处，在遇到实际问题向领导提出要求时，一是不要条件苛刻，二是不要急于求成，三是不能怨天尤人。 与同事的关系，要互敬互爱，凡事设身处地体谅他人，不论是否投缘，都要建立良好的关系。自己的工作完成后，可以问问同事是否需要帮忙。 在中国，人们都明白“明哲保身“的道理，一般不爱
13、卷入小团体之中。 别把“我“字挂嘴边 一个总把“我“字挂在嘴边的人，会让对方觉得自己的存在和立场被忽视了，因而在心中产生一道阴影，只有关注别人的谈话内容，从“你“开始谈话，才能使同事的心理障碍消除。 私人电话越短越好 在上班时，我们谁都会接到一两个私人电话，这并没有什么不可以的，但是你的谈话内容、交谈时间的长短，都是应该注意的。如果某个电话已持续了很久，而你正在做需要集中精力的事，你可以直言不讳地告诉对方你目前没有时间闲聊，等忙完了工作再把电话打给对方。无论你是主管还是职员，办公室都不是尽情打私人电话的地方。 不夸夸其谈 女人是感性的，常常能绘声绘色地讲一件挺平常的事。但语言的丰富，并不意味着
14、可以随意夸大事实，中肯的话才会耐听，也会让人信服。 因为工作需要，阿萍一年中有几次出国的机会，每次出国归来，谈起见闻，就算是完成了多么艰巨的任务，她也不表白自己多么辛苦；住高级宾馆，她会说还不是上面安排好的，不然自己可住不起，就算有同事嫉妒她，听她平直、随和的话语，嫉妒也不由地消失了。夸夸其谈会让一个女人失去魅力。 不抖搂别人的隐私 在办公室里，你无意中一句话也许就触到了别人的禁忌。信任是可遇不可求的，一旦信任被破坏，再建立起来就会很难，把别人的秘密永远留在肚子里吧。 嬉笑怒骂悠着点儿 同事之间不能天天绷着脸，工作之余或聚会时常开点玩笑，既可以活跃气氛，又可以放松神经，还可以拉近同事间的距离。
15、会开玩笑的人，在意见分歧时，可使玩笑成为紧张局面的缓冲剂，化干戈为玉帛。玩笑有时还可以用来委婉拒绝同事的要求，进行善意的批评等等。但玩笑要达到的目的，在于“玩“，千万不要把玩笑开得过了火。 一个人所说的笑话，千万不要取材于聚在一起的人，而要取材于其他方面。笑话的内容，更要考虑听笑话的人的接受程度，在分寸之内，大家高兴；超过了分寸，便要搞得不欢而散了。 办公室不是“心理诊所“ 唠叨是女人易犯的通病，而且女人见面话又格外多，反反复复，述说着自己的喜怒哀乐，也不管别人爱听不爱听，径直讲个没完。自己倒是舒心，别人的情绪却给搅得乱七八糟。 办公室里不能说的话，好像谁都知道，但人熟识之后，说的话就经常不经
16、过大脑了。办公室的同事可以亲密，但生存、工作永远是第一位的，别让情绪支配。 同在一个单位，或者就在一个办公室，搞好同事间的关系是非常重要的。倘若关系不和，甚至有点紧张，那就没滋没味了。导致同事关系不够融洽的原因，除了重大问题上的矛盾和直接的利害冲突外，平时不注意自己的言行细节也是一个原因。 那么，哪些言行会影响同事间的关系呢？ 有好事儿不通报 单位里发物品、领金等，你先知道了，或者已经领了，一声不响地坐在那里，像没事似的，从不向大家通报一下，有些东西可以代领的，也从不帮人领一下。这样几次下来，别人自然会有想法，觉得你太不合群，缺乏共同意识和协作精神。以后他们有事先知道了，或有东西先领了，也就有
17、可能不告诉你。如此下去，彼此的关系就不会和谐了。明知而推说不知 同事出差去了，或者临时出去一会儿，这时正好有人来找他，而你明明知道，却直通通地说不知道，一旦被人知晓，那彼此的关系就势必会受到影响。外人找同事，不管情况怎样，你都要真诚和热情，这样，即使没有起到实际作用，外人也会觉得你们的同事关系很好。 进出不互相告之 你有事要外出一会儿，或者请假不上班，虽然批准请假的是领导，但你最好要同办公室里的同事说一声。即使你临时出去半个小时，也要与同事打个招呼。这样，倘若领导或熟人来找，也可以让同事心中有数。如果你什么也不愿说，进进出出神秘兮兮的，倘若正好有要紧的事，人家就没法说了，有时也会懒得说，受到影
18、响的恐怕还是自己。互相告之，既是共同工作的需要，也是联络感情的需要，它表明双方互有的尊重与信任。不说可以说的私事 有些私事不能说，但有些私事说说也没有什么坏处。比如你的男朋友或女朋友的工作单位、学历、年龄及性格脾气等；如果你结了婚，有了孩子，就有关于爱人和孩子方面的话题。在工作之余，都可以顺便聊聊，它可以增进了解，加深感情。 有事不肯向同事求助 轻易不求人，这是对的。因为求人总会给别人带来麻烦。但任何事物都是辩证的，有时求助别人反而能表明你对别人的信赖，能融洽关系，加深感情。你不愿求人家，人家也就不好意思求你；你怕人家麻烦，人家就以为你也很怕麻烦。良好的人际关系是以互相帮助为前提的。因此，求助
19、他人，在一般情况下是可以的。当然，要讲究分寸，尽量不要使人家为难。 常和一人“咬耳朵“ 同办公室有好几个人，你对每一个人要尽量保持平衡，不要对其中某一个特别亲近或特别疏远。在平时，不要老是和同一个人说悄悄话，进进出出也不要总是和一个人。否则，你们两个也许亲近了，但疏远的可能更多。有些人还以为你们在搞小团体。如果你经常在和同一个人“咬耳朵“，别人进来又不说了，那么别人不免会产生你们在说人家坏话的想法。 热衷于探听家事 能说的人家自己会说，不能说的就别去挖它。每个人都有自己的秘密。有时，人家不留意把心中的秘密说漏了嘴，对此，你不要去探听，不要想问个究竟。从某种意义上说，爱探听人家私事是一种不道德的行为。 喜欢嘴巴上占便宜 在同事相处中，有些人总想在嘴巴上占便宜。有些人喜欢说别人的笑话，讨人家的便宜，虽是玩笑，也绝不肯以自己吃亏而告终；有些人喜欢争辩，有理要争理，没理也要争三分；有些人不论国家大事，还是日常生活小事，一见对方有破绽，就死死抓住不放，非要让对方败下阵来不可；有些人对本来就争不清的问题，也想要争个水落石出；有些人常常主动出击，人家不说他，他总是先说人家。这些都会破坏同事关系。
