1、1. 电子邮件对于政府机构和企业的重要性随着互联网的深入普及,企业和政府机构使用电子邮件也变成为业务沟通的主要管道。不为人知的是:电子邮件中包含了 80%的业务信息,这类信息包括:业务往来、商业合同、内部沟通、各类信息与数据等。据调查,平均每个典型的用户每天收发 50 封电子邮件,典型的职员每天 34%的时间在用于处理电子邮件。全球电子邮件的总数量以每年 20%的速度在增长,而中国这个增长比例可能更高。虽然国家已经制定了电子邮件归档国家标准,但是企业与政府部门对于电子邮件的管理与归档并不重视。而因邮件管理不善造成的重大损失无论是政府还是企业都存在。而且有些事故给互联网用户造成的损失可能无法估量
2、。2009 年,由于美国白宫在 2007 年没有成功安装电子邮件归档系统而造成 2200 万封政府电子邮件丢失,美国白宫办公厅遭到起诉。2006 年,美国摩根斯坦利由于一封关键的电子邮件丢失,从而遭到美国证监会罚款 1500 万美元。2008 年瑞星卡卡助手软件由于出错造成约 8000 万用户的 Outlook 电子邮件丢失。2. 什么叫邮件归档 邮件归档,英文叫做 eMail Archiving。和备份不同的是,邮件归档是自动地、实时地将邮件进行分类存储,并且可以随时进行检索的服务系统。管理员能够随时在需要时,按照各种 条件对邮件进行检索。如收件人、发件人、发送时间、关键字等各种条件。归档的
3、目的不只是为了恢复,而是对所有邮件进行存档并方便查询和审计。该数据不会因为用户 删除邮件而丢失,是永久的邮件存储系统。邮件归档为企业电子邮件的法规遵从和规则的执行,实现了高度集成化,中心化,并可实现实时监测等功能。3. 邮件归档系统的重要作用随着企业信息化及办公自动化的不断发展,邮件系统在企业中扮演着越来越重要的角色,邮件已经成为人们日常工作中不可或缺的一部分,也是企业中员工交流沟通及处理日常业务的重要手段。在当前随需应变的环境中,E-MAIL 已经成为各公司处理各项事务的核心工具;公司大量重要的业务信息产生并保存在邮件系统中,电子邮件已经成为企业的无比重要的信息资产。而与此同时,邮件系统中邮
4、件的不断增长又在影响着系统的性能。邮件归档系统的重要作用包括以下一个方面:3.1. 专业的邮件归档系统实现电子邮件长期高效率的保存与管理邮件用户需要更大的邮箱空间,将近 60%的公司的发展受到邮箱空间限制的影响;一些较旧的邮件,虽然很少使用,但为了今后能够查询,不得不保留在服务器上,导致大量的空间浪费和并且将使邮件服务器负担越来越重。特别是专业邮件归档系统的单副本技术能够极大提高存储的效率。3.2. 专业的邮件归档系统具有丰富的全文检索能力企业的知识型人员的 30% 的时间用于查找相关信息,检索查询所需邮件的成本十分昂贵;而邮件归档系统的主要功能就是强大的全文检索能力,包括针对压缩的附件的检索
5、能力。3.3. 邮件归档系统的专业邮件审计功能帮助企业与政府部门符合国家规范近几年来,尤其是当一些大的财务公司造假丑闻陆续被曝光后,在美国和欧洲一些国家颁布了一系列法规,要求那些上市 公司、金融服务、医疗保健、电信运营商、社会公共服务机构等,必须将各种档案,包括电子邮件保存 35 年以上,并且必须以不同的媒体类型保存两个以上拷贝。美国一些知名的金融服务公司,由于无法提供所要求的邮件资料,被处以上千万美元的重罚。 国内也开始制订一系列法规,对一些企业和政府部门的电子邮件归档做出明确的规定。参见中华人民共和国档案行业标准 DA/T 32-2005 公务电子邮件归档与管理规则。 而目前主流的法规遵从
6、归档,正是为了同时遵从公司内部策略和国家相关法规而设计的。因此邮件归档本身,已经超越了简单的数据备份概念。3.4. 政府部门与企业内部策略管理作为政府部门与企业最重要的通讯手段,管理层有必要了解所有内部员工电子邮件沟通的情况。特别是一些对信息安全敏感的公司,保存每个职员的往来邮件备查显得尤其重要。 3.5. 知识管理对于一般以电子邮件为主要沟通方式的企业与政府部门来说,电子邮件无疑是单位的宝贵财富。尤其是一些重要的工作文档,通过邮件检索获得的内容,更具有现场感和更加准确的上下文参考。 4. 邮件归档解决方案带给您的价值SMA 邮件归档解决方案是集成了 SecureGrid 硬件平台、软件与服务
7、的完整的解决方案,可为您带来如下的价值:提高系统性能与工作效率 基于信息归档策略的,开放式平台的信息归档解决方案,提供了多种灵活的策略实施途径,以满足您目前和未来的需求; 减少了邮件备份的窗口并降低了操作的复杂性,提高了邮件系统的性能与可用性; 通过邮件归档功能,相当于为每个邮件用户提供一个虚拟的无限大的邮箱空间; 高性能和可扩展性技术帮助您确保数据能够随需阅读,并满足数据不断增长的需求。降低邮件管理与维护成本 通过采用多级存储方式,节约了费用,同时可实现长期低成本的邮件保存; 归档采用了 SATA 磁盘的存储介质,标准配备了 Raid 5 磁盘冗余能力。最大限度的降低客户的投资成本,也能提供
8、更长的保存期。同时通过内置的介质和技术升级功能降低了将来存储介质升级费用; 您可以方便快捷地获取需要的邮件,降低了诉讼的成本。确保安全性 提供了准确高效的邮件搜索和检索机制,可以有效地应对行业或国家相关法规遵从性的要求,降低了业务的风险; 提供了安全高效的数据保护能力,安全的、被保护的信息存储能够帮助您保护您的数据免遭更改或未授权的访问;符合国家规范 SecureGrid SMA 邮件归档网关为企业和政府部门提供了电子邮件系统的合规管理方法。完全符合国家标准。确保企业与政府部门合规运营和管理。提供知识管理平台,提高政府效率 SecureGrid 丰富的全文检索功能是企业与政府知识管理的有效工具,有效提高政府与企业运转效率。