1、1.5 协议书及公关资料1.5.1 会议协议书会议协议书经协商，交流中心（以下简称甲方）与_（一下简称乙方）就_会议，大型宴会接待事宜达成如下协议：一、有关规定：1乙方应于会议前_天确定与会人数、场地布置要求，宴会标准及用房数量等事宜。2乙方如在会议前_小时内取消或变更（人数、时间、地点），甲方将手场租费_%；宴会在_小时内取消或变更（人数、标准、地点、时间） ，乙方将承担全部责任，用房在_天内取消，甲方将收取一天的房费。3除在指定的地点可以挂横幅外，乙方不得在中心内其他地方张贴任何宣传材料，并不得在非指定地点擅自设立迎宾员。4甲方应与会议、宴会前一小时布置好会场。二、会议计划：1乙方应将会议
2、的有关要求准确及时地通知甲方。具体内容如下：（1）会议名称：（2）举办时间：从 至（3）与会人数_人，其中外宾_人，内宾_人。（4）联系人姓名及电话号码：（5）会议场租如下：价格_会议室 _会议室 _会议室 _会议收费标准以每 4 小时为一场，不足四小时同样按一场时间收取租金。（6）甲方向乙方提供租用设备如下：白板/笔 _块/只_投影仪(包括屏幕) _架 _立式话筒 _只 _无线话筒 _只 _台式话筒 _只 _幻灯机 _台 _横幅 _条 _其他 _（7）会场按_型布置，布置主席台要求：_设签到台若干张。（8）宴会用餐时间：_地点：_标准：_人数：_桌数：_最低用餐人数：_主桌人数：_主要酒水品
3、种：_场地布置要求（图形附后） ，菜单（附后）餐桌收取服务费_%自带酒水收取服务费_%（9）普通用餐早餐_元 人数_，_厅午餐_元 人数_，_厅晚餐_元 人数_，_厅三、用房计划：乙方在会议期间租用客房情况如下：用房时间 客房种类 间数 房价 备注1会议期间预留机动房间数不得超过总房间使用数目的 3%，超出限度以外的房间应于报到当日晚 18:00 前退给甲方，否则按协议房价全额收取房费。2如因甲方实际情况未能满足乙方用房数量，甲方可酌情满足乙方加床要求，否则不予以加床。加床费_元/张/ 天。3如房间需委托摆放物品，收取服务费_%。四、其他要求：五、结账方式：乙方应在会前_天到总台交付预定金_元
4、或将支票、信用卡作为押金放在总台，会议结束后，到总台结账，多退少补。本协议一式二份，双方各执一份，有效期自_年_月_日至_年_月_日止，未尽事宜，本着双方友好协商的原则进行解决。甲方授权代表（签字） 乙方授权代表（签字）年 月 日 年 月 日地址： 地址：电话： 电话：传真： 传真：邮编： 邮编：银行账号： 银行账号：开户行： 开户行：1.5.2 团队协议书团队协议书国际学术交流中心（甲方）与_（乙方）就_年_月_日至_年_月_日期间的团队订房业务达成协议如下：一、用房标准：1房价：标准间 单人间 三人间 套件旺季平季淡季2加床，_元/床，陪同_元/床。3团队指 6 人以上（含 6 人） 。4
5、团队中由于性别产生的自然单间按团队房价的 50%计算房费。5团队超过 16 人（含 16 人，甲方免费提供一张床，以此类推，但每团至多提供 4 张免费床） 。二、用餐标准：早餐：午餐：晚餐：三、预订取消：1乙方在团队到达交流中心 15 天前，向甲方提供团队客人名单、团名、用房数、团队抵离交流中心日期等情况。2乙方若有团队取消，7 天前通知甲方，甲方不收费；若 7 天内（含 7天） ，甲方收费如下：5 天前取消，收一天总房费的 20%2 天前取消，手一天总房费的 50%当天内取消，收一天总房费的 100%3取消预订客房日期以乙方发出的电函日期为准。4对于自然灾害或其他不可抗拒的因素所造成的损失，
6、双方各承担一半的损失费。5如甲方不能提供已确认的住房，须负责为乙方联系同级交流中心。6乙方若取消订餐，或有变更。须在 12 小时前通知甲方，否则，甲方将按原预定的人数和标准收取 100%四、付款方式：1乙方应在预订房间确认时付给甲方总费用的 50%，作为预定金（保证金） 。2团队发生费用，每月结账一次。甲方在每个团队离中心后 5 天内，将账单寄出，乙方在接到账单后，如有疑问，3 天内通知甲方。乙方在收到账单后，在当月内付清所有费用。3汇率按中国人民银行当日公布的浮动汇率比价计算。五、协议效力：本协议一式两份，双方各执一份。未尽事宜，双方友好协商解决，本合同有效期_年_月_日至_年_月_日止。甲
7、方： 乙方：代表： 代表：日期： 日期：地址： 地址：电话： 电话：传真： 传真：邮编： 邮编：开户银行： 开户银行：银行账号： 银行账号：AGREEMENT(GROUP)(Party A) makes the agreement with _(Party B), which is effective from _to _ on GIT/FIT reservation affairs.1. ROOM RATES(1)GIT （Group Inclusive Tour ） Standard RoomPeak Season ( ) _US$/RMB/Rm.NightOn Season ( ) _U
8、S$/RMB/Rm.Night Off Season ( ) _US$/RMB/Rm.Night(2)Extra Bed _US$/RMB/Bed.Night(3)National Guide_ US$/RMB/Bed.Night(4)The above rates are applicable for GIT, not less than 6persons.(5)One bed is complimentary for every 16 full paying persons persons subject to a maximum of 4 beds.2. FIT_ US$/RMB/Bed
9、.Night(The FIT rate is subjective to 10% service charge.)3. MEAL RATESCHINESE WESTERNBreakfast_ US$/RMB/Person_ US$/RMB/PersonLunch_ US$/RMB/Person_ US$/RMB/PersonDinner_ US$/RMB/Person_ US$/RMB/Person4. RESERVATION&CANCELLATION(1)GIT information such as name, number, day-in, day-out etc. must be re
10、ceived 15 days prior to arrival.(2)Should Party B inform Party A of the cancellations of its group reservation more than 7 days before arrival, nothing will be charged. Should cancellation occur 5 days before arrival, 20% of one night room rate will be charged.Should cancellation occur 2-4days befor
11、e arrival, 50% of one night room rates will be charged.(3)100% will be charged if meal booking is cancelled less than 12 hours.(4)Cancellation caused by natural calamities or other resistless and inevitable factors, 50% of loss will be on both sides.(5)Same degree hotel will be offered if the confir
12、med rooms are occupied.5. PAYMENT(1)After confirmation 50% of the whole payment as deposit is required. After checking out the other 50% will be paid within this month from receipt of invoice.(2)The rate between US$ and RMB is based on the daily exchange rate from the Bank of China at the time of the day out.Signed ByParty A: Party B: Name: Name: Title: Title: Date: Date: Account No: Account No: Bank: Bank:
