1、1,第六章 信息系统与组织、管理和决策,第一节 组织与信息系统 第二节 信息系统与管理和决策 第三节 信息系统与业务流程,2,第一节 组织与信息系统,3,一、信息系统与组织的争论,组织是信息系统实施的基础，信息系统可以提高组织的效率和效用。信息系统对组织的影响不仅是外在效率上的，更深层的是结构和模式上的 现在存在许多争论，信息系统是否可以减少中间层使组织“扁平化”？信息系统能否减少办公用纸？能否对组织进行“重建(re-engineer)”提高组织的工作效率、简化结构？能否利用信息系统下放决策权，激发广大员工的创造性？ 回答这些问题须从两个方面考虑，一是组织对信息系统影响，另一方面是信息系统对组
2、织的影响。,4,二、组织的定义,组织是一从环境吸收资源并加工生产产品的稳定的正式的社会结构。从技术角度将组织看成是由三个基本要素组成：资本和劳动力、产品生产和环境。组织不仅仅生产产品，还伴随着信息处理过程。简单化 接近现实的行为定义是，组织是权利、特权、义务和责任的集合体，在冲突和协调中的平衡体。 这两个定义并不矛盾，前者着重从外部环境和整体功能探讨，后者从组织内部讨论如何组织生产，两者互为补充。 根据后一定义，信息系统对组织的影响不仅仅是技术上的，还可能涉及到权利、义务、责任等调整和变化，甚至可能引起新的冲突和矛盾。,5,三、组织共性,韦博在1911年的提出“理想化组织”的特点，他将组织的机
3、构看作是结构化为现代组织机构应该有劳动和专业分工，组织雇佣员工和训练员工具有一定能力和特长。组织是层次性结构，并建立一定的权威和负责制。权威和行动是受到组织的规则和流程约束的，这些规章制度体现组织的公正和不偏不移的决策原则，每个人都是平等的。 组织的目标应该是最大化效率，以较少输入提供最大输出。 标准化操作流程(SOP) 组织是一稳定的正式的机构。在一段时间内，组织根据实际生产和管理需要，制定一系列的规则、流程以处理现实中难以预料的问题。标准化操作流程的建立可以提高工作效率，如汽车组装分工，但这种流程一旦建立就可能很难变化，有时变化时可能需要付出很大代价。标准流程的改进不一定依赖于信息系统，通
4、过对工作重新安排和任务分工，也可以提高效率。,6,四、组织共性,组织政策 组织通过安排将不同职业的人员协调在一起，由于所处的位置和角度不同，因此对组织中的生产、管理、奖惩产生不同观点，产生矛盾。为协调解决组织内部矛盾，因此必须制定一系列政策解决矛盾冲突。由于组织政策对组织变化的对抗性，建立信息系统产生巨大的变化，必将导致政策调整。 组织文化 组织文化是对组织应该生产什么、如何生产、那里生产和如何生产一系列基本假设。它是对组织中一些基本的公开问题不假思索的态度和观点。组织文化是一强有力的无形力量，约束规则制定、流程形成，同时对变化特别是技术变化具有很强的反抗性。因此，技术的开始使用不是用来改变基
5、本文化的，而是用来支持现存文化的。组织的变化具有惰性，技术变化远比组织的变化快。,7,五、组织差异性,组织有不同的结构、目标、机构、领导风格、任务和生存环境 简单型结构 一般是年轻的小型的业主公司，它能较快适应环境变化，信息系统主要用来提高工作效率。 机器型结构 在环境变化慢、标准化程度高的大型的组织结构。一般由战略高级经理进行集中处理信息和进行决策，分成若干功能性组织，如生产部门、财务部门、营销部门等。 专业型机构 典型的是律师事务所、教育系统。该类型组织需要大量知识和专家，一般由部门分开领导，很少进行集中管理。 分支型机构 500强公司一般都属于这种类型，每一个分之机构就是一个相对独立的机
6、器型结构，具有相对独立的决策和管理能力。（事业部制） 自主型机构 这类机构要求反应速度快、灵活度高的组织。一般都是“任务型”的临时组织。,8,六、组织对信息系统的影响,组织对信息系统影响的主要是通过管理者和员工的决策施加 考虑的是采用什么信息技术，以及在组织中作用。信息系统作用从操作层提升到管理决策层，以及现在关系到企业组织的生存问题和竞争问题。（信息系统组织的变迁： EDP（部门） IS（内部）通信连接（外部）网络计算） 决定在组织内部由谁设计和实现信息系统，信息系统的实施在有的组织是由信息系统部门承担的，有时临时成立工作小组负责实施，又的是请外面公司全部负责承建信息系统。（信息系统部门：管
7、理人员、分析、设计、程序、数据库管理、程序维护、网络管理） 为什么构建信息系统，信息系统的构建是一复杂的组织问题，随着信息系统功能增强涉及部门越来越多，涉及层次也越高，由于组织的惰性，信息系统的构建是由内部因素和外部环境综合影响的。SWOT,9,七、信息系统对组织影响,组织对信息系统的发展起着约束和管理作用，而信息系统对组织的影响则是多层次和多方面的 经济方面理论分析,资本,劳 动,产出Q （IT）,产出Q,说明：等产量曲线Q在信息技术的作用下向左方（下面）移动，表示信息技术可以提高企业生产效率减少资本和劳动要素的投入。,代 理 成 本,企业规模,E（IT）,E,说明：代理成本随着企业规模扩大
8、而增加。代理成本曲线在信息技术作用下向右下方移动，表明信息技术可以降低代理成本同时，企业可以保持规模不变，甚至扩大规模。,企业规模变小,企业规模变大,10,八、信息系统对组织影响的经济分析,总交易费用/总组织成本,企业规模,M,M,E,E,说 明 ME 为曲线M与E交叉点 ME企业规模扩大 ME企业规模扩大 ME 企业规模缩小,ME,ME,TME,TME,ME,ME,11,九、信息系统对组织影响的其他分析,根据决策和控制理论，组织的功能就是在不确定的条件下和约束关系下进行决策，组织的决策结构就是用来减少不确定性。 在传统的层次结构下，中层管理者主要是收集具体操作信息，为高级经理提供决策依据，而
9、信息技术提供信息直接通路，高级管理者可以直接从操作层获取数据。权威应建立在知识和竞争基础上，而不是所占据位置 组织是稳定性和利益的协调体，组织变化的成本相当大，相当缓慢。信息技术要改变组织，必须同时改变组织的结构、任务安排和人事，否则它们都将吸收、抵抗或偏转信息技术的影响。 组织只是在基本环境发生变化时才创新，只在迫不得以情况下才做；对变化的对抗主要取决于根治在组织内部中的结构、价值观和利益集团；组织变革相当困难和复杂，为充分利用信息技术，必须适时进行管理和变革；领导喜欢利用外部环境加强自己的地位。,12,十、网络时代组织变化趋势,顾客导向 虚拟化 扁平化 工作组,13,第二节 信息系统与管理
10、和决策,14,一、管理职能,典型的管理活动有五种基本功能：计划、组织、协调、决策和控制。实际的管理活动是一复杂过程。根据行为理论模型，管理活动是较少系统的、非正式的和非反射式的，是积极的反应一系列复杂过程。 现在的实证研究表明，管理是一高强度、高速度的工作；管理是变幻莫测的、零散的和简要的；管理更注重现在，注重最新的信息和知识，较少关注历史；管理是处在复杂的关系和交互活动中；管理者喜欢利用各种通讯手段，以保证活动的灵活性；管理者偏向建立自己的长期的信息通路和控制自己代理者。 管理者的作用是多重的。人际作用，管理者对外是组织的代表，代表组织进行活动；对内是领导，为下级提供支持和进行管理帮助；同时
11、不同层次的管理者还对上级负责。信息作用，管理者作为组织的核心，起着收集和处理最新信息，传播信息和知识作用。,15,二、管理决策,典型管理理论将决策作为管理的核心活动。信息系统可以帮助管理者进行沟通和传送信息，然而信息系统对决策只能起到很少作用，决策是一复杂的智能化活动。 根据组织所处层次不同可以将决策分为若干层次：战略、管理控制和操作层。战略决策决定组织的目标、资源、政策。管理控制决策关心的是如何有效利用资源和如何组织生产。操作控制决策主要解决如何实现战略和中层管理决策的任务，由谁完成任务，建立任务完成和利用资源的标准，评价生产。 对于不同层次决策，西蒙将决策分为可编程和不可编程，其它研究学者
12、依据此标准分为结构化和非结构化。非结构化决策就是提供决策的判断、评价、和洞察问题问题的定义，这些决策是情节化的、重要的和非常规问题，问题决策没有统一标准和流程。结构化决策则是重复的、常规的和有限的过程，决策时可以有历史经验和方法。半结构化问题，是问题的一部分有可以接受解决过程。,16,三、系统类型,17,四、决策过程,西蒙将决策分为四个步骤：理解、设计、选择和实现。理解就是识别组织中发生的问题，理解是指为什么、哪里发生，以及影响环境。对于管理者需要收集广泛信息，以确定组织执行情况和问题存在位置。 传统的MIS系统由于收集处理大量的信息，可以帮助管理者收集信息和整理信息，发现问题。决策的第二阶段
13、是设计，在设计问题解决方案时需要对问题进行深入理解，掌握相关信息和环境。小型的DSS系统根据模型和少量数据提出解决方案。选择作为第三个阶段，就是在许多解决方案中进行选择，管理者可以利用信息工具计算第二阶段提出方案的成本和利润，以进行比较决策。在利用DSS进行决策时需要大量数据作为支撑。最后是实现阶段，管理者可以利用报告系统传送处理流程和报告实现进程，同时系统还需报告可能出现困难和问题。,18,第三节 信息系统与业务流程,19,一、信息技术对组织工作方式影响,1.共享数据库 传统的依赖于人进行信息处理和传播的方式中，信息只能在同一时刻出现在一个地方，被有限的人使用。传统的信息复制和分发成本是相当
14、高的，而数据库技术则可以改变规则，允许许多人同时使用信息。 2.专家系统 在以前对于复杂工作只能由受过专门培养的专家才能解决问题，而专家系统的出现，使得计算机能学习和掌握专家知识，一般人员借助计算机解决复杂问题，也可以成为专家。但是专家系统由于常识和技术限制。 3.通讯网络 传统商业只能在集中化和分散化进行选择其一，原来制造工厂、服务设施和销售部门如果远离总部，不得不将这些部门作为分离、分散的、自治的组织，以保证部门的效率和效用。而现在的网络通讯信息技术提供宽带的通讯网络，使得信息的收集、传播和处理不再受到地理位置的影响，因此商业部门可以根据业务需要选择管理方式。,20,二、信息技术对组织工作
15、方式影响,4.决策支持工具 在工业时代的层次管理结构中决策是由管理者完成的。工作人员仅希望完成指定工作，不需进行思考和决策。在过去，由于管理者接触范围广和掌握信息多，因此他们可以作出决策；而由管理者决策，就可能导致决策迟缓和反应滞后。现在许多公司意识到必须能由一线人员作出决策，借助一些容易操作的工具，基本决策可以紧急环境中很快在完成。 5.无线通讯和便携电脑 传统的办公人员由于需要接受信息和处理信息和传送信息，不得不留在办公室需要固定办公场所。而通讯技术发展和多媒体技术发展使得远程交往和沟通成为现实，便携电脑可以随时接受信息、处理信息和发送信息。 6.高性能计算机 随着计算机运算能力和处理数据
16、能力增强，计算机可以为公司创造新的应用服务。而实时的信息处理系统可以随时收集和处理所需要信息，因此工作进程和计划可以随时跟踪和修改制订。,21,三、业务流程,业务流程是指一系列为顾客创造价值的而有相互关联的活动。 单个业务流程(也被称作价值流)就是一业务处理过程，是企业整个业务的逗号不是句号，它最终服务目标的是顾客创造价值，但是单个的业务流程面对的是内部虚拟顾客服务对象。经过分类，大多数大公司可以将业务流程保持在20个左右。 每一个业务流程都有明确的顾客，它的目标是以最简单、最直接的方式满足这些顾客。尽管在一个业务流程中有许多步骤，但这些工作步骤应该密切协作，将时间压缩至最小，从而使对顾客的反
17、应最大化。业务流程顾客分为企业顾客、内部顾客。,22,典型业务流程,23,典型业务流程,24,四、业务流程再造,美国学者哈默教授，在1993年的公司再造一书中介绍信息系统对企业管理、经营和竞争规则的改变，以及推动企业业务流程的重组 业务流程再造(Business Process Re-engineering，BPR)不是简单的随意设计，它是在依赖有关技术改进和方法改进基础上，对原有的流程再设计和改变，提高流程效率和效用。 传统业务流程被扭曲主要是因为信息的不畅，因此信息的完整和容易获取使业务流程顺利执行重要保障。 业务流程再造是一个系统工程，需要从组织中的高层到低层全面参与和配合。由于业务流程
18、再造涉及组织的深层次结构和管理模式问题，再造失败的比例很高，根据哈默的统计略有70%的再造工程失败。,25,业务流程再造的基本原则,1.围绕输出而不是任务进行组织：通过确定和识别流程服务对象和目标，以最小成本和时间代价进行组织和管理。 2.由使用输出结果的用户执行流程：设计很好的信息系统最终能综合全部流程，能够使输出的结果的最终用户自己引导输出结果。 3.把信息的处理纳入实际的工作：没有必要再设计一个独立的操作完成信息的处理，应配合实际工作处理，否则将降低动作效率和效用。,26,业务流程再造的基本原则,4.将分散资源集中：网络技术使得信息工作者所在地点无关大局，并能保持集中控制。 5.连接平行
19、活动：业务活动的重复是常有的；信息分析揭示最终重复，并通过对这些活动背后的信息结构的理解取消重复和减少重复。 6.将决策置于工作的执行之中：工作流经常被中断以便高级授权管理人员给予批准；通过搞清楚决策的基础和必要的信息，决策点可能被转移到实际工作中去。 7.在源头一次获取信息：在很多组织中，信息重复的水平令人吃惊；信息重复带来的冗余导致信息的不完整性和模糊性。,27,传统的和面向流程的管理理念比较,28,福特应付帐款部,五、实例：制造业,采购部,仓储部,供应商,应付帐款部,订货单,收货单,发 票,三证合一则付款 否则复核，80%工作量由20%不符合引起,北美500人 马自达 5人 重组后125
20、人,29,金融服务业,贷款 申请,数 据 输 入,决 算,贷款处理：由多部门 专家分别进行,贷款提供：由保险、 契约等专业人员提供,30,六、业务流程再造步骤,确立业务和流程目标和前景。 SWOT 识别再造的业务流程。企业的业务流程非常多，不是企业中所有的业务流程都有问题 分析和评估现有流程的执行情况。在确立再造流程后，应该对现有流程进行评估和分析原因，确立再造目标，对比再造前后的再造目标是否实现 识别采用信息技术的作用 建立业务流程原型。一方面可以让领导了解再造后的基本概貌，让领导认识到再造的必要性和迫切性；另一方面，可以让相关人员了解再造后流程，提出改进意见并逐步适应，减少再造带来的迁移成
21、本，减少管理振荡带来的负面影响。,31,案例讨论,题目：管理虚拟办公室 (1)用网络监控是非伦理的行为还是正当行为(2) 内容：组织管理 问题： 当转变为虚拟办公室时,哪些管理、组织和技术方面问题必须要考虑?所有的公司都可以使用虚拟办公室吗? 对员工监视控制引起了哪些管理上的组织上的问题？ 你是否认为管理这应有权利用网络监视控制员工？为何？ 你建议采取何种EMAIL的合法保护？为何要采取这样的措施？ 你认为在公司的个人隐私中应包含哪些因素？,32,使用时，直接删除本页！,精品课件，你值得拥有！,精品课件，你值得拥有！,33,使用时，直接删除本页！,精品课件，你值得拥有！,精品课件，你值得拥有！,34,使用时，直接删除本页！,精品课件，你值得拥有！,精品课件，你值得拥有！,35,小 结,组织的不同形态和不同层次，需求不同功能和层次的信息系统 信息系统对组织结构也具有深刻影响 信息系统的建立应依据不同层次管理需要建立相应系统 企业可以利用信息系统建立改进企业业务流程的效率和效用 -= 欢 迎 提 问 =-,下次内容：信息系统开发与实现,
