1、1学生干部日常工作文书写作培训海南大学海洋学院 闫治一、加强团学干部日常工作文书写作培训的重要性和必要性（一）写作能力总体比较欠缺。（二）写作水平良莠不齐。二、文书的相关知识（以公文为例）（一）概念党政机关写作的处理公务的文书。 （团是党的有力助手和后备军）（二）类型1.法定性公文（1）党：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等 14 种；（2）政：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等 13 种。2.一般性公文（1）管理性公文：规定、办法、细则、章程、制度、守则等；（2）事务性公文：计划、总结、调查报告
2、等；（3）会议性公文：会议记录、讲话稿、开幕词、闭幕词等；（4）技术性公文：技术鉴定书、说明书、投资预测等。（三）作用1.指导作用。22.协调作用。3.凭证作用（四）主要特点1.受命性。 （必须按上级的意图进行）2.权威性与约束力。3.实用性与时效性。4.格式化。 （文头的制作、界栏线的使用、印章的盖法、标点符号的使用、数字的用法、主送和抄送两术语的使用，字体和字号的用法等）5.语言要求。定性定量，庄重严谨，简洁明晰。（五）其他主要问题1.数词的使用（1）结构层次序数。第一层为“一” ，第二 层为“（一）”，第三层为“1” ，第四层为“ （1）”。（2）其他类别数词的使用。 国家行政机关公文处
3、理办法中规定：“公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 ”此外，在公文条数中， “第 ”字后面要使用 汉字，但文号 “第号”可用阿拉伯数字；数字、年份不能回行。2.计量单位的格式要使用国家规定的标准计量单位，如“米” 、“千克”，不要使用“ 市斤 ”、“丈、尺、寸”等计量单位。3.用语的格式3（1）开头语式。常用“兹” 、“按照”、 “根据”、 “为了” 等领起句子，作用在于说明一份公文写作的依据、原因、目的等。（2）承启语式。如由事由文字向事项文字的过渡语式：“为此，特制定本方案或作如下通知
4、 ”，内容转折达到最简洁要求。（3）结尾语式。作为公文的特别格式，不同的文种有不同的语式，如请示用“ 妥否，请批示” 等；函用 “特此函告”、 “专此函达” 等；通知用 “特此通知 ”等。（4）经办语式。如“业经 ”、“兹经”、 “已经”等，表示已对公文实施处理、执行的各方面情况。（5）引叙语式。常用“惊悉” 、“近悉”等，引述 对方来文的内容。（6）期请语式。常用“拟请” 、“报请”、 “恳请”等，表示发文者希望公文得到批准、回复的期望。（7）征询语式。常用“当否” 、“妥否”、 “可否”等，表示询问上级机关有关事项的意见和态度。（8）转用语式。用“批 转” 、“转发”，指对下 级和上级或不
5、相隶属机关公文的转用。4.引用文号的格式国家行政机关公文处理办法中规定：“引用公文应先标题，后发文字号。 ”如 “按照共青团 海南大学委员会 2009年工作要点（海大团20091 号）的有关要求”5.用纸格式要使用国际标准纸型，即 A4 型长 297mm210mm。46.字号及段落格式（1）红头文件。标题为宋体，二号字，加粗；正文为仿宋体，三号字；行距为 28 磅。（2）一般文件。标题为黑体，小二号，加粗；正文为仿宋体，四号字；1.5 倍行距。7.装订格式（六）公文不得越级主送。三、团学干部工作中几种常用公文的写法（一）决定：各级行政机关经常使用的下行文。它主要反映重大事件或重要问题，具有较强
6、的指令性，一经下达，必须坚决贯彻执行。【写法】1.标题。发文机关事由文种，或者事由文种。例如：共青团海南大学委员会关于成立海南大学团校的决定共青团海南大学海洋学院委员会关于任免学生干部的决定共青团海南大学政治与公共管理学院委员会关于 2006年暑期社会实践不合格论文（调查报告）处分的决定中共海南大学政治与公共管理学院委员会关于撤销共青团海南大学政治与公共管理学院委员会关于 2006 年暑期社会实践不合格论文（调查报告）处分的决定的决定（非法规、规章，不加书名号）2.正文。包括重大事项、重大安排决定，或者奖惩决定，5或者变更撤销决定。（二）通知：批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公
7、文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。【写法】1.批转和转发通知：标题为发文机关“批转” 或“转发”原件标题文种；正文要写明批转或转发的对象及意见。例如：共青团海南大学政治与公共管理学院委员会关于转发共青团海南大学 2006 年工作要点的通知2.发布性通知：标题为发文机关“发布” （或颁发、颁布、印发等）原件标题文种；正文要简短，写明执行要求。例如：共青团海南大学政治与公共管理学院委员会关于印发政治与公共管理学院学生干部述职实施办法（试行）的通知3传达性通知：标题为发文机关事由文种，正文要写明原由、事项和要求。例如：共青团海南大学委员会关于开展 2009 年暑期社会
8、实践的通知4.任免通知：任免通知通常以任免决定为前提。例如：共青团海南大学委员会关于同意曲凯辞去学生副书记职务的通知（三）报告：向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问时使用的公文。有工作报告、情况报告、答复报告、递送报告等。被动性6【写法】文面结构由标题、主送机关、正文、落款等。标题不署发文机关，通常只有一个主送机关。结尾一般如下：“特此报告” 、“专 此 报告 ”。例如：关于共青团海南大学第五次代表大会筹备工作进展情况的报告关于海南大学学生会第十二届委员会选举结果的报告（四）请示：向上级机关请求指示、批准用的公文（“请求指示”）。遵守五项请示规则。呈请性、主动性【写法】1.标题。关于
9、事项（问题）（的）请示，一般省略发文机关。例如：关于举办海南大学纪念“五四” 运 动 90 周年文艺晚会的请示（请款程序：请示批复请批函请款）关于成立海南大学学生礼宾队的请示2.正文。要写清请示事项的相关背景、工作性质或意义。结尾一般如下：“以上 请示当否，请批复” 、“以上请示，请批复（审批）” 。（五）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项的公文。 “不相隶属机关” 主要有以下几种情况：一是同一级党委、政府的各党委、人民政府之间，二是上级党委、政府部门和下一级党委、政府之间，7三是不同党委、行政系统之间，四是同一党委、政府的各部门之间。函的行文具有短小轻
10、捷、制作灵活的特点。根据其使用范围，可分为商洽函、问答函、请批函三种。要求用语诚恳谦和、语风简单明了、事项条理清晰。【写法】1.商洽函：指用于商洽工作的函，如联系有关业务、学习事宜、有关人事调动的事宜、催办公务等。例如：共青团海南大学委员会关于请予支持开展“世博校园行”海南大学站系列活动的函2.问答函：指用于询问和答复有关问题的函。一般说来，是问什么就答什么；但其中两种情况比较特殊：（1）有时上级机关因特殊的情况不便答复下级机关的某种请示，而授权让有关业务主管部门予以答复，在这种情况下，函就可以用来回答有关机关的请示。例如：关于召开海南大学 2009 年度共青团工作研讨会的复函（2）如果函答复
11、的是一些重大事项，则它具有批复的性质，此时，它就不同于一般的答函了，它回答的是各相关单位都应遵守执行的。例如：共青团海南大学委员会关于特殊团费收缴工作给共青团海南大学法学院委员会的复函3.请批函：指请求批准的函。（1）向有关主管部门请求批准，即向有关业务管理权限部门请求批准。8例如：共青团海南大学委员会关于改善办公条件需购置电脑等办公设备的函（国有资产管理处）（2）请求有关部门执行上级的批复。某些请示，经上级批复后，还要向有关业务主管部门办理有关手续，这时，在规范的行政公文办理中，就要写出请批函请求办理。例如：共青团海南大学委员会关于请求划拨 2010 年暑期社会实践专项经费的函（计划财务处）
12、4.报送函：指平级机关之间互相报送有关文书材料用。例如：共青团海南大学委员会关于报送共青团工作规章制度的函（七）计划：为完成某一预定目标而对工作活动的步骤和方法做出具体安排的文书。计划具有以下特点：工作目标的预测性、工作的具体安排性。【写法】1.标题。计划标题的写作可分为两类，一类是公务文书式标题，通常由单位名称、时间、事由和文种四项组成，如共青团海南大学委员会 2009 年工作要点，要注意它的事由项一般不使用“关于 ”二字；另一类为 其他文体类的正副标题，这一类标题的正题通常表明预定目标的范围性质，副题表示具体的工作计划性质，如开拓创新 和谐发展 团结带领团员青年为“211 工程” 大学建设
13、而发奋 成才共青团海南大学 2009 年下半年工作计划。2.正文。表格式、文字叙述式、文字与表格综合式等。文字叙述式在结构上要求完整，第一部分是预测目标，9第二部分是为完成目标而制定的具体行动事项，第三部分为行动要求；又称前言、主体、结尾。具体为：引言（目的及依据等）、指导思想、主题、时间、地点、组织单位、活动内容、活动要求、落款（标题中有主办单位的不用落款）及时间。（八）总结：对过去工作回顾、分析并从中找出未来工作规律性的认识的事务文书。按工作阶段性分，可分为活动总结、年度总结等；按工作内容分，可分为工作总结、会议总结等；按作者分，可分为部门总结、个人总结等。总结有经验性、自述性、理论性等显
14、著特点。总结要注意材料真实、重点突出、重视应用价值。【写法】1.标题。一般有四种写法：（1）完整式，即单位名称时限内容文种，如共青团海南大学委员会社会实践与志愿服务部 2009 年工作总结；（2）主题式，即以总结的主要观点为题，如制度建设是海南大学人文传播学院研究生会 2009 年的首要工作；（3）问题式，即以设问方式写作标题，如海南大学是怎样开展大学生学术科研工作的；（4）正副标题式，正题要突出主要思想观点，副题表示总结的具体范围，如科技放飞梦想 挑战 成就未来海南大学参加第十一届“挑 战杯” 航空航天全国大学生 课外学术科技作品竞赛的总结。2.正文。从内容上说，总结都体现了如下一个认识事物
15、10的过程：工作回顾总结成绩、经验或查找不足指导未来工作。（1）导言，即总结的开头部分，一般为一个自然段，有概述式、结论式、提示式、提问式等。（2）主体，即总结的主要部分，它的内容主要为做法、成绩（经验、不足）、体会等。常见的写法有以下几种：一种是横式结构，也称并列式，对总结的各项内容按性质范围排列，即把同一性质的内容归纳成一个部分；一种是纵式结构，也称阶段式，对总结的各项内容按时间或阶段排列（层递式）；另一种是纵横式结构。（3）结尾，一般带有“今后打算” 或“下一阶段工作”一项内容。（九）调查报告：对某种客观事物经调查研究后写出的系统反映事物成因的文书。按内容性质范围划分，有基本情况调查、典
16、型经验调查、揭露问题调查三种类别。调查报告在写作上有以下特点：内容上写明调查对象成因、材料客观翔实、文字亦叙亦议。调查报告的写作分调查、研究、成文三个阶段，要注意让事实说话，力求观点新颖，精心组织材料。【写法】1.标题。一般有三种写法：（1）事由文种，如关于共青团海南大学委员会组织部挪用团费的调查报告；（2）问题式，如海南大学团报是办，还是不办；（3）正副标题式，如当前团员的思想状况对海南大11学团员师生员工思想状况的调查。2.正文。（1）导语，即调查报告的开头部分，有的说明调查方式、有的概述基本情况、有的介绍成绩、有的突出问题、有的先说结论，目的都在于引出调查的问题、范围、时间、地点、方法等
17、基本要素。（2）主体，要写出具体的调查内容和调查结论。常见的写法有以下几种：阶段式，按照事物发展的过程顺序或时间顺序，把要阐述的内容分为若干个部分或阶段进行说明；并列式，按事物的性质进行归类，把内容分为若干类别；综合式。（3）结尾，用于揭示调查报告的主题性质，有的用于补充事项，有的就有关调查现象提出引人思考的议论，更多的需要写出解决问题的初步建议和结论，少数则无结尾。（十）会议记录：对会议过程的即时记录，一般包括会议的组织情况、进程、发言人的发言以及会议的结果等。会议记录具有临场性、原始实录性、资料的课整理性等特点。会议记录讲求速度、要准确全面、字迹可译。【写法】1.标题。一般由会议名称加“记
18、录” 二字 组成，如海南大学团委办公会议记录。2.记录内容。（1）会议组织情况，包括会议时间、地点、出席人、缺席人、列席人、主持人、记录人。该部分可预制成表格。（2）会议内容，包括会议议题、发言、确定的事项等几部12分。该部分的记录方法主要有详细记录法和摘要记录法。四、简讯的写法1.简讯是指 200 字以内的短消息，超出就不能称为简讯了。简讯虽短，却应是一个完整的消息，要 5W 俱全，回答以下基本问题：何人、何事、何时、何地？还要尽可能回答以下两个问题：何故、如何？简讯的五要素，新闻界称做：5W。When：何时，Where：何地，Who：何人，What：何事，Why：何因。连起来大意就是：什么时候在什么地方什么人因为什么发生了什么事2.简讯的格式（1）标题，概括简讯的主要内容。（2）导语，是简讯开头的一段话，要求用极简明的话概括简讯的最基本内容。（3）主体，是简讯的主要部分，要求具体清楚，内容翔实，层次分明，言简意赅。（4）结尾，是对简讯内容的小结。有些简讯可无结尾。
