1、1第十四章 信息工作2会有效地收集信息并科学地进行整理会选择合适的形式与方法传递会选择恰当的载体存储信息认知信息的开发、利用与反馈本章学习要求 3将信息工作融于其他工作中，又以信息工作推动其他工作的展开，是秘书在当前开展工作的一个特点。过去有人说秘书有耳目作用，就是善听善看。这还不够，秘书在工作中把听的、看的经过加工整理变成对领导决策管理有帮助、有价值的参考，而且这种价值体现越来越高，这才是对秘书信息工作的要求。一、信息工作概述4（一）、信息的含义特点和作用1、信息的含义信息是事物存在的方式或运动状态的直接或间接的反映。信息是一种普遍存在的社会现象，但不是事物本身，而是对事物现象及本质的反映。
2、它具有客观性、时效性、共享性、依附性、传递性、开发性等特征。5(二)秘书的信息工作1、秘书的信息工作研究信息的学者认为，人们在开发信息中的活动总和都是信息工作。我们可以认为秘书针对信息所开展的发布、收集、集中、筛选、析、综合、汇报、利用和反馈等等活动的总和，都是秘书的信息工作。对秘书而言，我们的信息工作在某种意义上说决定了领导和决策的正误和水平。在经济工作中，经济信息、商务情报甚至是企业和组的生命。6秘书信息工作的特点，是由围绕着秘书工作的信息的特点决定的。(1)普遍性。信息的“无时不在”、“无处不有”，决定了信息工作的普遍性特点。对于秘书来说，在信息收集工作中，甚至没有职内职外之分，一切对工
3、作有用的最新变化信息，都是我们的收集对象;在别人眼中，秘书的言行也都是在发布或传递着某方面有关的信息。所以对于秘书，信息工作是存在于时时处处的。2、秘书信息工作的特7(2)紧迫性。这是由信息的时限性和非消耗性决定的。信息工作出色的秘书，不仅在于信息获取量大，更在于准确率高，信息处理周期短。紧迫性就是要求秘书的信息工作又快又准。同样的信息，别人比我们利用得早，信息对我们就可能失去了价值。甚至同样的信息，由于人们可以共享，我们就失去了时间上的优势。所以又快又准地向领导和决策者提供信息，是“做管理工作的人”耳聪目明、决策科学的重要保障，是秘书做好“辅助管理”的重要保障。(3)开拓性。这是由信息的可开
4、发性的特点决定的。信息能不能有所开发，关键是秘书的信息工作是否有开拓性。更进一步说，是秘书是否是勇于开拓和善于开拓的人。8（一）获取信息的主要渠道1.文书渠道公 务文书是传递信息的正式渠道和常规渠道，传递公务信息是文书的主要功能，各不同层级的组织或部门通过公务文书的形式将他们认为应该传递的信息传递给需要传递的组织或部门。文书渠道传递的信息材料大体有以下四类：一是法定的正式文件，即所谓红头文件；二是常用的处理公务的通用文书，如计划、总结、领导讲话、规章制度等；三是某些带有专门性 特点的文书，如经济往来文书、法律事务文书、具体业务文书、公共关系文书等；四是其他参考性文字材料。这些文书的内容往往比较
5、集中，尤其是标题常能把核心内容直接表达出来。但在获取信息时也要严肃认真，因为这些文书的法律效果较强，如出现理解偏差、断章取义等情况将带来直接的不良后果。二、信息的收集9王强在办理收文时有一个习惯，即把收到的每一份文件的要点都摘录在保密本上。为此办公室主任还找他谈过话，劝他不要再记了，否则万一有秘密泄露，他将是重点怀疑对象。但王强仍然照记不误。后来办公室负责起草大型文件的秘书出了车祸，而公司原定的形势报告会又已临近，办公室主任又杂务缠身，王强主动请缨，要求试一试。在病急乱投医的情况下主任勉强答应了。王强很快就拿出了初稿，主任一看禁不住拍案叫绝，单位领导看了也十分满意。报告稿内容丰富，有根有据全靠
6、王强平时信息的积累。点评：王强之所以很快写出了初稿，源于他平时对文书渠道信息的积累。掌握了大量信息，写起报告稿自然得心应手 。102.会议渠道会议是组织内部或系统内部交流信息的重要方式。在会议内交流信息的主要途径是讲话或发言，即口头表达。这种表达与书面表达相比其特点是具有 “一过性 ”，即一说即成过去，基本不能复原。一是录音后的整理工作量大，且时效性、保密性等受到影响；二是出于保密等方面的要求，并不是所有会议都能录音。造成会议信息获取不全的另一个情况是分组讨论时小组人员数量不足、水平不一，而分组讨论时所交流的信息往往是很珍贵的，是在集中的场合中所得不到的。这一点尤其需要重视并设法加以解决。11
7、海 天公司总经理办公室的刘爱丽由于字迹清秀而被安排承担会议记录工作。小刘很高兴，她觉得自己受领导信任才被委以如此重任。但是办公室主任在检查了几次会议的记录后就很直截了当地批评了她：因为她的记录不完整，有许多重要的话没记上，会议中跑题的内容却记上了。主任告诉她可以采用速记方法，会后再作整理。可是小刘从未学过速记，就想了个自以为聪明的方法：用录音机录，然后再依据录音整理会议记录。没想到第一次用就闯了祸：那次会是董事会研究部门负责人的职务调整，董事长一见小刘带着个录音机，就让办公室主任立即换人记录。小刘弄不明白：为什么自己被换掉了呢 ?点评： 通 过会议渠道获取信息的重要方式是记录，可采用速记方法。
8、用录音机也可进行记录，但因其保密性差，不是任何会议都允许用的，小刘之所以被换掉，原因也就在于此。123.调查和信访渠道调查是目的性十分突出的获取信息的方式，具有很强的主动性；信访则基本是被动的，随机性比较明显。但是这两者的共同特点是获取的信息都来自基层和基本群众。4.书刊渠道书籍中蕴含的信息量大，而且系统性强，又相对成熟，缺点是滞后性较为严重。一般带有历史定论的信息多被吸纳入书中。期刊中的信息比较及时、新颖，尤其是学术期刊中常有一些独到见解，往往是前沿性的信息，能够给人们较大的启发。书刊通常保存在图书馆或资料室。图书馆尤其是公共图书馆藏书丰富，库存量大，但使用不是很方便。135.大众传媒渠道大
9、众传播媒介包括广播、电视、报纸、网络等是现代社会获取信息的重要途径。秘书要在大众传播媒介中搜寻新情况、新信息，为工作活动提供咨询和参考。6.档案渠道档案是历史的真实记录，是历史信息的积淀，其可靠程度较强。在使用档案中的信息时，必须注意档案形成时的时代特点。14（二）获取信息的常用方法1.观察法观察是人们获取信息最基本的方法，即人们直接通过感官或借助其他工具来认识客观事物。通过观察获取的信息直接而又真切，印象深刻。2.调查法调查是获取信息最常用的方法。调查即按预先确定的计划对特定对象进行特定问题的了解。153.阅读法阅读法就是对印刷媒介中的信息材料进行阅读而获取信息的方法。办公室工作人员每天要处
10、理大量的文件，接触大量的报刊、海报，这些材料中的信息都要通过阅读来获取。一般地说，阅读的过程可分为三个层次阶段：一是浏览，即通过阅读材料的标题、摘要、导语等先对其有最一般的了解。二是泛读，即在浏览的基础上对有进一步阅读需要的材料进行阅读。三是精读，也可称为研读，就是在泛读基础上对重要材料仔细地阅读，边读边记，常用的方法有摘录、圈点、批注等。164.收听收看法收听收看，是指对广播、电视媒介采用视听的方法获取信息。收听收看有随时与定时两种方式。随时即在工作之余，如果条件允许且使用器材又比较方便时，随时收听收看。在收听收看前应准备好必要的记录工具，如纸笔、录音机、录像机等。5.沟通交流法沟通交流法是
11、指办公室工作人员在日常工作中与各方面的人员进行接触联系时，通过口头交谈及有意倾听的方式获取信息的方法。17沟通交流法主要有三种方式，即询问、引导与倾听。询问就是针对特定对象提出相关的问题，俗称 “打听 ”。这种方式目的性很强，凡是询问的，可能都是最需要了解和掌握的。引导就是把话题有意引向相关的问题，引起对方述说欲望，使其在不知不觉中提供所要获取的信息。倾听带有一定的被动性，是在人们谈话、发言等诉说行为中，抓住所要获取的信息。6.网络查询法网络查询就是利用计算机信息网络查询所需要的信息。信息网络包括局域网和国际互联网两类。局域网是指系统内部或组织内部信息共享的网络。网络查询分浏览与下载两个层级阶
12、段。浏览方式与阅读浏览相似，而下载则是对于要精读或使用的文件复制于自备文件夹或打印出来，然后再精读或使用。187.索取法索取法是向与组织有业务或其他联系的单位索要信息的方法。其方式可以是当面索要，也可以通过电话或传真索要。有偿索取信息的方法也成为购置法，社会信息服务单位提供的有偿信息服务有两类：一类是获取、汇集信息后，分类分专题，定量定价售卖；另一类是依据客户需要进行专题、专项调查研究，并将结论有偿提供给客户。8.交换法交换法适用于与本组织有往来关系的组织单位。这是一种建立在互惠互利基础之上的信息传递关系。交换分为临时性与长期性交换两种。临时性交换是在特定性况下针对特定问题、特定内容选择特定的
13、交换对象所进行的交换，往往是己方主动，而对方能否应和并不确定，不一定能形成交换关系。19某超市的经营方针和对外承诺是低价薄利，因此需要了解本地其他超市同类商品的价格。但是他们看到几乎所有的超市都在醒目位置标示： “本超市严禁抄写商品标价，违者将承担窃取商业秘密的责任 !”办公室秘书刘建利向老板提出委托鸿升信息调查咨询公司来做这件事。该公司雇佣了许多勤工俭学的大学生分别到各超市调查，在事先培训时重点测验了他们的记忆能力，要求对商品名称、型号、规格和价格记忆清楚，差错率不能超过千分之一。同时，再三强调记录不准用笔记，也不能在超市附近记，必须在远离 超市无人注意时才能记录下来。鸿升公司用这种方法只用
14、了两天就收集全了所有超市的数万种商品的价格资料。后 来 在一段时间内，该超市公开对外承诺 “高一退十 ”，从而使销售量迅速攀升，总体利润也直线增加，且未发生一例退款。20秘 书钟苗平时非常注意信息的收集保存，凡是工作活动中接触到的各种信息材料都收集起来，存放在抽屉里。日积月累，文件材料、广告、宣传材料、参考书等已经填满了钟苗的好几个抽屉。一天，行政经理找到钟苗要查阅一份市场调查报告，钟苗望着几抽屉的信息材料真有些不知所措，急得满头大汗，翻来翻去却怎么也找不到行政经理要的那份报告。秘书钟苗为什么会翻来翻去却怎么也找不到材料？三、信息的整理21信息整理是决定信息命运与价值的关键环节。信息在未加工整
15、理之前，往往是一种处于自然状态的原始信息。（一）鉴别所谓鉴别，简单来讲就是辨别真伪。收集到的信息经过分类之后，就要对其真伪情况以及能否客观准确地反映事物运动变化的本质特征，进行一番鉴别。信息中不真实的因素虽然都是以主观与客观相分离为特征，但具体的表现形式不尽相同。为了消除信息资料中不真实的因素，必须善于识别它们。221分析法。这是对原始信息资料中所表述的事物和叙述论证方法进行逻辑分析，发现其中的破绽和疑点，从而识别其真伪。2核对法。即依据权威性的信息资料，包括权威性的书面材料或权威人士提供的口头材料，进行对照、比较，发现和纠正原始信息中的某些差错。3调查法。就是对原始信息中所表述的事物的运动变
16、化情况，通过直接的、现场的调查来检验它的真实性和准确性。23孙 静负责对全厂各车间报送的每日信息进行整理。她工作很细心，一丝不苟。一天，她在整理信息时，觉得热处理车间报送的信息中，有 一个情况很眼熟，好像在哪见过。于是她把前些天的已处理完毕的信息材料都找了出来，专挑热处理车间的看，果然发现上周报送的一份材料与这次报送的基本一致，只是人名换了。小孙觉得这条信息有问题，在征得厂办主任的同意后，找到了该车间的两名报送材料的当事人。一问，他们都不知道此事。经认真盘问，才得知是该车间兼职信息员图省事，临时编造了一个故事，一周后，又故技重施。小孙严肃地批评了这个信息员，并把这件事通报给该车间领导，要求以后
17、报送信息要经领导签字。经过这件事后，小孙对信息材料的审查更严格了。点评：信息员每天接触大量信息，在整理过程中，一定要认真负责，严格把关，这样才能保证信息的质量。24（二）筛选筛选是信息整理的一个环节，也是一项基础性工作。如果说鉴别是为了去伪存真的话，那么筛选则是为了达到去粗取精的目的。(1)信息筛选的要求信息筛选的基本要求可概括为：准确、及时、完整、重大和新颖。1准确。所谓准确就是指信息要真实、全面地反映客观事物的本质特征。2及时。这是由信息的时效性特征决定的。253完整。一篇完整的信息材料，对所涉及的问题或事件的性质、处理方案、发展趋势等都要交代清楚。(1)是否有潜在的因素暂时未表露；(2)
18、充分利用反映事物阶段性的信息，切忌片面强调完整而坐失良机；(3)有无只报喜不报忧或多报喜少报忧的问题；(4)把握不同角度、不同方向反映某一问题的信息，避免片面性。4重大。在信息工作中，重大信息主要是指：26(1)党中央、国务院及有关部门的领导和各地党、政主要领导有指导意义的讲话或有关会议精神；(2)对党中央、国务院和省、自治区、直辖市等领导机关所制定的重大方针、政策、决定的贯彻落实情况；(3)物质文明、精神文明和政治文明建设以及改革中的重要情况；(4)较重要的思想动态、社会动态；(5)社会、自然方面的突发事件。5新颖。是指信息中所反映的问题或提出的观点有新意。27（ 2）阅读筛选信息资料的方法
19、1看来源2. 看标题3. 看正文(3)筛选时需注意的问题1认真选择信息材料。2修正、增补。28（三）综合分析信息的综合分析是在对原始信息进行鉴别、筛选基础上的深加工，是决定信息质量的关键一环。（ 1）综合分析的意义主要有以下三点：1可以增加信息的广度、深度，为领导提供高层次的决策参考，有助于他们掌握全面情况。2可以发现规律性的变化或倾向性的问题，有利于领导比较准确地预测未来，适时作出科学的决策。3可以减少领导阅看文件的数量和时间，提高工作效率。29(2)综合分析的方式综合分析通常有以下几种方式：1兼容组合。2序列叠加。3扬弃引申。4推导升华。即根据信息所具有的兼容性的本质特征，把来自不同角度和各个方面的信息兼收并蓄，挖掘其涉及事物整体的内在规律性。即根据事物发展的客观规律，把无序的信息围绕一条主线有机地组合起来，系统地揭示事物的本质特征。即运用对立统一的观点，对内容相互对立的信息，既要保留发挥，又要摈除否定。即以事物普遍联系的辩证法则，对信息价值进行推广、放大思考，作出合乎逻辑的理性推导和升华，达到举一反三、见微知著的目的。30（一）信息传递的要素1信源，即信息的来源。2信道，即信息传递的通道。3信宿，即信息传递的终点。四、信息的传递
