1、,第一节 会议事务工作秘书“办会”的工作，指的就是秘书办理会议事务的工作。所谓“会务”，它是“会议事务”的简称，包括会议的筹划准备、组织服务和善后落实工作。,第四章 秘书 “办会”的工作,一、会议及会议要素,第四章 秘书 “办会”的工作,会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种形式。,根据现代汉语词典的解释，会议一词有两种含义，一是指有组织有领导地商议事情的集会，如研讨会议、厂务会议、工作会议等；二是指一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织，如中国人民政治协商会议、部长会议等。秘书的会议事务工作指的是第一种含义。,（一）会议,美国韦氏新大学词典中认为，会议是“一种会晤的行为或过程”，指的
2、也是把众多的人员聚集起来讨论问题的社会活动方式。,第四章 秘书 “办会”的工作,一、会议及会议要素,第四章 秘书 “办会”的工作,（二）会议要素,表4-1 会议的十大要素,第四章 秘书 “办会”的工作,第四章 秘书 “办会”的工作,（三）会议的不同分类,按照会议的规模划分按照会议的规模划分可以分为以下五种。,1,会议,特大型会议,大型会议,中型会议,小型会议,微型会议,指千人到数千人至万人参加的会议,指百人左右到数百人至千人参加的会议,指数十人至近百人不等的会议,几人至十人不等参加的会议,指万人左右到百万人参加的会议,第四章 秘书 “办会”的工作,按照会议的内容含量划分按照会议的内容含量给会议
3、划分类型，实质上是根据某次会议讨论议题的情况来划分。依据这一标准，可将会议分为两类：综合性会议。综合性会议指一次会议要讨论和研究多方面的问题。这一类会议往往因为内容含量大、涉及面广，故而要求准备工作做的扎实、细致，会议召开的时间也较长。,2,1,第四章 秘书 “办会”的工作,专题性会议。这类会议一次只集中解决一方面的问题，讨论研究一方面的工作或事情。会议议题具有单一性或专一性。如经验交流会；节日庆祝活动会；高校招生工作会议等。当然，这类会议在一个集中的议题下面根据所涉及具体问题、工作、事情的不同，可以分若干方面进行讨论和研究。,2,第四章 秘书 “办会”的工作,按照会议召开的时间划分定期会议。
4、指按照一定的时间间隔或一定的循环周期固定召开的会议，亦称例会。如办公例会、各种定期召开的经验交流会、学术讨论会等。,1,3,不定期会议。根据组织开展工作的需要，随时要召开的会议。如防汛紧急会、抗灾紧急会、工作布置会、研讨会等。,2,第四章 秘书 “办会”的工作,按照会议的级别按照会议的级别划分是依据我国党政领导机构从中央到地方的不同等级划分的，比如中央级会议、省、市、自治区级会议等等。,4,第四章 秘书 “办会”的工作,按照会议的秘密程度划分依据会议讨论议题的秘密程度，可将会议分为,5,第四章 秘书 “办会”的工作,按照会议的性质划分依据会议的性质，可以把会议分为决策性会议与非决策性会议两类，
5、之下又可根据不同的情况进行细分。决策性会议。包括立法性会议、党务性会议、行政性会议等。 非决策性会议。包括业务性会议、动员宣传布置性会议、纪念性会议、娱乐性会议、新闻性会议等。,6,1,2,按照会议与会人员集中或分散情况划分 由于现代会议形式的出现，有了与传统的与集中一处开会不同的异地开会形式，因而也就有了与集中开会对应的非集中会议形式。非集中的会议主要借助现代通信技术召开会议。包括电话会议、电视会议、网络会议等，统称为电子会议，是在一定的电子设备的支持下举行的本地或异地会议。,第四章 秘书 “办会”的工作,7,第四章 秘书 “办会”的工作,表4-2 会议的其他分类,第四章 秘书 “办会”的工
6、作,二、工作例会中的主要程序和原则,无论开展何种会议的会务工作，其总的要求是：充分准备、严密组织、服务周到、确保安全。秘书人员在工作例会中的主要会务工作具体而又琐碎，就其完成和处理的时间顺序来划分，可以分为会前、会中、会后三个阶段进行。,第四章 秘书 “办会”的工作,（一）秘书在会前要做充分筹划准备工作,秘书在会前要做的充分的筹划准备工作包括以下五个步骤（见图4-3）。,图4-3 会前准备工作的步骤,明确要点,准备议题,安排会议议程,通知开会,会场准备,第四章 秘书 “办会”的工作,明确要点秘书做常规会务，首先要明确领导开会的目的、任务、内容、中心议题，参加人员、会议地点、会期。作为例会，常常
7、是在上一次会议结束时有所交代，秘书应当用心留意。准备议题 围绕了解到的议题，秘书要准备有关的上级文件、本机关文书材料，有关的制度规章，有关的数据图表等。有的要先做会前调查，以掌握有关的统计数字、群众反映和有关的能够充分说明问题的资料。,1,2,第四章 秘书 “办会”的工作,质量高的工作会议，应当不讨论事先无准备的议题，这是秘书会务工作的第一条原则。秘书应该做好两方面准备。,第四章 秘书 “办会”的工作,安排会议议程因为会上要讨论的问题不只一个，所以，秘书要根据事务的轻重缓急，安排好议程。科学地统筹安排会议议程是秘书会务工作的第二个原则。,3,事关重大的，需要大家开动脑筋进行讨论的内容,放在会前
8、,放在后面,放在会期两头,一些例会上宣布周知的内容,有的议题部分人可以不参加，就可以迟到或早退，以避免不必要的“听会”,第四章 秘书 “办会”的工作,在不考虑其他因素时，一般应当先进行部分人员的议题，再进行全体人员的议题。这样小范围的会场容易集中、会场好掌握，会议进程也容易紧凑地控制。秘书也要科学安排工作会议的时间。,第四章 秘书 “办会”的工作,通知开会会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话通知和书面通知。,4,会议通知方式,口头通知,电话通知,书面通知,适用于小型例会，三五个人的碰头会,一般是与会者比较分散，尤其是不同单位部门的不定期会，常是以电话通知的形式通告,便条式或卡片式的会议通
9、知卡,张贴式即黑板启事栏的会议通知,秘书在通知开会时是口头和书面并用。即使采用口头通知，秘书也必须一一面告，不宜请人转捎口信。这是秘书会务工作的第三个原则,第四章 秘书 “办会”的工作,一般通知标题可以省略为“通知”。下面是三个例子：例文1通知五月三十日（周二）下午两点半在三楼小会议室由赵总经理主持召开各部门经理会，讨论本公司上半年销售计划落实问题。请各部门经理准时参加。总经理办公室月日,第四章 秘书 “办会”的工作,例文2教学观摩会通知时间：一九九四年五月三十日（周二）下午两点半地址：三楼阶梯教室主讲：音乐系赵鸣教授内容：严肃音乐的增长和发展参加者：各系负责教学的主任、助理。校教科研所月日,
10、第四章 秘书 “办会”的工作,例文3 各部门科长会议通知年月日事由：为讨论本季度生产计划完成情况及主要问题，特召开会议，请准时出席。受文者：各部门各科长时间：五月三十日（星期二）下午1：303：30。地点：第一会议室总经理办公室主任,第四章 秘书 “办会”的工作,会场准备 会场是在发会议通知之前就定下的。小型会议只需确认场所不变，备好桌椅、水具、必要的会议设备，检查电源，做好清洁工作，然后准备好记录用纸即可。,5,会场准备有以下要求：,第四章 秘书 “办会”的工作,第四章 秘书 “办会”的工作,（二）秘书在会中的组织和服务工作,工作例会中组织和服务工作相对简单易行，且工作量小，所以常设一位秘书
11、。,签到和检查会场 与会者进入会场，秘书人员要检查核对与会人员到会情况，清点人数，弄清缺席人及缺席原因，然后报告会议主持人。还要提示和保证与会者就座于适当的位置，以便会议按时召开，并将会议出勤情况如实记录。,1,第四章 秘书 “办会”的工作,集中精力，做好会议记录 会议记录要求准确、清楚、简洁。所以做记录的 秘书，要事先准备好记录用纸，要熟悉与会者发言的口音，做好会议记录。,2,服务性工作 小型会议上，一切会议服务都是由一名秘书来做，不另安排服务员。会议中，秘书要做好以下工作。,3,第四章 秘书 “办会”的工作,随时接听打进来的电话，根据需要进行处理,接待随时找人,为各位倒水,适时挂图、分送材
12、料、放投影、录音录像,适当为领导提供提纲等必要文字材料,要求,第四章 秘书 “办会”的工作,协助会议按议程进行并形成会议结果 秘书在会议中的一项重要的组织工作，是辅助领导或主持人按议程进行会议内容并协助对会议所有议题形成结果。按议程进行会议内容是避免无限期地讨论一个问题或者离开原定议题。还要敦促会议形成结果，比如讨论的问题要形成相对一致的意见，明确要做的工作最后由谁主抓或承办，一些事项的具体办理方法以及督办方法等。,4,第四章 秘书 “办会”的工作,（三）秘书在会后的善后和落实工作,秘书在会后的善后和落实工作有以下四部分组成,归档,秘书在会后的善后和落实工作的四个部分,及时清理会议室，使一切复
13、原，以便其他会议正常进行,及时下发会议文件，并对会上布置的工作做好催办,整理,第四章 秘书 “办会”的工作,整理：及时整理有关会议材料、如纪要、简报、决议或决定，其中包括要领导审阅签字的，要领导签发送有关宣传部门的，以及要在机关内信息简报上交流的内容。归档：一切会议材料，要及时按规定格式整理好，做好归卷工作，以备存档。,第四章 秘书 “办会”的工作,另外通过对工作例会程序的介绍，例会的原则可 归纳为以下六条：,第四章 秘书 “办会”的工作,第二节 会见会谈中的事务工作,一、安排会见工作,会见,接见或召见,晋见,谒见或觐见,卑者、小者和身份、级别、地位低者会见尊者、长者和身份、级别、地位高者,在
14、君主制国家,在外交上,尊者、长者和身份、级别、地位高者会见卑者、小者和身份、级别、地位低者,第四章 秘书 “办会”的工作,会见就其内容和性质来说，有礼节性的，也有实质性的，与会谈相比，礼仪性更强些。,第四章 秘书 “办会”的工作,在为领导安排会见时，秘书人员必须做的具体工作有以下几方面：（一）客人提出会见要求 会见如果是由客人提出，秘书人员应将对方要求会见的目的、人数、人员姓名、职务以及会见内容及时报告给领导，在领导的统一筹划与安排下尽早给对方回复，以便约定会见时间。如因故不能会见，应向对方婉言解释。,如果我方作为主人主动提出会见要求，即会见邀请，秘书人员需要安排好以下事务工作。,第四章 秘书
15、 “办会”的工作,（二）主人（我方）提出会见要求,第四章 秘书 “办会”的工作,第四章 秘书 “办会”的工作,其中在安排座次中，常见的安排法有如下三种。,第四章 秘书 “办会”的工作,第四章 秘书 “办会”的工作,二、安排会谈工作,会谈，指双方共同商谈，是双方或多方就某些重大问题，如贸易项目，政治、经济、文化等领域的重大问题的磋商或谈判。会谈一般均为实质性的，双方或多方都是以实现自身的一定利益为目的，希图与对方达成某种共识,因而会谈往往时间较长，可能出现波折，有时同一问题的会谈会分多次进行。秘书人员安排领导的会谈工作，与安排领导的会见工作基本相同，所以此处主要介绍会谈桌的选择和座次的安排。会谈
16、一般都在桌面上进行，选择专设的会谈桌进行会谈。常见的会谈桌及座次安排有以下几种情况。,第四章 秘书 “办会”的工作,（一）适合于双边的会谈桌安排,适合于双边的会谈桌安排有以下两种情况,第四章 秘书 “办会”的工作,（二）三方会谈时方形会谈桌的安排,三方会谈时方形会谈桌的安排情况如下,（三）多边会谈时的环形圆桌环形椭圆桌和方形会谈桌的安排,多边会谈时的环形圆桌环形椭圆桌和方形会谈桌的安排情况如下,空间,空间,空间,第四章 秘书 “办会”的工作,会见、会谈与会议的区别,从范围看,从目的看,会议是一方内部召开,会见、会谈则是双方或多方进行意见交换,会议的参加者往往目的相同，都是为了解决某一问题的,会
17、见和会谈涉及的问题是大家共同关心的，都是要争取各自更多的利益,第四章 秘书 “办会”的工作,第四章 秘书 “办会”的工作,第三节 公务仪典、宴请活动中的事务工作,一、公务仪典的筹划和组织工作,公务仪典的筹划和组织工作包括庆典、开幕式、签字仪式的筹划和组织。 （一）庆典的筹划与组织在组织值得纪念的日子，如成立纪念日、开放日、新办公楼落成日等等，或者在组织的经营活动取得重大成就时，都可以组织庆典。,第四章 秘书 “办会”的工作,庆典的参加者包括以下几类（见图5-）。,图5- 庆典的参加者,第四章 秘书 “办会”的工作,表5-7 筹划与组织庆典应注意的事项,第四章 秘书 “办会”的工作,（二）开幕式
18、的筹划与组织,组织或系统召开的大中型会议都有开幕式。在开幕式上，往往由主持人首先发表有关大会意义、议程和主要精神的概括性讲话，或由主要领导作报告。各种展览会，如经济建设成就展览会、商业性的博览会、文化艺术展览会，工程项目的开（竣）工和交接仪式等均有开幕式。秘书人员应注意做好以下工作。,第四章 秘书 “办会”的工作,确定参加人 秘书人员结合活动性质，拟出开幕式的参加人,送领导审查批准后确定。开幕式的参加人员大体有三部分：主办方领导、特邀宾客、有组织的观众。制发请柬 根据确定的参加人员，采取相应的召集、邀请方法。对领导要请示和确认出席时间，对群众要安排好组织协调工作，对宾客要及时印制分送请柬。尤其
19、是邀请主要嘉宾的请柬，应当专人送达，并请求对方确认出席，以便做好有关的其他准备工作。,1,2,第四章 秘书 “办会”的工作,第四章 秘书 “办会”的工作,布置开幕式的主席台 这是秘书人员组织与筹划开幕式的重头戏，主要有以下工作，如表5-8所示。,表5-8 组织与筹划开幕式,3,第四章 秘书 “办会”的工作,第四章 秘书 “办会”的工作,（三） 签字仪式的筹划和组织,通常，国家与国家之间，组织与组织之间在会谈和谈判取得成果，达成协议，缔结条约、协定或公约时，一般都要举行签字仪式。一国领导人访问他国，经双方商定发表联合公报（或联合声明），有时也举行签字仪式。商务贸易组织之间在重要的合作和贸易活动取
20、得进展时，也举行必要的签字仪式。秘书人员在筹划和组织签字仪式时要做好以下工作。,第四章 秘书 “办会”的工作,确定签字人 签字人的安排是很关键的，原则上是根据文件的性质由双方各自确认。有由国家领导人、政府有关部门负责签的，也有由董事长、总经理签的。但双方签字人工作性质应基本一致，身份亦大体对等。签字仪式的安排,1,2,第四章 秘书 “办会”的工作,签字仪式的安排包括以下四个步骤（见图5-）。,图5- 签字仪式的安排,第四章 秘书 “办会”的工作,签字仪式的场景布置要求签字厅 一般安排在较有影响的、适于签字的、宽敞明亮的大厅内，亦可安排在谈判室内。签字桌的选择 签字桌可选择设在签字厅内的大方桌，
21、桌上覆盖深颜色的台呢，究竟选择什么颜色，要视双方喜好并且不犯任何一方的忌讳。,3,1,2,第四章 秘书 “办会”的工作,摆设在选定的长方形谈判桌的后面摆放两把椅子，作为双方主签人员的座位，主左客右。谈判桌上摆放着各方保存的文本，签字用的文具。文具的前端中央摆一旗架，悬挂签字双方的旗帜。所有这些摆设的摆放都遵循主左客右的原则。,3,第四章 秘书 “办会”的工作,签字仪式的程序签字仪式的程序有以下四步（见图5-）。,图5- 签字仪式的程序,4,双方参 加签字 仪式的 人员步 入签字 厅,主 签 人 入 座,双方观 礼人员 按身份 站在己 方主签 人后,签 字 仪 式 开 始,第四章 秘书 “办会”
22、的工作,开始签字时由双方助签人员协助主签人翻揭文本，指明签字处，由签字人员在自己所要保存的文本上签字，并由助签人员将此文本送给对方助签人员，再由双方签字人员分别在对方保存的文本上签字。然后由双方主签人将文本互换，相互握手庆贺，有时备有香槟酒，在双方握手庆后，礼仪小姐端上香槟酒，双方共同举杯以示祝贺。,第四章 秘书 “办会”的工作,签字桌；双方标志或小国旗 a.主主签人；b.客主签人 a1主助签人；b1客助签人 a2、a3、a4主观礼人员；b2、b3、b4客观礼人员,图5- 常见签字桌及其人员站位情况,b4 b3 b2 a2 a3 a4,b1,a1,b,a, ,正 门,第四章 秘书 “办会”的工
23、作,二、宴请的筹划和组织工作,宴请，指盛情约请贵宾宴饮的聚会。更是人际、社交以至国际交往中最经常的交往活动之一。宴请贵宾的目的主要在于应酬答谢，祝贺共勉、增进友谊，协调沟通，联络感情，结交朋友以及讨论共同感兴趣的问题等。,第四章 秘书 “办会”的工作,（一）宴请的形式与规格,国际上通用的宴请形式有：宴会、招待会、茶会、工作进餐等。每种形式都有特定的规格和要求。宴会 宴会，指比较正式，隆重的设宴招待，一般为正餐。主宾在一起入坐进食，由招待员顺序上菜。,1,第四章 秘书 “办会”的工作,按其规格又可分为国宴、正式宴会、便宴、家宴四种形式（见图5-35）。,图5-35 宴会的四种形式,宴会,正式宴会
24、,便宴,家宴,国宴,第四章 秘书 “办会”的工作,国宴：特指国家元首或政府首脑为国家庆典或为外国之国家元首、政府首脑来访而举行的宴会。这类宴会规格最高，也最正式。在宴会上要悬挂国旗，安排乐队演奏双方国歌，奏席间乐，双方首脑在宴会前要发表演讲，讲话或祝酒词。正式宴会：规格比国宴低，且不悬挂国旗、不奏国歌，其余基本与国宴相同，亦可奏席间乐。便宴：常见的有午宴、晚宴，有时也有早宴。一般不排座次，不作正式讲话，菜肴亦可丰可俭，它最大的特点是自由、轻松、随便。家宴：即把客人请到家中招待的宴请方式，显得亲切、友好。家宴一般由家庭主妇亲自下厨烹调，家人和客人共同进餐，亦可采用自助餐的形式举行。,第四章 秘书
25、 “办会”的工作,招待会 招待会是不备正餐，较为灵活的宴请形式，备有食品、烟、饮料，不排席位，可以自由活动，常见的有两种形式（见图5-36）。,图5-36 招待会的两种形式,2,招待会 的形式,冷餐会,酒会,第四章 秘书 “办会”的工作,冷餐会：其特点是不排座次，菜肴以冷食为主，也可冷、热兼备，陈放在菜桌上，供客人自取，客人可以多次取食，自由活动，自由进食，自由交谈。当然对年老、体弱者，要准备座椅，并由服务人员招待。酒会：亦称鸡尾酒会，形式比冷餐会更活泼、方便。招待客人以酒水为主，略备小吃，不设座椅，仅放置小桌或茶几，以便客人随意走动，接触交谈，客人可以在任何时候入席或退席，来去自由，不受约束
26、。国际上举办大型活动，广泛采用酒会形式招待。,第四章 秘书 “办会”的工作,茶会 西方人一般在早、午茶时间（上午10时或下午4时左右），请客人品茶为主。茶会通常设在客厅，设茶几、座椅、不排席位，如有贵宾参加,可将其和主人安排坐在一起，其他人随意而坐。请客人品茶，通常享用茶水的过程也有许多礼仪和品茶习惯的讲究。茶具及茶叶都要十分考究，一般都选用名贵茶叶和上乘茶具，品茶的时候可略备点心或小吃。,3,第四章 秘书 “办会”的工作,工作进餐 按用餐时间分为工作早餐、工作午餐、工作晚餐，是现代国际交流中经常采用的一种非正式宴请形式，有时由进餐者各自付费。在进餐时，人们可以边吃边谈，在我国往往以快餐形式进
27、行，既简便、快速，又符合卫生要求。这类进餐只请与工作直接相关的人参加，不请配偶。,4,第四章 秘书 “办会”的工作,（二）宴请的筹划与组织,宴请是一种社交、礼宾活动，为获得成功，秘书人员必须事先做出周密的筹划与安排，其工作主要有：确定宴请的对象、范围和规格 确定宴请对象、范围和规格的依据是宴请的性质、目的及经费筹措等因素，即要把需要和可能结合起来。秘书设计初步方案，经领导审批后确定。,1,第四章 秘书 “办会”的工作,确定宴请的时间 时间的安排应充分考虑主、宾双方都较为合适这一因素，有时若实在难以兼顾，理所当然的应从宾客的方便着想，一般不宜安排在对方的重大节日、重要活动之际或有禁忌的时间。确定
28、宴请的地点 如果是官方的、隆重的宴请活动，一般安排在政府、议会大厦或宾客下榻的宾馆内举行。其他组织的宴请，有条件的可在本单位的宾馆或附近的饭店、宾馆内进行。,2,3,第四章 秘书 “办会”的工作,印制分发请柬 邀请宾客参加宴请的请柬可用红色或粉红色卡片印制，写清参加宴会的时间、地点，宴会名称，以及受邀人姓名，如需对方给予回复，应写清“恭候佳复”等字样。请柬要提前送达，以表诚意，也可给对方准备的时间。非正式的便宴可不发请柬，直接打电话做口头邀请亦可。,4,第四章 秘书 “办会”的工作,布置宴会厅 宴会厅和休息厅的布置，取决于活动的性质和形式。官方正式活动场所的布置，应该严肃、庄重、大方，不宜用霓
29、虹灯作装饰，可用鲜花、盆景，常青树等作点缀。如配有乐队演奏国歌或席间乐，乐队不要离得太近，乐声宜轻，最好能安排几位主宾都喜欢的乐曲。宴会休息厅通常放小茶几或小圆桌，与酒会布置相同。,5,第四章 秘书 “办会”的工作,菜谱安排原则 宴请时的菜谱要根据宴请的性质，目的，形式与规格，在经费预算标准内合理确定，菜谱的安排一般有四条原则（见图5-37）。,图5-37 安排菜谱的原则,6,第四章 秘书 “办会”的工作,合理安排座位和席次 宴请时的座次，尤其是正式宴请的座次，是表达主方对宾客的礼遇和尊重，因此秘书要注意恰当安排赴宴人员座次。总的原则，既要按礼宾次序的原则作安排，又要有灵活性，使席位安排有利于宾主席间的交谈进而增进宾主友谊。,7,第四章 秘书 “办会”的工作,常见的宴请中不同的座次安排（见图5-38）。,第四章 秘书 “办会”的工作,第四章 秘书 “办会”的工作,较大的宴请中主次宴席的两种安排次序（见图5-）。,
