1、日程表制作技巧,目录,1.什么是日程表?2.制作日程表的关键3.好事例介绍,.什么是日程表?,在公司组织中开展工作时, 将整体业务“负责人”、 “完成时间”、“工作内容”可视化, 使该业务相关人员对此达成共识, 从而促进一个团队顺利完成工作,1.什么是日程表?,日程表的定义,日程表的种类,日程表根据其时间长短进行分类,公司中常见 的日程表有三类,1.什么是日程表?,例1.年度市场营销大日程,例2.月度工作计划,例3.每日工作日程(Out look system),日程表的重要性,1.工作周期较长,项目较多的复杂工作2.需要与多个人员协作完成的团体性工作,什么样的工作需要日程表?,1.什么是日程
2、表?,2.制作日程表的关键,2.制作日程表的关键, 日程表制作的四大前提, 日程表的项目、具体实施内容及完成时间,相关人员,2.制作日程表的关键, 明确日程表制作四大前提, 顺序,明确工作的具体成果 确定工作的完成期限 确定工作的最终决裁者 明确工作的相关人员,在制作一个日程表之前,首先要明确工作的具体成果、完成期限、最终决裁者、及相关人员这四个前提,工作的 具体成果,完成期限,最终 决裁者,工作具体内容,工作具体内容,工作具体内容,后道工序,前道工序,2.制作日程表的关键, 明确日程表制作四大前提,明确工作的具体成果,【向谁】:该项工作的客户(后道工序) 【提供什么】:给客户提供的成果物、信
3、息等(满足客户的需求) 【怎么提供】:通过什么形式、方式方法提供,接到一项工作后,首先要向上司或后道工序(即客户)确认工作的具体成果,日程制作 小窍门,2.制作日程表的关键, 明确日程表制作四大前提,确定工作的完成期限【由后道工序决定】,每项工作都一定要有明确的完成期限。如果不能在规定的时间之前满足后道工序(即客户)的需要,工作就没有意义。因此我们要特别注意去向我们的客户确认工作的完成期限,并写到自己的日程表中。,日程表中要明确工作的完成期限,日程制作 小窍门,2.制作日程表的关键, 明确日程表制作四大前提,确定工作的最终决裁者,在推进一项工作之前,需要得到上级的审批。这个过程我们称为“决裁”
4、。 进行最终决裁的人就是最终决裁者。最终决裁者有时是我们的直属上司,有时是直属上司以上的人员,这要视业务的范围、重要程度、审批金额而定。 确定向最终决裁者的汇报时间。,根据公司规定或通过向直属上司确认的方式,明确最终决裁者以及决裁时间,日程制作 小窍门,大发销售部决裁流程:,业务担当,课长,室长主查,部长,姜总,四级决裁流程,特别重要事项,包括:部门及业务方针各项业务企划案 业务结果(中间)报告 文件发布(部内/部外/面向DLR)其它重要事项(非日常性业务),2.制作日程表的关键, 明确日程表制作四大前提,明确工作的相关人员,在工作的前、后道工序及具体从事某项工作时都会有相关的协作人员 考虑相
5、关协作人员时,还要注意考虑该工作给相关人员带来的影响,在制定日程表时要考虑各方面协作人员(上司、前后工序等);要将一些既定的日程(如公司、部门大日程,上司日程)加入日程表中,日程制作 小窍门,2.制作日程表的关键, 日程表制作的四大前提, 日程表的项目、具体实施内容及完成时间, 把握整体工作流程,明确日程表的项目, 预测完成每个具体实施内容所花费的时间,从后向前安排时间结点, 根据项目成果,把项目分解为具体实施内容,明确【向谁】、【做什么】、【怎么做】,把握工作整体流程,明确日程表项目,在丰田,所有的工作流程从大的角度都被分为PDCA四个阶段来推进,具体来说:,P:企划阶段 企划某项工作 D:
6、实施阶段 实施某项工作 C:评价阶段 对工作结果进行评价 A:采取对策 对评价中出现的问题采取对策 思考自己计划从事的工作属于那个阶段,制作日程时,可按PDCA(多使用P、D即企划与运营)首先分解出日程表项目,日程制作 小窍门,1)What :经营方针、商品、广告内容、零件、活动、培训内容 2)Where:地区、场所、事业机构、组织等 3)When :年、期、月、日、 4)Who :客户、相关人员、竞争对手、资格、能力水平 5)Whom :向谁决裁 5)How :系统、方法、规则、标准 6)How Much :金额、数量、件数、率 等,进一步细分日程表项目时,我们通常通过【5W2H】作为细分项
7、目的切入点。,日程制作 小窍门,一些分解日程表项目时所常用的切入点(参考), 根据项目成果,把项目分解为具体实施内容,明确【向谁】、【做什么】、【怎么做】,.明确为了完成日程表项目要做哪些事情 .其他相关人员通过阅读实施内容就可以明确整体工作 .项目细分到以每周为单位的程度,具体到什么程度:,从工作的最终成果反向思考“产生这个成果所需要完成哪些具体工作?”,顺着这样的思路不断思索,直到明确当前应该具体实施的内容,日程制作 小窍门,预测完成每个项目所花费的时间,从后向前安排时间结点,通过参考过去的工作手册,或与上司、先辈商谈来预测完成项目所花费的时间,预测完成一个项目所用时间时,需要预留出与上司、先辈的商谈、听取意见或修改资料的时间,日程制作 小窍门,3.好事例介绍,Thanks,