1、有效会议,长沙美斯服饰有限公司,刘春花,更多资料在资料搜索网( ) 海量资料下载,.第一章 规划您的会议,1.规划会议的方法与技巧,1.1.确认会议目的 1.2.拟定会议讨论事项 1.3.遴选与会人员 1.4.会议前的行政作业.,会议的十大问题,离题,闲聊 无结论 无会议目标或议案 拖得太久 低效率的主持人 与会者心不在焉 与会者为准备开会资料 过多或无组织的开会数据 一言堂 内部或外部干扰,1.1.确认会议目的,a) SMART原则的会议目标 b) 明确原则 c) 可衡量原则 d) 可达成与结果导向原则 e) 时间设定原则,会议是不是可以解决所有问题 在我们这个课,什么样的情况才开会,更多资
2、料在资料搜索网( ) 海量资料下载,2.拟定会议讨论事项,拟定会议讨论事项原则 1.了解会议目的及讨论事项 2.清楚自己扮演的角色及所负责任 3.提前在会前有充分的准备 4.有机会提供未尽周全的讨论事项建议.,拟定会议讨论事项原则,1.每次会议以三个较为适当 2.预估每个讨论事项所需时间 3.排定讨论的优先级 讨论事项的排定原则: 1.需要创意动脑的排在前面 2.较为重要的排在前面 3.争议性较小的排在前面(例) 4.须费时讨论较久的排在后面.,遴选原则 1.讨论事项主要负责人 2.讨论事项结果可能受影响的成员 3.重要决策者(例) 4.对该主题了解并能有所贡献者 分清参与会议人员的性质 1.
3、出席者 2.列席者,3.遴选与会人员原则,4.会议前行政作业,会场安排 a).应考虑出席会议人员方便 b).尽量避免任何外界干扰，让与会人员专心开会 c).会场应尽量让与会人员感到舒适 d).确认会议室 e).会议视听效果 f).会议室空间应考虑与会人员数量让与会人员没有距离感，压迫感.,4.会议前行政作业,会议时间确定 a)与会人员时间调查. 先区分与会人员对会议的贡献度 无法协调时以重要的与会人员时间为优先考虑 b）开会时段确认 ：理想的开会时段：上午9：0011：00 下午15：3017:00 不佳的开会时段： 会议时长 以一小时开完为原则,会议前：让与会者有所准备会议中：与会人员有所依
4、循，以达到开会的目的会议后：便于会后评估与追踪,事前规划会议的好处,小结：,会议是在特定的时间，地点内，集结特定的对象（三人以上）对于相关主题，做一面对面的沟通.,第二章 称职的会议主持人,会议主持人所扮演色,1.引导者 2.协调者 3.规范者,如何扮演一个引导者,营造和谐气氛，让与会人员畅所欲言.表达每一位与会者的重要性，仰耐他们的专业贡献，鼓励参与并确保意见被充分表达舆讨论。在会议中，鼓励或征询与会者的意见，当思考或讨论陷入胶着状况，要能适时的提出问题，激发可能的思考方向，协助澄清意见舆想法，并指引会议朝会议目标迈进，获得预期希望达成的共识或者具体可行的决议。,如何扮演一位称职的引导者,1
5、.营造和谐气氛 2.鼓励思考舆讨论 3.鼓励发表意见或者征询意见 4.分清问题 5.说明方向,如何扮演一个协调者,1.协调比较不同观点意见，汇整意见：舆会讨论到某一阶段,主持人应能适时的找出与会 人员意见的共同点舆差异点,让会议有共同的焦点,继续讨论.,如何扮演一个协调者,2.做出决策： 决议被充分的讨论后，不能让讨论持续无止境的延续，主持人应适时的提醒与会人员，进入决策阶段。决策的方式： a)最佳方式： 汇整讨论的内容舆意见，拟定最可行的因应对策，再诉诸表决或由主持人裁定并由与会 人员附议的方式。 b)直接诉诸主持人权威： 虽然可以快速得到结果，但会打压与会者士气，过于独断，容易因一人观点，
6、而有所偏 颇且出错率高。也会造成后续的行动方案，教难让人心悦诚服的执行。 c)直接诉诸投票表决，少数服从多数： 参与度高让多数人的意见得到尊重，却也造成少数人的意见被忽略。如人数较 少的会议，可以考虑采纳。 d)直接诉诸几位重要的与会主管决议： 直接诉诸几位重要的与会主管决议虽然是有效的做法，但还是仅限于几个人 的意见，还是有瑕疵，如果决策不当，小团体也易于落入被指责，且后续的行动方案， 教难让人心悦诚服的执行。,更多资料在资料搜索网( ) 海量资料下载,如何扮演一个协调者,3.重述决议： 每一议题讨论决议后，简明扼要重述决议，目的在于使与会人员均能清楚了解并确认。 4.分配工作，研拟行动方案
7、： 决议要有效的落实，需要后续的追踪舆具体 的行动方案。因此决议后，主持人应能针对决议结果，定具体明确的行动方案，分配各项工作执行人舆时程。,如何扮演一个规范者,1.掌握时间 准时开会： (1)与会者迟到，不要等他们; (2)不需要向迟到者解释已经进行或者讨论过的决议内容，除非迟到者 需要参与该议题的决议表决,否则应请迟到者会后参阅会议纪录 (3)如果是该会议的关键人物或者重要议题报告人迟到，则应以变动议 程为首要考虑，以免拖延会议结束时间，除非该会议是针对迟到者确 认可能延搁的时间，来决定会议开 始的推迟时间。 准时结束会议： (1)如有推迟的状况，可以考虑删除议程中不重要的项目，改由用书面
8、报 告的方式，但一定要全体会议者的完全同意。 (2)如果有些议程明显无法在有限的时间内讨论决议，应考虑通过表决， 另外安排一些后 续会议，完成未竟项目。,如何扮演一个规范者,2.掌控会议进度 宣布开会，说明会议目的、议程。 遵守会议讨论议题舆议程，避免离题。 有效掌控进度的方法：不让别人有插嘴的机会，放大音量使人噤口，暗示性话语使人停职发言，以点头、微笑、瞪眼等肢体语言来暗示继续讲或该闭嘴。 3 维持会议秩序：保持中立，减少舆议程无关的争辩舆讨论,小结,引导者 1.营造和谐气氛，让与会人员畅所欲言 2.激发思考舆讨论 3.分清问题说明方向 协调者 1.协调比较不同的观点意见，汇整意见 2.做出
9、决策 3.重述决议 4.分配工作，研拟行动方案 规范者 1.掌握时间 2.掌握会议进度 3.维持会议秩序,第三章 有效引导与冲突化解,主持会议有三种技巧： 会议引导技巧 观察与会者的行为技巧 冲突处理技巧,一、会议引导技巧,会议主持人应适时的利用问问题的技巧，来印发讨论、澄清问题、引导方向、控制进度等，以获得会议的目标。问问题的类型可以分为以下几种：,会议引导技巧,a)征询意见： 征询与会者的意见、信息或范例。(如：针对这种情况，我们应该如何因应？有没有人可以提供相关资料，帮助大家进一步思考的？可以举一个例子，帮助大家更快进入状况吗？),会议引导技巧,b)澄清问题： 针对不清楚的报告或双方争论
10、焦点模糊时， 适时协助澄清。(如：抱歉!我还没有完全了 解，你是说如果，会？小李，你是 说，而小张你是认为，是吗？),会议引导技巧,C)重复确认： 由重复说话者所说的重点，确认理解无 误，也协助其它与会者有相同一致的认知 (如：我再确认一下，你是说？),会议引导技巧,d)引发讨论或想法： 会议陷入沉默或胶着状态时，主持人应适 时抛出适宜的话题，来促发想法、引发讨 论或者挖掘更进一步的讨论。(如：针对A 方案，我们是否有必要同时也考虑的 事情呢？各位是不是需要考虑，如果A 厂，如果无法如期交货时的因应对策？),会议引导技巧,e)支持鼓励： 发觉有部份与会人员过渡静默，也可以 用问题引导发言。(如
11、，大为，我想厅厅 你的想法？小芬，你过去处理过类似的 状况，你觉得怎样处理比较好呢？),会议引导技巧,f)换发言人： 当发觉某位与会人员过度发言，应适时制止 并引导其它人发言。(谢谢小王，那么，小张，你认为呢？),更多资料在资料搜索网( ) 海量资料下载,会议引导技巧,g).综合归纳： 当观察到议题已被充分讨论时，应技巧的做充分归纳， 引导该议题进入决议阶段。(如：综合归纳的讨论，有 A、B、C三项对策，是不是先对这个对策做决议呢？),会议引导技巧,h)控制进度： 有时会议讨论过于激烈，难免会犹言未尽， 但任适时提醒，掌握进度。(如再次提醒大家会议 只剩15分锺，请大家把握时间。) i)引导方
12、向：发现有偏离主题的 状况发生，主持 人应适时的引导回来。(如：此次会议主要是论 新产品的促销方案，有关旧品回收议题，建议于 临时动议中，再行讨论),观察与会者的行为技巧,A 分析与会者的肢体语言 要让会议有效率，应该要会前研究与会者风格舆应对方式，会议中，尽量减低或排除可能人为因素影响会议进行，并且学习观察与会者肢体语言信息，适时的反映处理，都是能让会议依着原定的目标、议程舆进度进行的重要技巧 与会者风格: 一般而言，与会者风格可分为5种：沉默者、漫谈者、侵略者、跟随者、行动者。以下分别介绍这5种风格的人，所具有的特质舆应对方式。,观察与会者的行为技巧,1.沉默者特点为： (1)少有贡献的发
13、表意见，但不表示对议题没有意见或反映。 (2)对发表意见感到不安，怕说错、被批评或被忽略。 应对方案：a.切忌在一开始，点名要求发言。b. 尽量用问问题方 式，用鼓励性言语舆肢体语言，引导发言。 2.漫谈者特点为： (1)霸住发言权，冗长发言。 (2)漫谈不相关主题。 (3)琢磨无效议题 应对方案： (1)冗长发言时，以“你的重点是.”的问句，协助其归纳总结重点。 (2)漫谈不相关主题时，适时以“这是很好的观点，但回到我们的主题”话 语，拉回主题。 (3)琢磨于无效的议题时，适时以 “这我们以前已经讨论过，我们还有许多重要 的议题要讨论，我想我们应该. ” 提醒回到原定议题上。,观察与会者的行
14、为技巧,3.侵略者特点： (1).刻意反对他人的意见，在任何事情上找碴，籍此引起争端以获取权力. (2).常在他的批评中，揭露某些被忽视的重要弱点或缺失。 应对方式： (1).勿刻意忽略侵略者负面的意见或尝试跳过他的意见，因为有时他的批评常指出某些重要事实，缺失去，提醒注意。 (2)引导侵略者专注在所见问题的建设性舆正面部份。 4.跟随者特点： (1).不会有自己的想法和意见。 (2).相对的却会很快的支持他人的意见。 (3).热衷于执行。 对应方式：(1)刻意将焦点放在他身上，否则你将很难获得他的支持舆承诺。,5.行动者: 行动者是非常有精力，非常活跃的。他们意志力强盛、不放弃、不妥协。其特
15、点为： (1).容易成为会议中的焦点，有许多精力，乐于采取行动，看见结果。 (2).有坚定的意志力，行动者有其正确的辅助力量，但若应对不当，也会造成反效果的。 应对方式： (1).善加利用是主持人的有力助手，因为他们乐见事情被完成，及乐于寻找解决方式。 (2).切勿安排过多的行动者在会议中，将难以驾驭，因为有时他们会朝向 相反的方向努力。 (3).善用行动者，不要让他们遮盖或阻碍了其它与会人员。,观察与会者的行为技巧,观察与会者的行为技巧,B.肢体语言的观察技巧 学习观察与会者的肢体语言所传递的信息，适时反应，也是掌握与会人员依循会议目标、议程舆进度共同努力的重要技巧。 会议中，常有的肢体语言
16、包括：,观察与会者的行为技巧,无兴趣采用封闭式姿势：低头、目光固定的看着桌面、注意力不集中或视远 方、对讨论的议题没有反应、频频看表、打呵欠、清楚表达缺乏兴趣。愤怒紧闭爽唇、目光咄咄逼人、握拳、对于讨论的议题反应强烈。理直气壮蹙眉、目光轻视、盛气凌人的指人、轻蔑的表情感兴趣支持放松双臂双手、身体前倾、扬眉微笑、点头、目光接触、对谈话主题感兴趣 想发言身体前倾、扬起一只手臂、目光注视主持人、嘴巴微开 回避态度交叉双臂、回避主持人目光接触,处理会议冲突技巧,由于权力义务的关系，不同与会人员的立场不同，会议中产生冲突在所难免。身为会议主持人，冲突发生时，处理的重点未必是在解决问题的本身，而是应思索如
17、何运用冲突中具有建设性的一面。因为，在许多情况下，人与人之间的对立、争执舆竞争，反而有正面帮助，可以达到以下好处： 增加工作活力; 通过不同观点的脑力激荡舆争论、激发出更多的创意; 通过双方收集证明自己的立场的数据以及陈述，让双方更加彼此了解。冲突的应对方式：,更多资料在资料搜索网( ) 海量资料下载,处理会议冲突技巧,a.分清目标 很多冲突的发生，纯粹是因为与会者对会议的目标有不同的认知而造成。认知不同，就无法期望对方能展现出所期望的行为，因此，分清会议的目标是破解双方僵局的第一步。目标不一致，只会让意见更分歧，不是产生僵局就是冲突更激烈。因此，重申目标或再次分清目标，都是主席在会议冲突发生
18、时可以采取的动作，让会议尽早回归正常程序的运作。,处理会议冲突技巧,b.寻求谅解 争执产生时，双方往往很难冷静的倾听对方的说明。冲 突的双方容易陷入情绪低化、厅不进建言舆思考能力受 干扰，因而造成更为负面的结果。会议主持人要适时站 出来，要求双方冷静，协调双方脱离僵局。当双方有争执时，往往无法冷静下来倾听对方说辞，因 此，需要主持人适当介入，帮助俩人跳出僵局，身为主 持人的你，可以要求双方先冷静下来，尝试相互陈述对 方的立场及坚持的理由，帮助双方思考对方的立场。,c.维持理性 冲突产生时，人在情绪化的反应下，是很容易失去理智的。会议主持人要适时跳出来干预，化解负面的情绪，请与会人员维持理性，使
19、会议继续下去。 再面对冲突时，常被情绪所淹没，厅不进别人讲的话。为了使会议决策有质量，主持人必须要适时提醒与会人员要保持理性思考，把重点放在事情的本身，而非对人的看法。如发生冲突，要适时利用主持人权威出来干预，要求保持理性，化解负面情绪。,处理会议冲突技巧,d. 暂且搁置方案e .提出代替方案f . 善用幽默感,处理会议冲突技巧,第四章 决议追踪舆会议评估,会议结束时的重点工作：1.临时动议 2.总结达成的各项主要决议 3.再次确认获得的共识舆决议 4.提醒会后各项决议的后续工作任务舆责任人 5.敲定下次会议时间 6.感谢参与者的时间舆贡献,学习小结,主持会议的三种技巧： 1.会议引导技巧：
20、问题的类型可以分为：a .征询意见 b.澄清问题 c.重复确认 d.引发讨论或想法 e .支持鼓励换人发言 g.综合归纳 h.控制进度 i.引导方向 2.观察与会者的行为技巧 a.分析与会者风格舆肢体语言、与会者风格可分为沉默者、漫谈者、侵略者、跟随者、行动者。 b.肢体语言的观察技巧-会议中常用的肢体语言有：无兴趣、愤怒、理直气壮、感兴趣支持、想发言、回避态度 3.冲突处理计较 处理冲突时要把握一些原则和技巧有：a.分清目标 b.寻求谅解.c.维持理性.d.暂且搁置争议 e .提出代替方案 f .善于运用幽默感.,更多资料在资料搜索网( ) 海量资料下载,会后追踪事项,1.会议纪录会议纪录应在3天内分配予与会人员及其主管，并要求与会人员当天回复确认会议纪录。 2.会议主持人监控后续行动执行进度与追踪结果3.会议主持人提供必要的协助与支持,更多资料在资料搜索网( ) 海量资料下载,
