1、会议手册一、 会议主题xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx二、 会议目的xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx三、 会前工作1、会议负责人、主持人、报告人（1）根据会议地点、会议规模确定会议负责人；（2）确定会议主持人和相关报告人；（3）会议负责人通知会议主持人和相关报告人，将会议策划方案、 会议内容、会议议程等发至他们，以便更好地准备主持词和报告PPT;2、会议工作组会议负责人，统筹会议的整个流程，会前准备、会议执行过程中的各方协调、会后的总结、报销等工作，并负责组
2、建会议工作组，包括会务小组，后勤小组，影音小组，媒体小组，各组选出组长进行工作协调。各组分工见会议工作组分工表 。3、会议邀请函、会议议程、会议指南（1）会议负责人与会务小组根据会议主题和内容，形成会议邀请函。媒体小组通过微信公众号，云资讯等方式进行媒体宣传，影音小组提前开通直播间进行直播预告和宣传，也可将邀请函直接发送给意向参会人员；（2）根据会议主题和会议内容，初步确定会议议程；（3）会议前至少一周，会务小组需要形成会议指南（含会议日程安排、酒店路线等） ；（4）会议前五天，会务小组每天跟进参会人员和专家的邀请情况，初步确定住宿、用餐、会议资料等事宜的准备情况，并与后勤小组3、酒店对接由会
3、议负责人结合会议实际情况，进行酒店的筛选和对比，并与酒店进行对接，由会务小组进行协助。（1）根据会议议程和会议安排，初步判断所需会议室的数量、规模、设施；用餐的数量、规格；住宿的数量等，以此筛选酒店，对比酒店的位置、设施及价格，确定酒店；（2）确定酒店后，对接酒店销售经理，预定会议室、用餐数量和规格、房间数量和规格，并与酒店签署协议；（3）对接酒店确定细节安排：一是会议室设备设施情况、会议室宣传品布置的尺寸要求及注意事项（条幅数量和尺寸，是否有 LED 背景墙及其尺寸，签到背景墙尺寸等） 、茶歇服务标准及收费；二是用餐的菜单、酒水能否自带、是否收服务费等问题的确认。4、酒水（1）结合预算和实际
4、情况确定酒水购买种类、品牌型号和数量；（2）由后勤小组联系商家进行预订，约定送货时间、地点、联络人，如果直接送到酒店，提前与酒店联络。5、茶歇结合预算和实际情况确定由酒店提供茶歇还是自行采购，若自行采购，则（1）首先确定需购买茶歇的种类和数量；（2）由后勤小组提前购买，茶歇洗净分盘装好，并准备好茶叶。6、会议用文件整理（1）会议欢迎背景图片、PPT、视频，会议各环所用背景音乐，目前已有相应文件，根据不同会议需要新的文件时，由媒体小组和影音小组协同完成；（2）收集报告 PPT（或其他文档）：将所有报告 PPT（或其他文档）拷到一个 U 盘，放到电脑桌面，由影音小组负责。7、宣传印刷品由后勤小组负
5、责，详细物料情况见表格会议物料清单（1）确定门形展架制作数量和内容、条幅内容；（2）若酒店无 LED 液晶屏，则需要对接广告公司进行租用，与酒店沟通尺寸问题；（3）对接广告公司进行签到背景墙的制作和安装，相关参数由酒店提供；（4）会议议程、会议指南、签到表格等文档的打印；（5）公司宣传画册、手提袋、工作证、参会代表证等物料的准备；（6）会议纪念品、小礼品的准备。8、会场布置会务小组与酒店对接会场布置工作，由酒店工作人员协助。（1）布置签到台：签到背景墙的安装；（2）布置会议室：LED 背景墙，悬挂横幅、摆放展架；桌子、椅子摆放整齐，并确保整洁；摆放好立式讲台、白板；（3）根据座位和人数，每个座
6、位前放置会议议程、本子、笔、矿泉水等。9、设备调试由影音小组负责（1）投影仪（LED 液晶屏）：联系酒店工作人员或 LED 液晶屏安装人员提前调试，如有显示不清等情况及时更换；激光翻页笔的测试。若投影仪或液晶屏不能正常显示，一般是电脑显示分辨率的问题，可将分辨率适当调低。（2）音响：联系酒店工作人员提前调试，备好无线、有线话筒，无线话筒确保有电（充电或换电池） 。（3）电脑：windows 系统，有 MS Office 和 WPS 软件。准备 1 到 2台电脑作为备用，以免临时出现问题；每台电脑各种资料、文件需齐备（宣传视频、音乐、欢迎背景页、演讲文档） 。（4）网络直播用智能手机：直播间的开
7、通，测试，以及会场网速的测试，保证直播流畅不卡顿，同时准备好移动电源，为手机提供续航支持。（5）摄影及摄像设备：检查设备能否正常使用，内存是否充足，并充满电。10、资料袋（1）根据会议内容确定需要的资料类别和数量；（2）将所需资料和礼品一起装进公司手提袋。四、 会中工作：1、签到（1）根据参会信息统计表打印带信息签到表和空白签到表 ，准备签到用笔；签到表设置备注一栏，统计参会代表是否用晚宴；（2）将资料袋放置签到台后，签到时分发资料袋；（3）参会人员签到完成后引导其到签到背景墙进行签名。2、会场（1）LED 背景/投影仪：会议主持开始及致辞时，画面固定在主背景；（2）主持人：介绍每一个发言和报
8、告，在基本介绍词说完后，加一句“大家掌声欢迎！” ；（3）音乐播放：根据会议流程播放音乐，包括会议开幕，主持人登场，领导登场，促单互动环节。（4）拍照：会场四个角分别拍摄整体照片，需拍上横幅、屏幕、全部参会代表；发言人和报告人需要有特写照片；（5）网络直播：会议正式开始前半小时进行直播预热，会议期间根据领导和嘉宾发言调整机位，并适时拍摄观众区域。（6）录音：参会代表发言，尤其是嘉宾、专家等发言需进行录音；（7）话筒：准备 1-2 支无线话筒，在会议沟通互动阶段给参会人员发言使用。3、茶歇（1）提前对接酒店会议室负责人，提前准备茶歇桌子，将茶歇放置在会议室门口，并且准备 1-2 个垃圾桶；（2）
9、注意茶歇时间，及时提醒茶歇时间；茶歇时间根据会议时间进行具体安排。4、晚宴由会务小组负责（1）提前对接酒店，准备茶水；（2）对接餐厅服务员，晚宴桌子排上序号，设置主桌为 1 号 2 号，重要嘉宾坐到 1、2 桌。（3）会务小组工作人员提前在门口、酒店转弯处等位置占位，引导参会人员从会议室到餐厅用餐，若人手充足可协助会后的物料和设备整理工作。（4）领导致辞（5）敬酒五、 会后工作：1、物料和设备整理回收原则上会议结束后是由后勤小组和影音小组分工整理，视会场现场情况各小组要协作配合，确保会后整理工作稳定有序完成。（1）将签到表保存好，将剩余资料、展架整理回收，租用物品由服务商加负责拆卸回收，由勤小组负责；（2）会场用设备的整理和安全存放，由影音小组负责；（3）将剩余茶歇整理回收，由后勤小组负责。2、会后促单工作xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
