1、归档文件整理（2017年5月）,归档文件整理,一、归档文件整理的含义：归档文件整理是将文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编目、装盒，使之有序化的过程。这里的归档文件是指单位在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各类纸质文件材料。档案是什么呢？档案就是机关企事业单位以及个人在在工作中形成的具有参考和凭证价值的文件材料。,二、归档文件整理的重要意义,归档文件整理工作很重要,归档文件整理规则（以下简称规则）DA/T 22-2015,国家档案局 于2015年10月25日发布，2016年6月1日起执行。 适用于所有单位文书档案整理，其他门类的档案可以参照执行。有特殊规定的除外。,与20
2、00版规则的不同：,1.标准适用范围由纸质文件扩展到纸质和电子文件。2.明确装订方法。3.调整归档章、增加了页码的编制要求。4.调整编目项目。5.统一为件号，去掉馆编件号。,纸质归档文件的整理流程：,实际整理过程一般分为九步： -收集-鉴定-分类-确定保管期限-文件装订-排序-盖归档章及编页 - 打印目录-装盒及上架,第一步 ：收集,一、档案收集档案收集是指依据一定的收集范围，通过一定的方法将单位及个人手中有价值的文件集中起来，以供归档利用的过程。档案收集是归档整理的前提、根本。档案收集的要求是齐全完整真实有效。以我为主，以人为本。,二、档案收集的内容,收文; 发文:（1）红头文件（2）白头文
3、件 a）会议类材料： b）综合类材料： 账外文件：开会带回来的文件、会议记录、大事记、年鉴、合同、协议等,须采取以下相应措施：,一是严格登记。立档单位要建立健全收发文登记制度，保证年底文件归档的齐全完整。 二是及时收集。在日常工作中，密切关注办理完毕的文件，以及文件形成和处理过程，做到随时归档。三是责任心。档案工作人员要有高度的责任心。四是积极获取领导支持。,第二步归档鉴定,一、归档鉴定 文件的归档鉴定是进行归档文件整理的首要环节，也是档案管理工作的起点。文件的归档鉴定主要鉴定归档文件是否有保存价值，即确定文件整理范围。简单来说就是将不需要归档的文件剔除。,二、确定文件整理范围,1、应当归档的
4、文件一是反映本机关职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。二是机关工作活动中形成的具有维护国家、集体和公民权益等方面的具有凭证价值的文件材料。三是需要贯彻执行的上级机关、国家机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料。四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,2、不归档的范围,不归档的范围：（1）上级机关文件中，普发性文件仅供参阅的，不需要办理的文件，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，公共参考的抄件。（2）本机关材料中没有查考价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿，不需要办理的一般性人民来信、电话记录；（3）同级机关的文件材料中不需要
5、办理的抄送文件，不需要贯彻执行的文件材料；（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料；（5）重份的文件。,第三步档案的分类,一、归档文件的分类方法全宗内档案分类的方法有很多，规则中有三种通用的分类方法：（一）年度分类法；根据文件形成和处理的时间进行分类文件归档以年度为整理单位，特殊情况有以下四种情况。 1、文件有多个时间，以落款时间为准。 2、跨年度形成的文件，归入办结年。 3、多份文件作为一件时的日期判断，以排序在前的文件日期为准。 4、文件没有标注日期，要尽量考虑文件背景、内容进行判断。,（二）机构（问题）分类法,机构分类法是指根据机关设置的处室机构对文件
6、进行分类。采用机构分类法时，一般来说，一个机构就是一个类，机构名就是类名。各类的排列次序可按照单位规定或习惯。以市档案局为例，可以分办公室、业务指导科、法制宣传教育科、征管利用科、信息技术科等几类。,问题分类法,问题分类法是指按照文件内容涉及的问题对归档文件进行分类。问题分类法在文件归档时主观随意性较强，应慎重采用。以学校的问题分类为例，分为党政管理类、教育教学类、科研类。注意：在制定分类方案时，机构分类法与问题分类法不能同时使用。,分类方案中的分类方法：,每个单位的分类方案以市档案局根据本单位请示给予的批复为依据，一般不能随意改变。将分类层次限定为二、三级，最多为三级：二级分类法：年度-保管
7、期限 三级分类法：年度-保管期限-组织机构（问题）一般情况小机关一般采用二级分类法，大机关可采用三级分类法。,体现在分类方案中：,二级分类法为年度-保管期限分类法 以市档案局为例，二级分类法为： 2016年（1）永久 （2）30年 （3）10年,三级分类法为年度-机构（问题）-保管期限分类法。以市档案局为例，三级分类法为：2016年（1）办公室永久30年10年（2）业务指导科永久30年10年（3）征管利用科永久30年10年（4）法制宣传教育科永久30年10年 其他科室以此类推 .,体现在件号上：举例子,二级分类法件号：2016年（1）永久 1-110 （2）30年1-201 （3）10年1-7
8、6,三级分类法件号：2016年（1）办公室永久 1-3030年1-2310年1-11（2）业务指导科永久1-2030年1-3010年1-14,第四步确定保管期限,确定分类方法以后，对每份文件的保管期限进行甄别。国家档案局8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定将机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年和10年。,二、永久保管的文书档案包括,(一)本机关制定的法规政策性文件材料;(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等
9、;(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料;(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。,三、定期保管的文书档案包括,(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;(二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;(四)本机关一般性事务管理文件材料;(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等;(六)上级机关制发的属于本机关主管业务的
10、一般性文件材料;(七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;(八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;(九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。,归档文件整理所需要的工具:,1、订书机及钢钉2、曲别针3、剪刀4、锥子5、夹子6、铅笔7、橡皮8、修正液9、胶水或胶棒10、起钉器,第五步装订,1、修整：破损的需要修裱字迹模糊或不耐久的要复制去除对文件长期保存有损害的原金属或塑料装订物规整页面到A4大小（超大页面要折叠，较小页面要裱糊）,2、组件：,归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；
11、文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；,组件：,报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。一般情况下，一次审批、审查、核准、处罚、处分、复议、国家赔偿形成的文件材料应作为一件。,3、组件时文件排序：,1、发文：正本+定稿+发文稿纸2、收文：收文+文件处理单归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转
12、发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。,另外：,（1）会议记录应按照时间先后排序；（2）介绍信及存根应按照人员结合时间先后排序；（3）新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排序；（4）行政审批、处罚等材料应结论性材料在前，其他材料依工作流程顺序排列在后。,4、装订：,装订要求：1、牢固、安全、简便（减少对文件材料本身的影响）2、不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订，不建议用缝纫机装订。 3、永久保管的归档文件，
13、严格规定不能使用不锈钢夹或封套装订。定期的最好不用。但是尊重一些单位的系统规定。,5、装订方法,永久与定期30年的文件：“三孔一线”线装（粗线、细线）定期10年的文件：可以使用钉子。也可以与永久保存的装订方式相同。但是相同保管期限的装订方式应该一致,线与针：,我负责文件装订,直角装订方法 三孔一线装订法。,视频讲解员：,1、为防止文件被破坏，起钉子要在文件背面起。2、通过对折法，取出上中下三孔。3、装订前要用夹子等工具固定，做到文件底齐、左齐。4、竖版A4文件与横版A4表格文件都是左侧装订。5、装订完成后，要有留线，防止开线问题，留线大概二指。如图示:,我在这里呦,第六步排序,排序是指归档文件
14、在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。归档文件排列原则即是事由原则。所谓的事由原则即是，同一事由的相关文件应当排列在一起的原则。,具体排序顺序：,在同一保管期限内，按照上下级事由时间的顺序进行排序。也就是说，先按上下级顺序排，按照国家、省、市委、市府、组织部、人社局等其他单位排序。再按照事由排序，同一事由的文件排在一起。最后一级按时间，时间早的排在前面。,第七步盖归档章与编页号,1 .档号章的规格是16MM宽，45MM长，分为均匀的六格，机构（问题）项为选择项。 2.归档章盖要用蓝色印台，盖在左上角1厘米x1厘米处，尽量不要压到字迹，归档章盖完后要求平正美观。 3.填写归档章要使用符
15、合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水、蓝色印泥。,归档章,示例一：,示例二：,A001,规范的归档章盖法：,A4竖版表格与A4横版表格归档章的盖法,不规范的归档章盖法：,盖字,文件中间,左边,横版表格竖着盖,编页码：纸质归档文件一般以件为单位编制页码,只要有字或者其他标识的就应该编页，分别标注在文件正面右上角，背面左上角,正面文件右上角,背面文件左上角,不需要编页码的情形：,文件材料已印制成册编有页码的，或者拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。,第八步：编制目录。,1.归档文件整理完成后需要打印目录，目录共包括九项分别为：序号、档号、文号、责任者、题名、日期、页数、密级、备注
16、。2.编写目录应当准确，详细，便于检索。3.归档文件目录建议由软件生成或使用电子表格进行编制。4.目录表格采用A4幅面，页面设置为横向。5.新的归档文件目录在滨州市档案局信息网上，在线服务，表格下载中可以下载。,归档文件目录,横版A4,例子：,横版A4,目录解说员：,序号：为文件的顺序号，从1开始档号：全宗号-档案门类代码年度-保管期限-机构（问题）-件号 009-WS2016-Y(D30、D10)-BGS(办公室首字母大写)-0001文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件
17、主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“ ”。日期：文件的形成时间，19990909。 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。备注：注释文件需说明的情况。,档号的编制：,二级分类档号的结构： 全宗号-档案门类代码年度-保管期限-件号 009- -WS2016-Y-0001 009- -WS2016-D30-0001 009- -WS2016-D10-0001三级分类档号的结构： 全宗号-档案门类代码年度-保管期限-机构（问题）代码-件号 009-WS2016-Y-BGS-0001 009-
18、WS2016-D30-BGS-0001,目录应当按照档案的保管期限装订成册，制作目录封面封面为横版A4纸,第九步装盒与排架,1、将归档文件按照顺序装入档案盒，不同年度、保管期限、机构（问题）的归档文件不能装入同一个档案盒2、标注档案盒封面、盒脊3、编制备考表4、上架,档案盒,规格：310MM长，220MM宽，盒脊厚度20MM，30MM，40MM，50MM，也可根据需要特别定制档案盒用纸：无酸纸,档案盒：封面标注全宗名称,盒脊,档案盒盒脊应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置检索项，包括全宗号、年度、保管期限、起止件号和盒号等必选项，设置机构（问题）为选择项。,档案盒盒脊,盒号进馆时填写,编制备考表,a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。b）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。c）整理日期：归档文件整理完成日期。d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。e）检查日期：归档文件检查完毕的日期。,排架：,按照分类方案，最好区分永久和定期两个区域，以免以后倒架的麻烦。,排架实例：,10年,30年,永久,1、按照保管期限分别排列。2、预留空间。3、每一保管期限的档案按照时间排列。,谢谢大家,
