1、课题6 Access数据库基础,6.1 数据库系统简介6.2 Access系统简介6.3 创建数据库6.4 表的建立6.5 表的数据交换6.6 表间关系6.7 表的基本操作6.8 表的其他操作,6.1 数据库系统简介,6.1.1 数据库数据(Data) 数据是描述现实世界事物的符号记录，是用物理符号记录的可以鉴别的信息。包括文字、图形、声音等，他们都是用来描述事物特性的。 数据处理 数据处理是对各种类型的数据进行收集、存储、分类、计算、加工、检索与传输的过程。包括：收集原始数据、编码转换、数据输入、数据处理、数据输出等。数据库(DataBase，简记为DB) 数据库是长期存储在计算机内、有组织
2、的、可共享的数据集合。这种集合具有如下特点：最小的冗余度应用程序对数据资源共享数据独立性高统一管理和控制,6.1 数据库系统简介,6.1.2 数据库系统数据库应用系统 数据库应用系统是指系统开发人员利用数据库系统资源开发出来的，面向某一类实际应用的应用软件系统。例如：财务管理系统，人事管理系统等等。 数据库管理系统（DBMS) (Database Management System)数据库管理系统是位于用户与操作系统之间的一个数据管理软件，它的基本功能包括以下几个方面：数据定义功能 用户通过数据定义语言对数据库中的数据对象进行定义。数据操纵功能 用户可以使用数据操纵语言操纵数据，如查询、插入、
3、删除和修改。数据库的运行管理功能 数据库在建立、运行和维护时由数据库管理系统统一管理和控制。数据库的建立和维护功能 它包括数据库初始数据的输入、转换功能，数据库的转储、恢复功能等。,6.1 数据库系统简介,数据库系统的组成 数据库系统由5部分组成：硬件系统、数据库集合、数据库管理系统、应用系统和人员。其中，人员包括：数据库管理员、系统分析员、数据库设计员、应用程序员和最终用户等。其中，数据库管理员是对数据库进行规划、设计、维护、监视等的专业人员。,1.1 数据库系统简介,数据库系统的结构 数据库系统在总体结构上一般都体现为三级模式的结构特征，即外模式、模式和内模式，分别反映了看待数据库的3个角
4、度。 模式Schema）：又称概念模式或逻辑模式，是数据库中全体数据的逻辑结构和特征的描述。 外模式(External Schema)：也称子模式或用户模式，是数据库用户看见和使用的局部数据的逻辑结构和特征的描述。 内模式（Internal Schema）又叫做存储模式，是数据在数据库系统中的内部表示，即数据的物理结构和存储方式的描述。 如果把一个话剧团看作一个数据库系统，那么，所有演员的集合就是它的模式，它不同于其他话剧团；观众看到的某一场话剧的演员为外模式，它只是全体演员即模式的子集；演员的住宿方式就是内模式了，它表述了演员的物理存在形式,6.1 数据库系统简介,6.1.3 数据库技术的发
5、展 数据管理技术的发展经历了人工管理、文件系统和数据库系统3个阶段。人工管理阶段 这一阶段是指20世纪50年代中期以前，计算机主要用于科学计算，当时的计算机硬件状况是：外存只有磁带、卡片、纸带，没有磁盘等直接存取的存储设备；软件状况是：没有操作系统，没有管理数据的软件，数据处理方式是批处理。人工管理阶段的特点是：数据不保存、数据无专门软件进行管理、数据不共享、数据不具有独立性、数据无结构。文件系统阶段 这一阶段从20世纪50年代后期到60年代中期，计算机硬件和软件都有了一定的发展。计算机不仅用于科学计算，还大量用于管理。这时硬件方面已经有了磁盘、磁鼓等直接存取的存储设备。在软件方面，操作系统中
6、已经有了数据管理软件，一般称为文件系统。处理方式上不仅有了文件批处理，而且能够联机实时处理,6.1 数据库系统简介,数据库系统阶段 20世纪60年代末数据管理进入新时代数据库系统阶段。数据库系统阶段出现了统一管理数据的专门软件系统，即数据库管理系统。数据库系统是一种较完善的高级数据管理方式，也是当今数据管理的主要方式，获得了广泛的应用。 分布式数据库系统阶段 分布式数据库系统是由若干个站集合而成。这些站又称为节点，它们在通讯网络中联接在一起，每个节点都是一个独立的数据库系统，它们都拥有各自的数据库、中央处理机、终端，以及各自的局部数据库管理系统。因此分布式数据库系统可以看作是一系列集中式数据库
7、系统的联合。它们在逻辑上属于同一系统，但在物理结构上是分布式的。 面向对象数据库系统 面向对象编程（Object Oriented Programming，OOP，面向对象程序设计）是一种计算机编程架构。OOP 的一条基本原则是计算机程序是由单个能够起到子程序作用的单元或对象组合而成。OOP 达到了软件工程的三个主要目标：重用性、灵活性和扩展性。面向对象数据库吸收了面向对象程序设计方法的核心概念和基本思想，采用面向对象的观点来描述现实世界实体（对象）的逻辑组织、对象之间的限制和联系等。,6.2 Access系统简介,Access 2003简介Access数据库的特点 能够完善地管理各种数据库对
8、象，具有强大的数据组织、用户管理、安全检查等功能。 数据处理功能强大。 可以方便地生成各种数据对象，利用存储的数据建立窗体和报表，可视性好。 作为Office套件的一部分，可以与Office集成，实现无缝连接。 能够利用Web检索和发布数据，实现与Internet的连接。,6.2 Access系统简介,6.2.1 Access的数据库构成 表（Table）：表是实现数据库管理的基础，是关于特定主题（例如：学生和课程）数据的集合。查询（Query）：使用查询可以按照不同的方式查看、更改和分析数据表中的数据。窗体（Form）：窗体是一种主要用于在数据库中输入和显示数据的数据库对象。报表（Repor
9、t）：报表是以印刷的形式展示数据的有效方式。 数据访问页（Web页）：数据访问页是特殊类型的网页，用于查看和处理来自 Internet 或 Intranet 的数据，这些数据存储在 Microsoft Access 数据库（如表、查询或窗体）组成的集合，或 Microsoft SQL Server 数据库中。宏（Macro）：宏是由一个或多个操作（操作：宏的基本组成部分；这是一种自含式指令，可以与其他操作相结合来自动执行任务。在其他宏语言中有时称为命令。）组成的集合，其中每个操作都实现特定的功能，例如打开某个窗体或打印某个报表。模块（Module）：模块是将 Visual Basic 声明和过
10、程作为一个单元进行存储的指令集合。VBA提供了宏无法完成，较为复杂和高级的功能，或是关于整个数据对象的整合操作。,6.2.2 Access的基本对象,1表,课程表,表（Table）：表是实现数据库管理的基础，是关于特定主题（例如：学生和课程）数据的集合。,2查询,学生选课成绩查询结果,学生选课成绩查询结果,学生选课成绩查询结果,查询（Query）：使用查询可以按照不同的方式查看、更改和分析数据表中的数据。,查询是通过设置某些条件，从表中获取所需要的数据。按照指定规则，查询可以从一个表、一组相关表和其他查询中抽取全部或部分数据，并将其集中起来，形成一个集合供用户查看。将查询保存为一个数据库对象后
11、，可以在任何时候查询数据库的内容 。,3窗体,窗体示例,窗体（Form）：窗体是一种主要用于在数据库中输入和显示数据的数据库对象。,窗体是Access数据库对象中最具灵活性的一个对象，是数据库和用户的一个联系界面，用于显示包含在表或查询中的数据和操作数据库中的数据。在窗体上摆放各种控件，如文本框、列表框、复选框、按钮等，分别用于显示和编辑某个字段的内容，也可以通过单击、双击等操作，调用与之联系的宏或模块（VBA程序），完成较为复杂的操作。,4报表,报表可以按照指定的样式将多个表或查询中的数据显示（打印）出来。报表中包含了指定数据的详细列表。报表也可以进行统计计算，如求和、求最大值、求平均值等。
12、报表与窗体类似，也是通过各种控件来显示数据的，报表的设计方法也与窗体大致相同。,报表（Report）：报表是以印刷的形式展示数据的有效方式。,5页,数据访问页示例,数据访问页（Web页）：数据访问页是特殊类型的网页，用于查看和处理来自 Internet 或 Intranet 的数据，这些数据存储在 Microsoft Access 数据库（如表、查询或窗体）组成的集合，或 Microsoft SQL Server 数据库中。,页（或称为数据访问页）可以实现数据库与Internet（或Intranet）的相互访问。数据访问页就是Internet网页，将数据库中的数据编辑成网页形式，可以发布到In
13、ternet上，提供给Internet上的用户共享。也就是说，网上用户可以通过浏览器来查询和编辑数据库的内容。,6宏,宏是若干个操作的组合，用来简化一些经常性的操作。用户可以设计一个宏来控制系统的操作，当执行这个宏时，就会按这个宏的定义依次执行相应的操作。宏可以打开并执行查询、打开表、打开窗体、打印、显示报表、修改数据及统计信息、修改记录、修改表中的数据、插入记录、删除记录、关闭表等操作。,宏（Macro）：宏是由一个或多个操作（操作：宏的基本组成部分；这是一种自含式指令，可以与其他操作相结合来自动执行任务。在其他宏语言中有时称为命令。）组成的集合，其中每个操作都实现特定的功能，例如打开某个窗
14、体或打印某个报表。,7模块,模块是用VBA语言编写的程序段，它以Visual Basic为内置的数据库程序语言。对于数据库的一些较为复杂或高级的应用功能，需要使用VBA代码编程实现。通过在数据库中添加VBA代码，可以创建出自定义菜单、工具栏和具有其他功能的数据库应用系统。,模块（Module）：模块是将 Visual Basic 声明和过程作为一个单元进行存储的指令集合。VBA提供了宏无法完成，较为复杂和高级的功能，或是关于整个数据对象的整合操作。,6.2.3 创建数据库,创建数据库 利用向导创建数据库 利用现有文件创建数据库 直接建立一个空数据库,6.2.4 Access的基本特点,1存储文
15、件单一 2支持长文件名及名称自动更正 3兼容多种数据库格式 4具有Web网页发布功能 5可应用于客户机/服务器方式 6操作使用方便,6.3 数据库的创建,创建数据库方法有两种，一是先建立一个空数据库，然后向其中添加表、查询、窗体和报表等对象，这是创建数据库最灵活的方法；二是使用“数据库向导”，利用系统提供的模板进行一次操作来选择数据库类型，并创建所需的表、窗体和报表，这是操作最简单的方法。 创建数据库的结果是在磁盘上生成一个扩展名为.MDB的数据库文件。,6.3.1 创建空数据库,例6-1 建立“教学管理”空数据库，并将建好的数据库保存在C盘Access文件夹中。 注意：数据库创建好后，数据库
16、容器中还不存在任何其他数据库对象，此时可以根据需要在该数据库容器中创建数据库对象。另外，在创建数据库之前，最好先建立用于保存该数据库文件的文件夹，以便今后的管理。,6.3.2 使用向导创建数据库,例6-2 在C盘“教学管理”文件夹下创建“教学管理”数据库。 利用“数据库向导”创建数据库对象，在所建的数据库对象容器中包含了表、查询、窗体、报表、宏和模块等Access对象。但是，由于“数据库向导”创建的表可能与需要的表不完全相同，表中包含的字段可能与需要的字段不完全一样。因此通常使用“数据库向导”创建数据库后，还需要对其进行补充和修改。,6.4 数据库的打开和关闭,数据库建好后，可以对其进行各种操
17、作。例如，可以在数据库中添加对象，可以修改其中某对象的内容。当然，在进行这些操作之前应先打开它，操作结束后要关闭它。1通过“开始工作”任务窗格打开2使用“打开”命令打开 例6-3 打开C盘“教学管理”文件夹中“教学管理”数据库。操作步骤如下。,6.4.2 关闭数据库,关闭数据库的方法有3种。(1) 单击“数据库”窗口右上角“关闭”按钮(2) 双击“数据库”窗口左上角“控制”菜单图标(3) 单击“数据库”窗口左上角“控制”菜单图标，从弹出快捷菜单中选择“关闭”命令,6.5 数据库的管理,6.5.1 转换数据库 Access版本不同，所建数据库文件格式也有区别。为了解决不同版本间相互转换的问题，M
18、icrosoft公司在后期的Access版本中提供了一个称为“转换数据库”的数据库实用工具。借助这个工具，可以将低版本环境下创建的数据库文件格式转换为当前版本的Access数据库文件格式，也可以将当前版本环境下创建的数据库文件格式转换为低一级版本的Access数据库文件格式。,6.6 数据库对象的使用,6.6.1 打开数据库对象 如果需要打开某一数据库对象，可单击“数据库”窗口左侧“对象”栏中的对象类别，然后双击右侧要打开的对象，或在右侧的列表中选择要打开的对象，再单击工具栏中的“打开”按钮。 例6-4 打开“教学管理”数据库中的查询，查询名为“92年参加工作的教师”。,6.6.2 复制数据库
19、对象,1复制Access数据库文件内的数据库对象 例6-5 复制“教学管理”数据库中的“学生平均成绩”查询。2复制表结构或将数据追加到已有3 将对象复制到其他Microsoft应用程序中,6.6.3 删除数据库对象,删除数据库对象的方法是，先关闭要删除的对象，然后在“数据库”窗口的“对象”栏中，单击要删除的数据库对象的类型，并选中“对象”列表中的对象，最后按Delete键。 注意，从当前数据库删除数据访问页时，Access会询问是删除链接和页，还是仅删除链接。只删除链接时，将从当前数据库中移走页，但不会从计算机中删除HTML文件。,6.7 表的建立,表是Access数据库中最基本的对象，是具有
20、结构的某个相同主题的数据集合。表由行和列组成。 字段：用来描述数据的某类特征。记录：由若干字段组成，用来反映某一实体的全部信息。关键字：能够唯一标识表中每一条记录的字段或字段组合。在Access中也称为主键。,6.7 表的建立,表由两部分构成：表结构和表内容。,表结构,表内容,6.7 .1 表结构的组成,1字段名称每个字段应具有唯一的名字，称为字段名称。字段名称的命名规则为：（1）长度为164个字符。（2）可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符，但不能以空格开头。（3）不能包含句号（.）、惊叹号（!）、方括号（ ）和重音符号（）。（4）不能使用ASCII为032的ASCII字符。,2数据类型
21、,2数据类型,按照字段的性质和用途来选择恰当的数据类型定义字段的长度应足够长，但不应浪费,3字段属性,字段大小、格式、输入掩码、有效性规则等 定义字段属性可以实现输入数据的限制和验证，或控制数据在数据表视图中的显示格式等,6.7 .2 建立表结构,1使用数据表视图 数据表视图是按行和列显示表中数据的视图。在数据表视图中，可以进行字段的编辑、添加、删除和数据的查找等各种操作。 2使用设计视图 表设计视图是创建表结构以及修改表结构最方便、最有效的窗口。 3使用表向导 使用表向导创建表是在表向导引导下，选择一个表作为基础来创建所需表。,4定义主键,主键也称为主关键字，是表中能够唯一标识记录的一个字段
22、或多个字段的组合。主键有三种，即自动编号、单字段和多字段。,4定义主键,自动编号主键的特点是，当向表中增加一个新记录时，主键字段值会自动加1，如果在保存新建表之前未设置主键，则Access会询问是否要创建主键，如果回答“是”，Access将创建自动编号类型的主键。单字段主键是以某一个字段作为主键，来唯一标识记录，这类主键的值可由用户自行定义。 多字段主键是由两个或更多字段组合在一起来唯一标识表中记录。,4定义主键,定义主键的方法有两种:一是在建立表结构过程中定义主键；二是在建立表结构后，重新打开设计视图定义主键。,6.7 .3 设置字段属性,字段属性表示字段所具有的特性，它定义了字段数据的保存
23、、处理或显示。,1字段大小,字段大小属性用于限制输入到该字段的最大长度，当输入的数据超过该字段设置的字段大小时，系统将拒绝接收。 字段大小属性只适用于文本、数字或自动编号类型的字段。在设计视图的字段属性框的字段大小属性中选择字段大小的类型（数字）或输入字段大小的字符个数（文本）。,1字段大小,如果文本字段中已经有数据，那么减小字段大小会造成数据丢失，Access将截去超出新限制的字符。如果在数字字段中包含小数，那么将字段大小属性设置为整数时，Access自动将小数取整。如果文本型字段的值是汉字，那么每个汉字占一位。,2格式,格式属性影响数据的显示格式。 可确定数字、货币、日期等字段格式。在设计
24、视图的字段属性框的字段格式属性中选择字段格式的类型。,3输入掩码,用于指定数据的输入格式。可定义文本、数字、日期/时间、货币等数据类型的字段。 如果为某字段定义了输入掩码，同时又设置了它的格式属性，格式属性将在数据显示时优先于输入掩码的设置。只为文本型和日期/时间型字段提供向导。可使用字符定义输入掩码属性。输入掩码属性由字面字符（如空格、点、括号等）和决定输入数值的类型的特殊字符组成。,3输入掩码,3输入掩码,4有效性规则,为防止数据的输入错误而设置。有效性规则允许定义一条规则，限制可以接受的内容。有效性规则的实质是一个限制条件，完成对数据输入的检测。在设计视图的字段属性框的有效性规则属性中该
25、字段的有效性规则。,5有效性文本,当输入的数据违反了有效性规则时，显示的文本信息。通常与有效性文本同时定义。,6默认值,设置默认值可以减少数据输入量。在设计视图的字段属性框的默认值属性中输入默认的的值。设置默认值属性时，必须与字段中所设的数据类型相匹配，否则会出现错误。,7索引,索引能根据键值加速在表中查找和排序的速度，并且能对表中的记录实施唯一性。 在Access中，可以创建基于单个字段的索引，也可以创建基于多个字段的索引。,6.7 .4 建立表间关系,1定义关系的条件表间关系分为一对一、一对多和多对多三种。建立表间关系的条件：（1）如果仅有一个相关字段是主键或具有唯一索引，则创建一对多关系
26、。（2）如果两个相关字段都是主键或唯一索引，则创建一对一关系。（3）多对多关系实际上是某两个表与第三个表的两个一对多关系，第三个表的主键包含两个字段，分别是前两个表的外键。,参照完整性,指数据的正确性、准确性和有效性。参照完整性是在输入或删除记录时，为维持表之间已定义的关系而必须遵循的规则。 如果实施了参照完整性，那么当主表中没有相关记录时，就不能将记录添加到相关表中，也不能在相关表中存在匹配的记录时删除主表中的记录，更不能在相关表中有相关记录时，更改主表中的主键值。,3建立表间关系,建立表间关系的方法包括：使用向导创建数据库同时创建表间关系；使用“关系”命令定义表间关系。,4编辑表间关系,编
27、辑表间关系能够进一步优化数据库性能。 编辑内容包括：删除、修改表间关系等。,5子数据表,子数据表是指在一个数据表视图中显示已与其建立关系的数据表视图。在建有关系的主数据表视图上，每条记录左端都有一个关联标记“”。在未显示子数据表时，关联标记内为一个“+”号，此时单击某记录的关联标记，即可显示该记录对应的子数据表记录数据，而该记录左端的关联标记内变为一个“”号。若需展开所有记录的子数据表，可选择“格式”“子数据表”“全部展开”命令；若需折叠展开的子数据表，可选择“格式”“子数据表”“全部折叠”命令。,6.7 .5 向表中输入数据,1以数据表视图方式输入数据2创建查阅列表字段,6.7 .6 获取外部数据,1导入数据导入数据是将其它系统的数据库数据导入到Access数据库中。一般使用导入命令将外部数据导入至当前数据库中。,
