1、 生产材料采购管理程序 第 1 页 共 7 页生产材料采购管理程序1 目的为了使采购需求得到有效满足，及时、准确获得符合要求的产品，特制订本程序。2 范围 本程序适用于本企业原材料、毛坯、过程材料、外购件、外协件的申请、计划、协议、合同、订单、跟踪、验证、结算和索赔。3 术语4 职责5 程序内容生产材料采购管理程序 第 2 页 共 7 页5.1 工作流程生产材料采购管理程序 第 3 页 共 7 页责 任 部 门 流 程 图 输 出 文 件编 制 年 度 采 购 计 划制 定 月 物 料 需 求 采 购 计 划采 购 预 算签 订 年 度 采 购 合 同下 达 月 采 购 订 单跟 踪 订 单临
2、 时 /紧 急 采 购物 料 和 服 务 的 接 收 与 报 验不 合 格 产 品 的 处 置采 购 产 品 的 质 量 检 验 /验 收管 理 采 购 付 款 /索 赔生 产 管 理 处质 量 保 证 处生 产 管 理 处质 量 保 证 处采 购 供 应 处生 产 管 理 处财 务 控 制 处采 购 订 单附 加 运 费 记 录 单材 料 入 库 验 收 单供 应 商 业 绩 评 估 报 告收 集 和 分 析 供 应 商 /供 应 商 绩 效 数 据 与 供应 商 的 控 制采 购 供 应 处生 产 管 理 处质 量 保 证 处营 销 服 务 部12345678910112采 购 产 品 质
3、 量 档 案纠 正 预 防 措 施 单采 购 供 应 处采 购 供 应 处质 量 保 证 处产 品 工 程 处发 展 规 划 处营 销 服 务 部 采 购 合 同技 术 质 量 服 务 协 议生 产 管 理 处生 产 管 理 处采 购 供 应 处生 产 管 理 处生 产 管 理 处工 厂 质 量 目 标 和 质 量 计 划物 流 规 划工 厂 财 务 计 划 和 成 本 目 标采 购 供 应 处 年 度 采 购 计 划采 供 资 金 预 算月 物 料 需 求 采 购 计 划进 货 检 验 抽 样 判 定 表检 查 验 收 台 帐紧 急 放 行 /例 外 放 行 审 批单付 款 凭 证供 应 商
4、 生 产 制 造 能 力 表供 应 商 交 付 监 控 记 录质 量 保 证 处生产材料采购管理程序 第 4 页 共 7 页5.2 工作内容序号 工作名称 工 作 描 述 输入 输出责任部门(人)01 编制年度采购计划采购供应处每年根据年度销售预测要求制定年度采购计划。制定计划时应考虑到本厂采购政策、业务计划等有关要求。采购的所有产品均应符合国家适用的法规要求，特别是限制、禁用的有毒、有害的、危险用品的要求。采购政策，质量规划，业务计划，物流规划，财务计划和成本要求中对供应商的要求，合格供应商名单年度采购计划采购供应处02 采购预算 采购供应处根据财务控制处的目标总成本及年度采购计划进行采购资
5、金的预算目标总成本年度采购计划采购资金预算采购供应处03 签订年度采购合同采购供应处根据采购计划和采购资金预算，根据供应商业绩和质量保证能力等级等因素确定采购配额，与已经确认的合格供应商签订年度采购合同，具体见采购合同的管理规定 。采购合同一般包括技术、质保、服务协议，采购价格，供货比例，采购数量等。年度采购计划、采购资金预算、合格供应商名单、供应商业绩采购合同、技术、质保、服务协议采购供应处质量保证处产品工程处发展规划处营销服务部04 制定月物料需求采购计划生产管理处采购经理按每月获得的月销售计划、调整计划以及月生产计划，根据现有库存状况信息，制定“月物料需求采购计划” 。采购工作移交的有关
6、规定见采购工作移交管理规定。月销售计划月生产计划库存信息月物料需求采购计划生产管理处05 下达月采购订单生产管理处采购经理根据月采购计划、采购供应处制定的月供货比例以及供应商生产制造周期能力表 ，形成采购订单，及时传递给供应商。供应商生产制造周期能力表由采购供应处根据供应商能力评价结果，生产管理处根据供应商实际供货周期，共同研究后确定。过程材料和原材料由一般材料采购组负责下达采购订单。月采购计划月供货比例采购订单供应商生产制造周期能力表生产管理处06 跟踪订单 生产管理处采购经理对供应商的交付时间进行监督。记录订单的实际完成时间，评价供应商的交付情况。为确保供应商准确理解采购要求、及时、正确的
7、供货，应确保采购信息的完整、正确、及时性。过程材料和原材料由一般材料采购组负责跟踪采购订单。采购订单 生产管理处07 临时/紧急 临时采购由采购供应处组织产品工程 临时采购申请单 附加运费记 采购供应处生产材料采购管理程序 第 5 页 共 7 页采购 处、发展规划处、质量保证处、生产管理处等相关部门召开专题会，对供应商的质量能力、生产能力等进行评估，对采购的可行性进行评估，临时采购由采购主管厂长批准后，下达订单，转给生产管理处，由生产管理处组织进货。为确保临时采购的产品质量，应产生应急控制措施，相关部门执行，其采购的产品质量保证处应严格进行检验。临时采购的供应商控制仍应执行供应商选择、评估和开
8、发管理程序 。紧急采购由生产管理处采购经理负责，生产管理处处长和采购供应处处长分别批准，由生产管理处采购经理执行并填写附加运费记录单。过程材料和原材料的紧急采购和临时采购由采购供应处负责。紧急采购申请单 录单 生产管理处产品工程处发展规划处质量保证处08 物料和服务的接收与报验生产管理处收到发货通知后，进行物料接收准备，到货后对货物进行点检（必要时开箱） ，确认后填写材料入库验收单 ，转质量保证处外协件质量保证组进行质量检验。过程材料、原材料由一般材料采购组向质量保证处或铸造分厂质保部报验。生产管理处填写“供应商交付监控记录” ，对供应商的交付能力进行监控，确是因供应商的问题而导致的交付延时，
9、应组织供应商进行改进。为确保供应商的准时交付，生产管理处应平衡供应商的产能与要货数量，确保采购信息及时准确。对于试制用的物料统一送到物流中心规定区域，质量保证处进行检验。采购订单 材料入库验收单供应商交付监控记录生产管理处09 采购产品的质量检验/验收质量保证处接到“材料入库验收单”后，依据检查指导书做进货质量检验，并记录检验结果。检验结果向生产管理处和采购供应处反馈。原材料由铸造分厂质保部进行检验。当因生产急需来不及检验时，生产管理处提出紧急放行申请，质量保证处组织产品工程处、生产管理处等相关部门评审，通过后，经质量保证处处长批准后允许放行。紧急放行的产品质量保证处应记录放行的数量、批次和范
10、围等并进行跟踪，生产管理处作好投料标识。在没有得到检验结果为报验 进货检验抽样判定表、外购外协件检查验收台帐紧急放行/例外放行审批单紧急放行标识样品检测报告材料入库验质量保证处生产材料采购管理程序 第 6 页 共 7 页“合格”的结论前，整机不能判定为合格而放行，具体见进货检验管理规定 。收单10 不合格产品的处置对于检验不合格产品由质量保证处按照不合格品控制程序决定拒收，修复或放行，同时将信息反馈给采购供应处及生产管理处，需退货的由生产管理处采购经理负责退货处理。应要求供应商针对出现的不合格进行原因分析和改进，质量保证处跟踪和验证。不合格 纠正预防措施单采购供应处生产管理处质量保证处11 收
11、集和分析供应商的绩效数据与供应商的控制生产管理处对供应商的产品交付进行评估，质量保证处对供应商的产品质量进行评估，营销服务部对供应商的服务进行评估，分别于每月 15 日前反馈到采购供应处，采购供应处采购经理按供应商绩效评估管理规定规定对供应商进行考核，做出供应商的份额调整，并通知生产管理处采购经理，调整订货比例。售后服务质量评价表特定要求评价表综合质量评价表交付能力评价表供应商绩效评估报告份额调整采购供应处生产管理处质量保证处营销服务部12 管理采购付款/索赔生产管理处采购经理核对采购定单，入库单，发票的统一性，财务控制处复核，差异由采购经理负责解释和处理，按照供应商绩效评估管理规定准备的付款
12、计划报财务控制处，经资金平衡会批准，由财务控制处支付。采购经理处理索赔事宜。具体适宜执行一般材料采购付款管理规定和生产材料采购付款管理规定 。采购定单，入库单，发票付款凭证 采购供应处生产管理处财务控制处6 相关文件7 质量记录序号 记录名称 记录编码 保存期 记录保存部门1 紧急采购申请单 JL410-079 3 年 生产管理处2 临时采购申请单 JL350-019 3 年 采购供应处3 外购外协件检查验收台帐 JL130-003 3 年 质量保证处4 进货检验抽样判定表 JL130-098 3 年 质量保证处5 偏差件回用单 JL130-034 3 年 质量保证处6 紧急放行/例外放行申请
13、单 JL130-099 3 年 质量保证处7 生产管理处采购计划 JL410-030 2 年 生产管理处8 采购订单 JL410-033 2 年 生产管理处生产材料采购管理程序 第 7 页 共 7 页采购供应处9 附加运费记录单 JL410-035 3 年 采购供应处生产管理处10 合同审核确认单 JL350-012 2 年 采购供应处11 合同审批表 JL350-013 2 年 采购供应处12 供应商绩效评估报告 JL350-007 3 年 采购供应处13 供应商生产制造周期能力表 JL350-031 长期 采购供应处生产管理处14 建议价格汇总表 JL350-016 2 年 采购供应处15 采购产品重要度分级表 JL350-030 长期 采购供应处16 采购移交工作登记表 JL350-006 长期 采购供应处8 衡量本过程有效性和效率的指标序号 衡量指标 量化办法 好处 监控频次负责监控部门1 供应商交付问题通知供应商没有就对导致本公司厂生产过程和物流造成影响的交付问题进行提前沟通的次数允许本公司厂可以提前作出反映，减轻对生产计划的影响和损失1次/月 生产管理处2 产生附加运费装运量产生附加运费的材料、外协外购件的装运次数/装运的总次数减少附加运费、降低成本。1次/月 生产管理处9 本程序文件更改记录更改条款 更改内容 更改标记 更改日期 更改人 更改通知单号
