Excel 的基本操作.ppt

1、第一章 Excel 的基本操作,第一节Excel 的特点与窗口元素 第二节Excel 菜单及工具栏 第三节 工作簿与窗口操作 第四节 工作表数据的编辑 第五节 工作表的设置与打印,第一章 Excel 的基本操作,本章主要介绍了 Excel 的基本操作。通过本章的阅读，您可以了解 Excel 的界面、功能特点；掌握 Excel 窗口元素、菜单栏、工具栏的操作；掌握工作簿与工作表的管理、数据的录入和编辑以及工作表的设置与打印等。,上一页,第一节 Excel 的特点与窗口元素,Excel 是由美国 Microsoft 公司（微软公司）开发的基于 Windows 操作系统的电子表格软件，属于 Offi

2、ce 应用程序中的一个组件。它把表格、图表和数据库等功能组合，提供生动活泼的用户界面，其操作简便、功能强大，真正实现了图、文、表三者的完美结合，非常适合统计、管理等诸多应用领域。到目前为止，Excel 已推出许多版本，如 Excel 5.0、Excel 7.0、Excel 97、Excel 2000、Excel 2003 以及 Excel 2007 等；本章以 Excel 2003 为蓝本讲述 Excel的基本操作。,上一页,上一页,返回,下一页,第一节 Excel 的特点与窗口元素,一、Excel 的功能特点 中文版 Excel 2003 的功能特点如下。 1. 强大的数据运行和处理能力。E

3、xcel 2003 提供了数据运算、数据管理及函数等多种数据处理手段，同时还为财会人员提供了各种财务专用函数，为统计人员提供了时间序列分析、回归分析和概率分析等工具，大大地方便了各类专业人员对数据处理的需求。 2. 丰富的绘图制表功能。对 Excel 中的数据，可以方便地制作成各种需要的表格，也可生成二维或者三维图表（如柱形图、条形图和折线图等）。,返回,上一页,下一页,第一节 Excel 的特点与窗口元素,3. 先进的表格功能。Excel 提供了由许多空白工作表合成的工作簿，这个工作簿就像人们通常使用的工作本、空白表或者会计簿一样，可以通过单击工作表标签一页一页或多页地翻动工作表；表格的式样

4、也可以按照使用者的需要随意定制。 4. 强大的文件管理功能。Excel提供了由许多张工作表合成的工作簿，它是由多张表、图以及宏表或 Visual Basic 模块表构成的，这样就把相关的图表集中到一起以便进行管理。 5. 强大的网络功能。Excel 的网络功能包括共享工作簿功能和 Internet 功能。,返回,上一页,下一页,第一节 Excel 的特点与窗口元素,二、Excel 的启动 方法 1：单击计算机界面最左下角的“开始”菜单，指向“程序”然后单击“MicrosoftExcel”命令项开启。 方法 2：双击桌面上的 Excel 2003 中文的快捷方式图标 启动。 方法 3：通过 Wi

5、ndows 资源管理器找到安装有 Microsoft Excel 2003 的文件夹，通过双击程序图标启动 Excel。 方法 4：在 Excel 建立并保存了工作簿后，还可以找到保存该工作簿的路径，双击该工作簿文件图标，既可启动 Excel，又同时打开该工作簿文件。,返回,上一页,下一页,第一节 Excel 的特点与窗口元素,三、Excel 的窗口元素 Excel 2003 的窗口构成主要由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、工作表区域、滚动条、状态栏和任务窗格等组成，如图 11 所示。 Excel提供的菜单主要有两种形式，一种是常见的下拉菜单，另一种是快捷菜单。Excel将最常用的命令做成一个

6、个工具按钮并且分类形象地安放在不同的工具栏上，还可以根据需要在 Excel 的窗口界面上设置需要显示的工具栏。图 11 Excel 2003 的窗口构成元素1. 标题栏。标题栏位于 Excel 窗口的顶部，它显示程序和当前使用的工作簿的名字。图 11 中标题上显示的是“Microsoft Excel-Book1”，其中打开的应用程序为 Microsoft Excel，而 Book1 是当前打开的工作簿文件的名字。拖曳标题栏可以移动 Excel 窗口在桌面上的位置。 双击标题栏，可使 Excel 窗口最大化显示。 2. 菜单栏。菜单是一组相关命令的集合。Excel 菜单栏中共有 9 个菜单，从左

7、到右分别 是：文件、编辑、视图、插入、格式、工具、数据、窗口和帮助。它们所包含的具体命令将 在以后各章节分别介绍。 3. 工具栏。一个工具按钮其实就是一个常用菜单命令的图形化。初次启动 Excel 时，工 具栏由常用工具栏和格式工具栏组成；此外，Excel 还有其他工具栏，如图表工具栏、绘图工 具栏等，这些工具栏可以通过“视图”菜单上的“工具栏”命令，根据需要选取。 4. 名称框及编辑栏。名称框是显示所选活动单元格或区域的地址，例如图 11 名称框中 显示的是 A1，表示在该工作表中当前所选活动单元格的地址为 A1。 编辑栏又称公式栏，用于显示或编辑活动单元格中的内容。 5. 工作表区域。工作

8、表区域是 Excel 的主要工作区，它是占据屏幕最大且用以记录数据 的区域，所有信息都将存放在工作表区域中。 6. 工作表标签。工作表标签位于工作表区域的左下部，如图 12 所示。图 12 工作表标签 工作表标签用于显示工作表的名称，如图 12 所示“Sheet1、Sheet2、Sheet3”表示该工 作簿共有 3 张工作表，其中“Sheet1”为当前工作表（当前工作表为白底，名称有下划线）， “Sheet2”、“Sheet3”为非当前工作表（底色灰底可修改为其他颜色）。 7. 状态栏。状态栏位于工作表区域的下方，如图 13 所示，用于显示当前命令或操作的 相关信息。在进行数据编辑时，其左下角

9、将显示“输入”字样，输入完毕后将显示“就绪” 字样，进行其他操作时也有相应的文字提示；按下键盘上的大写锁定键 Caps Lock、数字锁定 键 Num Lock 时，下部将显示“大写”、“数字”等字样。图 13 状态栏 8. 水平、垂直滚条。水平、垂直滚条分别位于工作表区域的右下部和右部，如图 11 所 示。水平、垂直滚动条用于在水平、垂直方向改变工作表的可见区域。 9. 任务窗格。Excel 的任务窗格为新建任务提供了非常简洁的提示界面，既有新建工作簿时的任务窗格，还有其他多个选项可供使用。 四、Excel 的退出 1. 在 Excel 使用完毕后，退出的方法主要有以下几种可供选择。 （1）

10、用菜单命令退出。单击 Excel“文件(F)”菜单，选择“退出(X)”命令。 （2）单击 Excel 应用程序窗口右上角的“关闭”按钮。 （3）双击 Excel 窗口的标题栏上左侧的控制图标直接退出。 （4）单击控制图标后在下拉菜单中选择“退出”命令，如图 14 所示。 （5）用快捷方式退出，按“Alt+F4”组合键退出。 2. 退出 Excel 时，一般都会弹出“是否保存对的更改？”对话框（如图 15 所示）。 其中“”为工作簿文件名，选择“是(Y)”，则 Excel 将存盘退出，选择“否(N)”，则 Excel 将不存盘退出（上次保存后的所有编辑内容将不被保存），选择“取消”，则 Exce

11、l 既不保存、 也不退出（回到原工作状态可以继续编辑）。控制图标图 14 Excel 标题栏的控制图标图 15 退出 Excel 对话框,返回,上一页,下一页,第一节 Excel 的特点与窗口元素,Excel 2003 启动后，窗口构成元素自上而下，主要由以下几个方面组成。 1.标题栏。标题栏位于 Excel 窗口的顶部，它显示程序和当前使用的工作簿的名字。 双击标题栏，可使 Excel 窗口最大化显示。 2.菜单栏。 3.工具栏。,返回,上一页,下一页,第一节 Excel 的特点与窗口元素,4.名称框及编辑栏。 5.工作表区域。 6.工作表标签。如图 12 所示。 7.状态栏。如图 13 所

12、示。 8.水平、垂直滚条。 9.任务窗格。,返回,上一页,下一页,第一节 Excel 的特点与窗口元素,四、Excel 的退出 （1）用菜单命令退出。单击 Excel“文件(F)”菜单，选择“退出(X)”命令。 （2）单击 Excel 应用程序窗口右上角的“关闭”按钮。 （3）双击 Excel 窗口的标题栏上左侧的控制图标直接退出。 （4）单击控制图标后在下拉菜单中选择“退出”命令，如图 14 所示。 （5）用快捷方式退出，按“Alt+F4”组合键退出。,返回,上一页,下一页,第一节 Excel 的特点与窗口元素,2. 退出 Excel 时，一般都会弹出“是否保存对的更改？”对话框（如图 15

13、 所示）。 其中“”为工作簿文件名，选择“是(Y)”，则 Excel 将存盘退出，选择“否(N)”，则 Excel 将不存盘退出（上次保存后的所有编辑内容将不被保存），选择“取消”，则 Excel 既不保存、 也不退出（回到原工作状态可以继续编辑）。,返回,上一页,第二节 Excel 菜单及工具栏,一、Excel 的下拉菜单 Excel 2003 菜单中有 9 个下拉菜单。如图 16 所示。使用菜单主要有以下两种方法可供选择， 1. 用鼠标选择菜单和命令，操作方法是：单击一个要选择用的菜单，在下拉菜单中单击。 2. 用键盘选择菜单和命令，操作方法是：按 Alt 键和菜单名旁的带下划线的字母选择

14、菜单；按下键盘上的向左、向右方向键，将依次显示各菜单中的下拉菜单；按下键盘上的向下、向上方向键选定某项命令；再按下回车键 Enter（也可输入所要选择的命令旁带下划线的字母），即可选择该菜单命令。当一个菜单命令呈灰色显示时，表明该命令当前条件下不能选择使用。,上一页,返回,下一页,第二节 Excel 菜单及工具栏,二、快捷菜单 快捷菜单（也叫快显菜单），是指将鼠标光标指向 Excel 窗口的不同位置，单击鼠标右键而显示出来的菜单。 1. 标题栏快捷菜单。将鼠标指向 Excel 窗口的标题栏，单击鼠标右键则显示出标题栏快捷菜单。使用标题栏快捷菜单可以快速进行 Excel 窗口的相关操作，如移动、

15、最大化、最小化等。 2. 工具栏快捷菜单。将鼠标指向工具栏区域（工具栏、工具栏延伸区或菜单栏等），单击鼠标右键则显示出工具栏快捷菜单。使用工具栏快捷菜单可以快速地进行添加或取消工具栏操作。,返回,上一页,下一页,第二节 Excel 菜单及工具栏,3. 单元格快捷菜单。将鼠标指向任意单元格，单击鼠标右键则显示出单元格快捷菜单。使用单元格快捷菜单可以快速地进行单元格的主要相关操作。 4. 列头快捷菜单。将鼠标光标指向任一列头，单击鼠标右键则显示列头快捷菜单。使用列头快捷菜单可以快速地进行工作表列的主要操作。 5. 行头快捷菜单。将鼠标光标指向任一行头，单击鼠标右键则显示行头快捷菜单。使用行头快捷菜

16、单可以快速地进行工作表行的主要操作。类似的还有工作表标签快捷菜单、状态栏快捷菜单、标签滚动按钮快捷菜单等。,返回,上一页,下一页,第二节 Excel 菜单及工具栏,三、工具栏 初次打开 Excel 2003 时，只有二个工具栏显示在 Excel 窗口中，即常用工具栏和格式工具栏。 1. 常用工具栏。常用工具栏的各个功能按钮如图 17 所示，常用工具栏提供的是用于日常操作的工具按钮。 2. 格式工具栏。格式工具栏提供的是对录入编辑后的数据进行格式化，能进行诸如选择字体、字号，文本的对齐方式，色彩设置等操作。格式工具栏上的各个功能按钮如图 18 所示。,返回,上一页,下一页,第二节 Excel 菜

17、单及工具栏,3. 加入或取消工具栏。 例如，加入“边框”工具栏的方法：单击“视图”菜单，选择“工具栏”命令，如图 19所示，在 Excel 窗口中已经显示的工具栏，其工具栏名称前都标有符号，未显示的工具栏则没有此标记；单击需要加入的工具栏名称“边框”即可。取消 Excel 窗口中已经显示的工具栏的方法是：在“视图/工具栏”菜单命令中，单击有“”标记的工具栏名称即可，如图 110 所示。 另外，还可以通过右击工具栏，在弹出的快捷菜单中选择要增加显示的工具栏，或取消已显示的工具栏。,返回,上一页,第三节 工作簿与窗口操作,工作簿类似我们在日常工作中使用的文件夹，工作表类似文件夹中的一页页表格，对工

18、作簿的管理，主要是对其中的工作表操作，如对工作表的插入、删除、改名、移动、复制等。 一、Excel 的操作对象 1. 单元格。单元格是 Excel 工作表和工作簿的最小单位，用以记录字符或者数据。如图111 所示，图中的白色长方格就是单元格。单元格可以通过位置进行标识，每一个单元格均有对应的列号（列标）和行号（行标）。,上一页,返回,下一页,第三节 工作簿与窗口操作,如图 111 中字符“星期六”所在的位置对应的是字母 B（列）、数字 6（行），所以，其所在的位置就用 B6 来标识，并将其称为 B6 单元格。用鼠标单击某一单元格，该单元格边框将变为粗黑线，表示该单元格被选中，成为活动单元格（E

19、xcel 中活动单元格只能有一个）。 2. 工作表。一张工作表就类似在实际工作中使用的一页表格。工作表由列或行来组成，纵向为列，以字母命名（A、C、D）；横向为行，以数字命名（1、2、3、4）；Excel 2003 的一张工作表有 256 列、65 536 行，即一张工作表包含有 25665 536 个单元格。 3. 工作簿。Excel 工作簿是计算和储存数据的文件，它由多张工作表组成。新建一个工作簿，图 111 单元格示例,返回,上一页,下一页,第三节 工作簿与窗口操作,默认初始包含 3 张工作表，其表名为 Sheet1、Sheet2、Sheet3，他们显示在工作簿窗口的底部标签上。单击标签

20、中某一工作表名，即可选定该工作表使之变为活动工作表，图 111 中活动工作表是 Sheet2。,返回,上一页,下一页,第三节 工作簿与窗口操作,二、工作簿的操作 工作簿中默认的工作表是 3 张，Excel 2003 中的一个工作簿最多可以有 255 张工作表。 对工作表可根据需要进行增加、删除、更名等操作。 1. 增加工作表。在工作簿中选定一个或多个工作表，然后按右键，弹出快捷菜单，在快捷菜单中选择“插入”命令；在“插入”命令的“常用”选卡中选择“工作表”图标，新的工作表将被插入到所选定工作表标签的左边。新插入的工作表的数量与以上选定的工作表的数量相同。此外，还有一种方法是通过选择“插入/工作

21、表”的菜单命令，增加工作表。,返回,上一页,下一页,第三节 工作簿与窗口操作,2. 增加默认工作表数量。Excel 工作簿中默认的工作表是 3 张，根据需要，可以修改设定新建 Excel 工作簿时的默认工作表张数（对已新建或保存的工作簿不起作用）。 调整默认工作表数量的方法是：选择“工具/选项”菜单命令，在弹出的“选项”界面中选择“常规”选项卡（如图 112 所示），修改“新工作簿内的工作表数”后面的数字，然后单击“确定”按钮即可。,返回,上一页,下一页,第三节 工作簿与窗口操作,3. 删除工作表。对于多余不用的工作表可以从工作簿中删除。工作表的删除是永久性删除，一旦删除后是无法恢复的，所以在

22、删除工作表时一定要谨慎，以免造成不必要的损失。 选定要删除的一张或多张工作表，选择“编辑删除工作表”命令，弹出警告对话框（如图 113 所示）后，单击“删除”按钮，此工作表即被删除。,返回,上一页,下一页,第三节 工作簿与窗口操作,4. 工作表更名。工作表名包括空格最长 31 个字符（1 个汉字为 2 个字符），工作表名不得用方括号括起来，也不能包含逗号、斜线分隔号、反斜线分隔号、问号和星号。工作表更名方法如下。 （1）在工作簿中选定需要更名的工作表。 （2）选择“格式工作表重命名”命令（如图 114 所示），工作表标签上的原工作表名称处进入编辑状态（以反白字符显示），如图 115 所示。 （

23、3）输入一个新的工作表名字，按下回车键，如图116所示。,返回,上一页,下一页,第三节 工作簿与窗口操作,5. 工作表的移动。 （1）移动工作表到另一个工作簿。操作方法如下。 a. 打开要移出工作表的和要移入工作表的工作簿。 b. 选定要移动的一个或多个工作表。 c. 选择“编辑移动或复制工作表”命令，或单击右键打开工作表标签的快捷菜单，选择“移动或复制工作表”命令，打开如图 117 所示的“移动或复制工作表”对话框。 d. 单击 “工作簿”列表框的向下箭头，选取目标工作簿。 e. 在对话框的“下列选定工作表之前” 中，选择位置。 f. 单击“确定”按钮，则所选定的源工作表移动到目标工作簿，源

24、工作簿中相应的工作表将被删除。,返回,上一页,下一页,第三节 工作簿与窗口操作,（2）移动工作表到一个新工作簿的方法与上述方法类似，只是在“工作簿”选项栏选择“新工作簿”命令，如图 118 所示。这时将建立一个包含移动来的工作表的一个新工作簿。 （3）在同一工作簿内移动工作表，一般使用鼠标拖曳工作簿下部的工作表标签的方法，在工作簿内移动工作表。也可使用“移动或复制工作表”命令在同一工作簿内移动工作表。 6. 工作表复制。工作表复制与移动的方法类似，不同的是在“移动或复制工作表”对话框中，按“确定”按钮前，先选取“建立副本”复选项。,返回,上一页,下一页,第三节 工作簿与窗口操作,7. 工作簿的

25、保存。 （1）另存为命令法。这是一个换名存储法，用于工作簿文件首次存储或原文件想改变文件名的情况；保存后此工作簿还是打开的，可以继续使用。操作方法如下。 a. 选择“文件”菜单的“另存为”命令，进入“另存为”对话框，如图 119 所示。 b. 在上部的“保存位置”下拉列表中选择此工作簿要保存的路径，在下部的“文件名”中输入该工作簿名称。 c. 单击“保存”按钮，即可将此工作簿保存为在指定位置的、且扩展名为“.xls”的指定文件名工作簿。,返回,上一页,下一页,第三节 工作簿与窗口操作,若需将 Excel 工作簿保存为其他格式的文件，如文本文件“.txt”格式等，则可在“另存为”对话框下部的“保

26、存类型”中选择相应的文件格式。 （2）保存命令法。这是用于存储对当前文件的修改的方法；保存后此工作簿还是打开的，可以继续使用。方法是选择“文件/保存”菜单命令，或单击常用工具栏上的“保存”按钮即可。若工作簿文件是第一次保存，执行此命令后将会弹出一个“另存为”对话框，按前述另存为的方法操作即可；再次保存时，Excel 将按照上次保存文件的路径和文件名进行保存。,返回,上一页,下一页,第三节 工作簿与窗口操作,三、窗口操作 1. 程序窗口与工作簿窗口。Excel 的窗口有程序窗口与工作簿窗口之分。Excel 程序窗口上部有菜单栏、工具栏、编辑框等；而工作簿窗口则没有这些窗口元素，如图 120 所示

27、。当工作簿窗口最大化时，所看见的是程序与工作簿合一的窗口界面。 需注意的是，“文件”菜单的“关闭”命令是关闭当前显示的工作簿窗口，而不关闭非当前工作簿、也不关闭 Excel 程序窗口。“文件”菜单的“退出”命令是关闭 Excel 程序窗口，包括关闭所有已打开的工作簿。“文件”菜单的“新建”、“打开”命令，以及常用工具栏的新建、打开按钮也是针对工作簿文件，而非工作表和 Excel 程序。,返回,上一页,下一页,第三节 工作簿与窗口操作,2. 工作簿多窗口显示。通过多次选择“文件打开”命令并选择不同的工作簿名字，即可打开多个工作簿文件，单击工作簿的还原按钮，然后使用鼠标调整各个窗口的大小，适当拖动

28、窗口即可在 Excel 窗口中同时显示多个工作簿。为了规范地排列打开的多个工作簿窗口，可以使用“窗口重排窗口”命令，调出“重排窗口”对话框（如图 121 所示），在其中选择合适的重排方式，即可规范地排列打开的多个工作簿窗口。 3. 新建窗口。需要同时显示一个工作簿中的多张工作表，或同一张工作表的不同局部内容时，可进行窗口新建。操作方法如下。,返回,上一页,下一页,第三节 工作簿与窗口操作,（1）打开工作簿文件，选择“窗口”菜单中的“新建窗口”命令，Excel 对同一个工作簿建立一个新的窗口，并命名为“原窗口名：2”，而原工作簿窗口的名字为“原窗口名：1”，新建窗口中包含原工作簿的所有工作表，内

29、容完全一致且同步更新。 （2）选择原工作簿窗口，重复以上步骤可以继续新建窗口。 （3）选择“窗口重排窗口”命令，选择重排窗口方式，即可实现在 Excel 窗口中同时显示一个工作簿文件的多张工作表的功能。,返回,上一页,下一页,第三节 工作簿与窗口操作,4. 窗口拆分。 方法1：用鼠标拖动水平拆分框、或垂直拆分框，可以把窗口按水平或垂直方式分割。 方法 2：双击水平拆分框、或垂直拆分框。 方法 3：选择“窗口拆分”命令。,返回,上一页,下一页,第三节 工作簿与窗口操作,5. 冻结窗口。在工作表中，数据分类的标志往往是行标题或列标题，当行标题或列标题被滚动到显示区域以外时，给阅读造成不便。在分割窗

30、口后，可以通过“窗口”菜单中的“冻结窗口”命令来锁定指定的行或列，从而保持窗口中的行标题或列标题在滚动屏幕时仍然可见。 （1）选择需要锁定的起始行或列的下一行或下一列。 （2）选择“窗口冻结窗口”命令。 （3）此时分割条上方的行标题或列标题将被冻结，被冻结部分始终在屏幕上。图 122中，移动滚动条后，没有显示第 2213 行和 C、D 列，但始终显示 A、B 列及第 1 行。,返回,上一页,第四节 工作表数据的编辑,一、选取单元格 在单元格中录入数据是Excel 操作的基本内容，而录入之前必须要选取适当的位置。一张工作表上有许多单元格，数据的录入、编辑、计算等须在活动单元格中进行。启动 Exc

31、el时 A1为活动单元格。用鼠标或用键盘方向键选取一个新单元格，就可以将其改变为活动单元格。 1. 选取单元格。基本操作方法： （1）用鼠标选取单元格的操作。移动鼠标到要选择的单元格位置，单击鼠标左键。,返回,下一页,第四节 工作表数据的编辑,2. 选取相邻单元格。相邻单元格的选取就是选取相连的几个单元格，即选取单元格区域。 方法 1：单击选取第一个单元格，然后按住鼠标左键拖曳至最后一个单元格。 方法 2：单击所选的第一个单元格，再按住 Shift 键并单击最后一个单元格。 例如，选取 A2 到 D4 之间相邻的单元格区域，先单击 A2 单元格，再按住 Shift 键并单击 D4，这样 A2

32、到 D4 之间的单元格就被选中，表示为“A2:D4”，如图 123 所示。 方法 3：要选择整行或整列，只需单击行头或列头。若要选择几个相邻行（列），只需在行头（列标）上拖曳鼠标。,返回,上一页,下一页,第四节 工作表数据的编辑,3. 选取非相邻单元格。基本操作方法如下。 （1）用鼠标选取非相邻单元格的操作：单击第一个单元格，按住 Ctrl 键，再单击所需的下一个单元格，直至选取所需的全部单元格。 （2）用 Ctrl 和鼠标还能选取几个区域。例如，先选取 A1:B2，再按住 Ctrl 并用鼠标选取C3 再拖曳鼠标至 D5 单元格，这样就同时选取了 A1:B2 和 C3:D5 两个区域，如图 1

33、24 所示。 用此方法同样可以选取非相邻行或列。,返回,上一页,下一页,第四节 工作表数据的编辑,二、单元格中数据的输入 在新建或打开一个工作簿文件后，即可在该工作表上进行数据的输入。 1. 选择单元格后才可在其中输入数据，有三种输入方法：一是在激活的目标单元格中直接输入；二是双击目标单元格会出现插入光标，即可输入数据；三是单击目标单元格，再单击编辑栏，然后在编辑栏中编辑或修改数据。 2. 输入文本。在 Excel 2003 中，一个单元格内最多能容纳 32 767 个字符，但单元格中最多只能显示 1 024 个字符，编辑栏中则可显示全部字符。,返回,上一页,下一页,第四节 工作表数据的编辑,

34、（1）输入普通文本字符。向单元格中输入文本时，在不调整单元格列宽的情况下只显示11 个字符（1 个汉字为 2 个字符）；如果相邻单元格中没有数据，Excel 允许文本覆盖在其右边相邻的单元格中（跨列显示）；如果相邻单元格中有数据，则当前单元格中的文本将被截断显示，而在编辑栏中显示全部内容。输入完毕后按下回车键或编辑栏上的“输入”按钮。输入时出现错误，用退格键 Backspace可以删除光标左边的字符；也可以用 Esc 键或编辑栏上的“取消”按钮来取消输入。 （2）输入数字文本。对于某些由纯数字组成但不是数值而是文本的输入项，如电话号码、身份证号、邮政编码等，为与数字区别，输入时有以下两种方法。

35、,返回,上一页,下一页,第四节 工作表数据的编辑,a. 在该数字字符前面加上等号，数字两边加上英文状态的双引号。例如直接输入一个身份证号是无法实现的，因为身份证号由 18 位数字组成，超过了默认的 11 位，将变为科学计数法的方式显示，如图 125 所示。正确的方法是“=“102325198212232444“”，如图 126 所示。 b. 在该数字前面加英文状态的单引号，如“102325198212232444”。在 Excel 中所有的文本在默认情况下的对齐方式为左对齐。 （3）设置字体格式。选定某单元格或单元格区域，选择“格式/单元格”进入“单元格格式”界面，如图 127 所示，选择“字

36、体”卡，进行设置。也可通过“格式”工具栏的相关按钮进行。,返回,上一页,下一页,第四节 工作表数据的编辑,3. 输入数值。可以向单元格中输入的数值有：整数、小数和分数。数值的输入与字符的输入基本相同，但锁定后默认的是右对齐方式。 在Excel中允许用来表示数值的字符有16 个，它们是：“1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 .+ E e /”。数值的输入可以是十进制计数表示的数，也可以是科学计数法表示的数。若输入的数值太长超过了 11 位，Excel 在单元格中将以科学计数法显示，在编辑栏显示最多 15 位的有效。 在输入分数时，正确的方法是：先输入 0和空格，后输入分子数值，又输入“/”，

37、再输入分母数值。带分数的输入方法：先输入分数的整数部分和空格，再输入分子数值，再输入/，再输入分母数值；要特别注意在单元格中分数的显示形式（如图 128 所示）。,返回,上一页,下一页,第四节 工作表数据的编辑,在输入负数时，可以在负数前输入负号“”作为标识，也可以将数字置于“()”中。 4. 输入日期和时间。日期和时间实际上是一种特定格式的数字。Excel能够识别绝大多数用普通表示方法输入的日期和时间格式。 （1）设置日期或时间格式。选定要输入日期或时间的单元格、单元格区域，选择“格式/单元格”进入“单元格格式”界面，如图 129 所示，在“数字”卡的“分类”中选择“日期”，在“类型”中选择

38、一种适当的格式，单击“确定” 按钮即可。,返回,上一页,下一页,第四节 工作表数据的编辑,（2）输入日期。可以用斜杠“/”或“”来分隔日期的年、月、日。为了避免出错，在输入日期时最好不要输入两位数字的年份数，而要输入四位数的年份数。 （3）输入时间。方式有两种：即按 12 小时制和按 24 小时制输入。按 12 小时制输入时间，要在时间数字后加一空格，然后输入 a(AM)或 p(PM)，字母 a 表示上午，p 表示下午。如果用户只输入时间数字，而不输入 a 或 p，则 Excel 将默认是上午时间。,返回,上一页,下一页,第四节 工作表数据的编辑,（4）在同一单元格中输入日期和时间时，须用空格

39、隔开，在默认状态下，日期和时间在单元格中右对齐。要快速输入计算机当前日期，可使用“Ctrl+；”快捷键；而要输入计算机当前时间，则使用“Ctrl+Shift+；”快捷键。 5. 自动填充有序数列。为减少录入工作量，对有规律的数据可进行自动填充，如输入等差数列 1，3，5，81，或等比数列、星期、月份、季度等。要实现自动填充有序数据，只需输入序列数据中前两个数字或第一个文字项，然后使用自动填充柄输入有序数列的其余部分。,返回,上一页,下一页,第四节 工作表数据的编辑,【案例 11】在区域 A1:A10 中用自动填充的方法输入系列数据 1，2，3，10。 【操作提示】 （1）在 A1 中输入 1，

40、在 A2 中输入 2。 （2）选中 A1 和 A2，把鼠标指针移到 A2 单元格右下角的小黑框（填充柄上），稍停留后指针变为一个黑色实心加号。如图 130 所示。 （3）按下鼠标左键把填充柄拖曳到 A10 单元格。 采用类似方法，可以在相邻单元格数据相同时，采用填充的方法输入数据：只需输入第一个单元格中的数据，然后拖曳复制到最后一个单元格即可。,返回,上一页,下一页,第四节 工作表数据的编辑,三、单元格数据的编辑 1. 单元格数据的插入和修改。在单元格中已存在数据的情况下，插入或修改数据的方法是：选定该单元格；在“编辑栏”中，单击鼠标选定插入或修改点，进行插入或修改。也可双击该单元格，在单元格

41、内插入或修改内容。,返回,上一页,下一页,第四节 工作表数据的编辑,2. 单元格数据的删除。 方法 1：在所选单元格上，直接输入新数据，原数据被覆盖。 方法 2：选取单元格后，按 Del 键。 方法 3：选取单元格后，使用“编辑清除”命令。 在删除数据的操作中，如果误删除了内容时，可以用“编辑”菜单中的“撤销清除”命令，或常用工具栏上的“撤销”按钮来恢复原有数据。如果最终还是决定要删除选取单元格中的内容，就用“编辑”菜单中的“恢复清除”命令或常用工具栏上的“恢复”按钮恢复。,返回,上一页,下一页,第四节 工作表数据的编辑,3. 复制单元格数据。“复制单元格”是复制单元格的内容，并将它们粘贴到新

42、的位置，原单元格位置及内容保持不变。（1）用常用工具栏复制的方法是：选定要复制的单元格或单元格区域，单击常用工具栏的复制按钮，再选定目标位置，单击常用工具栏的粘贴按钮即可。闪烁的外框没消失前，可多次复制；按下 ESC 键则可取消闪烁的外框。 （2）在用菜单命令进行复制时，是选定需复制的内容，从“编辑”菜单或单击鼠标右键调出单元格的“快捷菜单”，从中选择“复制”命令；然后选中目标地进行“粘贴”。若需将复制的内容插入到现有单元格之间，则选择“插入/复制单元格”菜单命令。,返回,上一页,下一页,第四节 工作表数据的编辑,（3）用鼠标拖曳复制时，应将鼠标置于选定区域的边框线上，按住 Ctrl 键变成小

43、加号后拖曳至要粘贴的目标位置。若粘贴区域在工作表的可见部分之外，则应拖曳选定区域至窗口的边界，以便在工作表上滚动。若目标单元格区域有数据，则释放鼠标后，将会给出警告。 若要将复制的数据插入到目标区域单元格之间，则在拖曳过程中，需同时按住 Ctrl+Shift键，使鼠标指针成为一个小的加号时，将指针移动到目标地，放开鼠标左键即可。原有的单元格会移动，以便给复制的单元格让出位置。,返回,上一页,下一页,第四节 工作表数据的编辑,（4）复制可见单元格。为避免复制选定隐藏的行和列中的单元格，可采用如下方法。 a. 选定要复制格式的单元格或区域，选择“编辑定位”命令，如图 131 所示。 b. 单击“定

44、位条件”按钮，在“定位条件”对话框中，选取“可见单元格”选项，单击“确定”按钮。 c. 从“编辑”菜单或单元格的“快捷菜单”中，选取“复制”命令。 d. 选定粘贴区域,在“编辑”菜单或单元格的“快捷菜单”中，选取“粘贴”命令，那么在复制中，被隐藏的数据将不会被复制。,返回,上一页,下一页,第四节 工作表数据的编辑,4. 选择性粘贴。 （1）复制单元格格式、公式、数值的方法如下。 a. 选定包含要复制格式的单元格或区域，从“编辑”菜单或单元格的“快捷菜单”中选取“复制”命令。 b. 选定粘贴区域左上角的单元格或整个粘贴区域，从“编辑”菜单或单元格的“快捷菜单”中选取“选择性粘贴”命令，打开如图

45、132 所示的“选择性粘贴”对话框。 c. 选取“格式”、“公式”、“数值”之一选项，单击“确定”按钮。,返回,上一页,下一页,第四节 工作表数据的编辑,（2）复制非空白单元格及行列转置（指行和列产生互换）的方法如下。 a. 选定要复制的单元格或区域，从“编辑”菜单或单元格“快捷菜单”中选取“复制”命令。 b. 选定粘贴的区域，通过粘贴按钮下拉框进入“选择性粘贴”对话框中。 c. 选取“跳过空单元”或“转置”按钮，单击“确定”按钮。,返回,上一页,下一页,第四节 工作表数据的编辑,5. 移动单元格 （1）用菜单命令移动单元格的方法如下。 a. 选取需要移动的单元格或区域，从“编辑”菜单或单击鼠

46、标右键调出单元格的“快捷菜单”，选择“剪切”命令。 b. 选定目标粘贴区域左上角的单元格或整个目标粘贴区域。 c. 若要将数据移动到目标区域，则从“编辑”菜单或单元格的“快捷菜单”中选择“粘贴”命令，粘贴区域内现有数据将会被覆盖掉；若要将包含移动数据的单元格插入到目标区域之间，选择“快捷菜单”中的“插入已剪切的单元格”命令，现有的单元格将发生移动，给被移动来的单元格让出位置。,返回,上一页,下一页,第四节 工作表数据的编辑,（2）若在同一工作表内短距离移动，可用鼠标拖曳操作。 a. 将鼠标指针指向选定区域的边框线上。 b. 按下鼠标拖曳至目标区域，若目标区域位于工作表的可见区域之外，则拖曳选定

47、区域至窗口边界，以便在工作表上滚动。 c. 拖曳至目标单元区域后，释放鼠标，确认警告提示后，目标区域将被拖曳的内容所覆盖；在拖曳的同时按下 Shift 键，释放鼠标时，现有单元格的数据都会发生位移，给拖曳的内容让出位置，完成拖曳内容的插入操作。 （3）单元格移动还可使用常用工具栏的剪切。,返回,上一页,下一页,第四节 工作表数据的编辑,6. 清除单元格数据。“清除单元格”是将单元格中的内容（公式和数据）、格式、附注或者三者都清除，而继续保留原有单元格的地址，原内容变为空白。若一个单元格被清除，则用菜单命令清除的方法是：选定要清除的单元格或区域；选择“编辑清除”命令，再 选“全部”、“内容”、“

48、格式”、“附注”四个子命令中的一个子命令，清除选定部分的数据。 也可直接按 Del 键清除数据。,返回,上一页,下一页,第四节 工作表数据的编辑,四、单元格的组织 1. 删除单元格。“删除单元格”是将单元格从工作表中完全移去，并且移动相邻的单元格来填充空下的位置。删除单元格的方法如下。 （1）选定要删除的单元格或单元格区域。 （2）从“编辑”菜单或单击鼠标右键调出单元格的“快捷菜单”，并从中选择“删除”命令，打开如图 133 所示的“删除”对话框。 （3）在对话框中选择“右侧单元格左移”或“下方单元格上移”选项按钮，单击“确定”按钮。,返回,上一页,下一页,第四节 工作表数据的编辑,2. 插入

49、空白单元格。工作表中插入单元格时，原有的单元格将发生移动，给新的单元格让出位置。插入单元格的方法如下。 （1）选定单元格或区域，选定单元格区域的大小应该与要插入的空白单元格区域大小相同。 （2）选择“插入单元格”命令，或在单元格的“快捷菜单”中选择“插入”命令，在弹出的“插入”对话框中，如图 134 所示，选择活动单元格的移动方式，再单击“确定”按钮。,返回,上一页,下一页,第四节 工作表数据的编辑,3. 单元格的合并与拆分。方法有以下几种。 （1）菜单命令法。选定需要合并的单元格区域；选择“格式/单元格”或右击所选区域选“设置单元格格式”命令，进入单元格格式界面，在“对齐”卡中勾选“合并单元格”复选框即可，如图 135 所示。 （2）格式工具按钮合并法。选定需要合并的单元格区域（至少两个以上的相邻单元格）；单击格式工具栏的合并居中按钮，则所选择区域合并为一个单元格，并居中显示其内容；若选定区域有多重数据，将只保留所选区域最左上角的数据。合并前后情况如图 136 所示。,返回,上一页,下一页,第四节 工作表数据的编辑,单元格的拆分是指对原已合并的单元格进行拆分，原始的单元格本身是不能被拆分的。 其方法与合并的方法相似，即选定已合并的单元格；单击格式工具栏的合并居中按钮，或在“单元格格式”界面中去掉“合并单元格”复选框前的“”即可。,