1、International Business Letter,cathy,复习前章,外贸函电的各组成部分 外贸函电的格式,Parts of Business Letters 外贸函电的各组成部分,Letterhead （信头） Reference Number（信函编号） Date（日期） Inside Name and Address（信内地址和姓名） Subject（主题） Salutation（称谓）,Parts of Business Letters 外贸函电的各组成部分,Body（内容） Complementary Close（结束语）（落款） Signature（签名）手写和打印 I
2、nitial Identification（首字母缩写） Enclosure（附件） Carbon copy/C.C.（抄送） Postscript/P.S.（附笔）,Format of business letters （信的格式）,Indented Form (缩行式) Modified Blocked Form (混合式) Full Block Form (完全齐头式) Simplified Form（简单式）,Punctuation of English Business letters 外贸函电的标点,指称谓和落款的标点,Addressing Envelope 信封的写法,寄信人姓名
3、、地址写在信封左上角 收信人姓名、地址写在信封中央偏下 邮票贴信封右上角 齐头式和缩进式都可以,Addressing Envelopes,Return Address,Stamp,Address,Remarks,本章重点,外贸函电的写作要求 外贸函电的写作原则,Requirements for Writing Business Letters（写作要求）,精通英语 通晓外贸理论和实务 通晓术语 通晓人的心理 熟悉推销艺术,本章重点,外贸函电的写作要求 外贸函电的写作原则,Principles of Writing Business Letters（写作原则）,Clarity（清楚） Conci
4、seness（简洁） Correctness（正确） Concreteness（具体） Courtesy（礼貌） Consideration（体谅） Completeness（完整）,Clarity（清楚）,1）使用日常语汇2）尽量使用简短的句子段落不要太长少用术语用视觉帮助口语化的语言,使用日常语汇,The introductory operation was protracted, pedestrian and vacuous The first speech was long, dull and empty开头的讲话又长、又枯燥、又空洞,Clarity（清楚）,1）使用日常语汇2）尽量使
5、用简短的句子段落不要太长少用术语用视觉帮助口语化的语言,accomplish application approximately finalize demonstrate objective subsequently obligation utilize visualize,do use about finish show goal, aim later, since duty use see,Principles of Writing Business Letters（写作原则）,Clarity（清楚） Conciseness（简洁） Correctness（正确） Concreteness
6、（具体） Courtesy（礼貌） Consideration（体谅） Completeness（完整）,Conciseness（简洁）,去掉啰嗦的表达方式 去掉老套的、不必要的表达方式 尽可能去掉从句中作为连接词或关系代词的which和that 避免用There be和It is (was)句子开头 仅保留相关的信息 避免不必要的重复 用动词代替名词短语,Conciseness（简洁）,去掉啰嗦的表达方式 去掉老套的、不必要的表达方式 尽可能去掉从句中作为连接词或关系代词的which和that 避免用There be和It is (was)句子开头 仅保留相关的信息 避免不必要的重复 用动词
7、代替名词短语,He said (that) he was coming. (Im) Sorry (that) I have to cancel the order. I have enclosed the information (which) you requested,Conciseness（简洁）,去掉啰嗦的表达方式 去掉老套的、不必要的表达方式 尽可能去掉从句中作为连接词或关系代词的which和that 避免用There be和It is (was)句子开头 仅保留相关的信息 避免不必要的重复 用动词代替名词短语,Conciseness（简洁）,去掉啰嗦的表达方式 去掉老套的、不必要的
8、表达方式 尽可能去掉从句中作为连接词或关系代词的which和that 避免用There be和It is (was)句子开头 仅保留相关的信息 避免不必要的重复 用动词代替名词短语,Principles of Writing Business Letters（写作原则）,Clarity（清楚） Conciseness（简洁） Correctness（正确） Concreteness（具体） Courtesy（礼貌） Consideration（体谅） Completeness（完整）,Correctness（正确）,语法恰当、标点符号和词汇拼写正确 叙述正确、提供的事实和数字无误、写作格式规范
9、、技巧运用恰当以及商业术语正确。,Principles of Writing Business Letters（写作原则）,Clarity（清楚） Conciseness（简洁） Correctness（正确） Concreteness（具体） Courtesy（礼貌） Consideration（体谅） Completeness（完整）,Concreteness（具体）,用具体的词汇 用主动语态，不用被动语态 使用主动句来避免过于正式 采用主动句来显现谁的责任 使用主动句来节省读者的时间,用具体的词汇,模糊、一般、不具体的表达方式 Our product has won several pr
10、izes. Sales skyrocketed this month. Congratulations on your recent honor. Frank told me what happened last week.,Concreteness（具体）,用具体的词汇 用主动语态，不用被动语态 使用主动句来避免过于正式 采用主动句来显现谁的责任 使用主动句来节省读者的时间,Principles of Writing Business Letters（写作原则）,Clarity（清楚） Conciseness（简洁） Correctness（正确） Concreteness（具体） Cour
11、tesy（礼貌） Consideration（体谅） Completeness（完整）,Courtesy（礼貌）,使用Thank you. / Im sorry./ Im delighted. 不使用you should, you must, you have to 可以用Will you please? 例： You must complete the report before Friday. Will you please complete the report by Friday?,Principles of Writing Business Letters（写作原则）,Clarity
12、（清楚） Conciseness（简洁） Correctness（正确） Concreteness（具体） Courtesy（礼貌） Consideration（体谅） Completeness（完整）,Consideration（体谅）,多使用第二人称代词：you / your 少使用第一人称代词：I/we/us/our. 例： I have scheduled your vacation to begin May 1. You may begin your vacation May 1.,Principles of Writing Business Letters（写作原则）,Clarit
13、y（清楚） Conciseness（简洁） Correctness（正确） Concreteness（具体） Courtesy（礼貌） Consideration（体谅） Completeness（完整）,第三章,Establishing Business Relations 建立业务关系,建立业务信函的写作步骤 回复建立业务关系信函的写作步骤 建立业务关系信函的信例分析和词汇解释 回复建立业务关系信函的信例分析和词汇解释 建立业务关系信函的常用语句,建立业务信函的写作步骤,告知对方是如何获悉对方的地址和经营范围 介绍自己公司的性质、基本业务情况和经营范围 表达写信的目的 表达与对方合作和早日
14、收到回复的愿望 附寄公司简介、商品目录、价目表、小册子等,进出口双方相互了解的渠道,银行 商会 商务参赞处 交易会和展览会 广告 商业目录 其他渠道（国外销售代理商、互联网）,告知对方是如何获悉对方的地址和 经营范围,Your company has been kindly introduced to us by（贵公司由介绍给我们） We learn through/fromthat（我们通过得知） On the recommendation of（由推荐）,建立业务信函的写作步骤,告知对方是如何获悉对方的地址和经营范围 介绍自己公司的性质、基本业务情况和经营范围 表达写信的目的 表达与对方
15、合作和早日收到回复的愿望 附寄公司简介、商品目录、价目表、小册子等,介绍自己公司的性质、基本业务情况和经营范围,we wish to introduce ourselves to you（我们把自己介绍给你们） Our lines are mainly（我们主要从事） fall within our business activities.（属于我们的经营范围） We have been in this line（我们从事这个行业）,建立业务信函的写作步骤,告知对方是如何获悉对方的地址和经营范围 介绍自己公司的性质、基本业务情况和经营范围 表达写信的目的 表达与对方合作和早日收到回复的愿望 附
16、寄公司简介、商品目录、价目表、小册子等,表达写信的目的,We are willing to enter into business relations with you.（我们愿意和你们建立业务关系） We express our desire to（我们现写信愿意） We are now writing you for（我们现写信愿意） We are desirous of（我们愿意）,建立业务信函的写作步骤,告知对方是如何获悉对方的地址和经营范围 介绍自己公司的性质、基本业务情况和经营范围 表达写信的目的 表达与对方合作和早日收到回复的愿望 附寄公司简介、商品目录、价目表、小册子等,表达与
17、对方合作和早日收到回复的愿望,We look forward to receiving（希望早日收到） Hope to receive（希望收到） Your early reply is appreciated.（盼早复） We are anticipating your answer.（盼早复）,建立业务信函的写作步骤,告知对方是如何获悉对方的地址和经营范围 介绍自己公司的性质、基本业务情况和经营范围 表达写信的目的 表达与对方合作和早日收到回复的愿望 附寄公司简介、商品目录、价目表、小册子等,Dear Mr. Leeds,We have obtained your address from
18、 a friend of mine in San Francisco and are now writing you for the establishment of business relations.We are very well connected with all of major dealers here of light industrial products, and feel sure we can sell large quantities of Chinese goods if we get your offers at competitive prices.Pleas
19、e let us have all necessary information concerning your products for export.Yours faithfully,进口商写给出口商的信,Mr. Leeds:我们从旧金山（San Francisco）的一个朋友那里获得了你方的地址，想和你方建立业务关系。我们与本地所有大的轻工产品经销商都有广泛的联系，并确信如果你方报价合理的话，我们会大量提供中国商品。请告知向你方出口商品所必要的信息。谨上,单词,obtain: 获得，取得； Now a lot of information can be obtained from the
20、Internet.（现在可以从英特网获得许多的信息）,a friend of mine: 我的一个朋友 A friend of mine is a surgeon. （我的一个朋友是外科医生）,for the establishment of business relations为了建立业务关系 establish/enter into/build direct business relations with与建立直接的业务关系 我们将很高兴与你们建立直接的业务关系. We shall be glad to establish direct business relations with yo
21、ur company.,be very well connected with与有很广泛的联系 他与当地政府联系密切。 He is well connected with the local government.,for sure/be sure: 相信 We feel sure you will be satisfied with our goods. 我们相信他们会对我们的产品满意. I am sure of his honesty. 我相信他的诚实,a large quantity of =large quantities of 大量的 去年买了大量纺织品。 Large quantit
22、ies of textiles were purchased last year.,offer: 名词 报价=quotation；动词 报价 make an offer/offers如能尽早报价我们将非常高兴。 We shall be happy if you can make us an offer early. 请尽早报价。 Please offer as soon as possible.,competitive prices: 有竞争力的价格 我们的价格有竞争力。 Our prices are competitive.,export: 动词，名词，出口我们现在出口大量的自行车。 we export a large quantity of bicycles now.我们对进出口化学制品感兴趣。 We are interested in the import and export of chemicals.,
