1、目 录1、工作说明书概述- -2（一）、工作说明书的含义-2（二）、工作说明书的主要内容-2（三）、工作说明书的主要作用-3（四）、工作说明书的主要构成-3二、工作说明书的编制-3三、工作说明书的重要性-4（一）、为招聘、录用员工提供依据-41、确定岗位的任职条件-42、岗位说明书将作为签订劳动合同的附件-43、作为入职培训的教材-4（二）、对员工进行目标管理-41、岗位说明书是给员工下达目标的凭证-42、依据岗位说明书可清晰设计目标-5（三）、是绩效考核的基本依据-51、岗位说明书确定了岗位职责-52、岗位说明书确定了职责范围-53、岗位说明书确定了考核内容-5（四）、为企业制定薪酬政策提供
2、依据-5（五）、员工教育与培训的依据-5（六）、为员工晋升与开发提供依据-5四、现实生活中工作说明书内容的完善-6（一）、常规性调整-6（二）、根据企业发展战略的调整而调整-6五、总结-7参考文献-70论工作说明书的重要性朱丹管理学院人力资源管理专业 2012 级 指导老师：夏建萍摘要:本文将从工作分析入手，牵引出“工作说明书”这一概念，并逐步解释工作说明书的含义、内容、作用，分析工作说明书的构成，简述工作说明书编制的要点，从而对其重要性进行着重阐述。最后结合现实情况，对工作说明书在实际使用中存在的问题进行完善，使其符合现实需要。关键词：工作分析；工作说明书；重要性 Discuss the i
3、mportance of Job AnalysisZhu DanSchool of management,human resources management,Grade2012 Instructor:Xia JianpingAbstract：This paper will start from the job analysis, draw out the concept of “Statement of Work“, and gradually explain the meaning, content, work instructions, analysis of work instruct
4、ions, points the job descriptions, which focuses on the importance of. Finally, combined with the reality of the situation, to improve the existing in the actual use of job description, to meet the practical needs.Key words：Job Analysis；Statement of Work；importance工作分析是人力资源管理中的重要一环，其最为直接的表现结果就是工作说明书
5、。工作说明书的出现对各岗位工作进行了区分，明确了各岗位间的权职，为人力资源管理活动提供了有力的依据。当今社会，很多企业就是由于缺乏准确的工作说明，结果导致了许多人力资源工作缺乏针对性，难以开展。举个典型的例子，随着企业的迅猛发展，或者说企业求发展的野心越大，对人才的需求越强烈，这种求贤若渴的心情固然可以理解，但这种状态经常造成企业招人用人的偏颇和失误。很多时候在新增人员到岗后，企业会发现入职者不胜任此职位，或者说此职位的工作内容和预期存在很大不同，给入职者造成了较大落差，从而造成了企业开人或员工主动离职的情况，究其原因，无外乎企业对人选的不满意，或者人选对职位设置的不1理解，要么大材小用，要么
6、小材大用，要么边用边看，这些都导致招聘失败。但是隐藏在一行行任职资格和职位描述背后的诸多因素，才是导致招聘失败的关键因素。如果有一份详尽、准确的工作说明书的存在，这种情况就可以避免，招聘就能得以成功开展。这些事件的发生都无不在提醒我们工作说明书存在的重要性。那工作说明书在人力资源管理中具体起到怎样的作用呢？想要弄清楚这个问题，首先需要知道什么是工作说明书。2、工作说明书概述（一）、工作说明书的含义在现代企业人力资源管理中，工作分析是一个基本环节，基础性工作，但同时也起到了核心的作用。 1工作分析（Job Analysis)又称职位分析、岗位分析或职务分析，是人力资源管理工作的基础，是通过系统全
7、面的情报收集手段，提供相关工作的全面信息，以便组织进行改善管理效率。工作分析是企业人力资源开发与管理系统得以构建的核心，人力资源管理活动的各环节都是围绕它展开的。 2它通过对工作输入、工作转换过程、工作输出、工作的关联特征、工作资源、工作环境背景等的分析，形成工作分析的结果 工作说明书（也称作职务规范）。随着人力资源管理在企业管理职能中地位的凸显，工作分析也日益受到企业人力资源管理者的重视，工作说明书的地位也不断上升。3工作说明书(Statement of Work，简称 SOW)简单来说是对项目所要提供的产品或服务的叙述性的描述。它作为组织重要的文件之一，是指用书面形式对组织中各类岗位（职位
8、）的工作性质、工作任务、责任、权限、工作内容和方法、工作环境和条件，以及本职务任职人资格条件所作的统一要求(书面记录)。它应该说明任职者应做些什么、如何去做和在什么样的条件下履行其职责。一个名符其实的工作说明书必须包括该项工作区别于其他工作的信息，提供有关工作是什么，为什么做，怎样做以及在哪里做的清晰描述。（二）、工作说明书的主要内容1、岗位基本资料：包括岗位名称、岗位工作编号、汇报关系、直属主管、所属部门、工资等级、工资标准、所辖人数、工作性质、工作地点、岗位分析日期、岗位分析人等等。 2、岗位工作时间：包含工作时间长度的规定和工作轮班制的设计等两方面内容。3、岗位工作概述：简要说明岗位工作
9、的内容和要求，并逐项加以说明岗位工作活动的内容，以及各活动内容所占时间百分比，活动内容的权限；执行的依据等。 1 林勇，李强工作分析理论与应用M中国劳动社会保障出版社，2005：5-6 2 萧鸣政工作分析的方法与技术M中国人民大学，2014：73 林勇，李强工作分析理论与应用M中国劳动社会保障出版社，2005：1824、岗位工作责任：包括直接责任与领导责任，要逐项列出任职者工作职责。 5、岗位工作资格：即从事该项岗位工作所必须具备的基本资格条件，主要有学历、个性特点、工作经验、身体条件、心理品质、专业知识、技能要求以及其他方面的要求。6、岗位工作权限：为了确保工作的正常开展，必须赋予每个岗位不
10、同的权限，但权限必须与工作责任相协调，相一致。7、劳动条件和环境：它是指在一定时间空间范围内工作所涉及的各种物质条件。8、监督与岗位关系：说明本岗位与其他岗位之间在横向与纵向上的联系。9、绩效考评：从品质、行为和绩效等多个方面对员工进行全面的考核和评价。这里有必要注意的是，岗位工作说明书的内容，可依据岗位工作分析的目标加以调整，内容可繁可简。（三）、工作说明书的主要作用1、让员工清楚了解工作内容；2、建立一套完整的工作程序和统一的工作标准；3、明确各岗位的工作任务、责任与职权；4、为员工聘用、考核、培训等提供依据；（四）、工作说明书的主要构成工作说明书是比较重要的工作分析成果工具。它的制作由以
11、下构成：1、编写的时间日期；2、工作状况，要注明其中是全日工作还是兼职工作，工作的薪水与工资标准、数额；3、职位的名称；4、工作概要；5、工作职责与所要承担责任的详细列表；6、工作承担者向谁报告工作，组织工作关系；7、监督与被监督关系；8、组织内外的主要联系；9、要参加的有关会议；10、要归档的有关书面报告；11、工作能力与职位要求；12、工作所需的教育与经验；13、职业在组织范围内可流动性；二、工作说明书的编制工作说明书是根据岗位分析的各种调查资料，加以整理、分析、判断所得出的3结论，编写成的一种文件，是岗位工作分析的结果。 4编制岗位工作说明书的目的，是为企业的招聘录用、工作分派、签订劳动
12、合同以及职业指导等现代企业管理业务，提供原始资料和科学依据。所以编制一份完美的工作说明书是十分有必要的。工作说明书是对职位的描述，它针对的是岗位而不是人，也不是针对任职者的现在工作。这就要求工作说明书的编制者不局限于现状，而着眼于组织设定岗位的需要，一切从实际出发。它是对岗位职能、组织需求的归纳。岗位说明书的外在形式，是根据一项工作编制一份书面材料，可用表格显示，也可用文字叙述。 5一般而言，工作说明书用表格形式编制，通常分为七个部分，包括：1、基本信息：职位名称，部门，直接上级，所属下级，职位发展方向，职责分析日期，编写日期等；2、职位目的：即对为什么设置该职位的原因 进行概述；3、职责和权
13、限：即对任职者应该完成的工作、承担的责任和以及其完成工作、承担责任而被赋予的权力、可以调动的资源进行概述；4、考核指标：即对工作完成情况的衡量标准的概述；5、工作关系：分内部关系和外部关系，包括联系部门、人员；6、任职资格：即对任职者完成工作所需具备的学历水平、知识内容、工作经验、工作技能、个性和品质等概述；7、工作环境及条件：即对工作的环境及完成工作所需的工具设备的概述。 三、工作说明书的重要性（一）、为招聘、录用员工提供依据1、确定岗位的任职条件岗位说明书里确定了这个岗位的任职条件，任职条件是招聘工作的基础，招聘工作需要依照任职条件来挑选人员，不满足任职条件的人，不能用。如果企业一定要用只
14、也能降格使用，例如工资等级要下降，或者职务要略微下降。2、岗位说明书将作为签订劳动合同的附件岗位说明书将作为员工录用以后签订的劳动合同的附件。企业决定录用员工后，这名员工应该承担什么样的责任，以及要负责到何种程度，这些问题也已经事先在岗位说明书里约定好了，企业不需要对员工重复说明。3、作为入职培训的教材员工被录用以后，岗位说明书可以作为入职培训的教材。新员工在被录用以后，一般企业要进行一次入职培训。（二）、对员工进行目标管理4 孙宗虎岗位说明书编制范例大全M化学工业出版社，2014：45-46 5 孙宗虎岗位说明书编制范例大全M化学工业出版社，2014：96-98 4在对员工目标管理设计的时候
15、，依据岗位说明书所规定的职责，通过岗位说明书可以很清晰、明确地给员工下达目标，同时也便于设计目标。1、岗位说明书是给员工下达目标的凭证6目标管理是现代企业管理的一种最有效的办法。给员工下达目标的凭据就是岗位说明书里面规定的职责。例如给人力资源部的培训专员下达的目标是培训的指标，而不能下达薪酬管理的指标。由此可见，岗位说明书是目标管理的一个基本依据。2、依据岗位说明书可清晰设计目标在岗位说明书中，具体某个项目有几项职责，目标应该下达给谁，都有非常清楚的说明。因此，负责目标管理的主管应该随时查阅岗位说明书，以便更明确、有效地对员工进行目标管理。（三）、是绩效考核的基本依据1、岗位说明书确定了岗位职
16、责在绩效考核的时候，只有通过考察岗位说明书，才会知道只有这个岗位才有这个职责，才能去考核这个岗位上工作的员工是不是尽职尽责，是不是完成了工作目标。假如在岗位说明书中根本就没有这个职责，就不能拿这个要求考核他，因为他不需要承担这样的责任。所以，岗位说明书在工作目标管理和绩效考核工作中起很大的作用，也是绩效考核的一个基本依据。2、岗位说明书确定了职责范围岗位说明书明确确定了某一项职责的范围，是全责、部分还是支持，很清楚地划分了员工的职责。当某一项工作没有完成或出现问题时，责任十分清楚。3、岗位说明书确定了考核内容岗位说明书还规定了考核评价内容。绩效考核的标准应该是一致的。不能是岗位说明书写的是一个
17、样，考核标准又是另一个样。（四）、为企业制定薪酬政策提供依据7直接决定薪酬的是岗位评价，所以岗位说明书所提供的依据评价是间接的。岗位评价是企业薪酬政策的基本依据，整个薪酬体系需要以岗位评价为支撑性资料。而岗位评价的基础是岗位分析和岗位说明书，如果没有岗位说明书、岗位内涵分析、员工规格分析等资料，就无法进行岗位评价。因此，从根本上说，岗位说明书为企业制定薪酬政策提供了重要的依据。缺少了岗位说明书，企业制定薪酬政策将是很困难的。（五）、员工教育与培训的依据6 张明辉人力资源管理从入门到精通M清华大学出版社，2015：487 刘大卫绩效考核M 上海交通大学出版社，2013：1585对员工进行培训是为
18、了满足岗位职务的需要，有针对性地对具有一定文化素质的员工进行岗位专业知识和实际技能的培训，完备上岗任职资格，提高员工胜任本岗本职工作的能力。根据岗位说明书的具体要求，对一些任职条件不足，但其它方面优秀、符合公司急需人才要求的员工进行教育和培训，提升他本身的素质，最后使其达到岗位说明书的任职要求。（六）、为员工晋升与开发提供依据人力资源管理中一项非常重要的工作是人力资源开发，就是通过一些手段使员工的素质和积极性不断提高，最大限度地发挥员工的潜能，为企业做更大贡献。员工的晋升与开发，离不开人事考核。 8人事考核是以员工为对象，以岗位说明书的要求为考核依据，通过对员工德、能、勤、绩等方面的综合评价，
19、判断他们是否称职，并以此作为任免、奖罚、报酬、培训的依据，促进“人适其位”。因此，岗位说明书也为这项工作提供了一个依据。员工大都愿意在一家企业长期工作，并不愿意来回跳槽。主要是看有没有发展的空间，例如现在是销售员，有没有可能做销售经理或销售总监。公司就要依据岗位说明书，有针对性地做工作。根据岗位说明书做员工晋升路径图，作为规范化管理的一个基础文件。每一位员工都清楚，只要好好工作将来就能升到什么职位，或几年才能达到任职条件。综上所述，岗位说明书有很多重要的作用。可以看出，岗位说明书是一个非常重要的基础性的文件，所以应该做好岗位说明书的编制工作，而且将岗位说明书作为一种档案长期保存起来。四、现实生
20、活中工作说明书内容的完善岗位说明书虽然重要，但即使它被确定，并且被公布出来以后，还是要对它进行及时的更改。因为岗位说明书的内容不是一成不变的，它应该隔一段时间进行一次修订，而且这种修订是应该和企业的人力资源规划结合在一起。（一）、常规性调整一家企业在 3 年或者 5 年范围内，应该重新制定一次企业的发展战略。对于传统的制造型企业和生产型企业，一般 5 年就可以；对于一些高新技术企业，技术进步特别快，产品更新换代速度也很快，市场形势的变化也特别快，可能经过两年或者 3 年就需要重新调整或者制定企业的发展战略。（二）、根据企业发展战略的调整而调整在企业发展战略调整之后，可能会引起组织结构的调整和变
21、化，例如产品有变化，原来某产品的事业部取消了；也可能增加了一个新的产品，那么就会增加一个新的部门；或者研发力量要加大，需要增设新的研发部门，那么这时组织结构就变8 周永亮，张毅现代企业绩效考核量化管理全案M机械工业出版社，2014：1256了，职能变了，当然岗位也变了，会出现一些新的岗位，或者有一些老岗位消失，此外，有些岗位的内容职责也会有所变化。提倡根据企业发展战略的调整，企业组织结构的变化，岗位的变化，来重新修订岗位说明书。这个时间应该基本上和企业发展战略制定的时间相吻合。如果说每一年有小的变化，就应该做一些微调，例如某个人的职责会减少几项，另外一个人可能岗位的职责会增加一两项。这项工作由
22、人力资源部主持，和相关的部门来研究决定，研究以后要进行总的调整。5、总结岗位说明书是规范化管理的一个重要的基础性文件，那么，岗位说明书到底起什么作用？它怎么应用呢？本讲内容主要针对这些问题，介绍了岗位说明书的应用办法及“六大作用”。这“六大作用”概括起来讲，就是为招聘录用员工提供依据；是企业目标管理的基本依据；是企业对员工进行绩效考核的基本依据；为企业制定薪酬政策提供依据；是员工教育和培训的依据；为员工晋升和开发提供依据。最后，特别提到要根据企业发展战略的制定和调整，不断动态的修订岗位说明，使其符合发展的需要。参考文献：1 林勇，李强工作分析理论与应用M中国劳动社会保障出版社，2005：5-6 2 萧鸣政工作分析的方法与技术M中国人民大学，2014：73 林勇，李强工作分析理论与应用M中国劳动社会保障出版社，2005：184 孙宗虎岗位说明书编制范例大全M化学工业出版社，2014：45-46 5 孙宗虎岗位说明书编制范例大全M化学工业出版社，2014：96-98 6 张明辉人力资源管理从入门到精通M清华大学出版社，2015：487 刘大卫绩效考核M 上海交通大学出版社，2013：1588 周永亮，张毅现代企业绩效考核量化管理全案M机械工业出版社，2014：125
