1、会务接待组织架构图会务接待组（共计 2 人）会务接待（1 人）成本核算（兼）餐饮服务员（1 人）大堂迎宾（兼）会务服务（兼）生活楼（1 人）物料统计（兼）设备管理（兼）1 会议场所岗位职责1.1 做好会议场所的日常清洁工作。1.2 了解和掌握当日的会议和接待情况，按照服务规范和要求，做好每一次会议的接待、服务工作，确保各项工作高效优质无差错。1.3 按规定要求保持会议和接待场所内各类设备设施的完好，发现异常或损坏及时报修。1.4 服从领导安排，做好各项接待服务工作。会议或接待途中不得离岗或做份外事，加强责任性，确保会议的圆满召开。1.5 做好各类会议用具的清洁消毒工作，保证用具的完好。2 贵宾
2、接待厅岗位职责2.1 负责贵宾的礼仪接待和清洁工作。2.2 按规定要求检查贵宾接待厅的各类设施设备，发现异常或受损的及时报修。2.3 了解和掌握当日的接待任务及贵宾抵离时间、业主方主管部门对本次接待任务的要求，切实做好接待服务工作，确保各项工作高效优质无差错。2.4 在业主接待来宾事，根据服务规范要求，做好礼仪服务工作。2.5 加强责任性，在业主接待来宾工程中，不得离岗，要勤观察，掌握接待状况，及时提供配合和服务。2.6 严格执行安全和保密制度，不得随便让他人进入贵宾接待厅。3 会议场所岗位职责3.1 做好会议场所的日常清洁工作。3.2 了解和掌握当日的会议和接待情况，按照服务规范和要求，做好
3、每一次会议的接待、服务工作，确保各项工作高效优质无差错。3.3 按规定要求保持会议和接待场所内各类设备设施的完好，发现异常或损坏及时报修。3.4 服从领导安排，做好各项接待服务工作。会议或接待途中不得离岗或做份外事，加强责任性，确保会议的圆满召开。3.5 做好各类会议用具的清洁消毒工作，保证用具的完好。4 贵宾接待厅岗位职责4.1 负责贵宾的礼仪接待和清洁工作。4.2 按规定要求检查贵宾接待厅的各类设施设备，发现异常或受损的及时报修。4.3 了解和掌握当日的接待任务及贵宾抵离时间、业主方主管部门对本次接待任务的要求，切实做好接待服务工作，确保各项工作高效优质无差错。4.4 在业主接待来宾事，根
4、据服务规范要求，做好礼仪服务工作。4.5 加强责任性，在业主接待来宾工程中，不得离岗，要勤观察，掌握接待状况，及时提供配合和服务。4.6 严格执行安全和保密制度，不得随便让他人进入贵宾接待厅。1 制订目的规范接待管理，发挥的总体功效。2 适用范围适用于的会务接待工作。3 责任归属3.1 人事行政部、物业管理处是本规程的归口管理部门。3.2 人事行政部：负责接待管理的牵头、组织和协调。其中：会务接待主要职责如下：3.2.1 接受预约、设施准备、迎送访客、准备茶饮、通知员工、收发来宾卡、预定出租车以及为访客提供收发传真、信息咨询和其他为访客提供方便的相关服务。3.2.2 管理接待设施，保证设施时刻
5、处于正常备用状态，环境时刻处于整洁状态，包括：会议室、茶水间、卫生间及其附属设施等。3.3 总经理秘书：负责联络和协调总经理、副总经理的访客，为会务接待提供支持和协同。3.4 物业管理处：负责秩序维护、车辆停靠、卫生保洁，并为会务接待提供支持和协同。4 接待流程4.1 访客包括客户、合作伙伴、政府官员、供应商及其他相关人员。惠生科技园原则上不接受无关人员的参观考察。4.2 访客接待应严格限于办公楼一楼接待区域，未经特别许可，任何来访者不得进入员工办公区域。该特别许可，除设施维修人员由人事行政部批准外，应来自于副总经理或总经理，经批准的访客应按指定通道通行，并只能在许可的限定区域内活动。4.3
6、接待流程：4.3.1 计划和预约良好的计划是接待工作的前提保证，全体员工在商业接待中应提前预约。为提高工作效率，预约可通过书面、邮件、电话或口头告之的方式进行，会务接待负责接收和登记预约，内容包括人数、时间、访客类别、需用设施等。4.3.2 接待准备会务接待负责根据预约需求，安排会议室和准备相关设施，如会议室布置以及准备投影仪、视频设备、白板、纸笔等。电子设施由人事行政部 IT 工程师负责为会务接待提供支持。4.3.3 迎接和联络访客抵达时，由会务接待负责迎接，并引领至指定区域，同时及时通知被访人。4.3.4 商务性招待会务接待负责根据访客类别，安排茶水、饮料、水果、点心等，并注意适时补充，包
7、括必要时在会议休息间隙简单迅速地清理会议室，但前提条件是访客不受任何打扰。4.3.5 访客送行根据访客类别不同，必要时会务接待应陪同访客至出口处并礼貌道别。4.3.6 接待区域清理访客离去后，会务接待负责及时安排现场清理和设施归位，使相关区域和设施立即恢复备用状态。4.4 订餐流程4.4.1 计划和预约访客就餐须由对口接待部门提前预约，便于餐厅准备，一般应于就餐当日上午 10:00 前完成，重要客人应尽可能提前一天预约。任何预约均应经总经理、副总经理或部门经理批准。4.4.2 登记与准备会务接待负责接收和登记预约，内容包括人数、时间、标准、特殊要求等，并通知餐厅准备。4.4.3 就餐访客就餐须
8、由负责接待的员工陪同，否则餐厅有权拒绝供餐。4.5 临时访客接待4.5.1 会务接待负责礼貌询问访客的事由和被访人，并安排访客在指定区域等待。4.5.2 会务接待及时通知被访者，并根据被访者的回复安排或婉言回绝访客。4.6 公司重大活动期间宾客来访由人事行政部负责牵头提前准备和安排。4.7 接待区域应时刻保持安静，严禁大声喧哗。4.8 访客接待期间，如无重大事项，一般不得安排找人和找人接电话，必要时可由会务接待负责记录和转达。4.9 惠生科技园活动中心在业余时间对员工及其亲属开放，由物业管理处负责维持秩序和管理，并进行人员登记。5 接待规范5.1 接待/秘书 基本礼仪5.1.1 访客进入大厅，
9、主动上前礼貌询问，确定是预约客人，应主动表明：“您是与预约的先生/小姐吗？欢迎您的到来，请走这边。“5.1.2 为访客引位时，应主动拉扶会议室门把手，请访客入座，然后轻声询问茶饮需求进行准备，并请访客稍候。5.1.3 倒茶时八分满，用托盘端茶杯，送茶点时先宾后主，递茶时手握杯柄或杯肚，不可握杯口，将茶杯轻放至访客的右边，茶柄调整于访客的 45 度位置，并说：“先生/小姐，请用茶（咖啡） 。“上茶结束后，礼貌退出，并视情况在门外适当等待 2-5 分钟，防有特别需要。5.1.4 仪表举止端庄、得体、热情、大方，提供接待服务时保持“三轻“（走路轻、讲话轻、操作轻） 。5.1.5 送客时，应陪同被访者
10、送访客至车前或门口道别，并目送访客离去（视访客类别而定） 。5.1.6 确保到公司的每一位访客都得到应有的礼遇。5.2 保安人员 基本礼仪5.2.1 时刻保持仪容仪表整洁、规范，有礼貌地迎送进出科技园之访客。5.2.2 对于来园区之无关人员，应婉言劝离，保证正常秩序不受打扰。5.2.3 以标准手式引领来访车辆进出和停靠。6 备用资源会务接待应事先准备交通图、车船航班信息、雨伞、常用药品等物资，以备不时之需。1 制定目的规范会务、接待活动的组织与开展，满足业主的需求。2 适用范围适用于各类会务、接待工作的组织与开展。3 责任归属3.1 管理处是会务、活动工作的归口管理部门。3.2 各部门提供协助
11、。4 流程图接受任务工作布置准备物品、布置场所明 确 会 议 或 活 动 的 人 数 、 层 次 ， 确 定 活 动 的 日 期 、时 间 及 活 动 形 式 ， 了 解 其 他 特 殊 要 求包括人员配置与分工；场地布置方式；照明、空调、电梯等供应要求；环境装饰；安全保卫；所需物品品种与数量等。管理处会务接待按要求布置场地，准备会议或活动所需用品，与客户的有关联络等。环境管理部负责清洁、绿化布置、清洁设施及用品的安排。设备管理部负责设施保障，保障照明、音响、空调、供水、电梯等，协助挂放会标、横幅等。安保管理部负责对所有准备作安全方面的检查、认可，确保安全。5 操作要求5.1 接受任务5.1.
12、1 管理处接受任务，明确会议或活动的人数、标准，确定活动的日期、时间及活动形式，了解其他特殊要求。5.2 拟定详细的方案5.2.1 管理处根据所接受任务的具体要求，布置工作内容（包括人员配置与分工；场地布置方式；照明、空调、电梯等供应要求；环境装饰；安全保卫；所需物品品种与数量等） 。5.3 准备物品、布置场所5.3.1 各相关部门根据所分配任务，做好相应准备。5.3.2 会务接待按要求场所布置，会议或活动所需用品的准备，与业主的有关联络等。5.3.3 环境管理部负责清洁、绿化布置、清洁设施的安排。5.3.4 设备管理部负责设施保障，保证照明、音响、空调、供水、电梯等正常运作，协助挂放会标、横
13、幅等。5.3.5 安保管理部负责对所有准备作安全方面的检查、认可，确保安全；并协助场地布置。5.4 准备工作的总体验收5.4.1 各部门负责人组织人员对所有的准备工作作最后的确认，发现问题及时通知有关人员纠准备工作的总体验收活动过程的实施 清场工作正补救。5.4.2 会务接待将会议或活动的用品数量详细记录于“会议、接待活动用登记表”内以备查。5.5 活动过程的实施5.5.1 管理处根据会议或活动标准确定接待人员名单，监督、实施会务或文化活动的方案。5.5.2 各部门和责任人按分工提前 30 分钟到岗，各负其职。5.5.3 设备管理部确保活动过程中活动场所内设备、设施运转正常并及时处理突发性事故。5.5.4 会务接待确保环境卫生的维护和对客的交流与服务（茶水供应等） 。5.6 清场工作5.6.1 会务接待负责安排场内物品的整理，并将会议情况记录在“会务、接待接待工作日报表”上。5.6.2 环境管理部负责安排场地及场内物品清洁，检查场地向否有客人的遗留物，如发现应及时向保卫科汇报。5.6.3 设备管理部负责关闭所有应关闭的设备。5.6.4 安保管理部做安全检查，确保安全。5.6.5 各部门负责人对各负责工作进行最后的检查确认，发现问题及时安排纠正、补救。6 相关文件会务接待服务操作规程7 质量记录“会议、接待活动用品登记表”“会务、接待活动工作日报表”
