1、记录管理程序1 目的和适用范围 为记录的控制提供程序准则，保证公司质量环境管理体系得到有效运作，确保公司各项记录的完整性，并被妥善保管，在需要时能迅速查阅，并作 为日后追溯的依据；为证明 产品质量或环境体系符合公司既定要求和/或顾客规定要求提供客 观证据；为产品和质量环 境管理体系的持续改进提供信息支持。本程序适用于本公司质量环境体系运行全过程和与之相关活动的记录控制。 2 术语和定义 2.1 记录：是指公司管理体系运行实施过程中形成的文件化的证据和结果。3 职责3.1 公司企管部门、各下属制造公司的文件管理部门3.1.1 负责建立公司质量/环境记录明细表；3.1.2 负责对质量/环境记录实施
2、情况监督、检查及考核3.1.3 负责对各部门设计的质量/环境记录表单及更改的审核。3.2 各部门3.2.1 负责与本部门有关的质量/环境记录的设计、确定保存期、 贮存、保护等管理；3.2.2 负责建立本部门质量/环境记录明细表并组织使用；4 管理流程- 1 -4.管理流程流程图 输出 活动描述4.1 记录设计要求 4.1.1 记录的格式和填写要求由文件编写部门 进行设计或规定。4.1.2 质量/环境记录表格的名称应准确表达其 用途，表格栏目设置应简明、适用，质量记录记录设计 必须设置编码、标识、编号、记录者、操作者 及时间（年、月、日）等栏目，保持可追溯 性。4.1.3 记录是一种特殊的文件，
3、对质量/环境 记录的空白表格按文件管理程序实施管理 ；以报告、纪要等形式的质量/环境记录应按公 文写作格式的要求设置编制、审核、批准等栏 目。记录明细表 4.2 记录标识和编码记录编码公司企管部门对记录的编码、标识进行统一规定，标识应具有唯一性。具体要求按文件管理程序的规定执行。4.3 记录式样的更改控制4.3.1 记录式样（表格）经发布后，不得随意变更，若确须更改，则需填写“文件更改申请文件更改 单”报管理部门审核，由原文件的审批人批准式样更改 申请表 后方可更改；4.3.2 更改后的表格可以延用原记录标识号，无需标识版本号，但需明确原记录的适用期限。4.4 记录填写要求 4.4.1 记录用
4、钢笔或圆珠笔等填写，不得用铅笔 填写，字迹要正确、清楚，应能准确识别，并 有填写人签字或签章。4.4.2 记录填写要完整、详细，如有不需填写的 记录填写 项目，不允许空白，可在该栏内以“/”表示；4.4.3 记录不允许涂改，因笔误写错时，可进行 划改，更改人必须在划改处签字或印章（验证 人员、操作人员有代号、工号的可以盖代号、 工号印章）4.5 记录的收集与整理4.5.1 各单位负责记录管理的人员，按记录明细表的要求进行收集整理；记录登记表收集与整理 4.5.2 记录进行收集整理后，应对记录进行编目、按分类进行保管，以便于检索或查找。4.5.3 以电子文档进行的记录，按公司“电子文件管理规定”
5、执行；4.6 记录的保存与防护4.6.1 各单位须明确文件管理员或质量记录人员对记录的登记保管工作，做到收集及时、归档规范、便于检索、储存适宜，使记录得到有效保护。记录登记表保存与防护 4.6.2 各部门记录保管人员负责本部门记录的分类、编目、登记、归档等工作，以便记录的查阅。4.6.3 所有的记录都应按规定进行保存，保存时须注意保管环境（防火防水等），避免损A坏、遗失。- 2 -5 相关及支持文件5.1 文件管理程序 Q/RTQP196 记录6.1 文件更改申请表 RT.JQP21.016.2 记录明细表 RT.JQP21.026.3 记录登记表 RT.JQP21.036.4 记录归档登记表 RT.JQP21.046.5 记录处置登记表 RT.JQP21.05- 3 -文件更改申请表更改文件名称 更改文件编号更改标识 更改状态更改前内容： 更改后内容：更改理由同时更改相关文件情况审 核意 见 审核人/日期：批 准意 见 批准人/日期：执 行情 况 更改人/日期：- 4 -
