1、CCFL 制造部会议管理规范日立光电(吴江)有限公司 管理番号：CG-R-001 页次: 1CCFL 制造部会议管理规范制定单位：CFL 制造部首版日期：2007 年 12 月 06 日机密等级：社外密制定 审核 核准CCFL 制造部会议管理规范日立光电(吴江)有限公司 管理番号：CG-R-001 页次: 2文件修订记录表版本 日期 担当 检认 批准 变更 / 修订事项1 2007.12.06 夏曼清 胡万中 下 川 新作成2 2008.03.20 夏曼清 胡万中 下 川 1.对会议前中的注修改。3 2008.04.13 夏曼清 胡万中 下 川1.对 4.1.7 项中的第 2 条修改, 追加主
2、导者需在 3天内将会议签到表交于事务组.4 2008.06.28 夏曼清 胡万中 下 川1.追加 4.1.5 项中的 (1)条，联络会议时需确认与会人员是否有会议出席;2.追加 4.1.5 项的 (3)条, 出席会议时, 同一单位出席一人即可.5 2008.07.25 夏曼清 胡万中 下 川1.会议签到表以 3 天改为 2 天内交于事务组；2.追加 4.1.7 项中的注会议签到表相关;3.对 4.1.2 项中追加联络会议用邮件/AM;6 2008.08.20 夏曼清 胡万中 下 川1.对 4.1.2 项追加与会人员一栏,需写明涉及到的人员;2.对 4.1.6 项追加担当项目的,在会议中无法提出
3、纳期的可在会议后提出.7 2008.08.281.对 4.1.2 项与会人员一栏填写相关修改;2.页次变更CCFL 制造部会议管理规范日立光电(吴江)有限公司 管理番号：CG-R-001 页次: 31.目的：1.1 规范 CCFL 制造部各课别召开会议内容和纪律,提高会议的效率及会后的效果，特制定此规定。2.范围：CFL 制造部3.权责：无4.规定内容:4.1 制造部会议：4.1.1 主持人会前准备：(1)预期希望达成的结果；(2)考虑这个会议要不要召开（若召开，会议时间原则上为 1 小时） ；(3)请适当的人出席(有必要了解，有必要发言)；(4)准备会议资料(必要时将资料在会议前发送给与会人
4、员，便于大家了解准备)；(5)设定会议的提纲和时间表；(6)预计会议中可能出现的冲突；(7)如何开场:a 会议目的:举办会议的主要目的;b 背景: 说明会议召开的背景,我们面临的问题;c 议程 :会议中欲论之事项及先后顺序和预估时间;d 会议期望:对参会人员的表现和问题的处理期望 ;4.1.2 在召开会议之前需以通讯信息提前 24 小时通知：会议通知标准格式 注：为确保通知到位,会议用通讯信息通知 ,必要时可发 2-3 次(若主导者未通知到位,需罚款10 元)。“与会人员栏”：填写内容“收件人”或“具体参会人员姓名” 。会议名目的时间地点议程准备资料与会人员主导者CCFL 制造部会议管理规范日
5、立光电(吴江)有限公司 管理番号：CG-R-001 页次: 4定义：收件人：即参会人员；抄送者：可根据实际状况，自行判定是否需参加会议。4.1.3 若是紧急会议，当天需以通讯信息知会及电话或当面联系相关人员。4.1.4 与会者的职责：(1)决定是否需要出席会议；(2)准时(3)与会者要做准备(4)就某些疑点或模糊问题征询清晰解释；(5)与会者发言时，要有一定的逻辑性；(6)仔细倾听;(7)支持倾听;(8)支持他人;(9)对会议决定如实执行；4.1.5 会议前：(1)联络会议时需确认与会人员是否有其它会议出席( 如:查看会议预约系统等),避免会议冲突.(2)会议通知发出后，主导者需确认会议的出勤
6、状况，当出勤率较低时，可考虑取消本次会议并另行安排会议时间（取消及另行安排会议时间时需再次知会） 。(3)联络会议时,为避免浪费他人时间, 同一个单位尽量联络一个关系代表出席即可,必要时可联络主管一起出席(决策时).(4)参加会议的相关人员需在会议开始的前 20 分钟对会议的相关资料准备/确认清楚，以便能在会议中及时的提出及解决各项问题。(5)会议硬件(例:电脑、投影仪、白板)需在会议的前 5 分钟准备好并调试完成。(6)主持者需在会议的前 5 分钟准备好签到表，并让与会人员签到。(7)参加会议人员需将手机关机或调为静音（若需接电话应到室外接听） 。(8)出勤状况的确认时间为会议开始时间，会议
7、开始时间过后出席者均视为迟到( 迟到者必须自觉站立至主讲台上让大家目视 1 分钟，然后归位参与会议)，会议开始 10 分钟后出席者视为会议未出席(未出席者罚款 10 元/次/每人)。(9)无法出席会议的人员，需在会议开始前 10 分钟前知会会议主导者，不可代请假，否则一律按照未出席处理；参加人员若安排人员代替出席，需确保被安排人员符合会议内容。注：1.休假及出差人员，未出席时视为请假或由工作交接者代替出席。2.若主导者在会议开始前未准备好硬件及会议资料等，需对此罚款 10 元。4.1.6 会议中:CCFL 制造部会议管理规范日立光电(吴江)有限公司 管理番号：CG-R-001 页次: 5(1)
8、正确总结讨论内容(要不厌其烦与会者确认每个结论无误);(2)要及时指出令人困惑的发言,请该发言人解释清楚;(3)保持中立和客观态度;(4)发言要有组织、逻辑；(5)避免不当的肢体语言,以免给别人造成一种压抑感;(6)讲话口齿要清晰;(7)一次只讨论一个论点;(8)会议过程中,若有紧急事情要离开者, 需知会主持者,经同意后, 方可离开;若不经主持人同意离开者,按早退处理( 早退者罚款 5 元) 。注:担当者无法立刻提供担当项目纳期的, 需在会后进行全面考量后再提供合理纳期 ,主持者可在会议后再找担当确认.4.1.7 会议后:(1)会议结束后,主持人需将本次的会议内容发送给相关人员。(2)主导者需在会议结束后，将会议签到表 2 天内交于事务组(若超期罚款 10 元) ，由事务组：a.根据会议记录表对早退、迟到、未出席者进行相应的罚款。b. 每月 5 号对上个月的会议出勤状况进行汇总并作成报告。注：早礼/晚礼、周会、教育培训、面试、人员交流、外部门沟通无需交签到表。(3)若要修改会议记录需经会议主导者同意。(4)根据会议记录，对相关的问题(项目)进行确认跟踪 ,并对其所提出纳期及改善的效果进行确认 。(5)对所存在的问题点及改善项目进行重点跟踪,并对相关问题作出相应的改善对策。
