1、采购员必知的18条军规Owing nbsp 2011年03采购员必知的18条军规2011年03月24 日日志 上一篇：采购面试问题 下一篇：原材料采购跟单流. |返回日志列表 采购员必知的18条军规 分享 转载 复制地址 请用Ctrl+C复制后贴给好友。 转发到微博鱼腥草 2010年11月11日 23:00 阅读(34) 评论(0) 分类：个人日记 举报 字体：中 小 中 大 1.采购作业要非常小心,因工作上的失误而造成公司重大的经济损失,采购是要负担全部责任的,所以做任何事情都不能有“随便”两字。 2.与供应商的任何业务往来一定要在事情发生前沟通清楚，并将相关信息及时同业务沟通，严禁单方面进
2、行操作。 3.采购在接待供货商时,说话要有礼貌,要有好的形象,同对方交谈时,头脑要灵活,不知道尽量告诉对方,等清楚后再回复,公司其它的事情尽量少谈,找主题重点谈,会客时间尽量在十分至十五分钟之内,谈话时间长,会延误自己的工作,白天的时间是很忙碌的,要懂得善用时间. 4.采购工作是有一定的诱惑的,一定不要迷失自我,不要收供货商回扣或礼品(如有都交给上级做处理),这样对你对公司都不好,到时会害了自己. 5.同供货商相处,要平等对待,不要认为自己是客户就了不起,这样是没有办法同供货商建立好关系的. 6.采购不能以公司名私自开采购单购买自己所需的材料,或帮其它人采购材料,这样做是违法的,任何采购单一定
3、要有客户的正式订单方可作业. 7.所有的供货商都要有供货商调查表传真来后,采购自填写供货商评定表给上级批合格后,方可采购原料.然后再登记合格供货商记录 8.仓库每月应对仓存进行一次盘点,并交一份给采购部,采购负责盘亏、盘盈进行分析，并追踪材料的去向. 9.后勤在发给供货商进料不良通知时,采购了解情况后,(如有挑选所 所耗工时及损坏的材料都要写清楚由供货商承担一切费用).传真给供货商并追踪回复结果,并出具扣款资料给财务扣除货款. 10.采购在作业时遇到困难,要立即告诉上级处理,不要等到没办法处理了再告诉上级,这样会影响货期,给公司造成损失. 11.供货商提供的样品,采购员要先记录在样品登记明细表
4、上,然后再给业务部门确认,结果回复供货商，让供应商做相关记录并存档以备用。 12.供货商传来的报价单,采购要了解市场原料的最低价,才知道怎样降价,采购员要多同其它公司采购员和公司业务员多交流.才了解材料最低价. 13.采购没有权力备原材料,需要备原料或安排库存,一定要有业务的备料通知单方可,而且要把备料给上司知道. 14.供货商在报价时,有三种方式:（1）、报可以转厂价，（2）开增值税票（注明是含多少点）。（3）、不用转厂也不用开税票（普通收据）。以上情况一定要在报价单上说明清楚，以防事后发生不愉快的争议. 15.采购过程是一个很紧张的过程,有时会一边执行一边做文件,因为这是对外工作,切记要将
5、文件做得清楚,否则会损坏公司的利益. 16.若因时间紧迫关系，要求将 物料 直接从供应商寄客户时，采购员一定要获得上司的批准，且在事后不迟于第二天须将送货 数量 知会相关业务员开具销售单，采购员应该尽量减少此类事情的操作方式。 17.由供应商直接寄客户的货物一定要求供应商不能开立任何单据放于货物当中，并要求供应商写速递单时一定要写我司的名字和电话 18.对于利润过低的销售报价，采购员一定要给上司审核方可报给业务，以保持公司的利润空间 采购作业指导书 以下是我们公司的一些采购作业指导书，请大家多多指点。 一、目的： 通过 对采购过程进行有效控制，确保产品的原（物）料、零件、包装材料的品质、价格、
6、交期与 数量 能满足本公司的要求，以最低的库存保障生产的畅通。 二、采购的种类： 根据 物料 的用途， 物料 采购可分生产性 物料 采购（原/辅材料采购）与非生产性 物料 采购（办公用品、劳防用品、机 物料 消耗品、设备、量/器具、模具与样品等的采购）两种类别。 三、 物料 采购审批流程 1生产性 物料 订购审批流程 采购员根据业务部门的制造通知单及生产计划、生产BOM表、技术BOM表制定 物料 需求表；送交仓库填写库存状况后结合最低订购量、安全库存量确定订购 数量 ；由采购员依据 物料 需求表编制 物料 订购单予资材部经理批准采购。 物料 需求表应包括制造单号、产品型号、制造 数量 、 物料
7、 名称、型号/规格/颜色/材质、单位、单耗、需用量、库存量、订购量、需求时间、制造单位等资料。 2非生产性 物料 请购审批流程 办公用品、劳防用品由使用部门编制_月办公用品、劳防用品使用计划，经部门经理、总经理审批，审批后交仓库汇总并清查库存，结合安全库存量填写请购单；机 物料 消耗品等由使用部门填写请购单经部门主管复核，总经理审批。审批后交资材部经理安排采购员编制 物料 订购单，经资材部经理审批后由采购员安排采购。 3设备、量/器具、模具的审批流程：由直接指导或从事该项工作的人员填写请购单，经部门主管审核，总经理批准后交采购部制定采购计划采购。 4样品试制 物料 的审批流程：如技术部生产样品
8、需用某种 物料 ，公司未有此物料 或为新增 物料 时，由技术部人员填写请购单及图纸资料，经部门主管审核，总经理批准后交资材部经理，由资材部依元件规格资料要求寻找供应商采购。 四、询价、比价、议价、定价作业 1.本公司所有 物料 采购必须向经公司认可后的合格供应商购买，设备、器具以有信誉、有能力之生产厂商为询价对象。 2.比价、议价：采购人员在合格供应商中选择两家以上厂商进行询价，以利于比价作业进行，并从中挑选在品质、价格、交期与服务等方面符合公司要求的厂商；采购人员与厂商议后，将比价、议价结果报资材部经理。如客户指定要求或特定技术时，不受此限。 3.议价过程必须明确交货周期、日产能、是否有最低
9、订购量要求及最低订购量、品质标准、价格条件、包装要求、货款支付周期等。 4.定价：资材部经理依据议价结果选择合适的供应商，签订采购合同及物料 定价表经资材部经理审核、总经理批准后实施。 5.涉及技术性的图纸或公司提供的样品，资材部必须同外协厂签订技术保密协议，以保障公司利益。 五、 物料 订购单的开立、分发与变更 1所有原（物）料的采购必须采用本公司的 物料 订购单， 物料 订购单一式四份，一份由采购存档，一份由财务结算，一份由仓库收货及进度跟踪，一份供应商存档。 2采购人员在确认供方能够满足本次采购要求下填写 物料 订购单，并明确供应商名称、制造单号、产品型号、制造 数量 、 物料 名称、型
10、号/规格/颜色/材质、单位、需用量、库存量、订购量、交货时间、品质要求等，若采购要求需附图纸、检验标准、包装要求、样本或其它文件,应在 物料 订购单上注明所附文件的识别方式。 3已下达的 物料 订购单如遇客户订单变更需修改或取消，必须在供应商未正式生产前通知供应商，否则供应商有权不予接受修改内容。如供应商已投产需测算 数量 及金额，报业务部与客户协商处理。订单修改后须编制新的 物料 需求表及 物料 订购单并注明“修改”字样，或注明原单号作废字样，取消并收回已经分发的 物料 需求表、 物料 采购单（含部分修改或全部修改）；订单取消亦同。 六、采购 物料 的交期控制 1采购人员在 物料 订购单发出
11、后要与供应商联系确认交期与 数量 并回传确认函，急单采购要将约定交期回复需求部门，并建立采购台帐，在采购各个阶段以电话、传真形式联络供应商，跟催交期，如有异常不能按既定交期交货时，应以书面形式，注明“异常原因“及“预定交货日期“，呈资材部经理核示后转送需求部门，依需求部门意见拟订对策处理。 2仓管人员应根据 物料 订购单提供原（物）料到位的 数量 与质量信息，提醒采购人员未按交期到货的信息，以利及时处理 物料 采购时出现的一系列异常。 七、验收及入库 1采购物资到厂后，供应商将送货单交仓管员，由仓管员引导供方将物资存放在待检区。供应商送货单必须注明我公司 物料 订购单单号及订购 数量 、送货
12、数量 等信息。 2由采购员和仓库管理员在一个工作日内依 物料 订购单对检验物资进行验证。验证内容包括： 物料 名称、型号/规格/颜色/材质、产品包装、标识、数量 等， 数量 按抽样比例进行量测，遵照孰少孰准严则按比例进行扣除。验证合格后开具送检入库单在二小时内通知检验人员进行检验。检验合格后由仓管员依照定置管理进行归位摆放，并依送检入库单及时填写存货吊卡和登记存货计数帐；检验不合格需退货的填报验退单办理退货手续。 3入库 数量 与订购 数量 必须相吻合，严格执行入库 数量 上浮比率标准，超出部分填写验退单通知采购人员予以退回供应商处理。如供应商确需寄存于我司仓库等待订单的，由仓管员在厂商寄存
13、物料 登记簿上登记。并将寄存物料 按定置管理摆放，并做好标识；交货 数量 未达订购 数量 时，以补足为原则，但不影响订单生产，有利降低库存积压的由仓库主管复核，经资材部经理同意，可免补交，短交如需补足时，仓管员应通知采购部门联络供应商处理。 4由于品质不符合规定标准，但不影响顾客要求，或经过返修和挑选能达到规定标准的特采或降级物资，采购人员应与供应商联系退换或返修，如由我公司特采或降级处理，采购和仓管人员应跟踪该批物资对我公司的费用影响，并通知供应商对该批物资进行折价或补偿处理。 5送检入库单须依据 物料 订购单、送货单或发票载明供应商名称、订购单号、 物料 名称、型号/规格/颜色/材质、单位
14、、订购 数量 、送检 数量 、入库 数量 、单价、金额、备注，送检入库单经仓管员、检验员、仓库主管签字后将结算联、财务联连同送货单、发票交采购人员。 6采购人员对照 物料 订购单、送检入库单、发票、合同、定价表进行核对，核对无误后交采购经理复核并同时登记采购台帐核销采购订单，复核后转交财务办理入帐手续。 八、采购费用的报销 采购人员依据采购合同约定的付款周期到期办理付款申请书，经财务核对无误后交资材部经理、总经理审批，审批后交财务出纳付款，并在采购台帐中记录。确认出纳付款后在采购台帐中冲销应付款项。 十一、报表的填报 采购人员依据采购台帐每月底报送采购月报表及应付帐款余额表，报送相关部门人员（财务、总经办、资材部经理）。 十二存档 采购人员应对制造通知单、生产计划表、生产BOM表、技术BOM表 物料 需求表、 物料 订购单、请购单、送检入库单、验退单、采购合同、报价单进行分类整理，按时间序时顺序装订成册存档一年。
