1、 玩转 Excel“单元格格式”一、“数字”标签（图 1）纸上谈兵根据单元格中实际输入的数据，先选定相应的数据类型（如“数值”等）；再配合数据类型，进一步设置数据的具体格式；设置前的情况；设置后的情形。实战演习 身份证号码轻松输入大家知道，在 Excel 默认情况下，当单元格中输入的数字位数超过 11 位（不含 11 位）时，系统将以“科学记数” 格式显示输入的数字；当输入的数字位数超过 15 位（不含 15 位）时，系统将 15 位以后的数字全部显示为“0”。这样一来，如果我们要输入身份证号码（15 位或 18 位），身份证号码就不能正确显示出来了。此时，我们就请“数字 ”标签出山，来解决这
2、一 “难题”。1、完整显示出身份证号码选中需要输入身份证号码的单元格（区域），打开“单元格格式”对话框，进入“数字” 标签，在“分类”下面选中“ 文本 ”选项，确定退出，再输入身份证号码即可。小技巧在输入身份证号码时，在号码前面加上一个英文状态下的单引号“”，即可让身份证号码完全显示出来（不要担心，确认后，该单引号是不会显示出来的）。2、让格式自动添加固定的数字大家知道，身份证号码的前 6 位，是省、市、区（县）的代号（如“340505”等），如果持证人是同一区（县）的，输入这样的的身份证号码，可以让“数字” 标签帮你减轻输入的工作量：选中需要输入身份证号码的单元格（区域），打开“单元格格式”
3、 对话框，进入“数字”标签，在 “分类”下面选中“自定义”选项，然后在右侧“类型 ”下面的方框中输入：“340505“，确定退出。以后输入身份证号码 7 位及以后的数字（如“198903040611”）后，系统会自动在前面加上相应的代码，形成完整的身份证号码（如“340505198903040611” ）。二、“对齐”标签这个标签控制数据的三个属性对齐方式、显示方向、控制文本（参见图 2、3、4）。1、（图 2）设置数据左右对齐方式（默认为靠左）；设置数据上下对齐方式（2000 默认为“靠下”，XP 默认为“居中”；设置数据的缩进（也就是通常所说的退格）；设置前；设置后。2、（图 3）将数据设
4、置成竖排格式； 均用于设置数据的倾斜方向，可以通过拖动区中指针设置，也可以直接在区中输入具体数据设置；设置前；设置后。3、（图 4）选中此选项后，当单元格中的文本一行容纳不下时，系统会自动将文本转行排列；选中此选项后，当单元格中容纳不下数据时，系统会自动将数据缩小排列（上一项选中后，此项不能无效）；选中此选项后，可以将选中的多个单元格合并成一个单元格；设置前情况；设置后情形。实战演习 让姓名排列的整整齐齐时下，员工的姓名，以 3 个字和 2 个字的居多，也是 4 个字或更多字的。可以用“分散对齐”或“缩小字体填充” 来让它们排列整齐。1、同时选中输入 3 个字和 2 个字姓名的单元格区域（需要
5、用 Shift 和 Ctrl 帮忙选择），打开“单元格格式”对话框，进入“对齐 ”标签，按“水平对齐”右侧的下拉按钮，选中“ 分散对齐”选项，确定退出。2、同时选中输入 4 个字和更多字姓名的单元格区域，打开“单元格格式”对话框，进入“对齐” 标签，选中“缩小字体填充” 选项，确定退出。特别提醒 遗憾的是，上述两项功能不能同时使用，希望微软能在下一个版本中加以改进。三、“字体”标签拉动滚动条，设置字体；设置字型；拉动滚动条，设置字号；点击下拉按钮，设置下划线；点击下拉按钮，设置字符颜色；设置上、下标、删除线等特殊格式；预览设置效果；上标设置前；上标设置后。实战演习 让标题更具魅力利用“字体”
6、标签，可以一次性完成表格标题的个性化设置。选中标题所在的单元格（通常是合并居中后的一个单元格），打开“单元格格式” 对话框，进入“字体”标签，设置字体为 “华文新魏”，字形为“加粗”，字号为“22”号，下划线为“双下划线” ，颜色为“蓝色”等，设置完成后，确定退出，一个漂亮的标题就呈现在你的眼前了（如图 6）四、“边框”标签点击下拉按钮，选中需要设定的边框颜色；选定边框样式；点击相应按钮，设置边框位置；确定退出，完成边框的设置如果要为工作表设置不同颜色和样式的边框，每一颜色和样式需要重复上述至步的操作。实战演习 为表格添加粉红色的双边框如果我们要为表格设置“粉红色的双线外边框” ，可以这样设置
7、。选中整个工作表（当然不包括标题啦_），打开“ 单元格格式” 对话框，进入“边框”标签，在“ 线条”下面选中双线条 “样式”和粉红色的“颜色”，然后单击“ 预制 ”下面的 “外边框”按钮，确定退出，边框添加成功（参见图 6）。小技巧 为单元格添加一条斜线：选中相应的单元格，在上述“ 边框”标签中，选中斜线“样式”，然后根据所要添加斜线的方向，单击“边框” 左（或右）下角的相应“斜线”按钮，确定退出，斜线添加成功五、“图案”标签纸上谈兵选定单元格底色；点击下拉按钮，选定添加的网纹及网纹颜色（二者需要进行两次操作）；设置效果。实战演习 标题的再修饰通过“图案” 标签，为标题单元格“填充”上“ 淡紫
8、色”底色，并添加上网纹，让标题更具个性。选中标题所在的单元格，打开“单元格格式” 对话框，进入 “图案”标签，选中“ 颜色”下面的“淡紫”颜色，然后按“图案” 右侧的下拉按钮，在随后弹出的对话框中，选中一种网纹样式（如“12.5%灰色”等），确定退出，标题即被加上美丽的底纹和底色（参见图 10，是不是比图 6 效果更好一些？）六、“保护”标签纸上谈兵选中此项，相应单元格中的数据不能被修改；选中此项，相应单元格中的数据在编辑栏上不显示；确定退出；“ 隐藏 ”的效果。实战演习 保护你的公式如果你制作的表格是让别人使用的，辛辛苦苦输入的公式，是不是常常被使用者搞得面目全非呢？没关系！将他们保护起来。
9、1、锁定单元格中的公式先在工作表左上角行、列交汇处单击鼠标，选定整个工作表。打开打开“单元格格式” 对话框，进入 “保护”标签，清除“ 锁定”前面复选框中的“”号，确定退出（解除对整个工作表的锁定）。执行“编辑 定位” 命令（或直接按 “Ctrl+G”组合键，或按 F5 功能键），打开“定位”对话框，单击“ 定位条件” 按钮，在弹出的“ 定位条件”对话框（如图 12）中，选中“公式 ”选项后，确定退出，选中工作表中所有包含公式的单元格。再次进入“保护 ”标签，在“锁定”选中前面的复选框中加上“ ”号，确定退出。执行“工具保护保护工作表” 命令，打开“ 保护工作表”对话框输入密码（密码需要确认一
10、次）后确定退出，公式就被锁定而不能修改了。2、将公式隐藏起来我们知道，单元格中输入公式后，在单元格中显示的是运算结果，而当我们选中该单元格时，在编辑栏中就显示出了公式的具体内容。如果不想让别人看见具体的公式内容，可以将其隐藏起来：用上面的方法，选中所有包含公式的单元格。进入“保护 ”标签，在“隐藏”选中前面的复选框中加上“ ”号，确定退出。再用上面的方法“保护工作表” ，公式的具体内容就被隐藏起来了。特别提醒 如果你想修改公式的内容，或者要显示出公式的具体内容，需要执行“ 工具保护撤销保护工作表” 命令，输入密码解除保护。一、在每一页上都打印行标题或列标题 在 Excel 工作表中，第一行通常
11、存放这各个字段的名称，如“客户资料表”中的“ 客户姓名”、“服务帐号”、“公司名称” 等等，我们把这行数据称为标题行(标题列依此类推) 。当工作表的数据过多超过一页时，打印出来只有第一页有行标题，这样阅读起来不太方便。 用下面方法可以让每一页都打印行标题： 进入要打印的工作表，选择菜单“ 文件页面设置”命令，在弹出的对话框中选择“工作表”选项卡，然后单击“打印标题”区“顶端标题行”文本区右端的按钮，对话框缩小为一行，并返回 Excel 编辑界面，用鼠标单击一下标题行所在的位置 (图 1)，再单击回车即可。 这时对话框恢复原状，可以看到“顶端标题行” 文本框中出现了刚才选择的标题行(图 2)，核
12、对无误后单击“确定”完成设置。以后打印出来的该工作表的每一页都会出现行标题了。说明：列标题的设置可仿照操作。若需要要打印工作表的行号和列标(行号即为标识每行的数字，列标为标识每列的字母)，勾选“ 打印”区的“行号列标” 复选框即可。Excel 中自动填充计算表格项利用 Excel 制作电子表格时，有时需要用到计算填充功能，F 列每种元件的价格合计，就是由 E 列元件单价乘以 D 列元件数量得来的。通过分析，发现利用 Excel97 提供的VBA(VisualBasicforApplication)功能，写几行 Basic 代码即可方便地达到自动填充 F 列数据的目的，且计算结果为纯数据值，可以
13、自由进行处理。具体实现步骤如下：1. 建立 Excel 工作表，分别填入其它相应的数据，包括 E 列元件的单价和 D 列元件数量。2. 点击“ 视图 ”“ 工具栏”“VisualBasic”VB 控件工具箱。3. 在整个工作表的底部或适当的位置放置控制按钮“CommandButton1”。4. 双击控制按钮，加入语句：PrivateSubCommandButton1_Click()DimiAsInteger自动填充的行号DimrandAsString工作表 D 列的范围参数DimraneAsString工作表 E 列的范围参数DimranfAsString工作表 F 列的范围参数Fori=2T
14、o1212 为本例中给出的填充结果行号，可由使用者自己设定该循环主要完成工作表 F 列计算表格的 自动填充rand=D CStr(i)rane=ECStr(i)ranf=FCStr(i)Worksheets(Sheet1).Range(ranf)=Worksheets(Sheet1).Range(rand)Worksheets(Sheet1).Range(rane)NextiEndSub5. 按执行键，就可达到设计要求的计算表格项的自动填充，且填充结果为纯数据。Excel97 提供了 VBA 功能，使我们可以根据需要对其进行适当的二次开发，仔细研究其用法，会使制作电子表格的工作更加轻松。Exc
15、el 中的批处理技巧对于在办公室工作的职员来讲，日常工作多是搜集、整理、计算数据，并将其结果直观图形化并附以文字说明，Excel 可以称得上是帮助我们处理这方面事务的“专家里手”。笔者在工作实践中总结出多项 Excel 的“批处理”功能，简单实用，可以成倍提高工作效率。1 工作簿的“ 批处理”(1)打开多个工作簿：在“文件”菜单中选择“打开文件”，按住“Shift“键或“Ctrl“ 键并配以鼠标操作，在弹出的对话框文件列表中选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿，然后按“确定”按钮，就可以一次打开多个工作簿。(2)关闭所有打开工作簿而不退出 Excel：按下“Shift“键并在“ 文件”菜单中选择“
16、关闭所有文件” ，如无修改则工作簿被立即关闭；如果有未保存的修改，系统询问是否要保存修改。2、工作表的 “批处理 ”按住“Shift“ 键或“Ctrl“键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批量处理，笔者仅举几例进行说明。(1)在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作。(2)在“文件” 菜单中选择 “页面设置” ，将选中的多个工作表设成相同的页面模式。(3)通过“编辑” 菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替换、定位操作。(4)通过“格式” 菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元格设成相
17、同的样式以及进行一次性全部隐藏操作。(5)在“工具” 菜单中选择 “选项” ，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属性。(6)选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需要的表格，则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。3、单元格的 “批处理 ”(1)“ 批量 ”调整列宽或行高。对于相邻的多列，在其列标号处用鼠标选中整列，并将鼠标移至选中区域内，单击右键弹出快捷菜单，进行多列的插入与删除操作；将鼠标移至选中区域内任何一列的列标号处，当鼠标变成十字形时，按下左键并拖动，则将选中所有列的宽度调成相同的尺寸。此时双击右键，
18、则将选中的所有列的宽度调成最合适的尺寸，以和每列中输入最多内容的单元格相匹配。行的操作与上述列的操作基本相同。对于不相邻的多列，先按下“Ctrl” 键并配合鼠标左键单点或按下左键并拖动的操作，选中整列，并将鼠标移至选中的区域内任何一列的列标号处，当鼠标变成十字形时，按下左键并拖动，则将选中所有列的宽度调成相同尺寸，而此时双击右键，则将选中的所有列的宽度调成最合适的尺寸。行的操作与上述列的操作基本相同。(2)“ 批量 ”设定格式通过按下“Ctrl“键并配合鼠标左键单击或按下左键并拖动的操作选择不连续单元格，或者通过按下鼠标左键并拖动选择连续单元格，将鼠标移至选中的任何区域内，单击左键弹出快捷菜单
19、，选择其中的“单元格格式”一项进行“批量”设定单元格格式，或者利用“格式”工具条上的图标进行格式设定。(3)“ 批量 ”输入众所周知，在相邻单元格中输入相同的内容可以通过复制来实现。对于不相邻单元格中输入相同的内容除通过复制粘贴来实现外，还可以采取如下快捷方法实现：先按下“Ctrl“键并配合鼠标左键单点或按下左键并拖动的操作，选中所有要输入相同内容的单元格式，然后键入要输入内容，按下“Ctrl“键之后按“Enter“键，即可完成操作。(4)“ 批量 ”求和在 Excel 上工作时，对数字求和是经常遇到的操作，除传统的输入求和公式并复制外， 对于连续区域求和可以采取如下方法：假定求和的连续区域为
20、 mn 的矩阵型，并且此区域的右边一列和下面一行为空白，用鼠标将此区域选中并包含其右边一列或下面一行，也可以同时两者均选中，单击“常用”工具条上的“”图标，则在选中区域的右边一列或下面一行自动生成了求和公式，并且系统能自动识别选中区域中的非数值型单元格，求和公式不会产生错误。根据以上介绍，相信大家还能总结出许多对工作簿、工作表、单元格进行“批处理”的方法，来提高我们的工作效率。Excel XP 的八则快速输入技巧我做财务工作的，用 Excel 多。所以在使用 Excel XP 处理庞大的数据信息时，如果不注意讲究技巧和方法的话，将会花费很大的精力。因此如何巧用 Excel XP，来快速输入信息
21、就成为我非常关心的话题，这里就介绍几个这方面的小技巧。别小看了这几个小技巧，学会了对你的工作是会有很大的帮助的。1、快速输入大量含小数点的数字在 Excel XP 工作表中输入大量的带有小数位的数字时，按照普通的输入方法，一般会按照数字原样大小直接输入，例如现在要在单元格中输入 0.05 这个数字时，我们会把“0.05“原样输入到表格中。不过如果需要输入若干个带有小数点的数字时，再按照上面的方法输入的话，工作效率就会降低。其实，我们可以使用 Excel XP 中的小数点自动定位功能，就能快速的提高输入速度。下面就看看具体怎么做吧。先在 Excel XP 的编辑界面中，依次选定“工具“/“ 选项
22、“/“ 编辑“ 标签，在弹出的对话框中选中“自动设置小数点“复选框，然后在“位数“ 微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。例如，我们要在某单元格中键入 0.06 的话，可以在上面的设置中，让“位数“选项为 2，然后直接在指定单元格中输入 6，回车以后，该单元格的数字自动变为 “0.06“，怎么样简单吧？2、快速录入文本文件中的内容现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件，如果此时您需要将这些数据制作成Excel XP 的工作表，那该怎么办呢？重新输入一遍，太浪费时间；将菜单上的数据一个个复制到工作
23、表中，同样也费事。这时！您只要在 Excel XP 中巧妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻需要重新输入或者需要不断复制、粘贴的巨大工作量了。使用该功能时，您只要在 Excel XP 编辑区中，选定菜单栏中的“数据/获取外部数据/导入文本文件“命令，然后在导入文本会话窗口选择要导入的文本文件，按下“导入“钮以后，程序会弹出一个文本导入向导对话框，您只要按照向导的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的格式了。3、快速输入大量相同数据在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，你不必一个一个地输入单元格，那样会花费很长时间，而且还比较容易出错。下面的操作方法可以让您在多个相邻或不
24、相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体为：首先同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住 Ctrl 键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次输入要填充的某个数据。按住 Ctrl 键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。4、快速进行中英文输入法切换要录入一种既包含有数字信息，又包含有文字信息的工作表，需要不断地反复切换输入法，非常麻烦。为了方便操作，可以用以下方法实现自动切换：首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个合适的中文输入法；接着打开“有效数据“对话框，选中“IME 模式“标签，在“模式“框中选择打开，单击“确定“按钮；然后再选中
25、输入数字的单元格区域，在“有效数据“对话框中，单击“IME 模式“选项卡，在“模式“框中选择关闭（英文模式）；最后单击“确定“按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。5、快速删除工作表中空行 删除 Excel XP 工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删除，但这样做很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法：首先打开要删除空行的工作表，在打开的工作表中用鼠标单击菜单栏中的“ 插 入“菜单项，并从下拉菜单中选择“列“，从而插入一新的列，在列中顺序填入整数；然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所
26、有空行都集中到表的底部。删去所有空行中列的数据，以列重新排序，然后删去列。按照这样的删除方法，无论工作表中包含多少空行，您就可以很快地删除了。6、快速对不同单元格中字号进行调整在使用 Excel XP 编辑文件时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的字符数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上。为了让这些单元格中的数据都显示在屏幕上，就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。其实，您可以采用下面的方法来减轻字号调整的工作量：首先新建或打开一个工作簿，并选中需要 Excel XP 根据单元格的宽度调整字号的单元格区域；其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式“/“单元格“/
27、“ 对齐 “标签，在“文本控制“下选中“缩小字体填充“复选框，并单击“确定“按钮；此后，Excel XP 都能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元格中。如果你对这些单元格的列宽进行了更改，字符在自动增大或缩小字号的同时对这些单元格原设置的字体字号大小保持不变。7、快速输入多个重复数据在使用 Excel XP 工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据,如果依次输入，无疑工作量是巨大的。现在我们可以借助 Excel XP 的“宏“功能,来记录首次输入需要重复输入的数据的命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会重复
28、所记录的操作。使用宏功能时，我们可以按照以下步骤进行操作:首先打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标单击菜单栏中的“工具“ 菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏“子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏“命令；设定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。8、快速处理多个工作表有时我们需要在 Excel XP 中打开多个工作表来进行编辑，但无论打开多少工作表，在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，编辑好了以后再依次编辑下一个工作表。那么怎么实现同时编辑多个工作表这样的操作呢？您可采用以下方法：首先按住“Shift“键或
29、“Ctrl“键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签；接着在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作；然后在“文件“菜单中选择“页面设置“，将选中的多个工作表设成相同的页面模式；再通过“编辑“菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替换、定位操作；通过“格式“菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作；接着在“工具“菜单中选择“选项“，在弹出的菜单中选择“视窗“和“编辑“按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属性；最后选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需
30、要的表格，则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。怎么样，你看完了一定在感慨自己当初怎么就不会，费了好多傻傻的功夫了吧！2、快速获取帮助。对于工具栏或屏幕区，您只需按组合键 ShiftF1，然后用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区，它就会弹出一个帮助窗口，上面会告诉该元素的详细帮助信息。3、快速移动或复制单元格。先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，按下鼠标左键并拖动到新位置，然后释放按键即可移动。若要复制单元格，则在释放鼠标之前按下 Ctrl 即可。4、快速查找工作簿。您可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻，方法为： (1)单击工具栏中的“打开” 按钮，在 “打开”对话框里，
31、输入文件的全名或部分名，可以用通配符代替；(2)在“文本属性” 编辑框中，输入想要搜寻的文字，最好是您认为是唯一的单词或短语，以便搜寻更容易成功；(3)选择“开始查找” 即可。在找到满足条件的文件前， “打开”对话框的状态栏都会显示“找到了 0 个文件”的信息，您应该耐心等待，只有当“打开”按钮由灰化状态变成可用状态时，才表明搜寻结束。5、快速打印工作表。若选择“ 文件”菜单中“打印”命令来打印，会出现“ 打印”对话框让您选择，程序繁琐。若要跳过该对话框，您可以单击“常用”工具栏上的“ 打印”按钮或者按下 Shift 键并单击“打印预览 ”按钮，Excel 将使用“选定工作表”选项打印。6、快
32、速切换工作表。按 CtrlPageUp 组合键可激活前一个工作表，按CtrlPageDown 组合键可激活后一个工作表。您还可用鼠标去控制工作表底部的标签滚动按钮快速地移动工作表的名字，然后单击工作表进行切换。7、快速切换工作簿。对于较少工作簿切换，可单击工作簿所在窗口。要对多个窗口下的多个工作进行切换，用“窗口” 菜单最方便。“窗口”菜单的底部列出了已打开了工作簿的名字，要直接切换到一个工作簿，从“窗口” 菜单选择它的名字即可。“ 窗口”菜单最多能列出 9 个工作簿，若多于 9 个，“ 窗口”菜单则包含一个名为“多窗口”的命令，选用该命令，则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话
33、框，只需单击其中需要的名字即可。8、快速插入 Word 表格。Excel 可以处理 Word 表格中列出的数据，您可用以下方法快速插入 Word 表格：(1)打开 Word 表格所在的文件； (2)打开要处理 Word 表格的Excel 文件，并调整好两窗口的位置，以便能看见表格和要插入表格的区域；(3)选中Word 中的表格；(4)按住鼠标左键，将表格拖到 Excel 窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。9、快速链接网上的数据。您可以用以下方法快速建立与网上工作簿中数据的链接：(1)打开 Internet 上含有需要链接数据的工作簿，并在工作簿选定数据，然后单击“编辑”菜单的 “复
34、制 ”命令；(2)打开需要创建链接的 Excel 工作簿，在需要显示链接数据的区域中，单击左上角单元格；(3)单击“编辑” 菜单中的“选择性粘贴 ”命令，在“选择性粘贴”对话框中，选择“ 粘贴链接 ”按钮即可。若您想在创建链接时不打开 Internet 工作簿，可单击需要链接处的单元格，然后键入(=)和 URL 地址及工作簿位置，如：=http:/www.J 。通过工具栏您可以快捷地访问常用的命令或自定义的宏，您可以根据需要快速创建自己的工具栏。方法为：单击“工具”菜单中的“ 自定义”命令，选择“工具栏 ”选项卡，单击 “新建”按钮，输入“ 新建工具栏”名称，然后单击“确定”。这时新建工具栏出
35、现在窗口，您就可以用鼠标把其他工具栏中的按钮拖到新建工具栏中，该按钮就会在此“ 落户” 。若在拖动时按着 Ctrl 键，则会将按钮复制过来。注意：不能将按钮拖到 “自定义”对话框或工作表中，否则该按钮将会被删除。11、利用模板创建工作簿 。模板是一用来作为创建其它工作簿的框架形式，利用它可以快速地创建相似的工作簿。创建模板方法为：(1)打开一个要作为模板的工作簿；(2)选择“文件 ”菜单中 “另存为”命令，打开 “另存为”对话框；(3)在“文件名”框中输入模板的名字，从“保存类型 ”列表中选定 “模板(.xlt)”选项，这时“ 保存位置 ”会自动切换到默认的模板文件夹 Templates 文件
36、夹；(4)在“ 保存位置”中选择“电子表格模板”文件夹，单击“保存”即可。这样，您就可以根据该模板快速创建新工作簿了。12、用“超级连接”快速跳转到其它文件 。用超级链接在各个位置之间跳转十分方便，若您要切换到其它文件，只需用鼠标指向带有下划线的蓝色超级链接文件，然后单击鼠标即可跳转到超级链接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需单击“Web”工具栏上的“ 返回” 按钮即可。Excel 轻松入门为微软 Office 家族的重要组件之一，Excel 可以做的事非常多，功能也非常强大。它的基本职能是对数据进行记录、计算与分析。在实际应用中，它小到可以充当一般的计算器，或者记算个人收支情况，计算贷
37、款或储蓄等等；大到可以进行专业的科学统计运算，以及通过对大量数据的计算分析，为公司财政政策的制定，提供有效的参考。 或许你早就听说 Excel 的大名，但几乎没有使用它，所以一直在它的门前徘徊；也许你已经了解 Excel 的基础，但不知道该如何进一步学习；也许你由于工作所需，要求掌握 Excel；也许你出于考试所迫，需要快速了解 Excel 的很多细节。不管是由于那种情况，本系列课程都能给你一些有益的帮助和启示。 本课程用图解的方式从开始介绍 Excel 的基础的知识、功能和操作，即使是完全没有接触过 Excel 的读者，也可以轻松学习掌握。后面我们会通过大量的实际运用实例来引导学习，用操作学
38、习过渡到实例学习，这样循序渐进的学习方式过程将充满乐趣，同时更容易获得解决实际问题的能力。期待你的关注！ 一、Excel 可以做什么？ 作为微软 Office 家族的重要组件之一，Excel 可以做的事非常多，功能也非常强大。它的基本职能是对数据进行记录、计算与分析。在实际应用中，它小到可以充当一般的计算器，或者记算个人收支情况，计算贷款或储蓄等等；大到可以进行专业的科学统计运算，以及通过对大量数据的计算分析，为公司财政政策的制定，提供有效的参考。 在实际的行业运用中，教师、企业办公文秘人员、政府审计部门、统计部门和一般的工作人员等等那个都会或多或少的用到 Excel。大量的实际应用经验表明，
39、如果能够熟练地使用 Excel，将会大大提高我们的学习和工作的效率，运用于商业管理中，直接带来的就是经济效益的提高，还是那句话，花些时间学习 Excel 是值得的。 二、基本概念 进入具体的操作性学习之前，这里先说明几个基本的概念，理解这个几个概念是进一步学习的基础。 (一) 文件 用术语说，文件就是存储在磁盘上的信息实体。用电脑，可以说我们几乎天天都在和文件打交道。对我们初学者来说，要明白文件是有不同的类型的，我们可以通过它的后缀名来区分。就拿微软 Office 家族来讲，Word 创建的文件文档文件后缀名为 DOC，Excel 创建的工作薄文件后缀名为 XLS，PowerPoint 创建的
40、演示文稿文件的后缀名为 PPT 等。 不过类型的文件，需要不同的应用程序才能打开它，有的初学者从别的电脑上复制了一个用 Excel 创建的工作薄文件到自己的电脑上，可是无论如何也打不开它，后来才明白原因是自己的电脑上没有安装 Excel 应用程序。 所以，要顺利地进行后面的学习，请现在你的电脑上安装 Excel 2003，其它版本的 Excel 虽然可以仿照操作，但是由于本系列课程都是以 Excel 2003 为蓝本的，因此建议读者朋友尽量使用 Excel 2003 进行学习。 (二) 工作薄和工作表 学习和使用 Excel，肯定要和两个概念打交道，那就是 “工作薄” 和“工作表”。前面已经说
41、过，工作薄是一种由 Excel 创建的文件，而工作表则是工作薄的组成部分。可以这样形象的理解，工作薄是一个笔记本，而工作表是这个笔记本里的每页纸。操作和使用 Excel，绝大部分工作是在工作表中进行的。(1) 标题栏 这里显示程序的名称，以及当前工作薄文件的名称。 (2) 菜单栏 可以通过选择相应的菜单命令来向 Excel 发出命令。Excel 为了用户便于记忆，将类似的命令分门别类地放到同一菜单项目中，菜单可以根据自己的习惯定制。 (3) 工具栏 可以通过单击相应的按钮来向 Excel 发出相应的命令。工具栏可以根据自己的习惯定制。 (4) 公式栏 在单元格中输入数据或公式后，将在这里显示输
42、入的内容。对输入数据或公式的编辑在这里进行相当方便。 (5) 列标题 从 A 到 IV 的 256 个字母。每个字母代表工作表 256 列中的一列，从按英文字母顺序 A 开始到Z，Z 之后是 AA，AB ，AC，依此类推到 AZ。AZ 之后是 BA，BB，BC，依此类推到 BZ，最后一列是 IV。单击列标题可以选中整列。 (6) 活动单元格指示器 这个黑色边框的指示器代表当前活动的单元格，所谓活动，即当前被选中的单元格。(7) 行标题 从 1 到 65536 的数字，每个数字代表工作表的一行。单击行标题可选中整行的单元格。同时，由于有 256 列，则 Excel 工作表的单元格总数为 2566
43、553616777216 个，我们用列标题和行标题就可以确定一个单元格，如 A4，代表第 A 列，第 4 行那个单元格，其余依次类推。 (8) 任务窗格 这是 2002 版本开始出现的新特性，方便快速选择相关的任务，例如新建工作薄、使用剪贴板等。 (9) 垂直滚动条 使用该滚动条可以垂直滚动工作表。 (10) 水平滚动条 使用该滚动条可以水平滚动工作表。 (11) 工作表标签 每个标签代表工作薄中不同的工作表，每个工作表的名称都显示在标签上，选择单击标签即可切换到相应工作表。一个工作薄可以包含任意数量的工作表，但是为了方便管理，工作表数量最好不要太多。 三) 使用 Excel 的菜单和工具栏
44、要想熟练地使用 Excel 完成自己的任务，菜单和工具栏是必须掌握的。 我们要让 Excel 做事，必须向它发出命令。发出命令的方法通常有四种：使用菜单、使用快捷键、使用快捷菜单和使用工具栏。 下面通过一个具体任务的操作进行说明。 任务：在 A1 单元格中输入字符“语文”，并把该内容复制到 A5 单元格。 1 使用菜单 操作步骤： (1) 选中 A1 单元格在其中输入“ 语文”，可以看到单元格中的插入点光标还处于闪动状态，Excel 等待我们输入其它的内容，因为确认输入完毕，则按下键盘回车键，可以看到活动单元格指示器跳到 B1 单元格。 (2) 现在用鼠标单击 A1 单元格，可以看到活动单元格
45、指示器重新回到 A1 单元格，这时单击菜单“编辑”，在展开的菜单选项中选择“ 复制”命令(图 4) ，可以看到 A1 单元格周围出现黑白相间的滚动条，表示复制命令已被执行。 说明：在第 1 步中，为什么输入“ 语文”后，要按下回车，再重新选择 A1 单元格呢？这是因为，当输入“语文”后，插入点光标在单元格中闪动，这时如果直接通过菜单执行复制命令，那么该命令是针对单元格中的插入点光标的，由于该光标什么也没选中，因此相当于没有复制任何内容。而按下回车后重新选择 A1 单元格，可以看到 A1 单元格中没有插入点光标，所以这时通过菜单执行复制命令，就是复制 A1 单元格中的内容“语文”。 值得注意的一
46、个区别是：单击 A1 单元格是激活它，让它成为活动单元格，可以直接输入数据或公式，执行复制粘贴等命令；而双击 A1 单元格是编辑它，可以在内部修改数据或公式。其它单元格依此类推。 2 使用快捷键 如果你认为展开层层菜单操作比较麻烦，那么可以通过快捷键操作。大部分常用的命令都有快捷键。比如图 4 中复制的快捷键为“CtrlC”，Excel 把常用命令的快捷键放在了菜单列表中对应命令的右边 (图 6)。 操作步骤： (1) 先删去 A5 单元格中的“语文”，然后用鼠标单击一下 A1 单元格，按下键盘组合键“CtrlC” ，和前面一样，A1 单元格周围出现黑白相间的滚动条，表示复制命令已被执行。 (
47、2) 选中 A5 单元格，按下键盘组合键“CtrlV” ，可以看到“ 语文”已被贴贴到 A5 单元格中，按下键盘回车键完成操作。 3 使用快捷菜单 操作步骤： (1) 先删除 A5 单元格中的“语文” ，然后选中 A1 单元格，并单击鼠标右键，在弹出的菜单选项中选择 “复制”命令(图 7) 。 (2) 然后选中 A5 单元中，并单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“粘贴”命令，按下键盘回车完成操作。 4 使用工具栏 操作步骤： (1) 先删除 A5 单元格中的 “语文”，然后选中 A1 单元格，单击工具栏“复制”图标(图 8)。 2) 选中 A5 单元格，单击工具栏的 “粘贴”图标(图 9) ，按
48、下键盘回车键即可完成操作。如果你够仔细，应该会发现有的菜单选项中的命令后带有省略号(三个小黑点)( 图 10) ，当你单击这种命令时，将会显示一个对话框。对话框的用途是，Excel 可以通过它获得更多的信息，以便能够完成更为复杂的命令。比如我们选择“文件 页面设置” 命令，显示 “页面设置”对话框( 图 11)，在这里可以设置页面的方向、缩放的比例、页面的大小等等参数，Excel 通过这个对话框接受这些信息后，才能准确执行我们的命令。通过对话框操作是相当方便的。关于使用对话框的细节，会在后面的具体任务中详细介绍，在实践中掌握对话框的操作方法是非常好的途径。 (五) 创建新的工作薄 用 Exce
49、l 工作，首先要创建一个工作薄，启动 Excel 后，它会自动创建创建一个工作薄，名称为 Book1。默认情况下，它包含三个工作表，名称分别为 Sheet1、Sheet2 和 Sheet3。如果我们要开始一个新的项目，可以通过下面的三种方法创建新的工作薄。 方法一：使用菜单 操作方法：选择菜单“文件新建”命令，Excel 将在窗口的右边打开 “新建工作薄”任务窗格，单击其中的相应选项即可(图 12)。 方法二：使用工具栏 操作方法：单击常用工具栏上的“ 新建”按钮(图 13)，即可新建一个工作薄。 方法三：使用快捷键 操作方法：按下键盘组合键“CtrlN” 即可新建一个工作薄。(六) 打开已有的工作薄 在实际工作中，我们肯定会常常打开已有的工作薄，进行修改、添加等操作，因此学会打开已有工作薄必须的。 打开已有的工作薄，可以通过下面的五种方法。 方法一：使用任务窗格 操作方法
