1、全国中小学生学籍信息管理系统关键业务操作说明二零一四年四月2目录第一部分:总述 .51.全国学籍系统管理范围 .52.各级用户角色职责 .53.学生学籍建立保障措施 .104.简要手册情况说明 .10第二部分: 学校级用户操作 .11第一章 学籍注册 111.学籍流程及总体说明 112.学籍注册操作说明 14第二章 问题学籍处理 241.问题学籍处理流程总体说明 242.问题学籍处理操作说明 28第三章 关键数据变更 311.关键数据变更总体说明 312.关键数据变更操作说明 333. 误操作删除 35第四章 学籍异动管理 361.学籍异动总体说明 362.学籍异动操作说明 39第五章 转学管
2、理 401.转学管理总体说明 402.跨省转学操作说明 45第六章 毕业升级 511.毕业升级总体说明 512.毕业操作说明 53第七章 招生管理 5531.招生管理总体说明 552.招生管理操作简要说明 58第八章 其他 651.辍学总体说明 652.学校合并、撤销 67第三部分：主管部门用户操作 .70第一章 学籍注册 70第二章 问题学籍处理 71第三章 关键数据变更 731.关键数据变更核办 732.误操作删除核办 74第四章 学籍异动管理 74第五章 转学管理 751.省内转学核办 752.跨省转学核办 75第六章 毕业升级 761.学籍主管教育部门设置升级时间 762.高中毕业主管
3、部门核办 77第七章 招生管理 781.招生计划数设置 782.招生计划数变更核办 793.招生结果管理 794.录取新生核办 825.重复招生核办 836.重复招生仲裁 847.外地就读学生核办 84第八章 其他 85第四部分：关于各级用户参数设置 .8841受控字段设置 .882班额配置 .893基本系统设置 .904异动类型配置 .925角色配置 .926照片采集控制 .955第一部分: 总述1.全国学籍系统管理范围根据中小学生学籍管理办法（以下简称“学籍管理办法” ）总则第二条规定，中小学生学籍信息管理系统（以下简称“全国学籍系统” ）可管理“我国所有由政府、企业事业组织、社会团体、其
4、他社会组织及公民个人依法举办的小学、初中、普通高中、特殊教育学校、工读学校和在这些学校的学生。 ”2.各级用户角色职责全国学籍系统采用两级部署，五级应用，用户包括中央级用户、省级用户、地市级用户、区县级用户、学校级用户，根据学籍管理办法总则第三条规定的每级用户职责，结合全国学籍系统功能，在全国学籍系统中每级用户的职责和操作权限描述如下：2.1.中央级用户中央级用户的主要职责是查看、分析监控各种学生学籍数据和相关业务；通过统计报表的综合展示从多种纬度分析各省学生、学校和学生流动及学籍变动情况，为领导决策提供数据支持。目前全国学籍系统中的中央级用户包括：学籍管理员负责查询、分析、监控全国学生学籍信
5、息数据，通过全国系统中央数据督促和规范学生学籍各项管理业务。营养改善计划管理员负责设置营养改善计划国家级试点县以及相应的责任体系、补助标准。6系统管理员 对中央级全国学籍系统进行学籍相关业务参数的统一配置。2.2.省级用户全国系统中的省级用户是确定并在系统中设置省级业务应用重要时间节点；配置对本级学籍管理有总体影响的业务功能和业务控制开关；完成需要本级进行的相关核办工作；完成学生数据相关统计分析；其他日常应用管理；牵头进行省级学籍系统个性化应用开发。目前全国学籍系统中的省级用户角色包括：学籍管理员管理省直属学校的日常学籍管理业务；核办省直属学校的日常学籍管理业务；对跨地市的问题学籍进行仲裁；查
6、询本省学生的学籍数据，通过报表汇总本省学生学籍数据和学籍变动情况。学籍主管领导负责本省学籍管理的业务功能和业务控制开关设置，查看分析本省中小学生各类统计报表；督促和规范本省所有学生学籍业务办理。营养改善计划管理员 设置本省的营养改善计划试点县名单；维护省级责任体系、补助标准、就餐台账等。营养改善计划主管领导 查询和分析本省营养改善计划学生数据。系统管理员负责本省学籍管理的角色设置，功能权限设置等技术管理工作。2.3.地市级用户全国学籍系统中的地市级用户配置对本级学籍管理有总体影响的业务功能和业务控制开关；完成需要本级进行的相关核办工作；7完成学生数据相关统计分析；其他日常应用管理；协助提供省级
7、学籍系统个性化应用开发需求。目前全国学籍系统中的地市级用户角色包括：学籍管理员管理市直属学校的日常学籍管理业务；核办本地市直属学校的日常学籍管理业务；对本市跨区县的问题学籍进行仲裁；查询本地市学生的学籍数据，通过报表查看分析本地市学生学籍数据和学籍变动情况。学籍主管领导负责本地市学籍管理的业务功能和业务控制开关设置，查看分析本地市中小学生各类统计报表；督促和规范本地市所有学生学籍业务办理。营养改善计划管理员 维护本地市责任体系、补助标准和就餐台账等；营养改善计划主管领导 查询和分析本区县营养改善计划学生数据。系统管理员负责本地市学籍管理的角色设置，功能权限设置等技术管理工作。2.4.区县级用户
8、全国学籍系统区县级用户的主要职责是配置对本级学籍管理有总体影响的业务功能和业务控制开关；完成需要本级进行的相关核办工作；完成学生数据相关统计分析；其他日常应用管理。目前全国学籍系统中的区县级用户角色包括：学籍管理员管理本区县所有学校的日常学籍管理业务；查询本区县学生的学籍数据，通过报表查看分析本区县学生学籍数据和学籍变动情况。学籍主管领导负责本区县学籍管理的业务功能和业务控制开关设置，核办本区县所有学校的学籍管理业务；查看分析本地市8中小学生各类统计报表；督促和规范本区县所有学生学籍业务办理；营养改善计划管理员 设置本区县营养改善计划试点学校名单；维护本区县的责任体系、补助标准和就餐台账等。营
9、养改善计划主管领导 查询和分析本区县营养改善计划学生数据。系统管理员负责本区县学籍管理的角色设置，功能权限设置等技术管理工作。2.5.学校级用户在全国学籍系统中学校校长是学籍管理的第一责任人，分管学生学籍工作的校领导负责组织学籍管理员、班主任和学生及家长完成学籍信息的采集、核办和更新，开展学籍系统应用。目前全国学籍系统中的省级用户角色包括：学籍管理员负责管理本校所有学生的日常学籍管理申请业务；查询本校学生的学籍数据，通过报表查看分析本校学生学籍数据和学籍变动情况。学籍主管领导核办本校所有学生的学籍管理申请业务并上报上级主管教育行政部门；通过报表查看分析本校学生学籍各类情况。 营养改善计划管理员
10、 维护本校享受营养改善计划的受益学生名单；记录和登记享受营养改善计划学生的台账；设置本校的营养改善计划责任体系。营养改善计划主管领导 查询和分析本校学生营养改善计划数据和统计维护数据。系统管理员负责本校学籍管理的角色设置，功能权限设置等技术管理工作。9用户角色分为教育行政管理部门用户角色和学校用户角色，具体功能如下所示:教育行政部门用户角色用户角色 功能学籍管理人员 学校信息管理、学期学年设置、学校划片管理、中心校管理、学校合并、班额配置、学籍注册审核、问题学籍审核、问题学籍仲裁、关键数据变更审核、学籍异动审核、控辍保学、在办业务清理、毕业升级、招生入学、重复招生审核、重复招生仲裁、误操作删除
11、、跨省转学、批量转学、综合查询、统计报表省内学籍管理员通讯录学籍主管领导 业务流程配置、受控字段设置、异动类型配置、综合查询、统计报表、省内学籍管理员通讯录营养餐管理员 试点县管理、责任体系管理、补助标准管理、营养改善计划查询营养餐主管领导 营养改善计划查询学籍系统管理员 角色设置，功能权限设置等技术管理工作学校用户角色:用户角色 功能学籍管理员 学校基本信息管理、年级信息管理、班级信息管理、复式班管理、学籍注册、问题学籍处理、学生报到、学生成长记录、关键数据变更、学籍异动、学生花名册管理、学籍卡管理、学籍数据维护、学生照片采集、学生在线照片采集、学校控辍保学、学生分班、跨省转学、学生转学、误
12、操作删10除、在办业务查询、学生毕业、毕业证书管理、毕业信息管理、学校招生录取、重复招生处理、综合查询、省内学籍管理员通讯录学籍主管领导 学籍注册审核、问题学籍审核、关键数据变更审核、学籍异动审核、跨省转学审核、控辍保学、重复招生审核、综合查询、统计报表营养餐管理员 责任体系管理、受益学生名单管理、学生用餐台账管理营养餐主管领导 受益学生名单查询学籍系统管理员 角色设置，功能权限设置等技术管理工作3.学生学籍 建立保障措施在全国学籍系统中，根据学籍管理办法第四章第二十七条规定，不为已接收学生建立学籍档案的，以虚假信息建立学生档案的，不及时把学籍变动信息纳入学籍档案的，不及时报告义务教育阶段学生
13、辍学情况的，接收学生不为其办理转学手续的，不按规定为学生转接学籍档案的，泄露或非法使用学生学籍信息的，有上述情形之一的，由主管部门责令改正；情节严重的，依法追究校长和相关人员的责任。4.简要手册情况说明本册结合中小学生学籍管理办法 （以下简称学籍管理办法） ，按照中小学生学籍信息管理系统（以下简称学籍系统）的操作流程进行设计，讲解学校和学籍主管部门在全国学籍系统中使用的主要操作流程，共分为 8 个主要流程，分别为：学籍注册流程、问题学11籍处理流程、关键数据变更流程、学籍异动管理流程、转学管理流程（含跨省转学） 、毕业升级流程、招生入学（含跨省招生）流程、学校合并撤销流程。第二部分: 学校级用
14、户操作第一章 学籍注册1.学籍流程及总体说明根据学籍管理办法第二章第四条规定， “学生初次办理入学手续后，学校应为其采集录入学籍信息，建立学籍档案，通过电子学籍系统申请学籍号。学籍主管部门应通过电子学籍系统及时核准学生学籍” 。根据学籍管理办法第二章第六条学籍管理实行“籍随人走”的规定，特别强调，在全国学籍系统中，学生实际在哪所学校就读，就应该在哪所学校建立学籍。全国学籍系统中学生学籍建立分三种情况：在校生注册：特指在首次数据采集阶段使用，可录入所有教育阶段的学生学籍信息，待首次数据采集完成后，该注册功能将关闭。新生注册：特指小学一年级学生学籍建立，通过该注册功能，无法录入高年级或者初中、高中
15、阶段的学生学籍信息。来华归国学生注册：特指来华人员子女或海外归国人士子女在我国就读的学生学籍注册，使用该注册功能，学生需提供相关资料和证明材料，符合各省的核办条件方可为学生进行学籍建立。121.1.学籍注册操作流程图学籍注册操作流程学校教育局开始1在校生注册2手工录入3模板导入等待系统自动查重4问题学籍处理有问题无问题5学籍注册学校审核6学籍注册审核完成7问题学籍审核8问题学籍仲裁完成1.2 流程简要说明学籍注册业务由学校用户发起，通过手工录入或 Excel 模板导入方式录入学生信息。系统自动查重。对查重有问题的学生学籍需要进行问题学籍处理。对查重无问题的信息核办步骤为：学校核办；（2）学校上
16、报；（3）主管部门核办。核办同意后即可成为正式学籍，省级学籍系统即会自动为其赋予临时学籍号，待学生学籍信息进入中央级学籍系统后，会和公安部身份证认证系统进行信息比对，身份信息无问题的会为其生成正式的学籍号, 有问题的则进入问题学籍处理流程，待下次再进行确认。 131.3 注意事项1.3.1 学籍信息采集范 围根据学籍管理办法总则第二条规定，全国学籍系统数据采集范围为“我国所有由政府、企业事业组织、社会团体、其他社会组织及公民个人依法举办的小学、初中、普通高中、特殊教育学校、工读学校和这些学校就读的学生” 。1.3.2 学籍系统查重说 明根据学籍管理办法第二章第六条规定， “学校不得以虚假信息建
17、立学生学籍，不得重复建立学籍。学籍主管部门和学校应利用电子学籍系统进行查重” 。所以建议学校在采集纸质学生信息时，要经过至少家长、班主任、学校主管领导三次确认过程，最大限度的确保学生信息的真实、准确、完整。学生信息录入学籍系统后，在省级学籍系统中会进行自动查重，查重有问题的进入问题学籍库，查重无问题的才允许核办。1.3.3 学籍核办流程说 明根据学籍管理办法第二章第四条， “学校应为其采集录入学籍信息，建立学籍档案学籍主管部门应通过电子学籍系统及时核准学生学籍”的原则，全国学籍系统采用的是两级核办，即学校核办并上报，学籍主管部门核办。1.3.4 学籍号生成规则根据学籍管理办法第二章第四条规定，
18、学校为学生建立学籍档14案后，通过电子学籍系统申请学籍号。学籍管理办法第二章第五条规定，学生正式学籍号生成后，一人一号，终身不变。根据实际情况，系统学籍号分两类。临时学籍号：在学生录入至全国学籍系统并经过查重、核办无误后，即在与公安部身份证认证系统比对前，系统会为学生生成临时学籍号（共 19 位） ，便于学籍业务的办理，其生成规则为：L+学生所在学校行政区划代码（6 位）+学生出生日期（8 位）+随机码（3 位）+识别码（1 位） 。正式学籍号：和公安部身份证认证系统比对后，会为学生生成正式学籍号，一人一号，终身不变，其生成规则为：有身份证号的:G+身份证号；无身份证号的：J+ 身份证号生成规
19、则。身份证号生成规则:(1)前 1、2 位数字表示：所在省份的代码； （2）第 3、4 位数字表示：所在地级行政单位的代码； （3）第 5、6 位数字表示：所在区县的代码； （4）第 714 位数字表示：出生年、月、日； （5）第 15、16 位数字表示：所在地的派出所的代码； （6）第 17 位数字表示性别：奇数表示男性，偶数表示女性； （7）第 18 位数字是校检码：也有的说是个人信息码，一般是随计算机的随机产生，用来检验身份证的正确性。校检码可以是09 的数字，有时也用 x 表示。2.学籍注册操作说明在学籍注册模块内，用户可实现对学生学籍信息主要包括基本信息和家庭成员及监护人信息的维护，
20、注册分为两种方式：手工录入以及 Excel 模板导入。学籍注册面向三类学生：即小学新生注册、在校生注册和来华归国学生注册。下面以在校生注册为例讲解学籍15注册。2.1 学籍建立2.1.1 学籍信息手工录 入选择【学籍管理-学籍注册-学籍注册】进入学籍注册页面，点击按钮，如下图所示：学校学籍管理员可以对学生信息依次录入，带“*”号表示的数据项为必填项；其他字段为非必填项，可以根据实际情况选择性填写。注：（1）出生日期一项可通过页面中的日期控件进行选择，点击输入框，如下图所示：16可通过点击下拉按钮，选择年份（如 2000 年）和月份（如 4 月），并在窗口中单击具体日期。选择所需时间后，系统会自
21、动将时间填写至输入框，并保存为标准格式，无须手动更改；用户还可在日期填写框中按标准格式（YYYYMMDD）手动输入。（2）页面有带有放大镜符号的信息项（如：籍贯等） ，需要点击放大镜按钮，然后在弹出的页面中选择需要填入的信息项，如下图所示：学生信息填写完成以后，点击右上角按钮，继续填写学生家庭成员信息。点击按钮，添加学生家庭成员信息。17如下图所示：填写完成后点击按钮，然后 ，弹出保存成功提示窗口：点击按钮，关闭提示信息，至此学生学籍注册数据填写完成。2.1.2 学生信息 Excel 模板 导入选择【学籍管理-学籍注册-学籍注册】进入学籍注册页面，点击按钮，如下图所示：18首先需点击按钮，下载
22、学籍模板保存至本机，如下图所示：然后按照模板数据项要求填入学生信息（模板文件的处理详见1.2.3 节） ，填写完成并保存后，点击学籍注册导入页面上方“选择excel 文件：”右侧的按钮，在弹出的窗口中选择处理好的模板文件。如下图所示：19最后，选择“业务类别”为“在校生注册” ，点击按钮，即可完成上传操作，此时，会在下方的上传记录表中插入一条刚刚导入的模板信息，点击页面下方的按钮，即可看到系统对该模板的处理结果，如下图所示：（1）如果处理结果为成功，表示该模板中的学生信息已经导入到系统中；（2）如果处理结果为失败，则可点击该文件名，查看具体的失败原因（如下图） ，在模板中修改保存后重新上传20
23、2.1.3 Excel 模板制作首次打开下载的模板文件，由于 office 的安全性设置，需要我们启用编辑并加启用宏。Office2003 启用宏的步骤为： （1）点击菜单栏中的 “工具”菜单，如下图所示：（2）点击“宏（M） ”选项，如下图所示：（3）点击“安全性” ，如下图所示：21（4）选择“中。您可以选择是否运行可能不安全的宏” 。点击“确定” （5）关闭当前文档，重新打开。如下图所示：（6）点击“启用宏” 即可使用校验按钮。（7）如果仍然不能使用，重复 1-4 步，在第 4 步中选择“低”选项即可。22Office2007 启用宏的步骤为：（1）点击启用编辑按钮，如下图所示：（2）点
24、击“启用内容”即可完成启用宏的设置。如下图所示：后点击按钮，即可正常使用模板。如下图所示：模板中每一列为要求采集的信息项，每一行代表一个学生，其中红色为必填项（如姓名、性别、出生日期、身份证号等） ，黑色为选填项（如上下学距离、上下学方式等） 。几个数据项说明：（1） “出生地行政区划代码” 、 “户口所在地行政区划” 、 “成员1 户口所在地行政区划” 、 “成员 2 户口所在地行政区划”不能填写汉字，须填写 6 位行政区划代码加 6 个“0” ；（2） “出生日期” 、 “入学年月”必须为 8 位纯数字，年、月、日之间不要加任何间隔符号；（3） “上下学距离”默认单位为千米（公里） ，填写
25、时不要加入任何单位，并且需要保留小数点后一位，例如上下学一公里需要填写“1.0” 。全部填写完成以后，点击上方的按钮，在弹出的的窗口中输入所在学校的学校标识码，然后点击按钮，开始初步检测数据项填写规范情况，如下图所示：23如果有数据项不符合规范，则会提示“部分数据不符合要求，单击确定查看”窗口，如下图所示：点击按钮，即可查看具体的错误信息，如下图所示：根据提示修改数据项，继续检查，直至数据无格式问题校验通过。如下图所示：242.2 学籍 核办2.2.1 学籍注册学校核 办选择【学籍管理-学籍注册-学籍注册学校核办】 ，如下图所示：选择查询条件上报状态“未上报” ，核办状态“学校未核办”,查重状
26、态“查重无问题” ，点击按钮，如下图所示：查出的数据均为待核办的数据，在左侧复选框中选择需要核办的数据，然后点击按钮，如下图所示：选择“同意”或者“不同意” ，填写核办意见，点击保存完成学校核办。核办界面如下图所示：25注意：教育部要求，为了学生数据质量，只能逐条核办，系统中允许最多 20 条的批量核办，无全部核办功能！2.2.2 学籍注册上报学校核办完成后，需要上报至主管部门继续进行核办。在核办界面，点击按钮，即可将核办完成的所有数据全部上报至主管部门。如下图所示：第二章 问题学籍处理1.问题学籍 处理流程总体说明根据学籍管理办法第二章第六条原则， “学校不得以虚假信息建立学生学籍，不得重复
27、建立学籍。学籍主管部门和学校应利用电子学籍系统进行查重” ，本章内容主要针对学校录入的学生信息系统自动查重后，生成的问题学籍的处理流程。问题学籍类型及处理方式：身份证号错误：是指身份证号错误的学生信息，该类处理方式26是变更和删除。有身份证号的学籍重复：是指两个以上学生的身份证号完全一致， 分别在系统中进行学籍注册，该类处理方式是佐证、变更和删除。无身份证号的学籍重复：是指两个以上无身份证号学生的姓名、性别、出生日期完全一致，分别在系统中进行学籍注册，该类处理方式是佐证、变更和删除。 1.1 问题学籍处理流程图1.2 流程简要说明问题学籍处理的方式分为三种：删除、变更、佐证，即：如果确认录入的
28、学生学籍信息是重复或者是虚假而造成问题学籍的，则需要删除操作；如果确认是由于疏忽而录入错误而造成问题学籍的，则需要变更操作；如果确认录入学生学籍信息是真实的，但是在学籍系统中确实和其他学生重复的，则需要进行佐证操作。其处理流27程如下介绍。1.2.1 问题学籍删除第一种情况：学校录入学生学籍后，还未经过主管部门进行核办，确认需要删除的：录入学校学籍管理员提交删除申请，学校学籍主管领导进行确认，即完成删除操作。第二种情况：学校录入学生学籍后，造成和经过主管教育部门核办通过的学生重复，且已核办通过的学生确认需要删除的：已核办通过学生所在的学校学籍管理员提交删除申请，学校学籍主管领导进行确认，学籍主
29、管部门学籍管理员再进行核办，核办同意后，即完成删除操作。1.2.2 问题学籍变更学校学籍管理员提交学生信息变更申请，并在系统中提交学生或学生家长提供的证明材料，学籍主管教育部门对学校提交的申请和证明材料进行核办，核办通过后，学生信息即发生变化；若核办不通过，则被驳回，需要学校重新提交变更申请。1.2.3 问题学籍佐证身份证号重复，但双方学校都认为本校学生正确而需要佐证的：第一种情况：同一区县的学校，双方学校学籍管理员提交学生信息佐证申请，并在系统中提交学生或学生家长提供的证明材料，学籍主管教育部门对学校提交的申请和证明材料进行核办， 核办原则是，只能通过一个，另外一个自动不通过。第二种情况：不
30、同区县的学校，双方学校学籍管理员提交学生信息佐证申请，并在系统中提交学生或学生家长提供的证明材料，28两个学籍主管教育部门对学校提交的申请和证明材料进行核办，原则上，只能通过一个。如果双方主管教育部门都认为辖区内的学生信息无误且都核办通过，则需要两个学籍主管教育部门的共同上级进行问题学籍的仲裁，仲裁的原则是，只能通过一个，另外一个自动不通过。若因公安户籍部门造成学生身份证号重复，要求其中一个学生到公安户籍部门变更身份证号。无身份证号重复，但双方学校都认为本校学生正确而需要佐证的：学校学籍管理员提交学生信息佐证申请，并在系统中提交学生或学生家长提供的证明材料，学籍主管教育部门对学校提交的申请和证
31、明材料进行核办， 核办原则是，可以都核办通过。学校和学籍主管部门须严格核实学生相关材料，对学生信息的真实性负责。1.3 注意事项1.3.1 系统查重规则学生信息采集指标中，身份证件类型共分为：居民身份证，香港特区护照/ 身份证明，澳门特区护照/身份证明，台湾居民来往大陆通行证，境外永久居住证，护照，其他。全国学籍系统中的查重规则为：如果有身份证号，且身份证件类型为“居民身份证”时，按照身份证号进行查重；如果身份证件类型选择非居民身份证，无论身份证件号中是否填写数值，系统都会按照姓名、性别、出生日期进行组合查重。对于学生身份证件类型选择非居民身份证的，需要学生提供相关证明材料，由学校和学籍主管部
32、门留存。291.3.2 关于证明材料学校提交证明材料的内容由省级或者地方教育行政管理部门进行规定，全国学籍系统只限定了证明材料的格式：DOC、RAR、JPG文件，以及文件大小不能超过 2M！1.3.3 关于仲裁仲裁主要针重复学籍，指的是当双方学校、学籍主管部门都认为本校辖区内学生信息是真实的，且都核办通过，则需要学籍主管部门的共同上级进行最后的认定，通过双方提供的证明材料及其他认定方式来进行判断，最终结果只能核准一个，另外的重复学籍信息驳回，由学校重新进行处理。2.问题学籍 处理操作说明选择【学籍管理-学籍注册-问题学籍处理】 ，如下图所示：点击查询按钮，在页面右下方区域即可看到本校所有问题学籍信息，点击“查看”按钮，可以查看和该学生重复的其他学生简要信息，包括问题学籍类型，所在学校等信息，选中一条问题学籍信30息，根据实际情况即可进行变更、佐证、删除处理。2.1 问题学籍学生查看选中一条问题学籍记录，点击查看按钮。查看本省内与该学生重复的记录。如下图所示：2.2 问题学籍变更学籍变更：当学籍信息因录入错误出现重复时通过修改重复信息避免重复情况存在。步骤如下：1.选中问题学籍，点击按钮。弹出学籍变更界面，如下图所示：
