1、办公自动化设备应用与维修姓名：张亮学号：3080205117班级：电气工程及其自动化 081 班学院：电气工程学院办公自动化技术发展状况OA 系统即办公自动化系统，就是采用 Internet/Intranet 技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。办公自动化(OfficeAutomation)是 20 世纪 70 年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。我国的 OA 产业从 80 年代末发
2、展至今,已从最初的提供面向单机的辅助办公产品,发展到面向企业级应用的大型协同工作软件。一、办公自动化发展历程1、以数据为处理中心的传统 MIS 系统它的最大特点是应用基于文件系统和关系型数据库系统,以结构化数据为存储和处理对象,强调对数据的计算和统计能力。其贡献在于把技术引入办公领域,提高了文件管理水平。但是这种方式缺乏对收发文等群组协作工作过程的处理能力,因而其自动化程度是有限的。2、以工作流为中心的办公自动化系统办公自动化已实现了以工作流为中心。这种方式彻底改变了早期办公自动化的不足之处,以 E-mail 文档数据库管理、复制、目录服务、群组协同工作等技术作支撑,以工作流为中心的第二代办公
3、自动化系统包含众多的实用功能和模块,实现了对人、对事、对文档、对会议的自动化管理。与第一代办公自动化相比,第二代系统具有以网络为基础,以工作流自动化为主要的技术手段,缺少对知识管理的能力等特点。3、以知识管理技术为基础的自动化系统第三代 OA 的核心是知识,实现的基础是知识管理技术。知识管理是一个系统工程,可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题,目标是将正确的知识传授给正确的人,使他们采取合适的行动,避免重复错误和重复工作。知识管理关注“如何获取、组织、利用和传播在企业信息系统和人们头脑中的知识”。第三代 OA 系统有几个显著的特点:实时通信,员工与专家可以网上实时交流,信息广泛集成的内容编目
4、,知识门户的构造。第三代 OA 帮助企业从 How to 的过程转到 Know 的过程 ,将办公自动化系统由模拟手工作业向改变并提高手工作业效率过渡。二、我国现有 OA 系统的分析二、办公自动化发展现状进入 20 世纪 90 年代中期到现在,由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈,以及政府管理职能的扩大和优化,这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长。这时,办公自动化开始进入一个快速发展阶段。国内专门从事软件开发的公司也逐渐成长起来,并专门为政府和企业订做办公自动化系统。由于这些系统是根据用户的具体需求开发的,所以需要功能比较完善,并能较好地满足用户的实际需要。但这是一个巨大而
5、低效的 OA 市场,具体表现在投资大、效果不明显;水平低、重复建设多;硬件投入多、软件投入少;模拟手工作业增加管理负担等。这是因为开发商水平参差不齐,开发队伍组队模式不合理、缺乏开发办公自动化产品的经验、用户缺乏对办公自动化产品的认识等;部分软件产品质量不高,不顾中国企业的运作特点照搬国外技术,使得实施困难;对的理解起点不高,导致 OA 系统与其他系统集成度差;用户使用水平低,又不愿花太多的精力投入培训;售后服务不到位;定做开发又会因用户需求变化要对软件进行不断的修改维护。到最后,整个软件的性能和可使用性都大大降低,没有耐性的企业索性废弃掉从而导致项目失败。从技术来看,普遍存在如下缺点: 为用
6、户考虑的少,软件的柔性构造功能差。当前很多 OA 软件过分强调了软件之间功能的横向对比,为用户考虑的实际功能比较少,结果导致软件大而全,而真正为用户接受的功能模块很少。另一方面,软件的模块复用性很差,直接影响了软件的柔性构造功能,而当用户的需求改变时,哪怕是轻微的改变,都需要开发商来解决,从而影响了用户的使用效率,对开发商也是一个极大的负担。 开发手段单一,平台依赖性严重,很多开发商采用的开发模式是“群件平台+适当定制”的模式,问题是在与其他系统的接口方面、定制复杂应用方面和集成其他软件和设备方面,由于群件平台建的太高,造成可供开发商发挥的空间太小,很多功能很难实现。 技术含量低,创新设计少。
7、目前大多数 OA 软件的设计还基本停留在 Client/Server 构架、面向对象的开发方式上,很少见到有创新的设计,使用传统的技术虽然可以满足一时之需,但从长远考虑就落后了,未来 OA 的趋势是与 Internet 进一步走向融合。三、办公自动化的发展趋势及策略1、在组织实施方面,从传统的工业项目管理体制转向专业化和产品化实施体制,确保系统的运行维护和系统持续的升级,走合作与分工并举的道路,由此可造就一批以办公自动化为业务核心的规模较大的专业软件公司。2、在技术选向方面,选择与世界发展潮流相吻合的技术。技术的标准化程度要高,开放程度要好。关键应自主开发,发展民族产业。3、在技术结构方面,尽
8、快从 Client/Server 结构体系转为 browser/server结构体系,采用 B/S 思路,最终使用户界面统一为浏览器,应用系统全部在服务器端,系统负载轻,开放性好,系统维护升级方便,是标准的三层结构体系。4、在系统设计方法上,考虑到我国办公自动化的现状,采用生命周期法和快速原型法相结合,在已有产品的基础上,以快速原型法为主。在设计思想方面,从传统的面向业务的设计转向面向用户的设计,将设计的着眼点放在用户身上,设计视角范围是整个内部网,在此基础之上进行相关业务设计。将面向对象的思想引入到系统设计中去。5、在实现方法方面,从传统的结构化设计转向采用复杂适用系统理论(理论)进行实现,
9、即从一般的业务需求中抽出关键的复杂适应系统。该系统能够适应环境变化,系统使用越久,积累有价值的东西就越多。6、在外部因素支持方面,办公自动化能否成功实施,与领导的重视程度以及全体员工的协作有较大的关系。现代办公自动化是一个系统工程,尤其需要上层领导的重视,需要在组织机构上有所保证,并能落实需要的经费和进行相关计划的制定和执行。办公自动化的层次越高,工作模式的改变越大,触动的东西越多,越不容易实现,越需要领导给予支持。没有这些保障,就有可能出现传统的办公方式和办公自动化分离的现象,办公自动化只能是一句空话。7、在知识管理方面,建立企业的内联网和系统平台,能够完善地实现交流与协作。一方面要求硬件平台的构筑要合理,另一方面要求应用系统在设计、规划、实施上将交流与协作作为应用的基础进行考虑,全面完善地实现知识管理。应建立企业内部知识库,并且要有基本的安全措施和网络访问权限控制。还应当建立知识总兼制度,使知识的创造、发明和传播达到最大化。为了调动员工对知识管理的积极性,应创造一种企业文化,促使员工为自己的绩效负责,并且能够发展新知识、新技能。利用办公自动化系统进行知识管理也要遵循统一规划、分步实施、先易后难、实效发展的原则。
