1、复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部0复旦大学博士生学术论坛指导手册复旦大学研究生会论坛部2011 年 5 月复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部1卷 首 语二四年,为给母校百年校庆献上厚礼,复旦大学研究生院、党委研究生工作部开始筹办“复旦大学博士生学术论坛” ,为次年在复旦成功举办全国博士生论坛的七个分论坛打下坚实的基础,研究生会论坛部也因此应运而生。论坛部的主要任务和常规工作是协助各院系、各研究生团学联办好各院系的“复旦大学博士生学术论坛” 。在此基础上,部门紧扣时代主题,独立筹办大型综合性论坛,力争达到院系之间、校级之际的学术交流,为广大学子的成长提供较高的学术平台。每年,复旦各院系
2、都会召开各主题学术论坛,涉及自然科学与社会科学的方方面面,已成为莘莘学子每年必享的学术饕餮。 “复旦大学博士生学术论坛”在取得校内外师生好评的同时,年轻的它也有待前进之处。学术,绝非是逍遥于世外桃源的空想,更非身居象牙之塔的自我标榜,乃是吾辈学人安身立命之根本,灵魂价值之依托。举办“复旦大学博士生学术论坛”的宗旨,就在于提供一个学术成果展示的平台,使思想的火星在激辩中燃成熊熊大火,让创新的水滴在涤荡中汇聚成汪汪大海这是我们希望看到的论坛!学术,可以是枯燥乏味的残羹冷炙,也可以是绕梁三日的千古绝唱。 “复旦大学博士生学术论坛”就是那神来之笔,点金之石。它化腐朽为神奇,充分发挥奇思妙想,将学术研究
3、与时代发展紧密相连,以更新颖夺目的方式吸引更多同学参与到论坛中来,激发学术兴趣,拓宽研究潜能这是我们希望看到的论坛!一个成功的学术论坛的举办,需要各方的共同努力,分工明确,各司其职。在纷繁复杂、千头万绪的各项事务中,能做到有条不紊、井然有序。很多经验丰富的院系,已把学术论坛打造成为长期精品项目这是我们希望看到的论坛!“它山之石,可以攻玉” ,本手册汇集了论坛部筹办论坛的经验之谈,也广泛吸收了各院系的成功范例,以期成为院系申办论坛的重要参考和有效指南。当然,本手册只是站在共性的角度,给以一定的参考。各院系可根据自身实际,复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部2作出相应调整。未来,希望看到更多学术
4、一流、意趣深远的学术论坛!复旦大学博士生学术论坛指导手册编写组2011 年 5 月复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部3目 录复旦大学博士生论坛流程图 3一、申请阶段 4流程及工作要点 4审核要点 4注意事项 4申请阶段模板 1: 申请表与计划书模板 5申请阶段模板 2:2011 年经费指导模板 .8二、举办阶段 9宣传组 9(一)工作定位 9(二)职责范围 9(三)工作流程 9宣传组备忘录(即各阶段的工作内容) .10(四)论坛部审核内容 .11(五)基本模版 11征文海报模板 11宣传模板 12论文集模板(含封面、背脊及要素) .13外联组 16(一)工作定位 16(二)职责范围 16(
5、三)工作流程 16外联组备忘录(即各阶段的工作内容) .17(四)论坛部审核内容 .18(五)基本模板 18邀请函(请附论坛简介、论坛议程) .19回执模板 20会务组 21(一)工作定位 21(二)职责范围 21(三)工作流程 21会务组备忘录(即各阶段的工作内容) .22(四)论坛部审核内容 .24(五)优秀范例 24三、总结阶段 25工作要点 25需要上交的材料 25总结阶段模板 1 :总结手册 .27总结阶段模板 2 :总结手册内容审核表 30总结阶段模板 3:拨款申请表 31总结阶段模板 4 :论坛标准套装领取收据 32Q&A 33复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部4复旦大学博士
6、生论坛举办流程预支经费申请审核通过提交经费决算和转账申请提交工作总结手册第一次联系会议征稿、评审确定嘉宾、报告人第二次联系会议宣传品、会议文档设计制作确定主持人、场地、车辆、住宿、PPT、茶歇等确定举办时间宣传品张贴论坛召开提交申请表及计划书收到通知(每年 3 月)审核通过预支经费申请一、申请 二、举办 三、总结本手册电子版还可在 FTP:/10.62.0.249 下载(用户名和密码均为 forum)复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部5一、申请阶段流程及工作要点1、每年 3 月,由论坛部拟出的、署名研究生院和党委工作部的举办论坛通知会下发到各院系团学联。2、每年的 34 月将举行本年下半年
7、及次年上半年申请论坛的统一提交工作,有意举办论坛的院系团学联务必在截止日期之前提交申请表及详细计划书。 (申请表及计划书要包括电子版和纸质版,电子版上传至论坛部 FTP,纸质版申请表加盖院系章后交至北体三楼信箱。 )原则上全年只有一次申报,若有临时加报的需报研工部批准后再向论坛部补交材料。3、截止日期过后,论坛部将对院系的材料进行整理汇总,做出电子版汇总表,并对计划书进行审核,提出修改意见。申请表由学生工作部楚永全老师批过后通过。4、审核通过后,请院系将申请表复印后,附上加盖院系相关印章的计划书,上交研工部。 (申请得到批准后,院系负责老师需及时主动的与研工部老师沟通。 )审核要点1、 重点审
8、核计划书是否详细周全。2、 审核主办、承办落款是否正确:主办:复旦大学研究生院 复旦大学党委研究生工作部 复旦大学 XX 院/系承办:复旦大学研究生团工委、研究生会,复旦大学 XX 院系研究生团学联注意事项:其中“研究生”三个字不能少。3、 审核论文评审标准:评审流程清晰,有可量化标准,注明奖项设置以及奖金额度。奖项设置不宜超过两等(名称自定) ,各等级的获奖人数可根据参加论坛汇报的总人数确定。4、 审核经费预算和经费来源:如果超过 2 万元,需要指明多出部分的经费具体来源。审核预算中各开支,其中专家费用、餐饮费用、奖励性的花销不宜过多。注:预算中文件夹部分可使用研究生院论坛套装(文件袋、文件
9、夹、稿纸,10 元/份) 。注意事项1、务必确认各院系及时收到论坛举办通知,院系将电子版申请表及计划书上传到论坛部 FTP( ftp:/10.62.0.249,用户名和密码均为 forum) ;同时将纸质版交论坛部部长或投入北区体育馆三楼研究生会信箱。注意纸质版申请表必须加盖院系印章。2、计划书审核各项标准具体可参考“计划书模板” 。注意经费预算若超出 2 万,必须注明多出部分的具体来源。经费预算的格式务必参考“2011 年经费指导模板” 。3、审核通过后,院系将复印的申请与加盖院系印章后的定稿计划书上交研工部。复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部6申请阶段模板 1: 申请表与计划书模板复旦
10、大学 2011 年博士生学术论坛申请表院 系主 题拟举办时间征稿范围及方式论坛规模初定 人参会,分 组进行讨论, 人在论坛宣读论文;拟评出优秀论文 篇。拟邀请评审教师(单位/姓名/职称/研究领域)拟邀请点评教师(单位/姓名/职称/研究领域)拟邀请主报告嘉宾(单位/姓名)指导教师(姓名/职务/联系方式)负责人(姓名/学号/联系方式)院系意见 学校意见复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部7年 月 日盖 章年 月 日盖 章复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部8复旦大学博士生学术论坛之 xxx 篇计划书复旦大学 XXXX 研究生团学联复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部9论 坛 主 题2011
11、年复旦大学博士生学术论坛之 XX 学科篇主办:研究生院、党委研究生工作部、XX 院系承办:研究生会、XX 院系研究生团学联时间:地点:人数:一、立项背景院系简介及申办意愿陈述二、主题确定本次论坛主题及立意论证三、论文征集及评审征集程序(如何征稿、如何操作)评审程序(初评、复评程序、拟入选论文数目)评审专家名单(单位、姓名、职称、研究领域)评审标准/细则论文集印制内容和程序(对不宣读论文、仅参加讨论者,建议只发论文光盘,或论文摘要汇编)四、宣传校内:征集稿件阶段:时间、内容、形式、覆盖面论坛临近阶段:时间、内容、形式、覆盖面论坛现场宣传:现场布置细节后期成果上报及展示阶段:时间、内容、形式、覆盖
12、面校外:五、总体进程六、计划参会人员七、论坛议程八、经费预算(格式请务必参考 “2011 年经费指导模板”excel 文档)九、经费来源十、其他复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部10申请阶段模板 2:2011 年经费指导模板论坛筹办经费指导性模板(以一个入选论文数为 20-50 篇,举办会期为一天的论坛为例)类别 项目 内容 单价 数量 经费指导意见 备注海报 3050 510 300 传单 0.1 150200 20 论文征集宣传征稿通知与请柬 35 50100 300 横幅 60150 24 300 海报 3050 510 300 会期临近宣传传单 0.1 150-200 20 易拉宝
13、 50150 24 300 也需要横幅和海报,并入会期临近宣传中宣传折 35 50150 300 展板 1020 25 40 会场宣传背景板 150200 13 500 视会场数目而定,每个会场一块宣传会后宣传 留存材料制作与上交 100 场地与设备租借费 5001500 12 1500 开闭幕用,使用本学院场地则不需租借费茶歇 200300 14 500 每个半天一次饮用水 13 100200 300 花卉 50100 25 300 指示牌 35 15 20 场地费用合影与冲洗照片 515 2050 500 邀请函 35 2050 200 会议手册 1020 2050 500 胸卡席卡 51
14、0 50100 400 论坛套装 10 2050 500 会务纸品纸笔 300 工作餐费 1020 100400 1000 视餐数而定欢迎宴会 5001000 510 3000 食宿外来与会人员住宿费 100200 1020 1500视外来与会人数和论坛持续时间而定,无则没有此项费用会务交通 外来与会人员交通补贴 100200 1020 1500 视外来与会人数而定,无则没有此项费用论文集 2040 2050 1000 专家出席费 400500 12 1000 论文评 审论文评审费 1015 50150 1000 选手奖品与奖状 150500 1020 3000 给予评选出的优秀论文,推荐有一
15、定层次区分其他奖品与纪念品与会纪念品 3050 2050 1500 合计 22000 没有外来与会人员住宿交通费的话是 19000复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部11二、举办阶段宣传组(一)工作定位宣传是论坛筹办的排头兵,有效的宣传能吸引到优质的论文和积极的参加者。因此,选择有效宣传途径,针对性地突出重点,避免人力和财力的浪费,是宣传组的前期工作原则。论文集的制作原则则是认真仔细。(二)职责范围1. 室外:横幅、海报、传单、路标。2. 会场:背景板、易拉宝、参会人员席卡、工作证、参会证、签到台标识、背贴、获奖证书。3. 网络:日月光华 BBS 各相关版面、本院(系)网站、复旦学生网。4.
16、 论文集制作。5. 可选:展板、宣传折、本院系宣传品、广播、校报、 复旦研究生报等平面媒体、外校 BBS 等。(三)工作流程阶段一:宣传品设计1. 工作顺序:首先完成宣传品文字稿,其次确定主题色调,然后可以交给设计公司设计。2. 风格统一:大小海报、工作证、参会证、易拉宝、论文集封面以及论坛的主 PPT 等都可以使用一个统一模板,但在细节处应有变化,显得统一大方又不呆板。设计可以交给涵德坊(地址:国权路 525 号复华大楼副楼层(上岛咖啡北面) ,电话:55522005 或 65643653)或者复旦大学印刷厂(地址:国权路 561 号,电话:65643102)等。阶段二:宣传品印刷制作1.
17、横幅:邯郸校区 2 幅、江湾校区 1 幅(枫林和张江校区自定,医学院可以主要在枫林校区宣传) 。制作时注意在主题前留出空间贴论坛 logo。横幅内容包括:博士生论坛logo(博雅相辉 logo) 、论坛名称、主办方、承办方、时间地点,缺一不可。2. 海报、传单:海报 2-4 张,A1 大小。北区入口海报栏必须张贴,其他不作要求。传单可以使用海报背景或另外单独制作,普通 A4 打印。要求每号楼下都张贴,可以发到单复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部12元邮箱。3. 易拉宝:一般使用 4 个,大小为 1*1.2m。两个论坛介绍,文字可与征稿通知统一;一个论坛议程,最好有报告题目;一个报告人展示,
18、有照片、简介和报告论文。注意每个都应有论坛主题、logo、主办承办、时间地点。4. 获奖证书:小奖状内页可以在打印店制作,大奖状内页可在打印店打印,注意落款时间用中文数字。落款盖院系章。5. 背景板(1 )背景板贴字:逸夫科技馆二楼多功能厅为蓝色底板,一般用白色贴字。可在涵德坊或 500 号楼(逸夫馆西面)制作,他们负责粘贴,粘贴需要 1 小时左右。(2 )大型木质框架背景板:需要整数长度和宽度,一般为 4*6m,需要提前联系搭框架。6. 报告人席卡、嘉宾(老师)席卡、签到台标识:名单等外联确定。普通粉色 A4 纸打印。注意:不能有错别字;和席卡套契合。7. 签到表:学生签到表用普通粉色 A4
19、 纸打印。老师签到用红色签到本。8. 背贴、路标:按照现场参与者分类制作碑座椅背贴,一般分为普通白色 A4 纸打印。论文集:统一论文格式,注意论文集的英文和数字在不同版本的出版软件上很容易出现问题。几点 TIPS: 提前开工。宣传工作在前期很重要,需要提供外联邀请函的海报等材料,所以需要提前开始准备,保证有充足的时间修改、定稿。 制作期间和外联组保持密切联系,以便更新名单和席卡。 在广告公司制作一定要仔细审核终稿!各个细节都确定之后再打印。海报、易拉宝的文字,论文集的英文和数字都很容易出现问题。阶段三:宣传品张贴1. 纸质版宣传品的张贴: (1 ) 北区海报栏、宿舍楼下张贴海报需要申请。填写好
20、横幅海报申请单,去研究生院306 室找王法硕老师(如他不在,其他主席团的学长学姐也可以代为办理)签字(“情况属实” )盖章(研究生会的章) 。然后在周一至周五 12:0013:00 去北体三楼北区园委会申请即可(仅提前一周,不能太早) 。(2 ) 如果在光华楼办活动的话,那么东、西主楼的海报栏也是可以张贴的。(3 ) 各个教学楼需要在各自管理室签字后才能张贴。(4 ) 南区横幅申请:周一至周五 12:0013:00 南区学生活动中心。2. 电子版宣传品张贴:日月光华 BBS 发帖(在新闻版、研究生版、博士版、研会版、院系版)提前 3 至 5 天发布。BBS 发帖时需要调整好格式,最好附上海报电
21、子版。不要发重复。复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部13宣传组备忘录(即各阶段的工作内容)时间 项目背景板横幅大、小海报(传单)易拉宝宣传折展板路标(指示牌)背贴论坛举办前一个月签到台标识、分类台卡签到表嘉宾、报告人席卡确认出席嘉宾、报告人名单、获奖论文数量后 获奖证书设计和制作确认报告论文后 论文集横幅张贴 论坛前一周大、小海报(传单)日月光华 BBS 各相关版面(新闻版、研究生版、博士版、研会版、院系版)本院(系)网站网络发布 论坛前 3-5 天复旦学生网(四)论坛部审核内容1、宣传品合规性:(1 ) 博士生论坛 LOGO(2 ) 落款主办:复旦大学研究生院复旦大学党委研究生工作部复旦
22、大学 XX 院系承办:复旦大学研究生团工委、研究生会复旦大学 XX 院系研究生团学联2、 数量。3、 张贴地点。4、 文本错误(包括是否有错别字、信息传递是否正确以及语言表达) 。5、 美观大方,体现复旦大学和博士生学术论坛的特色。复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部14(五)基本模版征文海报模板需包含的主要要素(注意落款):一、论坛宗旨(着重介绍论坛举办的意义和目的)二、征文主题(简要介绍征文主题的背景、意义等)三、征文对象、评奖标准及奖项设置四、征文要求及注意事项(比如对格式的要求,统一的格式会大大方便论文集的统稿工作)五、提交截止日期及提交方式六、联系方式宣传模板1、海报:“相约百年复
23、旦园 共创日月光华新”复旦大学博士生学术论坛 XX 篇(院系根据自身特色设计内容)主办:复旦大学研究生院 复旦大学党委研究生工作部复旦大学 XX 院系承办:复旦大学研究生团工委、研究生会复旦大学 XX 院系研究生团学联2、横幅:复旦大学博士生学术论坛 XX 篇(可加自身主题)主办:复旦大学研究生院 复旦大学党委研究生工作部 复旦大学 XX 院系承办:复旦大学研究生团工委、研究生会 复旦大学 XX 院系研究生团学联3、背景板:(会场、餐厅)复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部15论文集模板(含封面、背脊及要素)博士生学术论坛【XXXX 篇】论坛主题(举办时间)复旦大学博士生学术论坛时间:主办:
24、复旦大学研究生院 复旦大学党委研究生工作部 复旦大学 XX 院系承办:复旦大学研究生团工委、研究生会复旦大学 XX 院系研究生团学联复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部16主办:复旦大学研究生院复旦大学党委研究生工作部复旦大学 XX 院系承办:复旦大学研究生团工委、研究生会复旦大学 XX 院系团学联复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部17论文集背脊模板博士生学术论坛之篇 年 月复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部18论文集要素名家寄语序言论坛组委会论文编辑委员会论坛介绍院系介绍目录正文部分(论文集正文部分应有页眉:论坛徽章以及“复旦大学博士生学术论坛之篇”字样)与会人员通讯方式一览表(可
25、选)封底更多参考模板,尽在 ftp:/10.62.0.249(用户名和密码均为forum)复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部19外联组(一)工作定位外联是连接团学联与外界的主要渠道。外联需要将论坛举办的主要信息传达给相关人员,并做好沟通工作。有效的沟通是使论坛顺利举办的必备因素。(二)职责范围1. 协助征稿。2. 组织评审工作。3. 联系嘉宾、报告人者等。4. 论坛举办时接待安排来宾。(三)工作流程阶段一:征稿和初审1、 征稿:征稿期通常在论坛举办前两、三个月开始,历时约一个月。需要拟出正式的征稿通知。从论坛主题公布之日起 20 天之内由院系团学联指定负责人接收论文(具体时间期限可由各院系
26、自行调整) 。论文分成两部分,正文和个人信息,内容分页,严禁个人信息出现在正文中。这一阶段要与宣传组配合,以扩大稿件来源并提高质量。TIPS:一些有效征稿的办法是:一方面在自己学院内征,比如相关专业的同学每人一篇等;一方面通过兄弟院校对应学院由老师来约稿;或者取消未发表这一限制,让已发表的高质量文章也能来投稿,扩大学术交流面。2、初审:征稿后要进行初审。要组织评审委员会制定评审标准并实行匿名评审,初步评出入选论文。做好论文的提交、送审和评审工作。保证过程的公开性、公平性。抓好学术质量关,把好学术道德关。(1 ) 组织评审委员会:评审委员会一般由院内论坛负责老师(通常是负责研究生工作的或是党委的
27、)来组织。(2 ) 各学院根据本学院的特点制定每次评审细则(如:如何收集论文,送交评审流程、评审要求等) 、评审老师名单,并送交研会博士生学术论坛部审核、备案。 (3 ) 到截稿时期后,评审工作即正式启动。由院系团学联指定负责人将论文(全文)送交评审小组打分。评审小组由院系自行组织,人数不得少于 4 人,原则上副教授以上级别的教师不得少于 50%。复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部20(4 ) 联系投稿评审老师,统计评审结果:评分结束后,院系及时将回收的论文封存,送交博士生学术论坛部指定负责人处。由论坛指定的负责人确定具体时间和地点进行计分工作,院系必须派出二名同学配合的统计工作。(5 )
28、 最终的得分结果按分数从高到低排序做成表格在院系通告栏内公布。最终入选论文根据参加人数按得分高低录用。阶段二:筹办1、邀请联系:涉及 6 类不同的主体,包括论坛报告人、投稿人、学校领导、现场评审老师、外校学生代表和媒体(可选) 。分别确定相关人员,联系并制作邀请函。对于报告人要一一确认是否出席,并联系报告人获取相关信息(个人简介,照片,报告 PPT) 。首先提前一周通过邮件和电话向报告人发送邀请函,临近会期前 2 天再确认相关事宜(包括出席时间地点,准备材料,发言时间等) 。外校学生代表也要提前 5 天左右发送邀请函,回执截止期定在会期前 2 天。若人员不足,要逐一电话邀请,尽可能把与论坛报告
29、人相关院校的代表请到会场。2、 根据参会嘉宾人数购买论坛套装(包括文件袋、文件夹、稿纸、笔,可以选择研究生院论坛套装,10 元/份,也可以自己制作) ,制作本次论坛协助手册(包括议程、地点、食宿说明、复旦地图、学院介绍等) ,统一将论文集、手册和参会证装到套装中,参会者签到时发放。TIPS :邀请邮件可以包括A. 给外校的学生代表:邀请函正文、海报、议程、回执、交通指南、联系方式、注意事项(接头地点、时间,路费凭的票报销。B. 给报告人:邀请函正文(和学生代表的不同) 、海报、议程、交通指南、联系方式、注意事项(接头地点、时间,PPT,照片,交通费,晚宴) 。C. 其余投稿人:邀请函正文、海报
30、、议程、交通指南、联系方式、注意事项(接头地点、时间) 。D. 各点评老师:邀请函正文、点评任务安排、议程、注意事项。阶段三:举办1、 论坛当天到指定地点接待参会人员,带领他们到会场,发放相关材料,交代相关细节,保证嘉宾能够了解相关议程和安排。2、 茶歇或者午休的时候引导嘉宾到达相关场所,在就餐时引导嘉宾到达就餐地点。3、 负责确认交通费等相关报销工作。4、 联系各个审稿及评审老师,获取其工号,以便于与研会办公室协调好,及时把各个老师的审稿酬劳发放到位。外联组备忘录(即各阶段的工作内容)时间 项目征稿制作评审细则准备阶段审核细则复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部21统计评分结果论文集邀请函
31、嘉宾个人简介报告人照片报告人 ppt论坛套装筹办阶段论坛手册引导嘉宾发放相关资料茶歇时与嘉宾交谈举办阶段联系报销相关事宜(四)论坛部审核内容1.征稿状况:征稿的数量是不是足够,比以往是不是有增加。论文的质量如何。2.评审细则:包括如何收集论文,送交评审流程、评审要求等及评审老师名单。3.邀请函、论文集等相关材料。(五)基本模板复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部22邀请函(请附论坛简介、论坛议程)请 柬尊敬的 老师:您好!为响应国家教育部“研究生教育创新工程” 的实施,复旦大学研究生院、复旦大学党委研究生工作部举办“复旦大学博士生学术论坛”系列活动,旨在校园内营造一个良好的学术氛围,激发广大
32、研究生的创新热情,加深对学科的探究,促进各学科之间的交流,营造思想碰撞、学术争鸣的良好风气。论坛由专家学术报告,学生学术报告,专家现场点评、与会者参与讨论等形式组成。“复旦大学博士生学术论坛”系列活动之 篇,谨定于 年 月 日,在 举行,本次论坛的主题是 。诚挚邀请您拨冗出席本次活动。此致敬礼!主办:复旦大学研究生院复旦大学党委研究生工作部 复旦大学 XX 院系 承办:复旦大学研究生团工委、研究生会复旦大学 XX 院系研究生团学联复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部23回执模板回执学校/院系 姓名 性别 移动电话 电子信箱报告人一、材料上交:1 如果报告有需要,请附上您的报告 PPT2 请附
33、上您的照片一张,以便我们制作相关的会议材料二、 注意事项:1请将回执发送邮件至:*2回执邮件标题格式:XX 大学-姓名-复旦大学*论坛报告人回执3回执截止日期:201*年*月*日复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部24会务组(一)工作定位会务是举办论坛院系在整个会期提供服务以保证论坛顺利进行的部分,是论坛筹办的核心关键环节,也是比较繁琐和具体的环节。要求筹办者关注细节,各方面考虑周到,人员、物品的准备齐全,这部分工作的有效进行对论坛的顺利进行起到关键性作用。在做好论文的收集,论坛的宣传,联系好相关人员之后,就要开始论坛会务的筹备工作。需要院系准备好论坛举办时所需的物品,提供方便外来与会者参加
34、论坛的准备,定好论坛举办的场地,布置好场地,考虑报告人、老师、领导需要而做一些准备,根据论坛时间考虑就餐安排,同时安排好相关现场服务人员。在工作过程中,如果出现问题或疑问可与论坛部积极沟通,以便能尽快解决,并且论坛部会及时跟踪院系论坛筹备工作,对论坛筹备工作进行协助、指导和建议。院系和论坛部一定要多进行交流和沟通,防止信息不对称,使得论坛顺利、有效、完满举办。(二)职责范围举办论坛院系的职责:1、 服务准备:为与会者安排包车接送,提供食宿安排。2、 场地准备:预定会场、休息室。3、 物品准备:预定花,购买水、茶点及相关物品等,准备话筒,电脑,音响等,准备发言稿,打分表,论坛套装(加入参会礼品和
35、会期议程) ,暖场 DV,会期所需 PPT,颁奖所需物品。4、 人员准备:主要包括签到人员、主持人、调试设备人员、照相人员、摄影人员、记录人员、颁奖礼仪及后勤人员。5、 会场布置。论坛部工作人员职责(主要是对论坛筹办进行监督和帮助): 1、 参与筹办期院系会的两次筹备会,指导论坛筹办,对院系工作进行监督。2、 积极帮助解决院系筹办中遇到的困难,有问题及时指出并督促院系改正3、 参加论坛开幕式。(三)工作流程阶段一:前期准备1、 为与会者安排好参加本校论坛的交通方式,一般与会者在会前一天到,要提前订好当天晚上的住宿,安排人员接送。预定会期午餐,算好大约就餐的人数来确定要订的桌数或位数,估计拨款的
36、预算和就餐的时间,以便预定时告知服务员或餐厅经理方便其做好准备。TIPS:会期的午餐要提前大约五到六天去预定,否则会订不到包厢或好的位置。2、 提前订好论坛举办的场地,并为领导准备会期的休息室,准备好签到台,会场布置所复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部25需的各种物品,茶歇相关物品及其主持稿、领导发言稿,根据与会人数准备论坛套装并整理论坛套装,其中通常包括除了袋子,纸笔,水,还要有论坛的说明,包括议程、食宿说明、复旦地图、学院介绍、论文集和参会证(有学院同时发放纪念衫) 。TIPS:茶歇不要忘了准备垃圾桶和纸巾。3、 制作会场主 PPT、整理报告人的 PPT(两者使用统一风格) ,准备开幕
37、式暖场 DV,报告时的打分表及颁奖所需物品包括颁奖音乐、奖品、托盘、绒布、奖状等。TIPS:奖状设置要求只分为二个奖项(名称院系自定) 。4、 会期所需的各部分要求预先配备人员,保证专人专职。阶段二:会场布置1、 会场内:易拉宝,背景板,背贴、主席台席卡。2、 主席台:铺上绒布并放上花、水、话筒(可加放上会议议程) 。3、 演讲台:安放好电脑(提前确定 PPT 和 DV 可以正常播放) 、调试好仪器设备。4、 会场外:路标、指示牌,横幅,易拉宝。5、 签到台:签到表,笔,评审老师、领导签到的红色签到本并用席卡分别标明报告人,学生代表,领导及评委老师签到处,论坛套装6、 茶歇台:茶点,垃圾桶,纸
38、巾。阶段三:会议举办1、 开幕式签到人员,要着正式的服装,佩带工作证站在签到台前,引导签到并分发论坛套装袋,签完名交与专门准备的论坛袋。开幕式在主会场举行,需要安排照相和摄影人员,开幕式结束,安排茶歇并合影。可安排合影后直接进行分会场报告(具体参照本院系会议议程) ,之后安排人员引导参会者到午餐地点。TIPS:安排好领导致辞与学生代表发言顺序。主持人要提醒进行合影后茶歇,需要工作人员进行指引,防止场面混乱。2、 分会场报告安排人员对每个报告人报告进行时间提醒。在报告开始有人员调试好设备,报告PPT(可提前)输入电脑。为评委老师准备好水、打分表。话筒准备有线和无线的,以便同学提问和讨论。论文报告
39、完后要有评委进行点评并打分,可安排记录人员对报告情况和点评进行记录,结束后评出两个奖项。3、 闭幕式闭幕式一般也在主会场举行,领导总结发言,播放颁奖音乐,由主持人宣布让颁奖嘉宾为获奖报告人颁奖,伴随颁奖礼仪手捧颁奖物品并留影。TIPS:颁奖时注意颁奖顺序,以防造成混乱。会务组备忘录(即各阶段的工作内容) 望各院系能建立反馈机制及时更新具体内容和细节时间 项目背景板现场横幅提前一天会场布置内容易拉宝复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部26路标指示牌文件夹、笔、纸、宣传册、议程、参会证、论文集(承办方 2)装袋测试音响、话筒、定时器/闹钟、电脑、激光笔(配好电池)及投影设备、PPT、暖场 DV桌
40、椅摆放(贴上背贴)席卡摆放花卉装饰(主要放于主席台、演讲台)检查演讲台检查签到台检查接待室茶歇食品及场地会议当天礼仪接待和引导签到(专家领导、与会同学分开)发放参会证发放纯净水发放会议袋会议开始前引导专家、领导入席会议开始后主持人领导和学生代表发言茶水会场内照相和摄影茶歇合影开幕式午餐主持人放 ppt,控制其他电脑及投影设备控制演讲时间(闹钟、定时器等)调控音响陪领导(如果领导提前退席)会议笔录会议 DC、DV 记录同学讨论提问,评委老师打分点评分会场报告茶歇服务主持人领导发言总结播放颁奖音乐闭幕式颁奖礼仪,奖状,礼品(评委老师或领导为报告人颁奖)复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部27(四
41、)论坛部审核内容1、 会务每项任务是否做好分工2、 会务前期准备是否充分3、 会务中某些细节是否合规4、 会期进展是否顺利5、 论坛举办是否有特色及其创新点6、 论坛的反响7、 院系与论坛部的在会务部分的合作及其院系的工作态度最后,需要说明的是,在符合一些硬性规定的基础上,鼓励院系可针对自己本院情况在相应细节上进行创新,这一方面也是论坛部对其进行评价中考虑的很重要的一方面。(五)优秀范例2010 年信息学院的博士生论坛上,闭幕式安排了主题演讲,观众反响热烈,在活跃的气氛中,结束了这次论坛。而且,论坛的结束当天安排了夜游世博活动以及第二天微创医疗公司的参观活动,并以信息学院 10 周年院庆为契机
42、,在第二天的 10 周年院庆上邀请到信息领域的著名专家举办学术论坛和庆典晚会。复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部28三、总结阶段工作要点论坛结束后,请院系团学联撰写“论坛总结手册” ,由论坛部联络员进行审核并在“总结手册内容审核表”中相应项目后划钩。全部审核合格后,联络员需在审核人一列签名。手册完成后,请院系团学联参照模板填写“拨款申请” ,并将总结手册、手册内容审核表、拨款申请书、决算一同交给论坛部联络员。资料经研工组负责老师审核后会向院系划拨经费,可凭拨款申请和院系经费本到学校财务处进行转账。总结工作应在论坛结束后周内完成。需要上交的材料a、 总结材料(手册) 正文+附录 1-附录 9
43、正文+ 附录 1 到附录 7 纸质版装订成册,提交 2 份;论文集(或论文摘要,附录 8) 单独装订,提交纸质版 2份;总结手册全部内容电子版 刻录在光盘中 ,提交 2 份;手册内容审核表 纸质版 1 份。b、 拨款申请 纸质版 1 份申请经费的总金额应控制在 1.8-2.2 万间,其中包括预拨款、待拨款及论坛套装购买花费(10 元/套)的总和。请各团学联在拨款申请上加盖院系公章,并由院系论坛负责人手写签字,并将将详细决算附后上交。领取了论坛套装的院系需同时上交 论坛标准套装领取收据 。c、 总结简表:按下表进行填写,并提交电子版院系举办时间主题举办地点征稿数量报告人数获奖人数拨款总额复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部29预支数额套装领取d、 上交位置纸质版和光盘请交至研会论坛部相应联络员;电子版请上传研会论坛部 ftp:地址: 10.62.0.249 用户名:forum 密码:forum上传位置:/工作指南申请论坛的院系看过来/筹办资料上传/相应院系文件夹。