1、1网络整理教程PPT 技巧讲座 上PPT 讲座一：世道变了，重新认识 PPT 吧 2第一讲：世道变了，重新认识 PPT 吧 2PPT 是手段，而非目标 2PPT 的精髓在于沟通 2写 PPT 之前先确定用途 3PPT 讲座二：善用图片，创造有效的沟通 6第二讲 善用图片，创造有效的沟通 6请大胆插图 6避开“图文并茂” 的误区 8创造沟通的魔法 10PPT 讲座三：简约至上，做人人都能看懂的流程图 13第三讲 简约至上，做人人都能看懂的流程图 13化繁为简 流程图的铁则 13简约，不简单 14做结构图，就这么几招 16天下流程一大抄 212PPT 讲座一：世道变了，重新认识 PPT 吧几年前，
2、网上曾盛传一部名为“清华大学寝室夜话”的视频，里面几个学编程的男生在畅想未来时说：“我告诉你们，现在最牛的语言，不是 C+，是PPT！我们写程序按行算钱，人家老板做一个 PPT，几百万就入账啦！”虽然这是句笑谈，但至少能反映出一个问题：PPT 作为一种全球通用的商务文档格式，它的价值绝对不仅限于形式本身，就像会用 Word 的人不一定能写出好文章一样。在那些外表光鲜的演示背后，还有许多值得我们去挖掘的东西。很多人问我，如何才能做出一份让别人一看就能由衷地感到认同的 PPT 演示，说真的，这件事和写小说一样，是没有什么秘笈可循的。惟有多学习，多练习，才能实现。我们这个 PPT 讲座的目标不是让你
3、学会某种技巧或特效，但其中的一些经验和理论，很可能会颠覆你长久以来对 PPT 的认知，从而帮你获得凌驾于普通人之上的 PPT 制作能力。第一讲：世道变了，重新认识 PPT 吧 大部分初次使用 PPT 的朋友都有这样的感受：新建一个演示文档，鼠标点到“文本框” 按钮上，随后就在页面上划来划去，连文字应该落在哪里都不知道，好不容易写了几个字，又不知道字号应该调多大。这种状况实在太普遍，普遍到会令每一个想做出优秀 PPT 演示的初学者感到无助。 “别人做的 PPT 明明那么炫，为什么看上去很简单的东西，我做起来却完全把不到头绪？”如果你也有这样的困扰，那么你真应该暂时离开电脑，想想你究竟想用 PPT
4、 这种形式，来达成什么样的目标。 PPT 是手段，而非目标 现在一提 PPT，教师们都会想到“课件”，商务人士都会想到“方案 ”，仿佛做 PPT 的目的，不是做课件，就是做方案。这实际上是一种较为狭隘的误区。PPT 是微软 Office 办公软件中演示文稿制作工具PowerPoint 的默认文件保存格式，于是人们就把演示文稿简称为“PPT” ，又称“幻灯片”，说的都是一回事。由此你可以明白， PPT 是一种表现形式，而非一种特定的文稿称谓。说得再直接些：它是手段，而非目标。在过去，我们往往只在一些商业演讲中看到 PPT 的身影。如今，除了商务演讲的用途，越来越多的教师，尤其是文科教师也喜欢采用
5、 PPT 格式的教案。一来便于制作，省去了不少备课时间；二来也便于学生获取电子版笔记，从而收获更好的课堂效果。另外，PPT 版本的公司简介、个人简历近年来也悄然兴起，不少大学毕业生在应聘市场、策划类专业时，都会附上一份准专业级的方案。经验证明，不论是专业的广告、公关公司，还是外企、国内大企业的市场部门，都更倾向于招收有优秀 PPT 制作能力的人才，因为它虽然不能完全代表一个人的专业能力，但至少表现出一个人对市场、策划和沟通的理解。 PPT 的精髓在于沟通 那么，做 PPT 的目标又是什么呢？如果你的回答是“应付校长布置的任务 ”，那你现在就可以把这一页翻过去，不用再看了。以课件为例，很多老师做
6、 PPT 是为了讲课方便，然而这些课件在本质上又仅仅是把3传统的板书变成了电子版，除了能少创造一些粉尘之外别无他用。其实，我们完全可以，也应该用 PPT 实现更加精准、到位的沟通。我们不妨举个例子：校长要求某班主任制作一个 PPT 演示，在团队活动时帮助学生学习文明守则，于是该老师做了一个包含 5 个页面的演示文稿，5 页的内容分别为： 1新的文明守则颁布了；2校长说，学生应该遵守纪律；3老师要起模范带头作用；4有个学生，犯错误被处分了；5大家要学习守则，避免犯错。 按照校长的指示和既成事实，这个 PPT 做得没有任何错误。可老师在按照这个演示讲完一堂课后，学生们的反映却异常沉闷，因为大家都觉
7、得自己被威胁了老师先告诉你新规矩来了，你们都给我老实点，当然我们老师也起带头作用，捣乱的已经被处分了，所以你们得学习守则，小心别让我逮到！其实，稍微调换 5 页内容的位置，就会改善许多： 1我们都知道，最近有个学生犯错误被处分了；2这件事老师也有责任，因为老师要其模范作用；3校长也很重视，强调我们应该遵守纪律；4新的文明守则颁布了；5大家要学习守则，避免犯错。 简单的调整之后，师生之间的沟通气氛完全变化了，从“威胁” 变成了“协商”。所以，PPT 是演示者与听众间沟通的大纲，是协助人们沟通的工具，它帮你提前理清思路，在讲解的时候才能游刃有余。师者的目标是传道、授业、解惑，PPT 只是达成这个目
8、标的手段。事实上，这不仅可以用在教育领域，商务合作中也是如此。国际上一些大牌的 4A 广告公司在提案时，往往会先把几十页公司简介放到整个方案的最前面，比如公司理念、CEO 语录、成功案例、全球机构列表，目的就是让甲方知道， “我们很牛 ”，这种先入为主式的开场会帮他们获得很多优势，即使方案后面创意平平，也能收获不错的效果。当然，除了调整不同页面之间的顺序，我们还可以适当地插入图片、动画，以提升页面的视觉效果，甚至能达到增强内容说服力的作用。但是，千万要记住一点，做 PPT 不是涂鸦，绝对不要盲目地把页面变得过于花哨，所有的美化都必须服从于“ 沟通” 这个主题，我们是要借助 PPT 实现我们的沟
9、通目标，而非向人展示我们的涂鸦技巧。关于“美化” 的技巧，我们在今后还会详细地介绍给大家。 写 PPT 之前先确定用途 一般说来，当 PPT 呈现为课件或者方案时，经常会有两种用途：演示和阅读。有的时候，我们写 PPT 是为了理清思路，在讲课或者讲解方案时做演示之用；更多的时候，则是为了提交给别人阅读，而无需讲解，如学校或公司简介。演示用的 PPT 和阅读用的 PPT，两种文档的做法存在着很多区别。比如，演示用的 PPT 中，文字不宜过多，一般只要提纲挈领即可，细节部分主要靠演讲者来发挥，如果文字过多，观众会把注意力从演讲人身上转移到 PPT，这就得不偿失了。另外，由于演示 PPT 一般都采用
10、投影的方式进行播放，因此文档4中的字体不能太小，除了一些你不想让听众仔细阅读的文字，其他文字最好不要小于 14 号；而且如果你担心投影机的亮度不够大，就不要在演示中把文字和背景的字体颜色搞得过于接近。相对地，阅读用的 PPT 则可以尽量细致，排版布局也可以做得更为美观，从而给阅读者留下好的印象。图 1：演示用的 PPT，字大、图多，便于投影观赏5图 2：阅读用的 PPT，文字密度很高，有的甚至可以打印阅读当然，由于 PPT 本身就是一种文字的载体，也有一些公司习惯性地要求员工提交 PPT 形式的计划、报告，那些 PPT 既不用来演示也不用来阅读，而是用来打印的，文字最小可以小至 4 号（在屏幕
11、上已经很难看清） 。像 LG、三星等日韩企业都喜欢用 PPT 来沟通，这种情况不在我们的讨论范围之内。6PPT 讲座二：善用图片，创造有效的沟通戴尔卡耐基的培训课程中有一则经典练习：讲师会扮演一个刚刚降临地球的外星人，他除了能听懂你的语言，对周遭的环境一无所知，而你，要通过语言，帮助他把一件西服穿到身上。其实，这个练习听上去简单，做起来却极其之难，只有具备绝佳沟通能力的人才能勉强完成。上一讲中我们曾说，制作PPT 的本质和精髓在于增进沟通。可问题在于，人与人之间的沟通，恰恰是最难把握的事情。在沟通中，我们需要运用一些技巧，去增强沟通的效果，这才是制作 PPT 真正的难点所在。我们知道，PPT
12、中的绝大部分内容，都是用文字和图片表达出来的。经验却告诉我们，尽管很多人都知道做 PPT 要“图文并茂” ，但却不懂得图片的使用技巧，错过了许多简单提升沟通效果的机会。如果你到现在还固执地认为，图片就是用来点缀文字的，那么这一讲恐怕就是为你量身定制的了。第二讲 善用图片，创造有效的沟通想象一下：如果一个生物老师在讲解“阿米巴原虫” 的时候不能用图片（当然，也不允许画图） ，那他讲课的难度会有多高。由此可知，图片可以把复杂的、难以表达的事物具象化，变得清晰、易懂；善于运用图片的人甚至可以通过寥寥数图，就从根本上逆转阅读者的固有想法，进而创造出魔术般的沟通效果。然而，道理虽然浅显，做起来却不那么容
13、易。 请大胆插图俗话说“ 耳听为虚，眼见为实 ”，然而事实真的是这样吗？在北京的公交车上，我们经常能见到一则止咳糖浆的广告：女主角举着两个做成了“肺” 形状的罐子，里面有些绿色块状物无法倾倒出来，以此代表患者久咳不愈，倒入药品之后，里面的块状物便缓缓流出。这则广告虽然没有让消费者看到实际的效果，但也通过简单而形象的比喻，让患者理解了产品的药理和药效。所以，有的时候，即使眼见到的不是“ 实 ”（是比喻） ，也能起到 “实”的效果。图片和文字的关系也是如此。有经验的策划人，都会在活动方案中插入一些效果图，虽然我们都清楚，活动还没有举办，图片一定不是实际拍摄的，但只要选图得当，绝对能够帮助阅读者产生
14、一些联想，从而更好地理解策划人的意图。因此，除非你的文字不需要读者产生任何联想，否则就请尽量尝试并寻找“图说”的力量吧。 7图 1：没有插入图片的小型活动策划案，仅靠文字无法让人对活动本身产生印象8图 2：插入相关图片的小型活动策划案，图片令方案更直观，更容易得到他人认同避开“图文并茂”的误区 我相信，如果仅仅是在 PPT 页面中摆放文字，那么任何会用 Word 的人都可以轻松创造出美观的版式。然而，一旦把图片加进来，不少人就开始手足无措了。许多人认为，PPT 的布局方法和“排版”没什么区别，无非是让构图看上去更漂亮。这其实是一个最常见的误区。我曾经遇到过一个很典型的例子：领导要求完成一份用于
15、快车（FlashGet）校园招聘活动的 PPT 演示，其中一页要列举一些经典的用户评论，某同事就把页面做成了如图 3 所示的样子左文右图，各占一半。其实，这样的做法本身无可厚非，文字清晰明了，图片选得也不错， “图文并茂” 意识到位，可问题在于，该同事自己都觉得这种版式不好看，总觉得哪里别扭，却又找不到改进的方法。那么，解决这个问题的关键究竟在哪里呢？在我看来，最大的问题就出在“表达” 上，版式是否好看都在其次。图文各半，读者就完全不知道作者想要强调的是文字还是图片，这才是最大的问题！请记住，每一页 PPT 中最多只能有一个重点信息存在，这个重点信息应该是你最想让读者了解或理解的。普通人的大脑
16、，无法同时对多个重点信息形成印象，所以我们必须在图文版式上作出取舍，让非重点信息居于次要位置。没错，真正的 PPT 高手，他所设计的并非版式，而是读者的注意力。下面我们可以说说刚才那个例子如何改进。从功能上看，图 3 是想表达快车（FlashGet）在用户当中取得了相当多的好评，页面中的文字，只是海量好评9中的几段摘录。那么，我们何不把图片放到最大，干脆让它成为这一页的背景呢？为了让居于页面中部的文字看上去更清晰，我们在文字背后加了一个半透明的黑色底图，这样一来，不仅令页面风格浑然一体，也更好地突出了“海量好评中的精选” 这个潜在意图（图 4） 。图 3 我们经常遇到这种情况：图文都有了，可画
17、面还是很生硬10图 4 同样的图文，请考虑如何结合沟通目标来变换版式吧！讲到这里，你应该已经对 PPT 中的图文布局有了新的认识。加图还是不加图，图片大一点还是小一点，多一点还是少一点，放在旁边还是放在中间这些究竟是由什么决定的？没错，绝对不是所谓的美学，所有一切都应该是由你所表达的内容来决定的。 创造沟通的魔法 由此可知，如果你是个老师，就绝对不要把两道应用题放在同一页中讲解；如果你是个推销员，也千万不能一股脑把 N 多产品都塞到一页里。那样只会令你的听众更疲劳，减少听众对内容的关注。不过，只要我们把思维逆转一下，就会发现，当你想在 PPT 中故意避开某些信息，却又不得不提的时候，只要灵活运
18、用图片，去控制听众的注意力，就可以实现你的目的，要实现这一点，需要更多的应用和经验。最后再和大家分享一个典型的图片“魔法” 。我曾经为一个快车（ FlashGet）的广告客户做过一个活动方案，活动的细节沟通没有任何问题，后来客户问道：“虽然你们的用户量大，但 的用户量也很大，我们凭什么选择你们，不选他们？”对于这个问题，其实我们前一个版本的方案中已经有所阐述，但显然，只说“快车品牌拥有用户支持 ”，对这个客户而言是远远不够的。在随后的 PPT 方案中，我增加了两页内容，第一页是“两个较为极端的反面教材”，通过两张黑白照片，展现出街头的“ 性病广告 ”和“办证” ，这两种广告形式的“用户量 ”简
19、直无人可比，但你愿意把你的品牌和它们放到一起吗？当客户看到这里，并陷入思考后，第二页就会告诉他，如果一种广告终端终日展示11性病广告、涉黄信息，甚至陷入到窃取用户隐私的争论中去，那么它的“用户量”价值也会大打折扣。在这两页 PPT 的基础之上，我们告诉客户：快车从未被卷入过流氓软件、恶意软件的争论；快车是一款只和著名下载站、知名 IT 网站、门户网站合作的软件；快车永远坚持健康广告原则。当然，结果可想而知，客户看到这个方案之后，顺利地与快车签订了合作协议。图 5 同样的沟通，换个角度就能实现化被动为主动的魔术和我们平时说话很近似吧12图 6 增强前一个观点的沟通印象，实现观者的观点转变 你学到
20、了什么？1永远不要为了插图而插图，图片只是实现沟通目的的一种手段；2如何安置图片，取决于你想用这些图片表达何种思想。13PPT 讲座三：简约至上，做人人都能看懂的流程图常看推理小说的朋友一定有这样的感觉：相比之下，小说中的罪犯往往比侦探更聪明，因为那些高智商罪犯总是拥有惊人的创意，从策划到布局，从细节执行到时间控制，都令侦探们挠头不已。而侦探，做得却是一件解释工作，他们的目的是把嫌疑人复杂而周密的犯罪行为解释得简单易懂，并寻找证据，在各个环节表明“我没有猜错” 。事实上，做 PPT 也是一种解释工作。我们要借助 PPT 这种形式，把我们脑子里错综复杂的思路和创意加以梳理，从而让我们的受众（客户
21、、学生、领导或其他）能够更加轻易地接受我们的想法。因此，就算你是个创意的天才，也绝对不要把任何谜题留在 PPT 中，因为，PPT 需要的是逻辑，而不是悬念。在我们的日常 PPT 制作中，最常见的表达逻辑的小道具，就是流程图。第三讲 简约至上，做人人都能看懂的流程图说到流程图，不管是学校的师生还是企业的职员，大家都不会感到陌生：课程表、行事历、联欢会的节目单、头脑风暴的会议纪要这些都是最常见的流程图形式。然而，你有没有想过不用流程图，而是像写作文那样记一份课程表呢？你一定会说：“噢买嘎的！孔乙己死了好多年，课程表有一种写法就够了！”是的，这就是我们为什么要在 PPT 中插入流程图对于这种用纯文字
22、表达就会麻烦死的东西，还是画张流程图最省心。问题是，不管是在商务还是教学 PPT 中，这种“麻烦死”的东西都不胜枚举。我们要解释复杂的概念，我们要汇报工作进度，我们还要告诉学生一个超级麻烦的实验可以分为多少步。别犹豫，每当你为这种细节解释而发愁的时候，就轮到流程图登场了。 化繁为简流程图的铁则细心的读者不难发现，我们在前两讲中再三强调了一个重点，即：PPT 的最终目标是沟通。因此，制作流程图和插入图片一样，也是我们实现高效沟通的一种手段。它们的区别在于，图片的作用是把深奥的观点变浅显，而流程图则可以把复杂的流程变清晰。换句话说，如果一个流程图把本来简单明了的东西变得复杂难懂，那它就没有存在的必
23、要。不信的话，看了下面这个反面教材你就会明白了。某仁兄设计了一个线上活动，并用 PPT 来演示活动的流程，如图 1 所示。实事求是地说，这一页 PPT 风格独到，不仅用不同颜色的箭头标示出用户的体验流程，较为随意的线条风格也符合活动的休闲特色。但是，致命的问题在于，这个流程图恰恰实现了“化简为繁”的负面效果。 14【图 1】乱到恐怖的活动流程，你能看懂吗？ 当我们从眼花缭乱的流程中梳理出它所表达的含义之后，才发现，原来它只用一句话就可以概括出来：用户可以在“活动中心 ”参与“订阅信息”、 “发表博客”、 “新闻评论” 、 “论坛交流”和“PK 台” ，实现多种体验的同时，有机会赢取大奖。更要命
24、的是，单纯的文字表达比这个流程图更容易被人理解。所以，这个流程图完全没有存在的必要，应当予以删除。当然，也有一些较为特殊的情况，令复杂的流程图变得有必要存在。比如，有时我们需要向客户或领导表明，我们做了许多功课，我们努力了（含有“苦肉计”或“邀功”的意味） ，于是做出一个巨细靡遗的流程图来忽悠人。在这种情况下，我们并不需要阅读者过多关注流程图的细节，该流程图在本质上与一张复杂的图片无异。请记住：如果只考虑信息的高效沟通，那么，我们只要把流程图做得简单、清晰就可以了，更复杂、更漂亮的流程图有时只能起到相反的效果。 简约，不简单 美国著名策略咨询机构罗兰? 贝格（Roland Berger）曾在其
25、 PPT 设计的“九大原则”中指出， “不要使用小图形（方格、箭头等）制作流程，代之以含有小方格背景的数字（配合文字表达流程） ”。许多初学者见到这一条时，都不太理解这难道不是在禁止我们制作流程图吗？其实不然。在实际操作中，许多刚刚开始制作 PPT 的朋友常常会过于注重形式，有一种恨不得把所有文字都做成流程图的冲动。它直接带来的结果就是“简单，不简约” ，作者看得懂，读者看不懂，比如图 2 所示的这则例子。 15【图 2】很常见的一种流程说明，不过似乎缺少了一些东西作为活动步骤的说明，这页 PPT 的结构和内容都可谓清晰明了。然而，如果你仔细看那三个步骤中的文字，就会发现它们之间似乎缺少了一些
26、东西当你看过之后，立刻把目光从这一页上移开，我相信你很难再次回想起它的内容。没错，问题就出在，这三个步骤之间缺乏明显的逻辑关联！由于该流程图使用了“箭头 ”联结三个部分，而 “箭头”本身又有“承接”、 “递进”的含义，当三部分的内容不具备承接和递进关系时，听众就会对这页的内容感到困惑了。那么，对于这样的情况，我们应该如何加以改进呢？有经验的朋友一定已经想到了，就是提取三个步骤所对应的时间，作为流程图的主干，原本的流程图部分在形式上成为每个时间段的具体说明。这样一来，流程图的主干就是时间，这一页内容的重点从杂乱无章的内容，转变成了“一个月的时间，分三期完成”，听众显然能够更加迅速地对活动步骤产生
27、印象。 16【图 3】以时间为主干，整个流程图就更加流畅 通过这个例子，我们不难看出， “简约，不简单” 绝对不是一句空话，它的关键是，在我们制作流程图的时候，一定要先提取它在逻辑上的主干。这个主干可以是时间顺序、地点顺序、人物顺序，以及各部分内容之间的内在关联。总之，逻辑上的主干一定要让人一看就知道这里面有明确的逻辑关联，这样才能将流程图的作用最大化。做结构图，就这么几招 虽然我们上面举的两个例子都与 “流程” 有关，但事实上，PPT 文档中常见的结构图也属于流程图之列，如班级结构图、人事关系图、品牌架构图，等等。但由于制作结构图基本上不用考虑“主干”、 “繁简 ”等问题，更多地只是把若干事
28、物的层次关系表达出来，所以相对简单。对此，我也没有太多可以传授的经验，姑且和大家分享一些做得不错的结构图，权当帮您拓展思路吧。17【图 4】商务 PPT 中最常见的一种结构流程图，适合阐释概念、理清结构 18【图 5】当被叙述的概念拥有三个分支时，这种三角概念图就很受用 19【图 6】同样是三角概念图，也可以做得很炫目 20【图 7】细分条目比较多且占主要地位的时候，可以考虑采用此页的布局 21【图 8】屋顶图拥有相当普遍的逻辑关系，是商务 PPT 中最常用的结构图之一 另外，我还得提醒你，不管你制作的流程图有多复杂，如果其中包括很多图形，最好让这些图形能够充分对齐。你可以借助 PowerPo
29、int 的“自定义工具栏”功能，把 “左对齐”、 “右对齐”、 “上对齐”、 “下对齐” 、 “横向对齐”、 “纵向对齐” 、“横向平分间距 ”和“纵向平分间距”8 个按钮加进来，它们将为你的流程图制作节省大量时间。另外，绘图参考线也是推荐使用的一个工具，它的吸附特性可以帮你轻松制作出整洁划一的 PPT 页面。在 PowerPoint 的背景上点击鼠标右键，选择“网格和参考线 ”，并在弹出的窗口中选中 “在屏幕上显示绘图参考线”，即可让参考线出现在页面当中。 天下流程一大抄 看到这里，有人一定会问：猪！你说了这么多，我们明白了“化繁为简 ”的流程图不能用， “简单，不简约”的流程图不能用，那好
30、，你告诉我，什么样的流程图能用！我怎么才能迅速搞出一堆像样的流程图来？说真的，做流程图有点像摄影，老师只能很明确地告诉你一些禁忌，但无法手把手地去教你如何把范伟拍成林志玲。如果说流程图的制作有一些取巧的捷径，我想，积极地借鉴流程图库，算得上一种行之有效的做法。网上最常被人借鉴的，除了著名的罗兰贝格 PPT 图库，ThemeGallery 的水晶图库也是极常见的借鉴范例，在搜索引擎上找一下，都不难发现。另外，Office 2007 中的 PowerPoint 增加了 SmartArt 功能，可以帮助初学者轻松设计出22较为专业的流程图，也非常值得一用。不过，不管如何借鉴，真正的重点并不是流程图的形式，而是它的逻辑关系和内容。当你经过了持之以恒的联系，掌握了 PPT 制作的更多技能之后，终会有一天，你会发现，流程图，还是自己做出来的最合适！ 虽然流程图是一种展现某一页内信息逻辑的工具，但对于整个 PPT 方案而言，页面之间的逻辑也是不可忽视的。这一点我们将在第 5 讲给大家详细说明。对 PPT 中各种数据的用法抱有疑问的朋友，千万不要错过下期的谁会做PPT哦！23
