办公室文员必备.doc

1、办公室文员、助理都可以学学Word 绝招:一、 输入三个“=”，回车，得到一条双直线；二、 输入三个“”，回车，得到一条波浪线；三、 输入三个“*”或 “-”或 “#”，回车，惊喜多多；在单元格内输入=now（） 显示日期在单元格内输入=CHOOSE(WEEKDAY(I3,2),“星期一“,“ 星期二“,“星期三“,“ 星期四“,“星期五“,“星期六“,“星期日“) 显示星期几Excel 常用函数大全1、ABS 函数 函数名称：ABS 主要功能：求出相应数字的绝对值。 使用格式：ABS(number) 参数说明：number 代表需要求绝对值的数值或引用的单元格。 应用举例：如果在 B2单元格

2、中输入公式： =ABS(A2)，则在 A2单元格中无论输入正数（如100）还是负数（如-100） ，B2中均显示出正数（如100） 。 特别提醒：如果 number 参数不是数值，而是一些字符（如 A 等） ，则 B2中返回错误值“#VALUE！”。2、AND 函数 函数名称：AND 主要功能：返回逻辑值：如果所有参数值均为逻辑“真（TRUE） ”，则返回逻辑“真（TRUE） ”，反之返回逻辑 “假（ FALSE） ”。 使用格式：AND(logical1,logical2, .) 参数说明：Logical1,Logical2,Logical3：表示待测试的条件值或表达式，最多这30个。 应用

3、举例：在 C5单元格输入公式： =AND(A5=60,B5=60)，确认。如果 C5中返回TRUE，说明 A5和 B5中的数值均大于等于60，如果返回 FALSE，说明 A5和 B5中的数值至少有一个小于60。 特别提醒：如果指定的逻辑条件参数中包含非逻辑值时，则函数返回错误值“#VALUE!”或“#NAME”。3、AVERAGE 函数 函数名称：AVERAGE 主要功能：求出所有参数的算术平均值。 使用格式：AVERAGE(number1,number2,) 参数说明：number1,number2, ：需要求平均值的数值或引用单元格（区域） ，参数不超过30个。 应用举例：在 B8单元格中

4、输入公式： =AVERAGE(B7:D7,F7:H7,7,8)，确认后，即可求出B7至 D7区域、F7 至 H7区域中的数值和7、8的平均值。 特别提醒：如果引用区域中包含“0”值单元格，则计算在内；如果引用区域中包含空白或字符单元格，则不计算在内。4、COLUMN 函数 函数名称：COLUMN 主要功能：显示所引用单元格的列标号值。 使用格式：COLUMN(reference) 参数说明：reference 为引用的单元格。 应用举例：在 C11单元格中输入公式： =COLUMN(B11)，确认后显示为2（即 B 列） 。 特别提醒：如果在 B11单元格中输入公式： =COLUMN()，也显

5、示出2；与之相对应的还有一个返回行标号值的函数ROW(reference)。5、CONCATENATE 函数 函数名称：CONCATENATE 主要功能：将多个字符文本或单元格中的数据连接在一起，显示在一个单元格中。 使用格式：CONCATENATE(Text1，Text) 参数说明：Text1、Text2为需要连接的字符文本或引用的单元格。 应用举例：在 C14单元格中输入公式： =CONCATENATE(A14,“,B14,“.com“)，确认后，即可将 A14单元格中字符、B14单元格中的字符和.com 连接成一个整体，显示在 C14单元格中。 特别提醒：如果参数不是引用的单元格，且为文

6、本格式的，请给参数加上英文状态下的双引号，如果将上述公式改为：=A14&“&B14&“.com“，也能达到相同的目的。6、COUNTIF 函数 函数名称：COUNTIF 主要功能：统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目。 使用格式：COUNTIF(Range,Criteria) 参数说明：Range 代表要统计的单元格区域；Criteria 表示指定的条件表达式。 应用举例：在 C17单元格中输入公式： =COUNTIF(B1:B13,“=80“)，确认后，即可统计出B1至 B13单元格区域中，数值大于等于80的单元格数目。 特别提醒：允许引用的单元格区域中有空白单元格出现。7、DATE

7、 函数 函数名称：DATE 主要功能：给出指定数值的日期。 使用格式：DATE(year,month,day) 参数说明：year 为指定的年份数值（小于9999） ；month 为指定的月份数值（可以大于12） ；day 为指定的天数。 应用举例：在 C20单元格中输入公式： =DATE(2003,13,35)，确认后，显示出2004-2-4 。 特别提醒：由于上述公式中，月份为13，多了一个月，顺延至2004年1月；天数为35，比2004年1月的实际天数又多了4天，故又顺延至2004年2月4日。8、函数名称：DATEDIF主要功能：计算返回两个日期参数的差值。使用格式：=DATEDIF(d

8、ate1,date2,“y“)、=DATEDIF(date1,date2,“m“)、=DATEDIF(date1,date2,“d“)参数说明：date1代表前面一个日期，date2 代表后面一个日期；y（m、d）要求返回两个日期相差的年（月、天）数。应用举例：在 C23单元格中输入公式： =DATEDIF(A23,TODAY(),“y“)，确认后返回系统当前日期用 TODAY()表示）与 A23单元格中日期的差值，并返回相差的年数。特别提醒：这是 Excel 中的一个隐藏函数，在函数向导中是找不到的，可以直接输入使用，对于计算年龄、工龄等非常有效。9、DAY 函数函数名称：DAY主要功能：求

9、出指定日期或引用单元格中的日期的天数。使用格式：DAY(serial_number)参数说明：serial_number 代表指定的日期或引用的单元格。应用举例：输入公式：=DAY(“2003-12-18“)，确认后，显示出18。特别提醒：如果是给定的日期，请包含在英文双引号中。10、DCOUNT 函数函数名称：DCOUNT主要功能：返回数据库或列表的列中满足指定条件并且包含数字的单元格数目。使用格式：DCOUNT(database,field,criteria)参数说明：Database 表示需要统计的单元格区域；Field 表示函数所使用的数据列（在第一行必须要有标志项） ；Criteri

10、a 包含条件的单元格区域。应用举例：如图1所示，在 F4单元格中输入公式：=DCOUNT(A1:D11,“语文“,F1:G2)，确认后即可求出“语文” 列中，成绩大于等于70，而小于80的数值单元格数目（相当于分数段人数） 。特别提醒：如果将上述公式修改为：=DCOUNT(A1:D11,F1:G2)，也可以达到相同目的。11、FREQUENCY 函数函数名称：FREQUENCY主要功能：以一列垂直数组返回某个区域中数据的频率分布。使用格式：FREQUENCY(data_array,bins_array)参数说明：Data_array 表示用来计算频率的一组数据或单元格区域；Bins_array

11、 表示为前面数组进行分隔一列数值。 应用举例：如图2所示，同时选中 B32至 B36单元格区域，输入公式：=FREQUENCY(B2:B31,D2:D36)，输入完成后按下“Ctrl+Shift+Enter” 组合键进行确认，即可求出 B2至 B31区域中，按 D2至 D36区域进行分隔的各段数值的出现频率数目（相当于统计各分数段人数） 。特别提醒：上述输入的是一个数组公式，输入完成后，需要通过按“Ctrl+Shift+Enter” 组合键进行确认，确认后公式两端出现一对大括号（） ，此大括号不能直接输入。12、IF 函数函数名称：IF主要功能：根据对指定条件的逻辑判断的真假结果，返回相对应的

12、内容。使用格式：=IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false)参数说明：Logical 代表逻辑判断表达式；Value_if_true 表示当判断条件为逻辑“真（TRUE） ”时的显示内容，如果忽略返回“TRUE”；Value_if_false 表示当判断条件为逻辑“假（FALSE） ”时的显示内容，如果忽略返回“FALSE”。应用举例：在 C29单元格中输入公式： =IF(C26=18,“符合要求“,“不符合要求“)，确信以后，如果 C26单元格中的数值大于或等于 18，则 C29单元格显示 “符合要求”字样，反之显示“不符合要求”字样。特别提醒：本文中类

13、似“在 C29单元格中输入公式”中指定的单元格，读者在使用时，并不需要受其约束，此处只是配合本文所附的实例需要而给出的相应单元格，具体请大家参考所附的实例文件。13、INDEX 函数函数名称：INDEX主要功能：返回列表或数组中的元素值，此元素由行序号和列序号的索引值进行确定。使用格式：INDEX(array,row_num,column_num)参数说明：Array 代表单元格区域或数组常量；Row_num 表示指定的行序号（如果省略row_num，则必须有 column_num） ；Column_num 表示指定的列序号（如果省略column_num，则必须有 row_num） 。应用举例

14、：如图3所示，在 F8单元格中输入公式：=INDEX(A1:D11,4,3)，确认后则显示出A1至 D11单元格区域中，第4行和第3列交叉处的单元格（即 C4）中的内容。特别提醒：此处的行序号参数（row_num ）和列序号参数（column_num）是相对于所引用的单元格区域而言的，不是 Excel 工作表中的行或列序号。14、INT 函数函数名称：INT主要功能：将数值向下取整为最接近的整数。使用格式：INT(number)参数说明：number 表示需要取整的数值或包含数值的引用单元格。 应用举例：输入公式：=INT(18.89)，确认后显示出18。特别提醒：在取整时，不进行四舍五入；如

15、果输入的公式为=INT(-18.89)，则返回结果为-19。15、ISERROR 函数函数名称：ISERROR主要功能：用于测试函数式返回的数值是否有错。如果有错，该函数返回 TRUE，反之返回 FALSE。使用格式：ISERROR(value)参数说明：Value 表示需要测试的值或表达式。应用举例：输入公式：=ISERROR(A35/B35)，确认以后，如果 B35单元格为空或“0” ，则A35/B35出现错误，此时前述函数返回 TRUE 结果，反之返回 FALSE。特别提醒：此函数通常与 IF 函数配套使用，如果将上述公式修改为：=IF(ISERROR(A35/B35),“,A35/B3

16、5)，如果 B35为空或“0” ，则相应的单元格显示为空，反之显示 A35/B35的结果。16、LEFT 函数函数名称：LEFT主要功能：从一个文本字符串的第一个字符开始，截取指定数目的字符。使用格式：LEFT(text,num_chars)参数说明：text 代表要截字符的字符串；num_chars 代表给定的截取数目。 应用举例：假定 A38单元格中保存了 “我喜欢天极网”的字符串，我们在 C38单元格中输入公式：=LEFT(A38,3) ，确认后即显示出 “我喜欢”的字符。特别提醒：此函数名的英文意思为“左”，即从左边截取，Excel 很多函数都取其英文的意思。17、LEN 函数函数名称

17、：LEN主要功能：统计文本字符串中字符数目。使用格式：LEN(text)参数说明：text 表示要统计的文本字符串。 应用举例：假定 A41单元格中保存了 “我今年28岁”的字符串，我们在 C40单元格中输入公式：=LEN(A40) ，确认后即显示出统计结果 “6”。特别提醒：LEN 要统计时，无论中全角字符，还是半角字符，每个字符均计为“1” ；与之相对应的一个函数LENB，在统计时半角字符计为“1” ，全角字符计为“2”。18、MATCH 函数函数名称：MATCH主要功能：返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。使用格式：MATCH(lookup_value,lookup_a

18、rray,match_type)参数说明：Lookup_value 代表需要在数据表中查找的数值；Lookup_array 表示可能包含所要查找的数值的连续单元格区域；Match_type 表示查找方式的值（ -1、0或1） 。如果 match_type 为-1，查找大于或等于 lookup_value 的最小数值， Lookup_array 必须按降序排列；如果 match_type 为1，查找小于或等于 lookup_value 的最大数值，Lookup_array 必须按升序排列；如果 match_type 为0，查找等于 lookup_value 的第一个数值，Lookup_array

19、 可以按任何顺序排列；如果省略 match_type，则默认为1。应用举例：如图4所示，在 F2单元格中输入公式：=MATCH(E2,B1:B11,0)，确认后则返回查找的结果“9”。特别提醒：Lookup_array 只能为一列或一行。19、MAX 函数函数名称：MAX主要功能：求出一组数中的最大值。使用格式：MAX(number1,number2)参数说明：number1,number2 代表需要求最大值的数值或引用单元格（区域） ，参数不超过30个。应用举例：输入公式：=MAX(E44:J44,7,8,9,10)，确认后即可显示出 E44至 J44单元和区域和数值7，8，9，10中的最大

20、值。特别提醒：如果参数中有文本或逻辑值，则忽略。20、MID 函数函数名称：MID主要功能：从一个文本字符串的指定位置开始，截取指定数目的字符。使用格式：MID(text,start_num,num_chars)参数说明：text 代表一个文本字符串；start_num 表示指定的起始位置；num_chars 表示要截取的数目。应用举例：假定 A47单元格中保存了 “我喜欢天极网”的字符串，我们在 C47单元格中输入公式：=MID(A47,4,3)，确认后即显示出“天极网”的字符。特别提醒：公式中各参数间，要用英文状态下的逗号“,”隔开。21、MIN 函数函数名称：MIN主要功能：求出一组数中

21、的最小值。使用格式：MIN(number1,number2)参数说明：number1,number2 代表需要求最小值的数值或引用单元格（区域） ，参数不超过30个。应用举例：输入公式：=MIN(E44:J44,7,8,9,10)，确认后即可显示出 E44至 J44单元和区域和数值7，8，9，10中的最小值。特别提醒：如果参数中有文本或逻辑值，则忽略。22、MOD 函数函数名称：MOD主要功能：求出两数相除的余数。使用格式：MOD(number,divisor)参数说明：number 代表被除数；divisor 代表除数。应用举例：输入公式：=MOD(13,4) ，确认后显示出结果“1”。特别

22、提醒：如果 divisor 参数为零，则显示错误值 “#DIV/0!”；MOD 函数可以借用函数 INT来表示：上述公式可以修改为：=13-4*INT(13/4) 。23、MONTH 函数函数名称：MONTH主要功能：求出指定日期或引用单元格中的日期的月份。使用格式：MONTH(serial_number)参数说明：serial_number 代表指定的日期或引用的单元格。应用举例：输入公式：=MONTH(“2003-12-18“)，确认后，显示出11。特别提醒：如果是给定的日期，请包含在英文双引号中；如果将上述公式修改为：=YEAR(“2003-12-18“)，则返回年份对应的值“2003”

23、。24、NOW 函数函数名称：NOW主要功能：给出当前系统日期和时间。使用格式：NOW()参数说明：该函数不需要参数。 应用举例：输入公式：=NOW()，确认后即刻显示出当前系统日期和时间。如果系统日期和时间发生了改变，只要按一下 F9功能键，即可让其随之改变。特别提醒：显示出来的日期和时间格式，可以通过单元格格式进行重新设置。25、OR 函数函数名称：OR主要功能：返回逻辑值，仅当所有参数值均为逻辑“假（FALSE） ”时返回函数结果逻辑“假（FALSE） ”，否则都返回逻辑“真（TRUE） ”。使用格式：OR(logical1,logical2, .)参数说明：Logical1,Logic

24、al2,Logical3：表示待测试的条件值或表达式，最多这30个。应用举例：在 C62单元格输入公式： =OR(A62=60,B62=60)，确认。如果 C62中返回TRUE，说明 A62和 B62中的数值至少有一个大于或等于60，如果返回 FALSE，说明 A62和 B62中的数值都小于60。特别提醒：如果指定的逻辑条件参数中包含非逻辑值时，则函数返回错误值“#VALUE!”或“#NAME”。26、RANK 函数函数名称：RANK主要功能：返回某一数值在一列数值中的相对于其他数值的排位。使用格式：RANK（Number,ref,order）参数说明：Number 代表需要排序的数值；ref

25、 代表排序数值所处的单元格区域；order 代表排序方式参数（如果为“0”或者忽略，则按降序排名，即数值越大，排名结果数值越小；如果为非“0”值，则按升序排名，即数值越大，排名结果数值越大；） 。 应用举例：如在 C2单元格中输入公式： =RANK(B2,$B$2:$B$31,0)，确认后即可得出丁1同学的语文成绩在全班成绩中的排名结果。特别提醒：在上述公式中，我们让 Number 参数采取了相对引用形式，而让 ref 参数采取了绝对引用形式（增加了一个“$”符号） ，这样设置后，选中 C2单元格，将鼠标移至该单元格右下角，成细十字线状时（通常称之为“填充柄”） ，按住左键向下拖拉，即可将上述

26、公式快速复制到 C 列下面的单元格中，完成其他同学语文成绩的排名统计。27、RIGHT 函数函数名称：RIGHT主要功能：从一个文本字符串的最后一个字符开始，截取指定数目的字符。使用格式：RIGHT(text,num_chars)参数说明：text 代表要截字符的字符串；num_chars 代表给定的截取数目。 应用举例：假定 A65单元格中保存了 “我喜欢天极网”的字符串，我们在 C65单元格中输入公式：=RIGHT(A65,3)，确认后即显示出“天极网”的字符。特别提醒：Num_chars 参数必须大于或等于 0，如果忽略，则默认其为1；如果 num_chars参数大于文本长度，则函数返回

27、整个文本。28、SUBTOTAL 函数函数名称：SUBTOTAL主要功能：返回列表或数据库中的分类汇总。使用格式：SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2, .)参数说明：Function_num 为1到11（包含隐藏值）或101到111（忽略隐藏值）之间的数字，用来指定使用什么函数在列表中进行分类汇总计算（如图6） ；ref1, ref2,代表要进行分类汇总区域或引用，不超过29个。应用举例：如图7所示，在 B64和 C64单元格中分别输入公式： =SUBTOTAL(3,C2:C63)和=SUBTOTAL103,C2:C63)，并且将61行隐藏起来，确认后，前者显示

28、为62（包括隐藏的行） ，后者显示为61，不包括隐藏的行。特别提醒：如果采取自动筛选，无论 function_num 参数选用什么类型，SUBTOTAL 函数忽略任何不包括在筛选结果中的行；SUBTOTAL 函数适用于数据列或垂直区域，不适用于数据行或水平区域。29、函数名称：SUM主要功能：计算所有参数数值的和。使用格式：SUM（Number1,Number2）参数说明：Number1、Number2代表需要计算的值，可以是具体的数值、引用的单元格（区域） 、逻辑值等。 应用举例：如图7所示，在 D64单元格中输入公式：=SUM(D2:D63)，确认后即可求出语文的总分。特别提醒：如果参数为

29、数组或引用，只有其中的数字将被计算。数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略；如果将上述公式修改为：=SUM(LARGE(D2:D63,1,2,3,4,5)，则可以求出前5名成绩的和。30、SUMIF 函数函数名称：SUMIF主要功能：计算符合指定条件的单元格区域内的数值和。使用格式：SUMIF（Range,Criteria,Sum_Range）参数说明：Range 代表条件判断的单元格区域；Criteria 为指定条件表达式；Sum_Range 代表需要计算的数值所在的单元格区域。应用举例：如图7所示，在 D64单元格中输入公式：=SUMIF(C2:C63,“男“,D2:D63

30、)，确认后即可求出“男”生的语文成绩和。特别提醒：如果把上述公式修改为：=SUMIF(C2:C63,“ 女 “,D2:D63)，即可求出“ 女”生的语文成绩和；其中“男” 和“ 女”由于是文本型的，需要放在英文状态下的双引号（“ 男“、“ 女“）中。31、TEXT 函数函数名称：TEXT主要功能：根据指定的数值格式将相应的数字转换为文本形式。使用格式：TEXT(value,format_text)参数说明：value 代表需要转换的数值或引用的单元格；format_text 为指定文字形式的数字格式。应用举例：如果 B68单元格中保存有数值 1280.45，我们在 C68单元格中输入公式：=T

31、EXT(B68, “$0.00“)，确认后显示为“$1280.45”。特别提醒：format_text 参数可以根据“单元格格式” 对话框 “数字” 标签中的类型进行确定。32、TODAY 函数函数名称：TODAY主要功能：给出系统日期。使用格式：TODAY()参数说明：该函数不需要参数。 应用举例：输入公式：=TODAY()，确认后即刻显示出系统日期和时间。如果系统日期和时间发生了改变，只要按一下 F9功能键，即可让其随之改变。特别提醒：显示出来的日期格式，可以通过单元格格式进行重新设置（参见附件） 。33、VALUE 函数函数名称：VALUE主要功能：将一个代表数值的文本型字符串转换为数值

32、型。使用格式：VALUE(text)参数说明：text 代表需要转换文本型字符串数值。 应用举例：如果 B74单元格中是通过 LEFT 等函数截取的文本型字符串，我们在 C74单元格中输入公式：=VALUE(B74)，确认后，即可将其转换为数值型。特别提醒：如果文本型数值不经过上述转换，在用函数处理这些数值时，常常返回错误。34、VLOOKUP 函数函数名称：VLOOKUP主要功能：在数据表的首列查找指定的数值，并由此返回数据表当前行中指定列处的数值。使用格式：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)参数说明：Lo

33、okup_value 代表需要查找的数值； Table_array 代表需要在其中查找数据的单元格区域；Col_index_num 为在 table_array 区域中待返回的匹配值的列序号（当Col_index_num 为2时,返回 table_array 第2列中的数值，为3时，返回第3列的值） ；Range_lookup 为一逻辑值，如果为 TRUE 或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于 lookup_value 的最大数值；如果为 FALSE，则返回精确匹配值，如果找不到，则返回错误值#N/A 。应用举例：参见图7，我们在 D65单元格中输入公式：=VL

34、OOKUP(B65,B2:D63,3,FALSE)，确认后，只要在 B65单元格中输入一个学生的姓名（如丁48） ，D65单元格中即刻显示出该学生的语言成绩。特别提醒：Lookup_value 参见必须在 Table_array 区域的首列中；如果忽略 Range_lookup参数，则 Table_array 的首列必须进行排序；在此函数的向导中，有关 Range_lookup 参数的用法是错误的。35、WEEKDAY 函数函数名称：WEEKDAY主要功能：给出指定日期的对应的星期数。使用格式：WEEKDAY(serial_number,return_type)参数说明：serial_numb

35、er 代表指定的日期或引用含有日期的单元格；return_type 代表星期的表示方式当 Sunday（星期日）为 1、Saturday（星期六）为 7时，该参数为1；当Monday（星期一）为1、Sunday （星期日）为7时，该参数为2（这种情况符合中国人的习惯） ；当 Monday（星期一）为 0、Sunday（星期日）为6时，该参数为3 。应用举例：输入公式：=WEEKDAY(TODAY(),2)，确认后即给出系统日期的星期数。特别提醒：如果是指定的日期，请放在英文状态下的双引号中，如=WEEKDAY(“2003-12-18“,2)。一。单元格颜色效果全选表格，格式条件格式，条件选择“

36、公式”，公式如下，然后选“格式”按钮， “图案” ，选择需要颜色。1.隔行颜色效果（奇数行颜色）：=MOD(ROW(),2)=12.隔行颜色效果（偶数行颜色）：=MOD(ROW(),2)=03.如果希望设置格式为每3行应用一次底纹，可以使用公式：=MOD(ROW(),3)=14.如果希望设置奇偶列不同底纹，只要把公式中的 ROW()改为 COLUMN()即可，如：=MOD(COLUMN(),2)5.如果希望设置国际象棋棋盘式底纹(白色自定义色):=MOD(ROW()+COLUMN(),2) 说明：该条件格式的公式用于判断行号与列号之和除以2的余数是否为0。如果为0，说明行数与列数的奇偶性相同，则填充单元格为指定色，否则就不填充。在条件格式中，公式结果返回一个数字时，非0数字即为 TRUE，0和错误值为 FALSE。因此，上面的公式也可以写为：=MOD(ROW()+COLUMN(),2)名称-定义，输入 a，下面输入公式 =get.cell(24,$a1)，此法可得到字体色的序列号。 B1输入 =a 将公式向下复制到相应行。将全表按 B 列排序即可。若是想获得背景色序列号，将 24改成63即可。