1、商洽函的写作艺术,相关知识,概念（行文双方的关系）结构语言特点,参阅课本，小组内讨论自学。,一、语言艺术,商洽函有两类：,求助性商洽函索要性商洽函,（一）求助性商洽函,要想获得对方的真心帮助，语言表达应该做到请求合理，礼数周到，讲究分寸。例1：,关于求助解决我校进修教师借宿问题的函xx大学：为了培训教师，提高教学水平，我校拟派8名教师到 xx 学 院进修学习，因该院宿舍紧张，无力解决住宿问题，特向临近 的贵校联系借宿事宜。据悉，贵校宿舍尚宽余，恳切希望予以大力支持与帮助。 如能解决这一问题，借宿教师尚可为贵校做些辅导学生和批改 作业等义务工作。特此函达，顺致谢意，敬希函复。xx 省 xx 学校
2、xx 年xx 月xx日,分析：,求助方的教师到外省某学院进修，却要向不相干的某大学 借宿，本是件难办的事。求助方在函中表达的求助缘由是合 情合理的，用恳切的态度请求对方的帮助，并提出了让本校 借宿教师帮助对方学校辅导学生、批改作业的建议，礼数很 周到；行文中没有虚假浮夸的感激话、客套话，希望对方不 要拒绝和尽快答复的意思也表达的恰到好处。这样的求助函 有助与办成所求事情。,瑕疵文：,关于商请借聘优秀物理教师的函 xx市育才中学：为了在全国统一高考中取得好成绩，我校高中毕业 班各科都拟高薪聘请优秀教师任教，现其他学科都已 聘到，唯缺物理教师一名。闻贵校有多位优秀物理教 师，特商请借聘其中一位给我
3、校，我校将不胜感激！ 开学日近，望速复函。xx市xx中学 xx年xx 月xx日,分析：,为了本校学生高考中考出好成绩，不管对方学校的教师需求情况，明指向对方借聘优秀教师，这本身就是不太适当。其次，名曰商请，实际上没有用商量的语气，且要求对方迅速答复，很不礼貌。再有：虽然用了感叹句表达感激之意，传达出来的只是满足自身需要的强烈愿望。这样的求助函很难成事。,（二）索要性的商洽函,索要性的商洽函想达到目的，其语言表达应该做到依据充分，据理力争，外柔内刚，硬话软说。 例文：,关于XX大卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的函 XX省汽车贸易中心：我公司于XX年6月6日向贵公司原业务一科购买附有商检合格证的
4、XX型六吨卡 车15台，发票两张，号码为0671021，0671022，于XX年6月23日提货，9月中旬正 式投入营运使用。该批汽车使用后，陆续发现前后轮内侧轮胎不规则锯齿形磨损， 以内侧边缘为甚。经有关技术专家及广州市公安局第七检测站检验，认定此批车存 在严重质量问题，与原供货资料标准不符。我公司已于11月初暂停使用。为此，特 向贵单位请求：一、于本月30日前，派员前来检验质量鉴证等问题；二、重新按质论价，赔偿经济损失，或退货。希贵公司讲求信用，按国家有关法律、规定与我公司共同协商解决上述商品质量问 题。附件：1.购车发票两张2广州市公安局第七检测站检验书XX商业储运公司XX年十一月十二日,
5、分析：,写索要函，必须首先在函中表明有关的充分事实依据，如例，说明本方向对方购买汽车的日期、发票号和本方使用后汽车出现的质量问题及权威机构的质检认定，都是充分有力的事实，是本方向对方提出索赔或退货要求的依据。有了充分的事实依据，索要、索赔就站在了理上，使对方难以拒绝。 在向对方提出索要要求时，应根据事理、法理争取自己应得的利益，但不应提出过分的、不切实际的要求。 如例所提要求是合理合法的。 在这一过程中，索要方始终要注意说话态度、语气，要用客气的、礼貌的话语表达使对方必须遵从的坚定意向， 如例结尾处“希XXX”，在敬请、协商的语气中包含着如果对方不讲信用，定将诉诸法律解决问题的语义。这就是外柔
6、内刚，硬话软说的语言艺术。它可以使对方清楚的认识到，必须慎重处理所商事项，甚至可以达到“不战而屈人之兵”的效果。,瑕疵文：,关于催要所欠我厂货款的函市建筑集团二公司：你公司XX年1月从我厂购买了价值6万元的变压器，当时因你公司资金 紧张货款未付，双方讲好了年内一定给我们。现在已经是XX年3月了，我厂 早已编制了财务决算，无法结清。为使我们能及时搞好各类款项的清理结 账，要求你公司务必将所欠货款于3日内归还我厂，切不可一拖再拖，否则 后果自负。 此致敬礼XX市第一变压器厂XX年三月二十日,分析：,向对方催要的货款本是早该了结的事，怎奈一拖三年，再催要时也没有引述有关的合同或协议中的具体条款，和对
7、方给本方造成的实际经济损失，只一味向对方诉苦，和用外强中干的空话吓唬对方。这样不易解决问题。,二、处事艺术,商洽函直接表现出来的是语言艺术，其实，在语言背后起支撑和决定作用的是处事的艺术。即商洽函的作者对如何才能办好所商事项所具有的分析能力。,例文分析：,例1作者已经调查清楚对方学校有多余宿舍的事实，明白让这样一所大学答应借宿请求的关键是以诚相求，拉近情感，使对方不好推辞。 例1处处体现了这样的用意。特别是指出对方宿舍尚宽余，和提出让本校教师为对方义务工作，反映出高超的处事艺术。 例3的作者深知只有摆出充分的事实证据，并让对方明白如果不满足己方要求的后果，而又不去激怒对方，才能达到好的效果。,
8、处事艺术就是双向思考的能力,概括的说就是即要从自己的角度考虑要达到的目的和可能的途径、方法，更要学会换位思考，考虑对方要商洽处理的事项及商洽方式可能采取的态度和应对的方法。只有善于将两个角度的思考充分结合在一起，把问题想深、想透，选出最佳处理方案，才是处理的高超艺术，才能写出高水平的商洽函来。,低水平的作者只知道从自己的角度考虑问题，难办成事情。,写作训练素材：,通城集团规模扩大，新引进了一批秘书人员。为进一步规范秘书人员的工作，提高秘书工作的效率，决定办一期秘书培训班，培训内容为文书写作、速记、礼仪等。为此，向民政学院文法系发函，商请聘用其文秘教研室教师为其秘书培训班讲师。 请代为拟函。（不明条件可以秘书身份向领导请示）,谢谢！,谢谢！,
