1、商务信函组成letterhead（信头）reference(参考编号) date(日期)inside name and address (封内行名和地址 ) attention (经办人)salutation(称呼)subject（事由/ 标题）body (正文 )* complimentary (结尾敬词)signature (签名)cc to XX (抄送)enclosure (附件)p.s. (附言)必有：1.The Letterhead 信头（外贸(公司) 商号的信笺，一般都印有信头，包括写信人的公司名称、地址、电话号码、传真号及 E-mail 等，有些会将经营项目，注册商标和公司董事
2、、经理等姓名一并印在信头上。如需打印，则信头位于信笺上中央或右上方。地址的排列应由小到大。 ）2. The Date 日期2002 年 1 月 3 日 中2003 年 2 月 1 日 美2003 年 1 月 2 日 英以日开头，无逗号：15 January 2008以月开头 有逗号：December 1, 2007不可以缩写：2011, not 11 September, not Sept. 日期可用基数词序数词： 3rd November 2010 3 November 2010(British English) day/month/yearNovember 3rd, 2003 Novemb
3、er 3, 2003 (American English) month/day/year3. The Inside address 封内地址日期下空两行 写封内地址。封内地址信息与信封正面的信息应一致。例如：Mr. Douglas CowlesGeneral ManagerCowles Engineering Co Ltd12 Bracken HillManchesterM68 8AS注意：a. Courtesy（礼貌） titles are used in business correspondence（信函）, such as Mr., Mrs. and Miss. b. If you d
4、o not know whether a lady is married or not, use Ms. All these are followed by family names. c. If you do not know whether the recipient is a man or a woman, use Dear Madam or Sir. They are not followed by family names. d. If you know the appropriate departmental head, youd better address the letter
5、 to him or her, by his official title not by his or her name. Thus a letter concerning purchasing should be addressed to: The Sales Manager, the recipients（收信人） address. e. When the recipient holds a special title, such as Doctor, Professor, address him/her by this title: Prof. Smith. Dr. James Whit
6、e4.The salutation 称呼 Dear Sir (or Dear Madam for both single and married women) is used for addressing one person, and Dear Sirs or Gentlemen (or Mesdames) for addressing two or more, as where a letter is addressed to a firm.If the receiver is known to the writer personally, a warmer greeting “Dear
7、Mr. Sb.” is then preferred.Salutation is usually typed two spaces below the inside address（封内地址） or the attention line（注意项下）, and followed by a comma for “Dear Sir”, “Dear Sirs”, and a colon（冒号） for “ Gentlemen”. ( never write “Gentleman”) Dear Sir 和 Dear Sirs 后面用逗号(，) Gentlemen 后面用冒号(:)其位置是在封内地址下面的
8、两行，并于封内地址平头。目前外贸书信中一般通用的称呼语有：Dear sir , Dear Madam, Dear sirs, Dear Mesdames, Dear Madam or Sir, Dear Sir or Madam ,Gentlemen （中文译为“敬启者”“执事先生”） ，Dear Mr. xxx 。5.The body of the letter 正文 6.Complimentary close 结束语 相当于中文结尾的“谨上”、 “谨呈”，一般位于信的正文之下略偏右下方。 7.Signature 签名 Never sign a letter with a rubber st
9、amp（橡皮图章）.不可以盖章. Yours truly,for The Overseas Co. Ltd.公司名称(signature)手写James Smith 印刷Manager 职位如信件是负责人口授，由秘书或速记员打印的，可以在签名前用pp or per pro, or for来表明是授权来写此信的。可有可无：8. The References 参考编号为便于存档分类而编的号。包含文件号、部门代码、签发人的姓名大写字母。几种形式：在信头印上Your ref: JBD/WMOur ref: WDW/LP 9.The Special Markings 特殊标记机密信件 CONFIDENT
10、IAL10.The Subject Line 标题、事由事由就是信的主题。它位于称呼和信文之间。齐头式信中打印从左边线开始,其它格式的信中,打印在信文的中上部, 它能引起收信人对信文主题的注意.Salutaion Close Ocasion Dear Sir(s) ear Sir o Madm (Mmes) Yours faithfuly Faithfuly ours Standar and formal closure Gentlemen Ladies/Gentlemen Yours (very) truly Very truly ours Used by Americans Dear Mr
11、. alone Yours incerly/ Sincerly Best wishes (U.K.) est regards/ Regards (U.S.) Les formal nd betwen persons known to each other 如需要注明对方经办人，希望收信商号迅速交给经办人办理，可以在收信人名称地址下面加 Attention (Attention of)字句。 （也可加粗体，加下划线，或者删除 Re：or subject 等字眼）e.g. : Richard Thomas 第二行先写县市、城镇名称，再写省或州名称，往右空两个字母的位置，再写上邮编。如果是寄往国外的
12、信件，第三行写出寄信人所在国家的名称。号 No. (Number) 楼 F (Floor)室 Rm. (Room) 弄 Aly (Alley)巷 Ln. (Lane) 路 Rd. (Road)街 St. (Street) 段 Sec. (Section)区 Dist. (District) 县 County市 City 大道 Ave. (Avenue)省 Province 国家名邮寄方式Confidential 机密信Registered 挂号信 Private 私人信 Express 快递邮件Ordinary Mail 平信Immediate (Urgent) 急件Printed Matte
13、r 印刷品By air/Par Avion 航空 Sample Post 样品邮件 Parcel Post 包裹邮件 转交C/O 由转交Eg：Mr. Charles WoodC/O Mr. J. W. Smith由 Mr. J. W. Smith 捎交给Mr. Charles Wood注意事项1. 写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。2. 语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。3. 意思表达明确，要注意：避免用词错误；注意词语所放的位置；注意句子的结构。 4. 避免废话连篇；避免不必要的重复；短句、单词的运用。5. 避免含糊笼统，应该让读信人得到准确的信息。6. 内容正确，语法正确，使用的商业术语、信的组织结构、标点符号、字母的大小写也要正确，还要保证数字、日期、地点、商品名称等正确。7. 一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，切忌寄出含糊不清的信件。
