1、秘书三级资格考试复习：录像答题秘书资格考试网 更新：2012-5-26 编辑：普罗旺斯（一）关于商务活动中的签字仪式注意：迎客：秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接；客人应坐在右边；签字厅应整洁干净；签字桌应为长桌，桌布应为绿色；实现应准备好签字用具：如合同文本、签字笔、吸墨器等；桌上要摆放双方国旗；入座座位，助签人应在主签人的后面；其他随从人员的位置要注意；合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共饮香槟酒互相庆祝；最后谈话要注意：不谈政治、宗教；不问婚否；身子预言：注意 OK 在不同国家的意思不同。（二）宴请注意：场地的选择；点菜时要注意对方有
2、无忌口；迎客的方式；入座的顺序；关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期；秘书要为上司准备好信息资料；电话保密工作；会议通知包括哪些内容；管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉。（三）有关商务旅行注意：做好出行前的准备，拟定出访方案；包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。准备好后要想上司汇报。召开全体出访人员预备会，给上司提醒。（四）有关沟通：可能员工家属来闹事秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到日常接待，如倒水等；如果对方着急，秘书不可
3、以急，应该有耐心；秘书在接待过程中要注意保密工作；与对方说话时，不能出现有“让我告诉你的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。对方提出一些要求，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定 录像题答题技巧一、录像题主要考点1、办会：会议的准备、组织;应急处理2、办事：安全维护、用印、报销、值班、工作日志、办公用品的使用3、沟通：是否具备沟通技巧二、录像题固定得分点1、办公环境：窗帘遮挡阳光、光线是否充足、文件柜的摆放、办公设备的摆放、办公桌是否整洁、绿色植物美
4、化。2、礼仪：着装是否规范、接听电话是否规范、日常礼仪规范。3、工作表现：电话能否规范记录、各种办公设备能否正确使用。三、录像题答题格式1、电源裸露，存在安全隐患。()2、报销凭单填写不完整。()3、能够对工作日志及时进行修改。()四、录像题评分要求1、每一点计 2 分，答出答案中的 10 点，即可给满分。2、如考生所写答案未包括在答案中，只要清楚有道理，每点可给 2 分。第一题：(2005 年 11 月)1、电话线缠绕，有安全隐患。()2、文件柜靠墙摆放。()3、办公桌干净、整洁、摆放有序。()4、电话机摆放位置正确。()5、秘书着装符合要求。()6、选择光盘类型正确。()7、办公室摆放绿色
5、植物，美化环境。()8、悬挂窗帘遮挡阳光正确。()9、处理文件及时，立即传真合同、发送通知。()10、发送会议通知电话礼仪正确(有问候语、自报姓名、告别语) 。()11、重要文件随意放在办公桌上，忽视保密安全。()12、办公室张贴禁烟标志、有环境保护意识。()13、上司约会临时改变没有立即记入工作日志并告知，导致后来遗忘。()14、移开挡道物品，有安全意识。()15、电话边备有笔和留言条，能马上记录。()16、重要会议文件未做到保密安全，随意泄漏会议内容。()17、报销凭单填写不完整。()18、报销未附发票。()19、报销未经领导签字，不合规范。()20、零用现金保管不安全、抽屉没有锁。()2
6、1、随意泄露敏感会议内容，无保密意识。()22、工业局电话接听不符合礼仪规范，无问候语和告别语。()23、工业局电话记录正确，并能将关键词复述。()第二题：(2006 年 11 月)1、秘书着装正确。()2、电源裸露，电线随意缠绕，存在安全隐患。()3、放置灭火器，有安全意识。()4、办公桌整洁。()5、办公室光线充足，有窗帘遮挡阳光。()6、接听电话及时。()7、电话应答语正确。()8、知道用印程序，要求填写申请单。()9、会议时间有变，能够对上司及个人工作日志及时进行修改。()10、能够管理上司工作日志。()11、能够及时预订会议室。()12、能够及时将会议变动信息通知相关人员。()13、
7、严格遵守用印程序，知道用印申请表上必须要有负责人签字。()14、碰到不明确的情况，能够主动向上司请示核准。()15、介绍信的保管不符合规定。应放在加锁的抽屉里，随用随开。()16、知道印章必须要加锁保管。()17、文末落款章位置正确，骑年盖月。()18、文末落款章盖反了，用印不符合规范。()19、知道未经批准不能随意开空白介绍信。()20、用印后能够进行用印登记。()21、介绍信正文填写不完整，只填写了办事人姓名。()22、介绍信存根未填。()第三题：(2006 年 11 月)1、进经理办公室时没有敲门()2、随意省略值班记录()3、清楚值班情况()4、能通知值班人员值班5、交接班不连续，导致
8、工作失误。6、秘书着装正确()7、犯错后没有自我反省，说话语气挑衅，引起同事间矛盾()8、背后议论同事，挑起矛盾()9、报销时没有与同事沟通，引起矛盾10、电话在三声内接起()11、电话问候语正确()12、能及时记录电话内容()13、公司设备出问题，先将责任推到客户一方()14、办公桌上有分类文件夹()15、解决问题的态度不积极()16、电话结束语正确()17、能及时反省问题，并改进()18、能及时建立交接班制度()第四题(2007 年 5 月)1、着装正确。()2、办公桌摆放整洁有序。()3、电脑显示屏不应放在来访者一眼就能看到的地方。()4、通知缺乏具体的时间。()5、通知没有写清楚会议的
9、地点。()6、开机顺序错误，应先开打印机，后开主机。()7、不可带电拔插设备。()8、应先使用“打印预览”功能查看打印效果。()9、处理邮件时能够将重要内容标出。10、能够进行来件登记。11、将信封与信订在一起，可以避免地址丢失而导致无法回复。12、复印机需提前开机预热，不应使用时再打开。()13、少量不同型号的纸张复印可以使用旁路供纸，不必非换纸盒供纸。()14、能够正确放置原稿。()15、能够正确设置复印份数。()16、忘记将复印原件取出。()17、使用复印机后能够及时洗手。()18、有窗帘遮挡阳光。()19、文件夹有分类标签。()20、使用礼貌用语。()21、复印室不通风。()第五题(2
10、008 年 5 月)1、着装正确()2、坐姿端正()3、办公环境符合要求()4、数码相机确实不适合拍摄自然风光()5、使用数码相机拍摄时确实应靠近被摄体()6、使用数码相机时，物距太近会导致拍出来的图像变形()7、物品领用申请表必须要有领导签字()8、具有保密意识()9、未经签字批准就将数码相机借出()10、降低扫描速度可以减少噪音()11、能够催还文件()12、不清楚读盘是刻录机的一个附带功能()13、不应把刻录机当作读盘光驱使用，会缩短使用寿命()一般：（1）看秘书的着装，看是否着职业装（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：电话要在铃响三声内接电话要用礼貌用语，如您好
11、等？上班时间不得占用电话聊天（4）保密：不能对好朋友泄密不能为了炫耀，泄密不能因为老板炒你，赌气泄密。（一）关于商务活动中的签字仪式注意：迎客：秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接；客人应坐在右边；签字厅应整洁干净；签字桌应为长桌，桌布应为绿色；实现应准备好签字用具：如合同文本、签字笔、吸墨器等；桌上要摆放双方国旗；入座座位，助签人应在主签人的后面；其他随从人员的位置要注意；合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共饮香槟酒互相庆祝；最后谈话要注意：不谈政治、宗教；不问婚否；身子预言：注意 OK 在不同国家的意思不同。（二）宴请注意：场地的选择；点
12、菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序；关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期；秘书要为上司准备好信息资料；电话保密工作；会议通知包括哪些内容；管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉。（三）有关商务旅行注意：做好出行前的准备，拟定出访方案；包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。准备好后要想上司汇报。召开全体出访人员预备会，给上司提醒。（四）有关沟通：可能员工家属来闹事秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到日常接待，如倒水等；如果对
13、方着急，秘书不可以急，应该有耐心；秘书在接待过程中要注意保密工作；与对方说话时，不能出现有“让我告诉你的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。对方提出一些要求，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定。情景叙述：宏远公司总经理助理高叶办公室，电脑和打印机摆放有序。高叶着便装坐在办公桌前办公。办公桌上摆放着电话、名片盒、通讯录和零乱的文件、文件夹，身后的椅子上也摆放着一堆文件。电话铃响过两声，高叶左手拿起电话，右手准备记录：“喂，你好，这是宏远公司。啊，王总
14、，我是小高 嗯 好，行，可以！没问题，您放心好了。再见！”挂下电话。高叶看了一下手表，拿起电话拨打：“喂，钟秘书吗？我是高助理，现在是 9 : 30 ，请通知销售部吴经理、公关部马经理，还有保卫处的方主任，10 : 00 到 1 号会议室开个碰头会。好，就这样。再见！”高叶挂上电话。会议室的时钟指着 9 : 50 ，高叶身穿职业装和同事钟秘书在会议室调试投影仪。高叶：“怎么还不亮啊？钟秘书，这个投影仪有问题啊！你通知一下行政部的技术人员，马上过来检查一下，别耽误了开会。 ”钟秘书出去进来一位技术人员。检查后说没问题了。钟秘书进来：“好了吗？高叶：“应该没问题。把开会的相关资料准备好，马上要开会
15、了。1 号会议室。会议桌椅摆放整齐、美观。高叶主持会议，两边依次坐着钟秘书、马经理、吴经理、方主任等四人。高叶：“今天会议的内容是这样的，我们集团公司和威世公司正在谈判的合作项目已经进入关键阶段，这是我公司和威世公司已有的一些合作项目和合作情况，请大家看一下相关录像。 ”这时会议室的多媒体屏幕上出现图像，继而图像消失。高叶继续发言：“下周一，威世公司亚太地区总裁要来我公司考察，王总委托我跟大家一起在此前筹备一个小型的展示会。这个展示会一定要给外商留下深刻的印象，而且要花费少。我们大家讨论一下。马经理：“我有一个建议。作为公司内部的展示会，我们没有必要在外面租场地，可以把那个荣誉室布置成展示厅，
16、这样既可以节约开支，又能让外商体验到我公司的工作气氛，效果一定好，事后恢复原样就行了。怎么样？高叶边记录边接着说：“大家看马经理的建议如何 吴经理您觉得呢？吴经理：“马上要开人大会议了，荣誉室是人大代表常参观的地方，这样换来换去不太方便。公关部出去租个地方并不费事呀。马经理听后，气冲冲地扫了吴经理一眼，从座位上站起来反驳道：“出去租地方就会离公司太远，既不合适又花钱。 ”说完要走，高叶连忙摆手示意他坐下。高叶：“马经理是为了节约开支，吴经理是为了不影响荣誉室的正常工作，各有各的道理。从王总既要给外商留下深刻印象，又要花费少的要求来看，他也有把荣誉室暂时布置成展示会的意思，只是担心实施起来有困难
17、。这就需要我们多想办法。我想，只要大家分工协作，展示会后能尽快恢复荣誉室，是完全能够做到产品展示和人大代表参观两不误的。吴经理、马经理、方主任，你们觉得怎么样？方主任：“没问题。 ”高叶对着马、吴两位经理：“那你们二位呢？吴经理有些勉强：“行。马经理点头说：“可以。高叶：“那好。展览会的场地布置和宣传工作由马经理负责，吴经理负责提供相关的技术资料和产品样品，方主任负责接待外宾和保卫工作。大家有什么意见吗？大家说：“没意见。高叶边整理材料边说：“好，事情就这么定了。散会。 ”众人离席。高叶：“吴经理，稍等，能不能再麻烦您几分钟？您请坐。高叶示意吴经理坐下，说：“马经理年轻，有时说话比较冲，其实他
18、还是动了脑子的。吴经理：“小高呀，我在这个公司二十多年了，你不是不知道，就没见过这么自以为是的人。他眼里还有谁呀？高叶端了杯水给吴经理：“吴经理，您先喝水。这话又说回来了，谁都年轻过啊！我刚来的时候，不也和他差不多吗？要不是您手把手地教我，我哪有今天啊！吴经理：“真不愧是经理助理，都会拐弯抹角地做我的工作了。高叶：“哎，您是老同志，对我们年轻人还要多帮助。我有说得不对之处，您也别往心里去。咱别为一点儿小事影响了工作。吴经理：“嘿，我要不懂得这点道理，四十多岁就白活了。好了，我该走了。高叶站起：“那行，您多休息。今天还真谢谢您了。 ”两人离开会议室。数天之后，办公楼。高叶一边上楼一边接电话：“噢
19、，王总呀，小钟接上您了？行，我们都布置好了，一小时后您直接到会场吧。您放心好了 再见！吴经理，方主任，钟秘书走到高叶身旁。方主任：“高助理，会场布置得真不错，挺像回事的。这时保安慌张地跑上楼来：“高助理，高助理，有辆大卡车坏在大门口了，影响了交通的出入。高叶听后说：“噢，我的应急方案里应该有这项吧？方主任：“对，可以从西门进来。高叶：“噢，西门？那边路有点窄，你赶快派个人引导一下吧，别把绿地轧坏了。方主任：“行。 ”随保安下楼。高叶领着吴经理与钟秘书：“走，看看会场去。参考答案：根据以上梳理，我们可以对高叶的工作环境、工作表现和个人行为作出如下判断：1 办公室内缺少绿色植物，错；2 办公室内环
20、境自然，能用窗帘遮住强光，对；3 将电脑、打印机等用电设备放置在一起，便于电源接线和管理，对；4 办公桌未加整理，桌上、椅子上堆放文件，错；5 电话铃响三声内接听，用语规范，对；6 一边接电话一边记录重要信息，对；7 对总经理布置的工作能马上落实，对；8 能迅速确定会议议程、会议时间、会议地点及与会人员，对；9 能安排钟秘书将“碰头会”的时间、地点通知到每个与会人员，对；10 提前进入会场检查并调试设备，对；11 能在会议中先宣布会议议题，引导大家充分发表意见，对；12 能在与会者之间出现矛盾冲突时采用柔性策略化解矛盾，保证会议顺利进行，对；13 能在会议中安排钟秘书做好会议记录，对；14 准备了多媒体投影仪却没有在会中发挥其作用，错；15 能及时总结会议发言，形成会议决议，并责任到人、分工明确，对；16 注重横向沟通，使员工为共同目标而合作，对；17 以面谈的形式与吴经理进行横向沟通，尊重对方，有理有节，对；18 在小型展示会举办前能对会场进行现场检查，对；
