1、一、战略规划(一）选题意义1.课题来源随着科学技术的发展，机器代替传统手工大大减少人力物力的浪费。北 京大 宝 化 妆 品 有 限 公 司 成 立 于 1999 年 ， 是 北 京 市 三 露 厂 （ 国 家 二 级 企 业 ， 北京 市 先 进 福 利 企 业 ） 成 功 进 行 股 份 制 改 造 的 结 果 。 大 宝 化 妆 品 公 司 是 中 国化 妆 品 行 业 一 支 独 秀 ， 引 领 中 国 化 妆 品 行 业 发 展 。 然 而 企 业 内 部 旧 的 销 售 系统 已经难以适应企业在新时代的发展，制 约 企 业 销 售 效 率 和 经 济 业 务 发 展 。 销售 作 为
2、 公 司 的 重 要 部 分 ， 高 效 率 、 高 精 度 成 了 销 售 发 展 的 新 要 求 。 在 我 国 高 速发 展 的 过 程 中 ， 市 场 需 求 的 起 伏 大 ， 为 适 应 市 场 变 化 保 证 公 司 对 市 场 销 售 及 时掌 握 ， 高 效 率 的 销 售 系 统 已 经 成 为 企 业 不 可 缺 少 的 部 分 。 因 此 ， 正 确 、 合 理 、完 善 的 销 售 管 理 信 息 系 统 是 公 司 快 速 发 展 的 新 要 求 ， 将 为 企 业 将 来 更 大 发 展 奠定 基 础 。用户：北京大宝化妆品有限公司销售部拟建系统的名称：北京大宝化
3、妆品公司销售管理信息系统 拟达到的目标： 建立一个能及时反映市场销售情况，进出货物准确统计的销售系统，实现办公网络化，减少人力物力的浪费，提高销售部门效率。2.背景北京大宝化妆品有限公司成立于 1999 年， “大宝”系列化妆品 1985 年诞生至今，适应了不同时期、不同层次的消费需求，已 陆续形成护肤、洗发、美容修饰、香水、特殊用途共五大类 100 多个品种。完 善 的 销 售 网 络 使 “大 宝 ”的 产 品 无 处 不 在 。 该 公 司 制 定 了 以 零 售 促 批 发 、 建 立 大 宝 专 柜 、 以 北 京 为 大本 营 辐 射 全 国 的 营 销 方 针 。 除 遍 布 所
4、 有 超 市 ， 还 在 北 京 及 全 国 各 大 商 场 建 立了 近 350 个 销 售 专 柜 ， 在 全 国 的 超 市 和 便 利 店 共 建 立 了 3000 多 个 专 柜 ， 方便 了 广 大 顾 客 的 购 买 ， 堵 住 了 假 祸 泛 滥 的 渠 道 。1992 年 ， 1995 年 ， 1998 年 和 2001 年 ， “大 宝 ”获 得 北 京 市 著 名 商 标称 号 。 1993 年 ， 大 宝 化 妆 品 获 得 中 国 保 护 消 费 者 基 金 会 授 予 的 “消 费 者喜 爱 的 生 活 用 品 ” 。 1999 年 ， 大 宝 商 标 被 国 家
5、工 商 局 评 为 “中 国 驰 名 商标 ” 。 1999 年 2 月 ， 美 容 日 霜 、 美 容 晚 霜 、 人 参 香 波 通 过 美 国 FDA 认 证 ，成 为 国 内 自 主 申 报 成 功 的 第 一 家 化 妆 品 生 产 企 业 。 1994、 2000、 2002、 2004， 大 宝 化 妆 品 被 北京质量技术监督局 授 予 “北 京市 名 牌 产 品 ” 。 2000 年 ， 企 业 通 过 了 ISO9001 质量体系认证， 获 中 国 进 出口 商 品 质 量 认 证 中 心 颁 发 的 质 量 体 系 认 证 证 书 。 2003 年 ， 大 宝 护 肤 品
6、 获 国家质检总局授 予 的 “中 国 名 牌 产 品 ”称 号 。 2004 年 ， 大 宝 护 肤 品 被 国 家 质 检 总 局 批 准 为 “免 检 产 品 ” 。 2005 年 ， 连续 第 八 年 大 宝 护 肤 品 获 得 中国市场产 销 量 第 一 名 。 2008 年 ， 北 京 大 宝 化 妆品 有 限 公 司 成 为 强 生 在 华 公 司 的 一 员 。系统开发的组织单位：大宝化妆品公司信息中心系统服务单位：北京大宝化妆品公司3.现行系统调查研究与分析大宝化妆品公司由一个总经理以及下设的五个部门组成，这五个部门分别是后勤部，财务部，物流部，计划部及销售部。五个部门之间是
7、平行关系，五个部门由总经理统一管理。其中物流部为物料科。后勤部主要负责物业管理和安全保卫。保证公司日常生活有条不紊的进行。计划部主要是对所需货物及人员调配做出合理计划，以保证各部门之间紧密联系。销售部管理销售员和各地销售组，能及时统计与更新货物销售情况，积极推销公司明星产品，统计各产品销售数量并与各部门紧密配合。财务部对系统的要求是能够了解实时的营业情况，以及销售的供需情况，以能够及时预测库存的不足，能够及时下购买订单，避免出现脱销现象。（二）企业信息化的可行性、必要性分析1.必要性销售管理信息系统能体现公司管理中使用计算机的强大功能和可操作性，可以通过逐渐完善满足自身现在和将来对信息资源采集
8、、存储、处理、组织、管理和利用的需求，实现销售信息资源的高度集成与共享，实现销售信息资源的集中管理和统一调度。为各级决策管理部门提出准确、及时的相关信息和快捷、方便、科学的决策分析处理系统；它可以帮助企业快速有效地开发新市场，巩固老客户。有效的管理并跟踪客户等.统一了信息流、人流、物流、资金流。最终达到进一步提高各部门管理人员管理水平与办公效率，减轻工作负担的目的。因此实行销售管理信息系统十分必要。2.可行性可行性研究指在当前的具体条件下，此系统的研制工作是否具备必要的资源及其他条件。大宝化妆品有限公司虽资金充足具有一定的人才，但公司技术创新更新慢，管理效率低下。急需整合资源，调动人员积极性，
9、改善管理方式，创新销售信息系统。（三）规划工作过程1.酝酿、准备阶段企业已制定了明确的发展目标与方向，各种硬件与软件准备就绪，可以立即进行系统的开发。2.调查研究阶段 为实现上述目标，将系统分为3个功能模块：基本信息管理、产品管理、库存管理。它是根据各子系统的管理功能来划分，使得系统分工明确，业务流程清晰，从而优化企业管理，最终为企业带来良好的经济效益。（1）基本信息管理：订单、仓库信息等；（2）产品管理：产品信息查询及修改；（3）库存管理：根据发票和出库通知填写出库单，登记库存并形成库存账，月末产生库存报表。3.数据整理分析(1)建立 U/C 矩阵数据类功能计划 定货 商品 客户 销售 货物
10、库存退货商品财务 成本经营计划 C U U财务计划 C U U计划管理产品预测 U U U进货订单 U U C预定货单 U U U U采购管理销售单 U U U C定货服务 U C U销售服务 U销售管理销售管理 U C进货保管 U U C库存管理 存货保管 C成本会计 U U U C财务管理 出纳会计 U（2）U/C 矩阵求解数据类功能计划 定货 商品 客户 销售 货物库存退货商品财务成本经营计划 C U U财务计划 C U U计划管理 产品预测 U U U进货订单 U U C预定货单 U U U U采购管理销售单 U U U C定货服务 U C U销售服务 U销售管理销售管理 U C进货保
11、管 U U C库存管理 存货保管 C成本会计 U U U U C财务管理 出纳会计 U U（3）划分子系统数据类功能计划 定货 商品 客户 销售 货物库存退货商品财务 成本经营计划U财务计划U U经营计划产品预测经营计划U U进货订单U U预定货单U U U采购管理 销售单U U采购定货服务U销售服务U销售管理销售管理销售进货保管U货物保管 存货保管退货成本会计U U U财务管理出纳会计财务（4）信息系统结构图二、可行性分析经营计划采购销售退货财务(一) 新系统的方案1.系统的目标北京大宝化妆品有限公司自成立以来，发展速度较快。但也有较多不足之处，销售系统不完善就是其中一个。因此，管理信息系统
12、的进一步完善会为公司的发展起到巨大的作用，也会成为未来企业成功发展的重要组成部分。它将加快网络化办公，由计算机自动化代替传统的手工作业，实时了解销售量，使销售额有所增加、销售计划更加完美、公司管理更加合理、有序提高办事效率，成为公司的利润源头之一。2.系统规划及初步方案即使北京大宝化妆品有限公司成立了十三年，在国内发展迅速，但国内企业办公普遍信息化水平较低，大大制约了企业发展。办公信息化需要大量资金支持，对于北京大宝化妆品公司，不仅仅需要大量资金在产品本身的研究，也需要在办公网络化的支持上。因此，应对每个可能节省成本的环节，可能提高利润的环节进行可行性研究，从中找出最好的方法，使大宝化妆品有限
13、公司销售部的工作效率有所提高。可以从以下几点研究：第一，质量保证是前提。没有保证的质量,企业就会像没有造血功能的壳子,是没有发展前景的。第二，价格战中,以价格取胜。销售中,价格可以低一点。最主要做到:销售多少,返利多少。可以在其他的方面减少成本。第三，重视售后服务。3. 系统的实施方案对每个环节的具体实施方案为：第一，进行销售订单的录入、维护，并可按售货名称、日期、种类等条件查询每一张销售订单。第二，处理销售、销售退货等各种业务。第三，可以由销售单直接生成销售出货单，简化库存人员的作业。第四，可按销货单或出库单生成发票，降低发票管理的工作量。第五，支持任何销售阶段的变价处理，确保应收款数据的准
14、确性。第六，采用信用额度控制和先进先出的出货方式，可以避免发货损失，减少坏帐。第七，销售信息可转入财务系统，减轻财务人员重复性工作，确保资料的一致性。第八，通过分析产品销售的历史资料，快速掌握销售趋势，提高企业市场应变能力。第九，为不同管理层用户提供多角度的销售分析报表和数据查询，使管理人员可以随时掌握销售的最新情况。第十，重视售后服务。4. 投资方案通过系统研究，应用 20 万进行投资。质量保证是前提。应加大技术投入，大约 8 万，使质量随之上去。第二，价格战中,以价格取胜。销售中,价格可以低一点。但是可以在其他的方面减少成本。所以对这方面的投资可以相对少一点，6 万。第三，重视售后服务。北
15、京大宝化妆品有限公司的售后服务还不完善，应加大对售后服务的建设，投资 6 万。5. 人员培训及补充方案为了公司的长远利益，人员培养也是重要的一面。应该从以下几点培养人员：第一，销售人员目标设定与时间管理。 第二，销售人员的团队合作。包括个人绩效与团队绩效、化解冲突、携手合作。 第三，销售人员的客户服务。包括从不同视角看服务、积极服务的步骤、应对挑战性的客户，将投诉变成机会。第四，销售人员解决问题技巧。认识解决问题的流程及掌握常用工具的使用方法。(二)可行性分析1. 管理上的可行性北京大宝化妆品有限公司意识到随着业务不断地壮大发展，虽然当前管理信息系统某些方面已比较完善，但是一些管理体制、规章制
16、度，传统的管理方式和管理手段已不能完全适应，引入新的管理思想，迫在眉睫。北京大宝化妆品有限公司各层次管理者都具备较高的知识和远见，他们能紧跟时代步伐，具有较强的创新能力，而且比较重视这套管理信息系统在企业发展中的巨大潜力，能够使这一系统在日常管理工作中发挥其巨大作用。因此管理上具有了系统开发的可行性。2. 技术上的可行性北京大宝化妆品有限公司员工大多为具有较高学历的人员，大家以团队理念和创业精神共同塑造着用户至上的企业文化。公司在不断提高自身整体实力的同时，积极借鉴国内外先进的管理和经营模式，树立员工一流品质、一流信誉、一流服务的思想和作风，尽心为客户着想，致力成为优秀的化妆品企业。 科技技术
17、的日趋成熟为其成功运行提供了技术基础。本系统在硬件方面使用服务器端:Pentium 2G 或 XEON 双 CPU, 2G 以上内存，客户端:Pentium 450MHz 以上 CPU, 128MB 以_L 内存，这些一般企业都能满足。软件方面，本系统采用 Access 数据库，该软件方便简洁性能好，配合 Dreamweaver 设计出基本界面。该系统具有可视化且全中文环境，方便控制与使用。因此技术上具有了系统开发的可行性。3.经济上的可行性北京大宝化妆品有限公司虽然成立 13 年，但是经济效益良好，经济实力比较雄厚，具有较强的经济基础，足能提供购买硬件设备和开发软件所需要的资金。而且北京大宝
18、化妆品有限公司与周边学校有良好的合作关系。另外实施该系统也能给公司带来长期效益，它可帮助领导实现管理方法的现代化、科学化，极大地提高公司的工作质量与工作效率，减少管理支出的费用，从而保证公司管理的可持续的良好发展。因此经济上具有了系统开发的可行性。4.结论有竞争,企业才会有发展的动力,一个企业如果没有竞争压力,就不会想到要改进技术,提高效率。应想到如何提高工作效率而主动出击，这是企业从价格战中求发展,在销售方案中必走的路。通过对北京大宝化妆品有限公司的销售部的管理信息系统分析、研究、提出解决方案，可以在有限的时间，有限的资源条件下也能为公司创造更多的利润三、系统分析(一)组织与功能分析1.组织
19、结构分析北京大宝化妆品公司总经理下面管理着五个部门，分别是财务部、销售部、物流部、计 划部、后勤部。图 3.1 组织机构图总经理物流部计划部销售部后勤部财务部保卫科物业科统计科计划科物流科推销员成本科各地销售组会计科领导与被领导的关系 信息资料传递关系物资流动关系 资金流动关系2.功能结构分析图 3.2 功能结构图3.组织/功能分析表 3.1 组织/功能表功能 序号 组织联系程度业务后勤部 物流部 计划部 销售部 财务部市场分析# ！ #1 销售计划管理编制销售计划# ！ #订单登记# ！ # ！2 销售订单管理订单有效性审查# ！ # 销售收入核算# # ！ 功能与业务3 销售核算和统计销售
20、量统计# ！ ！45库存管理市出入库管理# # ！ #场预测库存统计市场预测与分析# #！图中：“” 表示该项业务是对应组织的主要业务（即主持工作的单位） ；“#” 表示该单位是参加协调该项业务的辅助单位；“！” 表示该单位是该项业务的相关单位（或称有关单位） ；空格 ：表示该单位与业务无关（二）业务流程调查与分析 1.业务流程图图 3.3 总业务流程图销售员 订单信息审核退货通知单出库单发货通知单信息统计发货员销售计划表表信息统计表制定销售计划出库审核发货通知单销售信息处理产品销售量市场分析表订单存档图 3.4 销售计划管理业务流程图输出信息图 3.5 销售订单管理业务流程图计划部 统计相关
21、产品市场销售信息信息产品信息表编制销售计划销售计划表销售部核查并确定全部销售计划表订货通知单销售部订单处理 订货表单财务部 对比审核存档图 3.6 销售核算与统计业务流程图存档是否物流部 出、退货登记出、退货凭证 销售部 销售量统计销售量表财务部收入统计销售统计报表物流部 查询货物信息货物信息表 库存是否空缺货物信息表入库货物信息 计划部图 3.7 库存管理业务流程图图 3.8 市场预测业务流程图2.表格分配图图 3.9 表格分配图销售部 销售信息统计 销售数据市场分析市场分析表计划部(三)数据和数据流程分析1.数据流程图发货单发货单D1 订货单订货单 审核D2 订货单D3 订货单付款通知图
22、3.1.0 数据流程图2.数据字典（1）数据项定义表 3.2 数据项定义用户 订单帐台 P01-01判定订单处理方式P01-02开发货单财务部订单存档物流部P02-03开付款单待有货知单待付款订货单（2）数据结构描述表 3.3 数据结构定义DS001-01: 用户订货单DS001-02：订单标识 DS001-03：用户情况I1:订货单编号 I4: 用户姓名I2:日期 I5：用户地址I3:订货数量 I6：用户电话数据结构编号： DS001-01数据结构名称： 用户订货单简述： 用户所填用户情况及及订货要求等信息数据结构组成： DS001-02+ DS001-03（3）数据流描述表 3.4 数据流
23、描述数据流编号： F01-01数据流名称： 订货单简述： 用户所填用户情况及及订货要求等信息数据流来源： 用户数据流去向； 销售部流通量： 300 份/天高峰流通量： 200 份/每天下午 2:004:00数据流编号： F01-02数据流名称： 销售单简述： 公司销售人员给顾客的销售明细数据流来源： 销售部数据流去向； 用户流通量 300 份/天高峰流通量： 200 份/每天上午 9:0011:00（4）处理逻辑描述表 3.5 处理逻辑描述处理逻辑编号： P1-01处理逻辑名称： 销售信息系统简述： 对销售商品按某关键字排序进行统计输入的数据流： 各个商场的送货单、发货单与各个商场的销售日报处
24、理功能： 根据各个商场的销售需求信息统计并按某关键字排序进行显示输出的数据流： 处理后的销售日报和送货单处理功效 200 次/天（5）数据存储描述表 3.6 数据存储描述数据存储编号： D01-01数据存储名称： 商品帐目简述： 存放送货单、退货单等的详细信息数据存贮组成： 字段名称+单号+商品编号+规格型号+数量关键词： 单号、商品编号、规格型号（6）外部实体描述表 3.7 外部实体描述外部实体编号： S01-01外部实体名称： 顾客简述： 购买商品的顾客输入的数据流： 销售发票输出的数据流： 购买请求（四）确定新系统的逻辑处理方案 1.确定系统目标北京大宝化妆品有限公司新确定的销售信息系统
25、，无论是前台设计，软件，硬件都具备成熟条件。新建立的销售信息系统，不仅能解决以往繁杂的进销存工作，而且实现办公自动化，大大减少人为操作所引起的一系列错记，漏记等问题。减少人力资源及老化系统所引起的资源浪费。提高企业销售管理效率，减少企业销售管理成本的开支。2.确定新系统的业务流程图（1）业务流程图（2）表格分配图图 3.1.2 表格分配图3.确定新系统的数据和数据流程（1）数据流程图销售部 订单信息审核退货通知单出库单发货通知单信息统计统计员会计人员发货员销售计划表表信息统计表制定销售计划出库审核发货通知单销售信息处理市场分析表总的信息查询总查询表销售信息订单图 3.1.1 新业务流程图图 3
26、.1.3 数据流程图（2）数据字典数据项的定义表 3.8 数据项定义数据元素 I001-01数据项名称 货物编号别名 货物编码简述 货物的代码类型及宽度 字符型，4 位取值范围 ”0001”-”9999”数据结构描述表 3.9 数据结构描述DS001-01: 用户订货单DS001-02：订单标识 DS001-03：用户情况I1:订货单编号 I4: 用户姓名I2:日期 I5：用户代码I3:订货数量 I6：用户地址I7：用户电话I8：开户银行I9：账号数据结构编号： DS001-01数据结构名称： 用户订货单简述： 用户所填用户情况及及订货要求等信息数据结构组成： DS001-02+ DS001-
27、03数据流描述表 3.1.0 数据流描述数据流编号： F01-01数据流名称： 订货单简述： 用户所填用户情况及及订货要求等信息数据流来源： 用户数据流去向； 销售部流通量： 400 份/天高峰流通量： 300 份/每天下午 2:004:00数据流编号： F01-02数据流名称： 销售单简述： 公司销售人员给顾客的销售明细数据流来源： 销售部数据流去向； 用户流通量 400 份/天高峰流通量： 300 份/每天上午 9:0011:00数据流编号： F01-03数据流名称： 验收单简述： 进货验货信息单据数据流来源： 销售部数据流去向； 分类处理流通量 400 份/天高峰流通量： 300 份/每
28、天下午 2:004:00处理逻辑描述处理逻辑编号： P1-01处理逻辑名称： 销售信息系统简述： 对销售商品按某关键字排序进行统计输入的数据流： 各个商场的送货单、发货单与各个商场的销售日报处理功能： 根据各个商场的销售需求信息统计并按某关键字排序进行显示输出的数据流： 处理后的销售日报和送货单处理功效 300 次/天处理逻辑编号： P01-02处理逻辑名称： 分类处理简述： 确定用户所选择的订货、销售、验货等处理输入的数据流： 接收用户的请求处理功能： 根据用户的选择，确定执行订货、验货、送货等处理输出的数据流： 确定用户请求处理功效 400 次/天数据存储描述表 3.1.2 数据存储描述数据存储编号： D01-01数据存储名称： 商品帐目简述： 存放送货单、退货单等的详细信息数据存贮组成： 字段名称+单号+商品编号+规格型号+数量关键词
