1、第 1 頁 才俊學校 財務管理 李啟光 (23/2/2002) - 摘要 本文章的編寫主要目的是 介紹本校自推行校本管理制度之下，有關財務管理策略上的改變，配合教育署校本管理新里程的推行。文中介紹企業財務管理與學校財務管理的異同；教育署的支援，對學校財務管理的作用；學校行政電腦系統對學校財務管理的功能；教職員的個人操守與財務管理成效的關係等。 關鍵字 財務管理、預算案、會計系統、現金流、監管制度 學校理財哲學 香港教育署自二零零零年九月開 始，要求全港公營學校推行本校計畫，其中一項重要工作就是財務管理，學校需要依據各項撥款制訂財務方案，這個改變相對其他改革更有挑戰性，以往學校理財哲學是，設法用
2、去每年的撥款，藉以爭取下年度有相同的撥款，支出款項時必須依據教育署的規定，不能隨意調配，當學校需有較大型或較緊急的支出時，必需要會向教育署另行申請。簡單而言，在二零零零年九月之前學校最關心的工作就是會計程序，盡力監控各項支出都是符合政府的規定。 由 二零零零年九月起， 學校財政包括政府資助金及其他方面的資源，例如優質教育基金及捐款等。要加強學校財政狀況的透明度，應從開支預算及開支監管方面著手。在開支預算方面，學校應就如何運用資源擬訂一份開支預算，並把預算提交學校管理委員會（校管會）或校董會審批。學校亦應把核准的開支預算向各有關人士公布。 工商機構的理財策略 企業經營需要資金週轉，資金對於企業相
3、當重要，企業有了充足資金，其工作才可以順利進行，故有人將資金喻為企業的 ”血液 ”。有關資金籌集和運用的工作 ,就是財務管理。 (饒美蛟 ,陳纘揚 ,鄭偉楠等 ,1994) 第 2 頁 企業財務管理觀念為籌集資金，投資於流動或固定資產，用於營運，獲得利潤。 企業資金來源主要分為兩大類，一為 主權 資本 是由企業擁有者自己出來；另一類為 外借資本 是由銀行或財務機構借來。財務管理主要工作為如何以最低成本籌集所需之資金，用於最有利的投資，在營運期間，如何控制現金之流動，以確保企業之安全。 現金預算的工作，主要是對將來之營業情況，作一個有系統的預測，將其中與現金有關的一切來源與支出項目，全部羅列，按
4、照可能時間歸類，編製成表，以明確顥示在各段時間裏企業擁有的現金狀況，再據之以訂立適當的財務來源政策，以確保企業屆時有足夠的現金，應付業務上的需要。 教育署校本管理指引 刊登在教育署網內有關學校財務管理的指引如下： 1） 財政預算是推行學校計劃的財務計劃。 2） 校董會認定學校目標和方向，制定各項政策，衡量各方面的須要，訂立每項政策執行的優先次序，有效地分配財務資源，製作學校的每年的財政預算。 3） 學校財務資源是政府經費和學校經費，預算收入應包括上年度之盈餘和本年度的收入，預算支出應量入為出，考慮各種貼津的使用空間，例如營辦開支整筆津貼的靈活性，以求盡量善用資源，及避免出現超支的情況。 4）
5、學校實施由校董會核准的預算後，應定時，例如每月或每季，將實際開支與財政預算比較，查察經費使用情況是否與財政預算相約，並及早作出修正。 5） 因原來計劃或其他 因素有所變更，校方可修改核准預算，修訂預算必須由校董會批核。為方便日常運作，校董會亦可授權校長作有限度的財政預算修訂。 6） 財政預算報告是沒有特定格式，學校可因個別情況設計適合自己須要的財政預算報告式樣，或參考財務預算報告和開支報告。 學校財務管理 學校財務管理與工商企業財務管理的理念及流程大同小異，企業財務管理觀念為 籌集資金 ， 投資 於流動或固定資產，用於 營運 ，獲得 利潤 ，第 3 頁 這四個流程是固定的。放在學校環境裏，四個
6、流程的名稱及意義將會改變成下表： 項目 名稱 摘要 籌集資金 政府經費 /非政府經費 (家長收費 / 學校募捐 ) 投資 購買校具 /教材 /教具 /電腦設備 /寬頻上網費 / 教職員薪金 /租金 /差餉 /水電費 /電話費 /維修費 定期儲蓄賺取利息 營運 授課 /課外活動 /與校外機構合辦活動 效能 學生成就 /校譽 /教職員著作 預算案的結構 預算案是最能反應營運情況的一種方法，但是，預算案的製訂都需要經歷數年的時間，當中包含了四個不同階段： 1) 事前分析； 2)預算案建構； 3)監控支出及 4)評估，這四個階段需時約為三年，企業需要經過這個期間才能夠成功製造出一個可以較可信的預算案作
7、為內部及對外閱覽的財務資料 ，預算案包含著各種各樣的功能，下列展示的內容是適學校使用的算預案結構： 1） 發展計畫 2） 預測校內及校外的未來情形 3） 建立工作的優次 4） 以金錢為本設計學校活動 5） 推行計畫 6） 活動監察 7） 資源分配 8） 活動支出分配 9） 人事管理及溝通 10） 激勵教職員工作態度 11） 監控支出 12） 強化會計系統 13） 資本增值 14） 監察輸入與產出間的比率，確保物有所值。 製定一個預算案時可採用多種方法，配合學校的需要和發展階段，如實務方法 (Pragmatic)是適合學校採用新財務管理方法，其內容如下： 第 4 頁 實務方法 (Pragmati
8、c) 1. 目的 2. 預測經濟前景 3. 行動計畫 4. 施行日期 5. 教職 員薪金 6. 預算草案 7. 預算案 另一類預算案方法是以項目為本 (Programme budgeting)，依據活動項目來作預算，如改善教師休息室工程為一個項目，帶領學生走出課室學習計畫為另一個項目，以這兩個項目來計算所需款項，就是以項目為本的預算案。其優點是較易評估單一項目輸入及產出的比率，更易評核成效，這方式漸漸地為學校採用。其缺點是每一個項目都會包含了相同的子項目，如教職員薪金、電腦設備等等，這些子項目都會出現於多個項目之中，因此會較難控制各子項目的支出，如全年薪金支出、全年購買電腦設備支出等。 第三類
9、學校製定 預算的方為累進法 (Incremental)，這個預算方法是基於去年的財務資料為準，設定本年度的預算，這個方法雖然有很少需要思考的地方，但大多數學校都樂於採用，尤其是已經擁有預算案制度的學校較為適合。 常用的預算案表示格式 以功能分類 (Function)的方法來展示學校預算案，漸漸為學校所用，因為用功能分類法表示預算案較容易配合學校為本的管理方法，其內容為： 教學 全職教師 / 兼職教師 代課教師 技術員 書本及儀器 行政 全職教師 行政人員 / 文職人員 第 5 頁 郵票費 / 電話費 校舍 校務員 電費 水費 保險 支援教學工作 代課教師 技術員 文職人員 另一種表示算預案的方
10、法為部門分類 (Line-item)，其分類方法如下： 僱員 全職教師 / 兼職教師 代課教師 行政人員 / 文員 技術員 校務員 校舍 電費 水費 清潔用品 清潔費 保養維修 供應及服務 書本 / 儀器 郵票費 / 電話費 以上介紹的兩種預算案的格式，都是學校常用的格式，無論採用那一種方式，都需要達到清楚、準確和可信的要求，讓校內及公眾人士容易理解。 會計系統 要把學校會計帳目處理得井井有條，先 決的條件是知人善任和設立一個完善的會計系統。在用人方面，學校應聘請有實際會計工第 6 頁 作經驗及有會計學歷的人士，例如持有英國倫敦商學院（ LCC&I ）中級簿記程度（或同等學歷）或以上的人士。在
11、處理會計事務方面，學校應確保它的會計系統，包括帳目記錄及處理程序，均把所有開 支及收入資料準確並及時收錄於帳目之內。此外，學校亦應定時核對帳目及向學校管理層匯報收支狀況。 (教育署校本管理組 ) 學校會計帳目 一般而言，學校帳目必須包括以下項目 政府經費 l 現金簿 l 零用現金簿 l 總帳 l 營辦開支整筆津貼一般範疇統制帳 l 營辦開支 整筆津貼特殊範疇統制帳 l 各類津貼帳，如薪金津貼帳、課程發展津貼帳等 非政府經費 l 現金簿 l 總帳 l 日記帳 l 試算表 l 資產負債表 l 其他記錄，如銀行對帳表、公積金 / 強積金帳及租用校舍設備登記冊等。 監管制度 就財務管理而言，營私舞弊的
12、機會很多，但在發生前亦其徵兆可查，學校可以小心防犯，教育署校本管理組作出下列建議： l 管理層不重視，不制訂收入及開支審批程序 l 管理層不重視，不過問學校財政狀況 l 收入及開支項目缺乏足夠單據支持 l 支票簿及現金保管不善 l 支出報告中出現不尋常或大量重複的項目 l 一些帳項經常作出調整而未能出示有 關批核證明 l 突然要求付款而未能提供證明單據 / 文件 第 7 頁 如要防止營私舞弊，先決條件是學校要設立一套內部監控制度。 採購物品或服務是學校日常運作重要的一環，如處理不善，可能引至營私舞弊。一般來說，營私舞弊的徵兆包括 l 不尋常的價格、條款、規格及交貨時間或方式 l 不尋常的大量採
13、購 l 供應商所在地顯得不尋常，例如選用一個位於偏遠地區的供應商來提供日常服務 l 不同的供應商採用同一傳真號碼或地址 l 多張發票來自同一供應商，而涉及的金額又剛好在需要審批的限額之下 l 在選用供應商方面顯得有所偏袒，例如超額訂購、容許支付較高價格或接受 次貨 l 選用與員工或其親友有關聯的供應商 l 發票並非正本或發票無摺痕（有可能代表它們是虛假的發票） l 採購的物品或服務與教學工作無關 如要防止員工在採購方面營私舞弊，學校必須有一套內部監控及申報利益制度。 學校管理委員會（校管會）或校董會有責任設立一個適當的監管架構，確保政府發放的資助金依照有關的津貼範圍予以運用，並須符合校務計劃書
14、內所列的目標及優先次序。學校亦應謹慎理財，確保支出不會超逾核准預算。在支出方面，學校應經常檢視財政狀況，以達至靈活調撥資源的目的。在調撥資源時，學校應把學生的利益放在首位。為方便學校行 政，校管會 / 校董會可以考慮授權學校更新有關預算，盡量靈活理財。 現時有多項政府資助金均以預先及整筆形式發放，學校應盡量把毋須即時動用的資金，存入銀行定期存款帳戶或儲蓄帳戶，以爭取較佳的利息收入作學校發展用途。此外，如學校往年有盈餘亦應作同樣處理。 本校財務管理模式 本校自二零零零年九月開始採用新的財務管理方法，利用學校行政電腦系統 (SAMS)作為記錄日常會計項目，為確保安全轉換，本校決定同時採用舊的的手賬
15、紀錄方法，直至新系統運作無誤為止，這樣的決定，第 8 頁 本校需要增加會計文員人力來進行平衡轉換模式 (Parallel shift)。 本校第一年的預算案是基於現有的會計資料為根，初步定出了第一個預算案，呈交校董會批核，預算案內容可見於附錄，格式是採用功能分類 (Function)的方法，亦是符合教育署的要求。除此以外，本校還加入了由教育署與香港會計師公會合辦的會計大使計畫，得到一位業會計師提供專業意見。會計大使陳先生建議本校可以採用現金流 (Cash flow)的監控方法，靈活運用政府經。 現金流 採用現金流去控制本校的銀行存款，可更靈活運用政府經費，因為政府改變大部份的撥款方法，學校會在
16、某一期間擁有較多的現金， 假若學校衹存放於支戶口之內，則無法賺取利息，教育署是鼓勵學校把暫時不動的現金存於定期戶口，為學校賺取額外的經費。要在銀行開設定期戶口必須先得到校董會同意，由定期戶口得來的利息，亦需要清楚記錄在學校會計賬目之內。製定預算案的同時，亦為各科目各部門定下第一年的支出預算，配合教育的政策改變，學校有較大自由度去管理學科的支出。 學科及活動費用之調配 為方便作出全校的預算，本校為一般範疇內設立了學科支出預算和活動支出預算，為方便製定全校預算，學科支出預算和活動支出預算有相同的明細分項目，如語文、常識和數學都有 課本掛 圖的支出，利用電腦試算表 (Excel)分別計算出明細項的總
17、和，配合學校預算案的 學校及班級津貼賬 -課本掛圖 之規定 。另外，特殊範疇內開設了補充項目支出預算，加強說明該項特殊經費的支出情況。 教職員的專業發展 本校負責會計工作的文員，經驗豐富，相信配合適合的訓練課程，一定可以順應學校的發展。除了負責會計工作的文員之外，還有教職員亦需要接受會計課程，有助學校新的財務管理策略。校內最需要接受會計系統知識的一群，就是中層管理人員，當中包括主任、科主任、組長等，他們需要管理小組內的會計紀錄，製定每年支出預算等等工作。 至於訓練方式，可以採用整體或個別的型式進行，整體訓練課程較易安排，但未能顧及個別差異，個別訓練則需要較多費用。本校計畫安排一些較重要的課題作
18、為體整培訓，個別訓練補足個別同工的差異。 第 9 頁 結論 財務管理不單止是企業的 ”血液 ”，也是學校的 ”血液 ”。有健全的財務管理、會計系統、監管制度，使學校更能提供質素教育給予學生。若以金錢為本的觀念，良好的財務管理可以把學校變成為一間物有所值的公營機構。學校理財觀念的改變，是大勢所趨，教育工作者無可避免的工作，以往的學校財務管理衹落在兩?人之手，很多教師都願意涉及理財的工作。現 代學校組織模式，資源分配不再是由上而下，而是由各學科、部門應依據各自的發展計畫，向學校管理層提出支出預算；學校管理層因應政府經費去分配，讓各學科和組別可以順利推行發展計畫。當政府經費不足時，管理層可以拓展其他
19、合法的經費來源，如向家長收取活動費、向工商機構募捐、向優質教育基金申請資助等等。學校透過良好的財務管理為推行學校活動提供資金、提高辦學的質素。 參考文獻 饒美蛟 ,陳纘揚 ,鄭偉楠等著 (1994),企業管理學導論 ,商務印書館 (香港有限公司 ) Brian Knight, (1997)“Budget analysis and construction in Educational Management Strategy, quality and resources”, The Open University 第 10 頁 附錄 才俊學校 2000 至 2001 學年營辦開支整筆津貼開支預算
20、 1999至 2000學年 津貼名稱 2000 至 2001 學年 實際數額 預算 元 元 一般範疇 : 4,214.50 美術與設計 3,600.00 8,180.20 設計與科技 8,220.00 3,059.40 家政 4,860.00 11,266.88 電腦班 11,000.00 1,634.00 目標為本課程 3,510.00 600.00 無線耳筒接收系統 600.00 4,972.40 公民教育計畫 5,000.00 - 教師額外資源 450,000.00 243,146.30 學校及班級津貼 264,840.00 732,600.00 行政津貼修訂 732,600.00 10
21、7,534.30 補充津貼 127,440.00 3,620.00 員工發展津貼 3,360.00 1,455.00 增補津貼 2,000.00 1,122,282.98 小計（ A） 1,617,030.00 特殊範疇 : 2,990.30 輔導及訓育計劃經費津貼 3,910.00 44,233.71 資訊科技教育計劃 61,000.00 33,954.70 特別家具及設備津貼 45,000.00 2,748.30 中文廣泛閱讀計劃 3,250.00 83,927.01 小 計（ B） 113,160.00 1,206,209.99 總計（ A） +（ B） 1,730,190.00 第 1
22、1 頁 學科支出預算 語文 常識 數學 會計項目 預算 實支 預算 實支 預算 實支 消耗性物品 課本掛圖 1000 1000 1000 獎品 小額校具 500 500 500 課外活動 6000 6000 學生圖書 7500 0 7500 0 1500 0活動支出預算 小小運動會 教育營 姊妹學校 會計項目 預算 實支 預算 實支 預算 實支 消耗性物品 500 3000 300 慶祝招待 500 1000 獎品 500 1000 500 小額校具 交通費 1000 2000 1000 其他 7800 2500 0 13800 0 2800 0 特殊 項目支出預算 資訊科技教育 員工發展津貼 項目編號 項目名稱 預算 實支 項目名稱 預算 實支 1 64K 專線 27,600.00 第一天發展日 1,000.00 2 上網電郵 8,000.00 第二天發展日 1,000.00 3 教育軟件 10,000.00 第三天發展日 1,360.00 4 剩餘 15,400.00 剩餘 5 61,000.00 0.00 3,360.00 0.00
