1、Excel常用功能与函数应用及表格设计,2017年7月19日,培训目的,设计简洁美观的数据表格 更加准确而高效地工作 学习使用常用公式及函数 提高数据处理技能 发挥个人创造能力,培训目录,快捷键使用如何提高工作效率 格式设计 函数应用 数据处理 EXCEL表格设计,培训目录,快捷键使用如何提高工作效率 格式设计 函数应用 数据处理 其它应用 EXCEL表格设计,快捷键使用如何提高工作效率,快捷键使用如何提高工作效率,培训目录,快捷键使用如何提高工作效率 格式设计 函数应用 数据处理 其它应用 EXCEL表格设计,单元格格式,对任何选定的单元格区域设置格式，只需对选定区域按鼠标右键或键盘快捷菜单
2、：设置单元格格式，包括：,功能键,单元格格式-概述,所有设置单元格格式只能对选定的范围起作用，即Excel的任何操作都必须有指定的对象对选定的区域按鼠标右键或键盘菜单键设置单元格格式(F)即可设置单元格格式记住：不要选定整个表、整行、整列来设置格式，否则会无谓加大文件长度,单元格格式数字,此处只对“自定义数字格式”进行说明： 设定常用数字格式：Crtl+Shift+! ，如：-12,345 对于七位发票号码654可以设置自定义格式：0000000 显示：0000654 自定义格式顺序：正数格式;负数格式;零格式;文本格式 如：#,#0;红色-#,#0;黄色0;蓝色 和0为数字占位符，为文本占位
3、符，“，”（逗号）为千分位符号 d天，m月，y年，如：将2003-3-15显示成：今天是3月15日，用函数：=TEXT(单元格,“今天是m月d日”)或者自定义格式：“今天是”m“月”d“日” *表示重复，如：*#,#0.00，将数字前加满*号 为在不同工作表中使用自定义格式，只需把含自定义格式的单元格复制到其他工作表中就可以了。,单元格格式数字（日期录入）,你的日期录入对了吗,单元格格式对齐,对横向合并，一般不用“合并单元格”，用“水平对齐”中的“跨列居中”对竖向合并，可以改变文字方向对备注单元格，可以使用“缩小字体填充”对大单元格应在“垂直对齐”上选“居中”,单元格格式字体,只有一句建议对表
4、格正文部分，大多数时候都不需要-改变字体大小只需要-按缩放打印即可实现 Ctrl+鼠标滚动轮（滚动前大后小）,单元格格式边框,框内一般用单细线 外框一般用加粗线 表头与内容连接处一般单双线或单细线当然也可以选择任意线型,单元格格式保护,单元格格式页面设置,可以在工具栏添加页面设置快捷键 任何页面设置，首先必须确定打印机和 纸张类型 页边距：一般应选择 水平居中，左右边距大多数情况下相等 垂直居中视情况选择,页眉/页脚：可以自定义页眉/页脚 工作表：顶端标题行和左端标题列 选项：视打印机是否支持，如：每张纸打印页数双面打印等,单元格格式数据有效性,可以任意定义序列或范围并通过菜单选择,单元格格式
5、条件格式,可以输入公式或数值 最多可以设三种条件格式，加无条件时的格式，即根据一个单元格的内容最多可自动设置四种格式,单元格格式条件格式,标出2015年产值前2的月份,单元格格式条件格式,标出最后 2名的数值,培训目录,快捷键使用如何提高工作效率 格式设计 函数应用 数据处理 其它应用 EXCEL表格设计,函数应用基本公式,原则上输入任何公式，仅使用键盘，才能提高速度 使用公式，除录入文字名，必须全部采用半角方式，包括标点符号 在单元格开始输入，按“+”、“-”、“=”时，EXCEL视同输入公式 对任一单元格，按 F2进入编辑状态，再按 F2 进入选择单元格 公式中可以使用名称，名称必须与半角
6、引号一起使用才正确 单元格的引用：绝对引用和相对引用，使用F4切换，注意切换顺序 对同一表、不同表、不同工作簿均以键盘方式引用,函数应用工作表函数,函数应用if函数,函数应用sumif函数,按组统计当月生产产值,函数应用vlookup函数,从下表分别提取个别员工当月绩效,培训目录,快捷键使用如何提高工作效率 格式设计 函数应用 数据处理 其它应用 EXCEL表格设计,数据处理排序,仅当单一表格，表头连续时，才能用工具条快速排序 对于有较复杂表头的表格，一定要选定范围后才能排序 用选定范围后排序，可针对任一局部排序，如华南区域客户 可以按行排序 对于不想改变最终顺序的表格，可以加入序号列后排序,
7、数据处理筛选,选定一定范围后，可在相应的地方加入筛选按钮 使用自动筛选 关于高级筛选：数据区、条件区与条件、或条件 使用高级筛选获取不重复记录,数据处理筛选示例数（数学）,按单元格颜色,按数字筛选（数学95),数据处理分类汇总,坚持习惯：对选定范围进行分类汇总 如何将未汇总的内容如型号复制下来 如何删除分类汇总 如何将分类汇总的结果复制到一个新表中 将汇总结果中的“汇总”样全部删除,数据处理数据透视表,数据透视表一定要有全部的列名称 关于页、行、列选择 展开其中某项数据 关于表头合并：两个表头合成一个 关于时间的组合 关于数据更新：从数据源更新（如果仅调整透视表结构，不涉及数据源）,数据处理数
8、据透视表应用,计算各组当月生产产值,计算各人当月生产产值,数据处理文本处理,测试长度：=len(b2) 截取左边三个字：=left(b2,3) 截取右边三个字：=right(b2,3) 截取第X个字开始起N个字：=MID(b2,X,N) 连接三个单元格：=b2&c2&e2,培训目录,快捷键使用如何提高工作效率 格式设计 函数应用 数据处理 其它应用 EXCEL表格设计,其它应用自定义个性化工具栏,功能区最小化,其它应用自定义个性化工具栏,自定义快速访问工具栏：鼠标在工具栏按右键，选“自定义命令”即可修改常用按钮，包括修改所有菜单条：增加、减少、重命名,打开(文件),打印预览,数据透视表和数据透
9、视图向导,控件,照相,其它应用自定义个性化工具栏,自 定义添加“打开” 快速访问工具条,其它应用给表单找个好归宿,通用表格多用模板，复制文件名（非文件内容）后立即更改名称并另存另存另存，防止原文件及数据丢失(设置自动保存),新建表单后即刻确认表格名称，特别是要取一个个性化的名称，以便于日后查询，重点设计时注意记录编号,填充并对表头做冻结处理，填充以浅色为限（深色复印会遮盖内容） ，冻结位置根据内容而定,充当标尺检查数值，防止数据错位（看错）；自动填充格式，包括公式 适当时，可以插入批注,其它应用给表单找个好归宿,确保统计数据准确性和自动化，减少人为计算错误和重复性,数字（文本与数值和字符）、对齐（上中下左右、自动换行、缩小字体填充、合并）、字体（字体、字形、字号）、填充(颜色)、边框、行与列距,重点设置页码（多页便于装订排序和检查是否错漏），包括表格编号,以检查最终输出效果和减少审美疲劳，此步不可少,其它应用给表单找个好归宿,将表头以上内容（含文件名称）选定“打印标题”“顶端标题行”,所见非所印（得），打印必预览，防止超页/超边/内容遮盖，尤其对挂角式页面的处理（利用页面设置打印缩放功能尽可能合并到1页）,按文件类型、年月分类分层存放，任何时候不要放桌面，如一定要放，只能放快捷方式,培训目录,快捷键使用如何提高工作效率 格式设计 函数应用 数据处理 EXCEL表格设计,
