1、云南南天电子信息产业股份有限公司北京南天软件有限公司文件密级:内部 南天软件财字2009第 007 号 签发人: 北京南天软件有限公司费用报销管理制度为规范北京南天软件有限公司的费用管理，严格控制费用开支，提高资金使用效率，降低成本，特制定本制度。一、差旅费管理1、 因工作需要，员工应按照主管安排到指定地点出差。2、 员工出差须填写“出差任务书”，注明出差时间、地点、工作内容、交通工具并报主管经理批准。3、 出差借款：员工出差须填写出差审批单，说明出差时间、地点、工作内容、乘坐交通工具、所需额度等，报事业部主管批准。员工凭批准后的出差审批单，经财务审核签发后，方可借款。借款金额超过事业部主管权
2、限的需由总裁签字审批。4、 交通工具：员工出差可乘坐以下交通工具（一）飞机经济舱；（二）火车硬卧；（三）轮船三等舱；（四）长途汽车；（五）动车组二等座跨区域出差可乘坐单程飞机，特殊情况及特殊地区需往返乘坐飞机者，需由事业部主管在机票后背签。跨区域学习，原则上可乘坐单程飞机，特殊情况部门主管签字，报请总裁审批。北京、天津、河北、山东地区如无特殊事项不允许乘坐飞机，可乘坐火车或大巴。员工出差的机票应交公司行政管理部门统一购买，以获得最优的折扣。员工自己购机票亦应向航空公司争取最优的折扣，并选择最省费用的线路。交通补贴：（一）乘坐飞机无交通补贴（二）坐火车硬座过夜或白天超过 8 小时，依据票价按比例
3、补助：空调硬座及 K 字车补 50%(卧铺除外)，三等舱补贴 100%。5、 住宿标准：（一）员工前往公司机构所在地城市出差时，应在公司的“合同饭店”选择“标准间” 住宿，住宿费实报。（二）在非“合同饭店”住宿费标准为 120 元/天，若一人出差，可报销自然单间住宿费，标准为 240 元/天。（三）员工在一固定地点长期出差时（十五天以上），应到更实惠的饭店或招待所住宿，尽量在当地租房。（四）年龄 45 岁以上的员工出差时，可安排自然单间住宿。（五）除非有特别的业务需求，公司员工采用统一的住房标准。（六）除住宿费和因公通讯费外，员工在饭店的个人开支一律自理。员工出差期间因公务发生的电话费用，报销
4、时须说明受话人、地点、时间等（附电话清单）。（电话费用已核定标准的除外）6、 出差及市内车费：员工出差报销出租车费须注明事由、时间及起止地点。要求员工合理安排住宿地与工作地点的距离，减少交通费用的支出。出差时间应与票据相符。加班票据由部门总经理签字，每天每人出租车费用超过 100 元时，需由事业部主管审批签字。市内外出,在条件允许的情况下,尽可能乘作公交汽车。7、 出差补助：员工到外地（离京）出差住勤补助为 60 元/天；当天返京，超过 8 小时，补助为 60 元/天，员工在本市参加开会、学习或培训当天不能返回家的，无住勤补助。 出差期间不再享受市内误餐补助。补助天数：按离京日至到京日所包含的
5、天数计算(以车票所载日期为准,如乘座公司车辆出差者,需写出同往司机姓名,并由事业部主管签字确认)。8、 办公费：员工出差期间发生的办公费、如复印费、邮寄费须说明事由。9、 其他：员工出差期间因项目需求，购买资料、配件，又不能直接列入项目成本的，均须列明名称，办理归档领用手续，报销时发票背面写明经手人、验收人、批准人并签字。10、 员工因公出差申请绕道或顺道休假的，在不影响工作的前提下，写出书面申清，取得事业部主管同意，报请总裁批准。绕道费用不得报销，休假期间不享受出差待遇。11、 报销时间：员工出差返京后，须在 5 天内到财务部办理报销结算手续。报销单必须列明项目及费用明细。前款不清者不再给予
6、办理新借款手续。12、 国外出差：员工到国外出差时，有关出差补助、食、宿费用等问题，直接向南天股份公司人力资源部咨询，员工到国外出差前，需事先说明费用报销方式。13、公司每年为员工缴纳意外保险费，因此不得报销意外保险费。二、招待应酬费用管理1、 业务工作必要的招待应酬应奉行适度、得体的原则并力求节约。提倡实惠、实效之风，坚决反对盲目逐流铺张浪费。2、 公司本着“需要、合理、节约”的原则，对销售人员发生的年度相关用户应酬费与其实现销售收入挂钩，具体比例由总裁审定并通知其主管部门及财务部，平时按次进行报销，年度进行结算及考核。3、 除公司会议及公司集体活动作出特定安排外，公司禁止内部员工自行相聚活
7、动的一切费用在公司报销，公司员工之间非正式会议相聚时餐费、娱乐费一律自理。4、 公司其它部门人员发生交际应酬费实行事前报告制度，报销时须注明时间、用户名称、参加人员等。三、办公用品及刊物1、 公司员工常规办公用品（包括公司公文纸、信封、名片、公司标准纸夹等）、水电费、固定电话费等由行政管理部门统一结算。员工应厉行节约，防止浪费。除此之外，公司不为员工提供文件包、旅行包等其它特殊办公用品。具体管理办法由行政管理部确定。2、 员工办公用设备及其它业务必备的工具和用品由部门主管批准配备。3、 公司除订阅必要的专业杂志、报刊外，不订其他类杂志报刊。四、运输费用管理1、 公司使用外部车辆发生的运输费用要
8、进行单独核算，分别列入使用人费用或项目成本。2、使用内部车辆发生的运输费用要进入部门内部核算。车辆管理部门应将每月车辆使用汇总表（具体请见附表），报送财务部并备案。财务部据此进行部门内部核算。3、 由于生产经营活动需要，公司租赁员工自有车辆的，员工需与公司签订租赁协议（具体请见附表），在协议范围内发生的汽油费、过桥过路费、停车费、车辆修理费方可报销；车辆保险费、车船使用税、车辆购置税、养路费等个人费用不得报销。五、办公通信费1、 除特殊情况外，公司不为员工购置移动电话、不为私人住宅安装电话机、传真机及其它通信设备。也不承担上述通信设备的日常维护费用及配件购买。2、 员工因工作需要，经主管审核批
9、准，可在核定限额内报销移动电话通信费用。公司视员工移动电话的使用情况，确定员工月通信费使用限额，限额内按实际发生金额的 80比例报销,超过限额部分自理。因特殊情况,超限额部分须由领导批准方可报销。六、固定资产小额固定资产的购建及修理，须由使用部门提出申请,经事业部主管同意,报请总裁批准后，方可办理。大额固定资产的购建,需报请董事会批准后,列入计划,方可购建。经办人填写购买固定资产审批单,手续完备后,方能到财务办理借款手续。固定资产折旧采取谁使用谁承担的原则，由财务部按部门每月进行计算及分配。固定资产的管理部门和使用部门负责固定资产的日常管理，保证帐、物、卡相符，设备完好。七、其他员工应保证报销
10、票据的真实有效，即发票的真伪无误、发票须与公司经营活动有关，发票发生时间在公司规定的范围内。由于发票不符合国家规定造成的损失由个人负担，公司及税务具有无限追索权。票据必须是经税务局监制的发票或经财政局监制的收据，且票据上应加盖收款单位的财务专用章或发票专用章。大额费用应与对方签订合同，并留存备案。报销金额大于 1 万元的，须提前 1 日向财务部申请；大于 5 万元的须提前 3 日申请。为资金安全，避免携带大量现金外出，报销应以网上银行转账为主。每月末最后一日财务结账、编制相关报表，不进行费用报销。支付款项时,本着先开发票后付款的原则。注意票据的保管,丢失责任自负。所有票据报销时应注明项目编号。费用报销单底纸的粘贴尺寸为:(21*11)CM。报销单据填写的应清楚整洁。采购材料成本及运费的，应要求对方开具增值税专用发票。如本文件内容与股份公司规章制度的内容不符，以股份公司规章制度为准；如本文件内容与以前发布的文件内容不符，以本文件为准。本文件解释权归北京南天软件有限公司。本文件自 2009 年 4 月 1 日起实施。北京南天软件有限公司2009 年 4 月 1 日附件名称: 月车辆使用汇总表车辆租用协议主题词: 费用报销实施细则 主送: 刘为、徐宏灿、陈智、朱建明、刘俊淼、姜秀霞、杨杨抄送: 雷坚、郑南南北京南天软件有限公司全体员工打字: 朱姝 校对:姜秀霞
