1、财务手册财务手册机密 第 2 页 共 13 页内部资料 严禁外传 目 录第一章 财务部组织架构第二章 财务部 职能第三章 财务部各岗位职责第一节、 财务部主管的岗位职责第二节、 结算的岗位职责第三节、 核算员的岗位职责第四节、 出纳员的岗位职责第四章 财务部有关制度第一节、 审批的权限制度第二节、 发票的管理制度第三节、 交接手续的规定第四节、 档案的管理规定第五章 费用报销暂行规定第六章 会计、出纳管理办法第七章 供应商结算须知财务手册机密 第 3 页 共 13 页财务部主管 1 人第一章 组织架构图统计审单1人结算1人出纳员1人财务手册机密 第 4 页 共 13 页第二章 财务部职能1、
2、贯彻执行国家有关财经政策及董事会有关财务工作规定,按照国家规定的财经制度、会计法规及公司规章,组织公司各项理财活动的正常运行。2、 制定公司财务管理制度并监督、检查其执行情况。3、 参与公司有关经济活动的评估、审核与分析。4、 根据公司经营目标,编制公司年、季、月财务计划,结合有 关管理部门对各经营单位、部门下达经济指标,并监督、检查、考核指标完成情况。5、 真实反映公司经营成果,并提交各项财务报表及分析,为公司经营决策提供完整的会计资料。6、 确保会计财务体系的健全与完整,依照国家财经纪律执行现金收付、银行结算业务,对公司各项财产物资、经营活动开支起控制与监督审核职能。7、 确保商场收银工作
3、的日常进行,准确反映公司销售业务。8、 平衡公司核算,合理安排资金,开源节流,盘活资金,为公司重大决策提供依据。9、 合理安排人员的分工。10、 执行董事会的财务决定。第三章 财务部各岗位职责第一节、财务部主管岗位职责、 严格执行国家规定的财经制度,会计法规,并依照其精神制定本商场的财务会计制度,全面负责商场财务工作运行。、 负责编制财务计划,并督促财务计划及其他经济计划的执行。、 领导及管理会计核算、督促费用等各核算结算会计提供会计资料,真实报告经营成果。、 合理安排调度资金报总经理审批,实施会计监督。、 领导及管理商场总收工作,督促总收室准确收银、及时安全收缴营业款。、 组织编制财务报表,
4、审阅及修改财务分析,分析经济效果。、 协助财务部经理领导与管理财务工作,做好财政、税务等对外联系工作。、 督促结算部做好供应商的结算工作,监控供应商结算工作的进行。、 负责协调与公司内其他部门的衔接配合工作。第二节、结算员的岗位职责1. 负责结算单的录入和打印工作,按时将应扣款项及时录入指标进行录入。2. 及时掌握供应厂商的供应政策,输入让利优惠销售报告单。3. 对厂商结算单和专用发票进行认真审核,增值税专用发票要符合国家税法的具体规定。根据扣款项目向厂商开具有关收据,按月顺序结帐,不得跨月。审核齐全无误的结算单据和发票要在一个工作日内传递到审核员处。4. 根据商场举办的促销活动,准确计算商场
5、、供应商承担让利分额。5. 认真核对厂方往来帐,并对所核对厂商的帐务出具对帐报告,列明需调帐内容,造成错误的原因、金额、凭证号数、发生时间等。核对结果正确无误。财务手册机密 第 5 页 共 13 页6. 掌握需对帐厂商的信息,厂商对我方的价格政策,优惠政策,对方的记帐方法,发货开票方法,我方商品的库存数量,双方签订合同资料,厂方返利政策等信息,要掌握第一手资料,保证对帐工作的顺利进行。7. 对需要对帐厂商实行预约制,保证不让厂商跑冤枉路,对帐期间要热情、勤奋,对帐前要准备好我方的一切对帐资料,缩短我方与厂商的对帐时间,维护商场信誉。8. 未经许可,不得擅自向厂家提供有关帐务核对信息。9. 及时
6、与厂商核对,如有差异,及时查找原因,进行帐务调整。第三节、核算员的岗位职责(一)费用、成本会计岗位职责1、 会计基础工作规范登记经营费用、管理费用、财务费用及相关科目明细帐。2、督费用开支情况,保证其合理,合法性,对超计划的费用项目要有明确标注。3、当日的凭证次日记完。4、每月 5 日前出费用明细表(分项目、分部门明细) ,并交会计报表5、每月 1 日监督水电费、保险费等项目及时入帐。6、保证计算、结算、付息等费用归属的正确性。7、负责内部人员的差旅费、办公费等费用报工作。8、审核原始单据是否合理、合法,对不符合规定的原始凭证或手续不齐全的凭证不予报销。9、编制凭证的正确率达 100%。10、
7、负责除损益类科目以外的应付福利费,应付工资,预收、 预付收款,其它往来等明细收,保证帐帐,帐证相符。11、对待处理科目及其他往来科目每月清理一次,于每月 10 日前清理完毕上月长短款。12、接受有关人员的查询,及其他临时任务。(二)收入会计岗位职责1. 及时、准确地编制营业统计报表。2. 严格控制销售收入短款,发现问题及时报告处理。3. 负责各项收入的编制及凭证录入工作。4. 负责商品销售退回的核算工作。5. 每月底正确提取应提税金。6. 准确无误地出具所负责的专柜部的收入、成本及毛利指标 7. 完成情况及相应财务报表。8. 负责审核取得的增值税专用发票。9. 负责编制各会计期间的增值税纳税申
8、报表,消费税报表,a) 所得税纳税申报表,税种分析表,同时进行商场纳税情况分析,打印各明细报表,于每月10 日前进行纳税申报。10. 每月 3 日前将所需缴纳的税款做出计划,以便 5 日前将税 a) 款转达入税金专户,10 日前及时缴纳税款,正确办理免税及缓交手续。11. 每月 15 日前装订税务报表,同时交抵扣凭证一并送交 12. 档案管理员。13. 妥善保管各种税收文件。14. 及时传达税务政策的法规。加强与税务部门的联系与沟财务手册机密 第 6 页 共 13 页15. 通,起到上传下达的作用。16. 将需要办理的索取销售退回或销售折让证明单送往主 17. 管税务部门,按规定办理后进行详细
9、登记。18. 在公司主管领导的领导下,协助税务机关,做好各种税务a) 检查工作,同时要积极开展自我检查,及时发现问题,并向主管领导汇报。(三) 固定资产核算员的岗位职责1. 核固定资产的购进是否合理,监督新增固定资产与凭证一致。所附备件齐全。2. 所有固定资产建立卡片制度。保证一物一卡,建卡及时登记完整,准确。3. 审核调出,转让手续是否齐全,有无数量短缺或附件,部件不全的设备。4. 对报废固定资产核对实物,保证所报废固定资产与申请报废的固定资产所列内容一致。5. 维护固定资产于当月输入微机,准确无误,如有错误,更正记录需操作正确。6. 维护计算机系统内的固定资产模块,记录清楚。7. 检查固定
10、资产的保管使用和维护情况,对固定资产长期闲置,使用不当保管不妥的情况书面报告有关领导。8. 及时揭露固定资产的使用中存在的问题并提出处理意见。9. 对固定资产的利用效果考核,准确,及时上服。10. 按规定每月 28 日计提折旧准确,及时。11. 每年 12 月份协助固定资产管理部门进行财产清理,保证公司财产完整,清查报告要清楚,准确。12. 对借调出本公司的资产登记清楚,手续严密。13. 监督实物部门卡片建立准确、及时、调整部门存放记录清楚。14. 监督审核每月 30 日物品管理部门递交物品领用(表) 。15. 登记固定资产,低值易耗品,物料用品帐。16. 负责库存商品的进、销、存管理。每日查
11、对联营管库存的专柜商品;17. 打印每月的会计账本,装订并保存各种报表,做好电脑的保养工作。18. 做好本部门办公用品领用及其他的内勤工作。19. 做好档案管理工作。20. 完成领导交给的其他任务。第四节、出纳员岗位职责1. 申报转帐支票及汇票等有关空白银行票据备足一周之需。2. 银行票据及其它重要票据的领、用、收回有准确的登记且保证易查对。3. 依据手续齐全的“费用支审批请单” “厂商结算单”支付款每月 1128 日下午根据结算卡办理厂商结算。4. 以超期未取的支票加盖“作废”章后,登记备查簿,检查作废支票,保证存根与正本齐全。5. 重要单证丢失及时向有关领导汇报。6. 必要时报告主管领导及
12、财务部经理银行存款余额及结款中发生的问题和疑问。7. 接到有关领导交办的任务后,在规定时间内完成,若不能按时完成,及时报告相关领导。8. 款项支付符合票据法有支付结算办法的有关规定。9. 不得无故压款,压单,不得因职务之便,收受及索要厂商及他人财物。10. 每日下班作收支报表。11. 监督汇票及电汇手续费向厂商的收支情况。定期将作废的支票订本归档。12. 及时向银行索取对帐单。财务手册机密 第 7 页 共 13 页13. 登记银行存款日记帐,保证与总帐及机制帐相符。14. 定期编制余额调节表,保证月末余额相符。15. 现金收付业务符合现金管理规定 ,现金的收付必须依据审核无误的符合开支范围的合
13、法的原始凭证收付款项。16. 认真清点所收付的现金,收取假钞自行负责。17. 在收付现金后,必须在发票收付单据或原始凭证加“现金收讫”或“现金付讫”字样。18. 每日营业终了前,对库现金进行盘点,保证现金的帐存与实际库存数相符,发现库存现金的长余或短缺,应立即做出记录。19. 严禁以白条抵库,挪用库存现金、不得坐支现金。20. 登记现金明细帐,每日收付款后,依据审核无误的会计凭证按序进行登记,每日终了结出余额。21. 库存现金余额必须在核定额以下,超过限额部分当日存入银行。22. 妥善保管公司财务专用章,法人章及收据等票据。23. 按公司规定使用印鉴及有关票据。第四章 财务部有关制度第一节、审
14、批权限制度1、 商品资金审批规定及程序:(1) 专柜代销结算严格按财务部下发的供应商结算须知及 程序操作;(2) 每月 10 日各结算会计将审核无误 的“专柜代销结算单”向厂商发放,厂商接到通知单,凭单开具增值税专用发票,由结算会计审核后付款;(3) 财务部每月 1128 日按照专柜品牌、名优厂家,销售金额大小,按顺序安排付款。(4) 专柜代销付款由总经理审批,即每月结算会计根据要付货款的供应商列出汇总表,标明供应商名称、应结算金额,实付金额,由总经理审批,审批完后,财务根据审批单,按时安排付款。(5) 使用银行承兑汇票结算的业务,按经销商品结算程序办理。(6) 所有商品付款均凭合同付款,财务
15、部在支付货款时,按结算程序严格审核,无购销合同或不符合规定的付款,财务部有权予以拒付。(7) 财务办理货款转帐手续后,如有误,由供应商到商城财务部查对;(8) 如发生结算错误,结算会计应及时负责处理,因结算错误而导致产生经济损失的,相关人员必须承担全部损失。第二节、发票的管理制度(一)发票领用规定1、 发票领用人员必须经客服部、发票专管员严格审查后,报财务部负责人批准;2、 被批准的发票领用人员,第一次领用前须每人交纳发票押金 xxx 元;3、 发票领用人员应认真学习和掌握发票管理及填写的有关规定;4、 每人每次限领发票一本;前次领用的发票未用完不得继续领用;5、 发票用完后,及时交前台主管审
16、查,经审查后,认真填写发票扉页的有关项目,不得有误;6、 归还旧发票后,方可领用新发票,发票领用人不得因为发票问题而影响经营;7、 归还发票时,总收组发票专管员认真检查复核已用发票的使用情况,发现问题及时参照税法处罚条例(具体附后)提出书面处理意见,速报有关领导批示;财务手册机密 第 8 页 共 13 页8、 健立健全发票领用、归还登记制度,每次领用、归还时经手人必须在登记簿上签名登记。9、 发票使用人不得将发票带离工作区以外的地方,下班后,将发票放于款包锁好,交总收处统一保管,总收员不定期抽查发票的交纳情况;10、 领用人遗失发票,应及时报告,按国家税务总局发票管理有关规定处理并登报申明,一
17、切费用自负,取消其发票领用资格,更换发票领用人,重新办理新的发票领用人相关手续。(二)发票的填开规定1、 开票的字迹,要书写清楚,容易辩认。汉字要端正清晰,不得使用未经国家公布的简化字。2、 大小写金额填写要规范,大写金额的“零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾”一律用正楷填写,大写金额如有空,应写“零”封顶。小写金额前应加人民币符号“¥” ,阿拉伯数字不得连笔写;3、 开具发票时,必须按顺序号使用;4、 开具发票时,必须用复写纸套写且发票上下联金额、项目一致;5、 不得涂改发票;6、 项目填写齐全,各项内容正确无误;7、 票、物相符,票面所开取的项目、金额必须与客人实际消费的一致。每张
18、发票存根联都要附上收银机打印的微机小票或营业中开具的手工售货小票;8、 开票人处必须填写中文全名;9、 发票写错作废,必须全联顺号保留,不得撕毁,并在发票上注明“作废”字样;10、 严禁伪造、撕毁、挖补、变造、转借、代开、买卖、拆本 和单联填开发票;11、 如为截剪发票,应按大小金额要求进行截剪。(三)发票处罚规定1、有下列情形之一的,每份发票处 xx 元罚款: 字迹不清,有涂改现象的; 填写项目不齐全,未填写中文全名的; 发票填写计算错误的; 不按规定时项开具发票的; 应开具未开具发票的; 以其他单据白条代替发票的; 开个的项目与实际消费行为不符的;2、 有下列情形之一的,每次处 xx 元罚
19、款: 未按时上交,归还发票的; 未按规定在发票领用登记簿上登记的; 未用复写纸套写的;3、 有下列情形之一的,每份发票处 xxx 元罚款: 单联填开发票的; 未经批准,拆本使用发票的; 开具作废发票的; 扩大发票开具范围的; 裁剪发票未按金额或不规范裁剪的;4、 有下列情形之一的,每份发票处以 xxxx 罚款: 转借、转让、代开发票的;财务手册机密 第 9 页 共 13 页 开具发票上下联金额不一致的; 遗失发票的;5、 有下列情形之一的,处以 xxx 元罚款: 丢失或擅自销毁发票存根联的; 损毁、撕毁发票的; 携带空白发票外出的;6、 同一错误出现两次,除按规定处罚外,还将取消其发票使用权;
20、7、 同时涉及两种或两种以上错误的,将分别进行处罚;8、 虚开、伪造、出售发票等严重行为按国家规定处罚。第三节 交接手续的规定1、 各种交接手续的内容包括:备用金、营业款、结算清单、各种有价证券、信用卡签购单、有关物品等的交接。2、 交接规定(1) 上班前,收银员到总收处领取备用金、有关物品等,要填写一式二联的交收表。清点无误后,双方签中全名确认。营业结束后,收银员将备用金、营业款、清单、各种证券、信用卡等分别在交收表注明。总收笮核对无误后,须签名确认接收。(2) 交接单上的文字不得涂改,所交物品与实交不符,接收人应立即提出。送交人核实后,用划线更正法更正,并签名确认。(3) 接收人一但签名确
21、认,即表示责任已转移给接收人,与送交人无关。3、 责任划分规定:(1) 接收人签认前发现的问题,由送交人负责由此产生的经济责任。(2) 接收人签认后,对接管的钱、物、单证负全部或有关责任;(3) 任何人不得因为须负责任而拒绝或不完全执行交接,由此而产生的一切经济后果由拒绝或不完全执行者负担,并做出严肃处理。(4) 各级督导人员必须模范执行本规定,细致地执行各项督导工作,确保资金的安全完整;4、 违反此规定的处罚(1) 未造成经济损失的,视情节轻重作考勤处理,多次违反者,调离本部门;(2) 造成经济损失的,按实损数额的 15 倍罚款,并按有关规定处理。第四节 档案管理制度第一条:为了规范管理会计
22、档案,加强会计档案的管理,使之符合全国统一的会计档案管理办法,制定本办法;第二条:会计档案的内容会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计资料。第三条:会计档案的整理立卷(一) 会计凭证:指进入会计核算领域,已经输收支款项和转达帐事宜的一切凭证。包括外来和自制的各种原始凭证、原始凭证汇表、记帐凭证、记帐凭证汇总表、银行存款(借款)对帐单及余额调节表等。为了保证会计凭证及原始凭证的完整,要求填制记帐凭证时,对尺寸较大或较小的原始凭证进行折叠、裱附,使必须保存的附件规格统一,粘贴错落有致,符合会计基础工作的要求,并及时按流水号顺序和一般不超过三公分的厚度,去掉金属物装订成册。凭证案卷要保持整齐
23、、结实、美观、封面各项填写齐全,接缝处要加盖财务专财务手册机密 第 10 页 共 13 页用单。会计凭证按全年顺序统一编号,卷号应装订的会计凭证封面册数的编号一致。(二) 会计帐簿:包括总帐、日记帐、明细帐、各种辅助登记簿等。订本帐保持原来面目归档;活页帐、卡片帐应撤出空白面,填齐帐本目录页号。(三) 会计报表:包括会计制度规定和上级部门要求编报的主要财务快报,月、季、年度会计报表与财务分析。会计报表的装订顺序为:封面、财务情况说明书、按表号顺序排列的会计报表、封底。会计报表要按保管期限的异同编制卷号。(四) 其他会计资料:包括会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、经济合同、财产清
24、查汇总资料、存储于磁性介质上的会计数据,程序文件等。第四条:归档保管(一) 当年的会计档案在年度终了后一个月后移交财务部档案管理人员,并办理移交手续。由档案管理员按档案管理要求填写“会计档案案卷目录表” ,并附有当年会计人员情况表一式两份,由财务部经理签字后,留在财务部自存备查。(二) 财务部保管一年以后,应向公司档案管理部门办理移交手续。(三) 机构变动或档案管理员调动时,应办理交接手续,由原管理人员编制会计档案移交清册,将案卷逐一点交。第五条:借阅使用(一) 会计档案在财务管理的,应建立会计档案借阅登记表册,即将借阅档案的所属日期、档案名称、借阅人姓名、借阅日期、借阅目的、归还日期等情况登
25、记清楚。(二) 公司内部人员借阅会计档案,应经会计人员同意后,办理借阅手续;外单位人员调阅,应当持本单位介绍信,注明调阅内容,经会计主管人员批准,方可办理调阅手续。(三) 借阅会计档案的人员,不得在案卷中标画,不得拆散原卷册,更不得抽换,不得将会计档案携带外出,特殊情况经财务部经理批准。需复制的经财务经理批准后方可进行复制。(四) 经批准借阅的会计档案应限定期限归还。若发生借阅档案丢失,引起的一切后果均由借阅人负责。第六条:会计档案的销毁会计档案保管期满需要销毁时,应由本单位档案管理部门提出销毁意见,会同会计机构共同鉴定,严格审查,编制“会计档案销毁清册” ,经单位领导审查批准后销毁。经批准销毁的会计档案中,属于未了结的债权债务原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案管理部门保管到结清债权债务为止。销毁时,应由档案机构和财会机构共同派员监销,按会计档案销毁清册逐一核对,销毁后要在销毁清册上签章,归入档案。第五章 费用报销暂行规定为了加强本公司差旅费报销的管理,本着“节俭、必需、合理“的原则,制定本暂行规定。一、 出差审批的程序及权限1、 因公确需出差,须由部门申请,并按要求列申请单,经主管领导批准同意,方可办理出差借款。2、 预支差旅费借款=往返交通费+出差天数发生费用(住宿费+伙食补助费+市内交通费)3、 出差审批权限:出差人员 审批权限