1、产品知识要点第一部分 基本资料一、商品资料的添加、删除、修改1. 商品资料在添加时会自动带出上一条数据的信息，这样在增加类似商品时只需作少量的修改就可以把一条数据添加完成；提升录入效率。例如：上一条数据是米琪面包，我们现在要新增一条关于面包的信息，只需把米琪两个字修改成安琪，编码作相应的修改就可以完成商品信息的增加。2. 商品资料的修改进入商品资料页面，双击一条信息。软件进入的是资料查看状态，而不能对商品资料作修改，这样是为了防止对商品资料的错误修改。只有点击编辑按钮才能对商品资料作修改操作。二、商品资料的分类商品资料分类的目的：1. 为了快速的查询商品信息。2. 商品资料的分类会贯穿到后面相
2、关的报表查询，可以按照商品的分类进行报表的查询和数据的分析。3. 在库存盘点时也可以按照现在的分类进行商品的分类别盘点。4. 商品分类可以提高软件在开单操作、报表查询操作、资料查询等操作过程中软件的运行速度。商品资料分类的要点：1. 商品资料页面中分类名称后面对应的数量是整个类所有商品数量的合计数量。2. 商品资料页面中分类名称后面对应的价格信息是没有意义的，因为在作开单操作时分类是不能被选中的，只能选中分类中的最末级商品。注：商品资料最多可以分为六级。三、商品资料的快速查寻在以下情况下需要对商品资料进行查找：1. 开单时快速的查找到要录入的商品资料。2. 对商品资料进行管理时（如修改、重新分
3、类）方便商品资料快速查找。商品资料的查询方式：1. 开单时在商品名称处输入商品的编码、助记码、名称、规格、型号条码进行查找。2. 商品资料页面可以按照商品的编码、助记码、名称、条码对商品进行查找。3. 在显示内容下拉菜单中可以对商品资料进行商品编码、名称、价格、基本单位等进行定位查找。4. 过滤查找例如：某客户在查询仓库中的商品数量大于 10 小于 100 的商品，对数量在这个区间的商品作分析，如何获取改区间的商品信息呢？可以对数量进行定制过滤，过滤条件如下图：四、商品资料导入资料导入的目的是：1. 提高商品资料的录入速度。2. 更换友商软件时，可以将友商软件中的商品资料导入到我们的软件中。例
4、如客户有商品资料电子版的资料，可以将商品资料直接导入到软件中。五、替代品如果客户在销售某种商品时，这种商品没有库存了，可以销售和本商品相同功能的商品。六、保质期例如：在软件中设定普通甜面包的保质期为 1 年，提前报警天数为 30 天。在 2010 年 1 月 1 月采购一批普通甜面包，如果到 2010 年 12 月 1 日这批面包还没有销售完，系统有商品保质期自动提醒。注：商品的成本算法是手工指定时才能对商品进行保质期设定。七、商品自定义在系统中的每条商品都可以设定 10 个自定义项，自定义项是对商品更多属性的描述。例如：1. 某商贸公司要要在商品信息中体现提成方式，提成方式分为 A、B、C
5、等 3 类，这时我们可以在每一种商品的自定义 1 里面分别设定它们的提成方式。2.瓷砖类商品在销售时需要有颜色的标注，这时也可以在自定义里面对这些商品进行设定。八、商品的多单位多条码多价格一一对应。例如：香烟在销售时每盒的售价是 10 元，每条的售价是 190 元，盒的条码时 61924，条的条码时 27351，在销售开单时软件会分别自动会带出盒的价格和条的价格。九、预设售价不同的商品信息可以设定 10 个不同价格例如：一台笔记本电脑有 1 级批发价格、 2 级批发价格、 3 级批发价格等多种价格，便于商品价格管理。十、商品停用目的：停止现在不经营的商品，提高操作效率，便于商品信息有效管理。例
6、如：某公司是服装的批发商，现在已经开始销售冬季的服装了但是春季、夏季、秋季的商品依然保留在软件系统中。这样的话商品资料中会有很多冬季用不到的商品资料，在销售开单时会造成商品资料查找非常不方便；这时就可以将其他季节的商品暂时停用，调高商品的查找速度。十一、一品多码一般的商品厂家都会有统一的条码，但是商家为了管理的方便，会根据自己的习惯设定自己的内部管理条码。软件中就可以对同一商品即有厂家的条码，有自己内部管理的条码，甚至有客户要求的条码。例如：某商家经营袜子，主要是给超市配送，因超市有严格要求需要在送货的时候按照超市要求的条码打印出条码到送货单中便于超市扫描入库及扫描销售。十二、多编码设置当供应
7、商的编码与本公司的自定义编码不一致时使用。如供应商针对“蒙牛牛奶”的编码是“A001”,而本企业针对该商品的编码是 “B001”，当供应商给该企业供货时会随货同行一张供应商的销售票据。而作为本企业的采购人员需要根据该销售票据来录入本公司的采购单据，在录入采购单据的时候，操作员需使用拼音码或点击选择蒙牛牛奶。操作速度慢且容易出错。所以 T1 产品提供同一商品针对不同的往来单位设置对应的不同编码。如此例中，使用此功能后，采购人员可在采购单种直接按供应商的销售票据输入“A001”编码即可准确的选中“蒙牛牛奶”商品。大大节约了录入时间及降低了出错几率。操作实际操作：十三、顺序调整客户经营同类多个商品时
8、，不同的商品利润不一样，客户希望销售人员能优先推销公司的高利润商品，所以在开票时，希望将高利润的商品优先排在最上方，这样给予业务员以推销提示，辅助拉高公司销售利润。例如：某食品批发公司同时批发娃哈哈矿泉水及农夫山泉矿泉水，娃哈哈的利润为 0.5 毛/瓶，农夫的为 0.3 毛/瓶，业务员在给该公司的下级经销商开票时，公司可引导业务员多开娃哈哈的矿泉水。所以，T1 商贸宝提供商品资料自定义显示顺序的功能。演示时，在基本资料中设置完毕顺序，在给客户打开销售单据，输入矿泉水模糊查询，显示两个品牌的矿泉水，让客户看到高利润的商品排在最上面。实际操作：打开销售单据，输入模糊的拼音码，弹出的信息模糊搜索的界
9、面，给客户展示排序的效果。十四、网格打印在系统软件提供了报表打印的格式设计，在个别时候客户需要打印一些临时报表，使用网格打印功能只需要在软件中把需要打印的列显示出来，就可以打印和软件中相同的报表，即：所见即所打。第二部分 往来单位一、往来单位的类型业务需求：商贸企业在业务过程中，经常会出现针对同一个往来单位有进货也有销售的行为。约定在月末结账。那月末的时候希望系统能提供一个冲销完毕的余额账数出来，方便结款。例如：某企业和某一个往来单位在一个月内互相调货数次，向该往来单位销售了 10 万的货物，同时又向该往来单位采购了 6 万的货物，到月底需对账时，手工操作为翻账本先算销售的账本得出 10 万的
10、应收款数，再需算出采购的 6 万应付数。再来算出实际该收 4 万的应收款。而使用软件的这个功能后，无需再做重复计算，系统自动冲销。随时都可以查询到该往来单位实际的应收应付余额。 、二、信用额度目的：企业的运营中合理的管理应收款可以有效的降低运营风险；在软件中如果设定了往来单位的信用额度，如果往来单位的应收款超过了信用额度系统会自动提醒超额应收款。例如：某单位的信用额度是 2000 元，当此单位的应收款超过 2000 元时，系统会提醒客户有超额应收款。客户就可抓紧时间收款，以免造成呆账、坏账的发生。三、预设售价比例有些单位在销售商品时价格体系时按照折扣率设定的，而不是按照一般的价格制定的。例如：
11、某企业是图书的经销商，它的所有商品对 A 客户的销售价是零售价的 90 折，使用软件只需要对往来单位的预设售价比率进行设定成 90 折，销售给 A 客户所商品的价格都会执行 90 折。四、仓库价格设定业务需求：当某客户有多个门店时，因为门店所处的地理位置或区域消费水平的原因，需针对同一商品在不同门店使用不同的零售价进行销售。例如：某超市在市中心及郊区分别有一个店，因为郊区的消费水平略差及门店租金相对便宜，所以针对农夫山泉矿泉水在郊区的店销售价格为 1.5 元一瓶，在市中心为 2.0 元一瓶，软件就可以支持实现这样的功能。第三部分 会员卡功能一、 会员卡类型定义按照会员的属性会员卡可分为1.积分
12、卡 2.储值卡 3.打折卡 4、消费限制二、 会员卡功能1. 积分功能积分卡可对拥有积分功能的会员执行所有的商品统一积分规则。也可以对某些特殊商品执行特殊的积分规则。例如：某超市的积分卡执行消费 50 元积 1 分的积分规则，但个别商品由于商品利润低执行消费 100 元积 1 分的规则，在软件中就可以按如下设定：2. 打折功能打折卡可对拥有打折功能的会员执行所有的商品统一折扣。也可以对某些特殊商品执行特殊的折扣。例如：某超市的打折卡执行 80 折的规则，但个别商品由于商品利润低执行 90 折的打折规则，在软件中就可以按如下设定：三、 会员关怀功能1. 会员生日提醒2. 会员消费习惯3. 防止会
13、员流失4. 短信平台5. 会员升级例如：可以通过会员消费习惯可以查询到某会员经常购买我们的某种洗面奶，在我们有新的新的品牌洗面奶进货时，我们可以针对这个会员的消费习惯给他推荐这款新的洗面奶。四、 会员卡辅助功能会员卡的辅助功能有 1.挂失 2.停用 3.消费限制 4.换卡 5 充值续费等第四部分 价格体系商贸宝系列产品的销售价格体系可分为1. 预设售价体系针对往来单位中的预设售价执行不同的价格体系2. 价格跟踪体系自动执行上次往来单位的商品价格3. 促销价体系在某段时间年内，对不同的仓库执行相应的价格体系4. 会员价体系利用会员卡中打折功能执行各种商品的会员价5. 协议价体系针对特殊的客户进行
14、协议价的设定例如：某商贸公司有一个大客户，针对这个大客户要执行单独的价格体系，就可使用协议价。第五部分 业务部分一、 进货类业务1、 进货订单a) 功能描述：进货前跟供应商的一个书面协议由采购人员提交给供应商，初步确认进货的商品、数量、价格，作为最后进货的一个参考。b) 订单与草稿的区别：订单是业务流程中的一部分，草稿是我们在单据操作过程中的一种操作手段。订单保存后具有业务参考意义和一定的合同效应，草稿保存后只是对信息的一个记录。订单也可以保存草稿。2、 多仓库出入库a) 功能描述：在进销存业务单据中，表头必须选择一个仓库，而表体可以根据需要选择与表头不同的仓库。让同一张单据的商品可以对应到多
15、个不同的仓库业务中。b) 应用案例：某商贸公司在北京、天津、石家庄有三家门店，三家门店均是总部统一进货。如果没有多仓库出入库功能，即使从一个供应商进相同的商品，业务员需要填写三张不同的单据。如果拥有这个功能，业务员能在一张单据中操作，不仅节约了时间，也让供应商一目了然。某商贸公司只有一家门店，经营的品种有香烟和矿泉水，为防止香烟受潮客户将这两类商品分到两个仓库管理。同样的原因，客户在没上软件之前都是统一进货，货到之后再做内部调拨，不仅繁琐还容易出错。上了软件之后，提高了效率，不容易出错。3、 整单折让与整单折扣a) 整单折让与整单折扣的区别：整单折让就是抹零的功能，比如金额合计为 10080
16、元，经过协商只需要付给供应商10000 元，80 块就作为抹零处理。整单折扣是对整张单据的总金额做一个折扣的处理，比如进货金额合计为 10000 元，根据进货的协议折扣享受 9 折优惠，应收款就为 9000 元。b) 整单折让与收款金额的区别：比如金额合计为 10080 元，如果在收款金额处填写 10000，软件影响的效果为 10000元现结，80 元计入应收款。4、 条码导出a) 功能描述：在填写完成进货入库单后，软件提供条码导出功能，可以导出商品名称、条码、零售价等字段，以供直接打印出条码或者价签。b) 应用案例：某服装零售公司采购了一批商品，商品送到库房时，库管员将商品清点确认无误后入库
17、。然而每一件服装都需要贴上公司内部自己的条码，入库完成后，库管员再到【条码打印】处逐条记录提选择出刚刚进货的商品和数量打印出它们的条码。如果在入库 确认时就能够导出条码和数量，就能够即时打印出对应的条码的条码数量，大大提高工作效率。5、 受托业务a) 受托业务特点：供应商向某商贸企业铺货，但并不产生应付款，直到将受托的商品销售出去再统一结算。b) 受托与进货的区别：财务方面：销售出库后产生销售收入或者应收账款，委托出库后产生委托代销商品款。渠道运营方面：受托业务不占用企业现金流量，风险更低，更容易推广。库存方面：委托出库后产生委托库存,比如某商品委托入库 10 个，此时库存数量为10，委托库存
18、为 10。如果期间销售了 3 个，此时库存数量为 7，委托库存数量仍为10。如果跟供应商结算 3 个，此时库存数量为 7，委托数量也为 7。如果再跟供应商结算 2 个，此时库存数量为 7，委托库存数量为 5。二、 销售类业务1、 预估库存a) 功能描述：预估库存可以统计出企业在途商品或者已计划采购（销售）商品的数量总和。比如某商品库存数量为 10，并且已经向供应商下的订单为 5，进货在途的商品为 10，已经有客户预定的出库商品为 3，已经销售但是还没有出库的商品数量为 5，那么我们可以计算出所有业务完成后该商品的预估库存为：10（库存数量）+5（进货订单） +10（进货在途） -3（销售订单）
19、-5 （销售出库单未审核）=17。b) 应用案例：一个客户到某批发公司进货，该批发公司有两个开票人员，客户需要 30 个 A 商品，A商品的库存数量为 50。其中一个销售人员确认库房数量足够便为客户开具销售单，客户因为有其他事情要办约定 1 个小时候再来取货。这是，另一个客户也来采购 A 商品40 个，找到另一个销售员，销售人员查询 A 商品的库存数量为 50，便为客户开具销售单。这个客户拿着销售单便到库房提货，库管人员 确认无误后将 A 商品出库。1 个小时候先前来的客户带着销售单到库房提货，但是库房里已经只有 10 个商品，客户很生气，为什么刚刚还说有货，现在却没有了。c) 功能价值：避免
20、重复进货、降低库房成本、避免重复销售、提高客户满意度。2、 预计收款日期：a) 功能描述：在收款中期对应收账款控制，防止死账、坏账产生。b) 应用案例：某批发企业已经采用了账期和信用额度管理应收款，已经取得了很好的效果，但是随着金融危机，市场竞争越发激烈，开始暴露出企业流动资金紧张的问题。账期和信用额度管理的弊端也开始暴露，客户的欠款都要到账期末，信用额度快到的时候才能查到再派人去催回款。单自从用了预计收款日期以后，可以在每一笔销售业务发生时，就确定一个还款日期，在收款中期就能对应收账款做一个控制，不用在信用额度到的时候再统一催款。提高了企业的流动资金，保证企业正常运营度过难关，防止坏账、死账
21、产生。3、 发票管理a) 功能描述：记录销售单据是否已经给客户开过发票或者收据，避免重复开票的问题。4、 EXCEL 导入a) 应用案例：某批发企业，客户都是通过 QQ 发送 EXCEL 的订单，每次为客户发货，都需要从 excel里复制商品编码再到软件里检索。但是通过 excel 导入将客户的订单明细直接导入到销售单据，不用手工录入每一条明细，减少工作时间和出错率。5、 调用成套件a) 功能描述：将常用的一些商品制定成套件的模板，在销售单中直接选取模板即可调出预设定的商品明细。b) 成套件与组装拆卸的区别：库存方面：组装单过账后组装出库的商品库存量减少，入库的商品库存增加；成套件保存后不影响
22、库存。销售对象：通过组装单组装的多个商品在销售时只有一个新的商品，节约打印纸张；通过成套件调用的商品销售时仍是多个商品。成本方面：成套件商品销售时能确定单个商品的成本，组装单是一个总体的成本。c) 应用案例：某监控行业商贸企业，每一笔业务都是固定的商品比如机架、数据线、电脑等，唯一不同的就只有摄像头，每天销售开票的业务员都花大量时间做重复的工作。这种业务无法通过组装拆卸去做，因为每个摄像头都不同，但可以将其他配件设置成成套件，每次添加不同的摄像头即可，减少大量开票时间。6、 打印次数：a) 功能描述：销售单据上记录打印次数，避免重复到库房领取商品。b) 应用案例：某批发企业，库房报损很严重，后
23、来老总发现部分销售业务员跟客户串通将销售单打印多次，在客户带着打印销售单到库房领货后，另一个人带着重复打印的销售单再次领货。老板要求在销售单上做一个打印次数的记录，如果库房人员看到打印次数超过1 次，便到软件里确认该单据是否已经出库。避免客户与业务员串通挖公司墙角的现象出现。7、 销售退货a) 退货成本如何确定，有哪几种情况？原单退货：按销售单销售时的出库成本。最近进价：如果客户做了年结，销售数据已经丢失无法确定销售时的成本，便按商品的最近进价为退货成本。手工指定：如果客户做了年结，并且没有进货数据，退货时软件会提示手工输入成本单价。三、 库房业务1、 变价调拨a) 为什么会使用变价调拨？变价
24、调拨的应用案例某连锁型商贸企业，为了独立考核每个门店的销售利润，又不想让门店店长看到总部的成本，便将商品成本调整以后调拨到门店。门店根据调整后的成本考核业绩。2、 报损业务a) 为什么会使用报损业务？报损业务应用案例某商贸公司经营彩灯业务，彩灯的损坏率很高，从供应商那进 100 米的彩灯中间有 2-5 米的坏灯都属于正常范围，厂家不予退换。该公司每年光进货引起的商品耗损就高达 8%。公司采购主管对此很无奈，只能凭感觉哪个厂家的供货质量比较好，损坏率比较低。但自从用了报损业务，所有供应商的商品损益比率一目了然，确定了从哪家供应商那进货。库存耗损减少了 5%。3、 盘点单a) 功能描述：清点商品实
25、际库存，保证账、实统一，产生盘盈、盘亏。b) 盘点的实际流程：业务人员拿着商品清单到库房里，清点商品的实际数量，并将实际数量抄写在清单上。清单完成后，将清单上的实盘数量与账簿上的库存数量做对比，产生盈亏。c) 软件中的盘点流程：总量盘点：盘点抄账总量盘点。分量盘点：盘点抄账分量盘点分量盘点分量盘点总量盘点。d) 分量盘点的优点和应用：某企业库房有三层楼，盘点都是三个人拿着清单分别到三层楼里清点具体的数量，在盘点完成后，需要把 3 张清单里相同的商品数量相加。客户有 6000 多种商品，每次合并相同的商品，都需要 3 个小时，而且不能保证数据的准确性。使用分量盘点后，系统可以自动计算出三个不同人
26、员盘点相同商品的总和，提高了准确性，也节省了时间。e) 为什么盘点前要抄账？如果没有使用盘点抄账，A 商品数量为 10，盘点人员清点数量时记录到清单的数量也为 10。盘点人员继续盘点其他商品。由于 A 商品盘点完毕销售人员开始销售这个商品，销售了 3 个。当盘点人员盘点完毕所有商品，将盘点数据录入系统。此时系统库存数量为7，而实盘数量为 10，就产生了 3 个商品溢出，库存数量也就不准确。同样的情况，如果我们在盘点之前做一个抄账，A 商品抄账数量为 10，盘点完 A 商品后，销售员销售 3 个 A商品（系统库存为 7） ，最后将 10 个实盘数量录入软件。此时，系统会将实盘数量与抄库数量做一个对比（10:10） ，并没有产生损益，于是不影响盘点数量，库存数量保持不变（仍然为 7） 。数据正确！
