1、包头市众旺实业有限责任公司公文处理及实施办法第一章 总则为了进一步加强我公司公文处理工作的规范化、制度化、高效化管理，不断提高公文质量和工作效率，根据国家有关行文处理办法，并结合我公司实际情况，制订本办法。公文处理应坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确，各级领导应经常督促文秘人员迅速准确地进行公文处理、发放、归档。第二章 公文种类一、适用于我公司的公文种类主要有决定、通知、通报、公告、报告、请示（申请） 、函、会议纪要等。（一）对重要事项或措施做出安排、部署，奖惩有关部门及人员等，用“决定” 。（二）发布公司员工（或部分员工）须知的事项，要求有关部门办理和需要周知或共同执行的事项，任免
2、和聘用干部等，用“通知” 。（三）传达重要情况以及其它具有示范、指导、教育意义的，在一定范围内应当遵守或周知的事项等，用“通报” 。（四）向公司内外宣布重要或紧急事项等，用“公告” 。（五）请求上级机关对某项工作或某个问题给予指示、批准或答复等，用“请示” 。（六）不相隶属的部门、单位之间相互商洽工作，询问、答复问题等，用“函” 。（七）传达会议议定事项和主要精神，要求有关部门及人员共同遵守、执行的，用“会议纪要” 。二、请示、申请为上行文，报送上级部门和单位的文件；决定、通知、通报、公告、报告、会议纪要等为下行文，对下级部门和单位发送需要周知 和 执 行 的 文 件 ； 函 为 平 行 文
3、， 向 不 相 隶 属 的 部 门 、 单 位 之 间 发 送 有关 文 件 。三、公文文中中，决定、报告、请示（申请） 、函等公文需套用文头和版记，通知、通告、公告、会议纪要等公文一般不套用正式公文文头和版记。第三章 公文格式一、公文一般由文头、正文和版记三大部分组成。（一）公文文头部分包括：发文单位版头、发文字号、签发人。1发文单位版头。版头由发文单位全称或规范简称后加“文件”组成，字体为初号宋体，红色套印。联合行文的，主办单位一般列在前面。我公司公文版头为“包头市众旺实业有限责任公司文件” ，各单位可根据需要自行印制本单位文件版头。2发文字号。正式公文必须编发文字号，包括公司代字、年份、
4、序号，一般置于发文单位版头之下、隔行线之上空一格，年份应标全称，用 括入，序号不编虚位。联合发文只标明主办机关的发文字号。3签发人。公司正式公文须注明签发人，签发人姓名要注在文头红线右上方，后空一格。4发文字号和签发人用黑色四号宋体。（二）公文正文部分包括：标题、主送单位、正文、附件说明、落款（印章） 、成文日期等。1公文标题。公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称或规范的简称、公文主题、公文文种三部分组成。若公文文头已含发文机关名称，标题中可将发文机关名称省略。在公文标题中，除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不加标点符号。便函和其他简短的发文，可不写标题。标题字
5、体为黑色二号宋体加粗。2主送机关。主送机关是公文的主要受理单位，应使用全称或规范简称、统称。一般公文的主送机关应写于标题之下、正文之前，顶格并加冒号。其用法为：公司内部行文，公司发至全体员工的文件， “主送机关”用“各部门、各单位” “全体员工” ；发文范围较小的文件， “主送机关”用“各有关部门、单位”或直接列明部门、单位名称；对外行文，“主送机关”直接列明收文机关名称。3正文。公文正文应按照拟文要求认真撰写。4附件。公文如有附件，应在正文之后、成文时间之前、按顺序注明附件名称，附件名称不加标点符号。5落款。包括发文单位名称和成文日期。落款名称与印章必须与发文版头一致。（1）上报公文和其它对
6、外行文不署名，只盖发文单位印章。联合下发的公文，各单位都应加盖印章，印章要与行文机关名称相吻合，最后一枚印章与发文时间相叠。（2）确定成文日期的原则是，凡会议通过的，以通过日期为准；领导签发的，以领导签发日期为准；联合行文的，以最后签发机关领导人签发日期为准。成文时间应标注于正文之后。成文日期必须标全汉字年、月、日， “零”应写为“” 。（3）公文打印时，如正文恰满一页，文件的落款需打在下一页时，必须在下一页打上“（此页无正文） ”字样，然后再落款。（4）正文字体为黑色三号宋体。（三）版记部分一般由主题词、抄报单位、抄送单位、印发单位、印发份数等组成。1主题词。公文主题词标注于抄送机关之上。主
7、题词标引先标注内容，最后标注文种，一般不超过五个。所发函件不标注主题词。2抄报机关。指主送单位外需要知晓公文的上级部门，应当使用全称或者规范化简称、统称，排列方法从上级至下级。公文如需抄报个人，应排在单位名称之后。3抄送机关。指主送单位外需要执行或知晓公文的其它单位，应当使用全称或者规范化简称、统称，排列方法与抄报单位相同。公文如需抄送个人，应排在单位名称之后。4印制单位和份数。印制单位列抄送机关之下，并标明份数。印发单位前空一格，印发份数后空一格。5印发单位和份数下面注明拟稿人和校对人姓名，并以隔行线将印制单位、份数和拟稿人、校对人隔开。拟稿人前空一格，校对人后空一格，6版记部分除 “主题词
8、”字样字体为黑色四号黑体外，其他部分均为黑色四号宋体。公告不用版记。二、公文用纸一律使用国际标准 A4 型（210mm297mm） ，右侧对齐，左侧装订，页面设置为左 28mm，右 26mm，上 37mm，下 25mm。三、上行文在公文处理中文头要向下移动 7 行（三号字体） ，平行文和下行文不需移动文头。第四章 发文办理一、发文办理一般包括拟稿、核稿、签发、用印、分发、归档等。（一）拟稿要做到严肃认真、情况确实、观点明确、条理清楚、文字精炼。公文中数据一般都用阿拉伯数字书写。公文的内容如需使用数字符号标明层次时，其层次的序号是：第一级用一、二、三第二级用（一） （二） （三）第三级用 1、2
9、、3第四级用（1） （2） （3）（二）核稿。由拟稿单位负责人（部长及以上人员）进行核稿。（三）签发。公文一经签发即成定稿，并据此生效。签发人代表发文部门、单位对公文在内容上、文字上的正确性负责。重要事项由董事长完成，一般日常事务由总经理完成。急件公文，签发人如果不在公司，可通过电话联系，请示同意后，可先发文，再补办签发手续。（ 四 ） 用 印 。 凡 公 文 一 律 加 盖 公 章 。 所 盖 印 章 必 须 与 发 文 落 款 名 称 相 一 致 。（五）分发。由文秘人员按规定份数和发送范围发送，并当面签收。重要的和有办理时限的公司内部发文必须一一送交签收。（六）归档。由文秘人员在分发各单位、部门后，将原件归档。第五章 附则本办法自发布之日起执行，原公文处理方法自行废止。
