1、http:/ 01062710356 62717785协同办公系统产品说明书（Domino 平台）北京六仁科技有限公司010-62710356 2008 年 3 月http:/ 01062710356 62717785目 录1. 系统简介 12. 系统功能说明 12.1. 个人工作平台 22.2. 信息发布 32.3. 公文管理 32.4. 电子印章 42.5. 申请流程 52.6. 会议管理 62.7. 归档管理 72.8. 内部资源 72.9. 邮件管理 72.10. 合同管理 82.11. 后台管理 83. 系统价值 94. 系统体系结构 95. 运行环境 1011. 系统简介北京六仁科
2、技有限公司是北京中关村园区的高新技术企业，业务涉及企业信息化、电子政务等领域。六仁科技秉承中国传统文化，以忠、信、智、礼、义、恕作为企业文化的核心，提倡受人之托，忠人之事，以诚信为本。公司立足为企业客户和中国政府提供优质的信息化服务，开发了一系列具有自主产权的软件产品。通过对用户需求的充分理解，六仁科技开发了基于 DOMINO 平台的协同办公系统（简称 OA） ，系统采用 B/S（浏览器/服务器）架构，主要包括日常办公、个人邮箱、公文管理、电子印章、会议管理、信息发布、申请流程等功能模块。也可根据用户的具体需求进行定制，以满足各单位个性化的办公信息化需求。协同办公系统用户操作方便，大信息量，界
3、面简洁、菜单和各模块以嵌套式的帧结构显示，我们为用户提供友好的操作界面，可大大提高办公及业务处理效率。2. 系统功能说明协同办公系统是在统一的企业信息平台上实现公文、办公、收发邮件等工作的处理。将日常工作中的申请流程、汇报流程等其它应用也集成到 OA 中，可以有效地提高工作效率，而且也便于跟踪事务流转情况。协同办公系统包含主要的功能模块：1) 个人工作平台2) 信息发布3) 公文管理4) 电子印章5) 申请流程6) 内部资源7) 会议管理28) 归档管理9) 邮件系统10) 合同管理11) 后台管理2.1. 个人工作平台个人工作平台提供给每位系统办公人员一个统一的事务处理平台。图 2.1 待办
4、工作主要功能：1) 待办工作2) 已办工作3) 日程安排4) 工作汇报工作流转到执行人时，在待办工作中即可查看并启动相关内容进行办理。办理完毕的工作，在已办工作中可以查看。在日程安排中用户设置当前工作的安排情况，以及是否需要提醒，即时记录一些简单信息，起到备忘录的作用。3工作汇报模块为用户提供平台，把每周或每月工作情况向上级领导汇报，即时反应工作情况及问题。2.2. 信息发布在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、本月工作重点、公告事项等。能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。图 2.2 新
5、闻公告2.3. 公文管理实现公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等流程自动化，流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题。提供方便灵活的权限设定方法，可按普通、秘密、机密等安全级别和人员访问角色进行文件访问权限控制，确保文件信息的安全。4图 2.3 发文办理主要功能包括：1) 发文办理2) 收文办理3) 外发文办理4) 公文检索：全文检索和条件搜索两种方式5) 收文、发文信息导出到 Excel 文件6) 公文的保管期限、密级管理2.4. 电子印章公文是实现上情下达的法定方式，印章则是文件有效性的表现形式。电子印章是一个与 OA 系统紧密结合的印章后台管理系统，对印章的申
6、请、审批、制作、审核、启用、销毁、监控等进行全面的管理，实现公文传输的保密严肃，防止出现安全漏洞。主要功能包括：1) 电子印章申请2) 电子印章审批3) 电子印章启停用54) 印章监控2.5. 申请流程提供单位各项工作的申请流转审批平台，主要功能有：1) 出差申请2) 仪器购置申请3) 材料外购申请4) 仪器维修申请5) 外协申请6) 用印申请7) 实验室使用申请图 2.4 出差申请出差申请主要是申请人填写出差地点，日期等信息，提交给领导进行审批，领导审批通过后，再由财务部门进行费用批准，流程完成即申请人可以按审批结果领取出差费用并执行。实验室使用申请主要是由申请人起草申请单，其中包括实验室名
7、称、实验目的或事务、实验时间等信息，提交给部门领导审批，再由实验室管理人员安6排确认，最后发回给申请人，申请人就可以在申请的时间使用实验室。其它经费申请流程与出差申请流程类似，主要是在 OA 系统里进行流程的流转，相关领导审批和财务部门办理后，申请人再去财务部门领取经费。2.6. 会议管理主要管理会议相关事务，如会议登记由会议发起者起草，选择参加会议的人员，系统会提醒所有要参加会议的人员，并能打印会议通知，对以往召开的会议进行查询统计，列出个人待参加的会议、已参加的会议等。图 2.5 会议安排主要功能模块有：1) 会议室管理2) 会议申请3) 会议纪要4) 会议查询会议管理主要流程是由组织会议
8、部门起草会议申请单，其中包括会议地点、会议时间、与会人员、会议议题等信息，发送给领导进行审批，审批通过后发送给与会人员接收会议通知，与会人员接收到通知后，给予回复，若不能与会，7注明原因，表单再发送给起草人作为正式会议的参考。会议纪要由会议起草人整理后保存在 OA 系统上，所有与会人员及审批人都能查看。2.7. 归档管理提供与“档案管理系统 ”的接口，实现了 OA 收文库、发文库、阅批件库中的历史数据通过各自“ 接口库 ”分别转入“档案系统”中。档案管理为单位内的各种电子文件提供了集中、统一、安全的管理功能。提供方便灵活的权限设定方法，可按普通、秘密、机密等安全级别和人员访问角色进行文件访问权
9、限设定，确保文件信息的安全。在 OA 服务器中通过视图对待归档公文进行实时筛选，通过 JAVA 程序调用 OA 服务器中的 DIIOP 服务，读取筛选视图中的公文数据进行归档，并对已进行过归档操作的文档设置已归档标志。公文存储方式是把基本信息和附件分别存储。附件以 html 文件形式上传到FTP 指定目录或是以二进制文件形式保存到数据库中，与所属文档关联。归档系统可做定时任务，避开办公时间，以减小对正常办公的影响。2.8. 内部资源主要是单位内部一些信息资源的管理、如规章制度、常用申请表格下载，质量文件等。主要功能有：1) 政策法规2) 质量文件3) 常用表格下载4) 帮助文件2.9. 邮件管
10、理邮件管理模块提供 WEB 方式电子邮件管理所需的基本功能模块。主要功能有：81) 收邮件；2) 发送邮件；3) 邮件管理；4) 附件上传；5) 帐号管理；6) 地址簿管理。邮箱操作界面与 WEB 邮箱类似，每个用户有一个个人邮箱，主要用于在局域网办公环境下收发邮件。系统管理员对每个用户的邮箱进行限额以及附件大小设定，用户可以查看个人邮件，进行回复、删除和数据库压缩等操作。每个用户可以定制一个自己的地址簿，添加常用联系人到地址簿中，方便用户写新邮件时选择收件人。2.10. 合同管理合同管理系统：实现合同拟订、合同编号、审核、会签、签发和归档的电子化办理过程。使合同办理过程更加可视化，管理更具科
11、学性。合同管理系统由三部分组成：J2EE 运行环境提供合同数据库应用系统的信息录入、修改、查询、统计、输出功能；Domino 运行环境提供流程信息的录入、流程的审批和流程的管理；WEB SERVICES 标准应用服务集成接口与企业信息集成平台连接，以实现信息集成。2.11. 后台管理后台管理子系统主要是系统业务模块运行的支撑。主要功能有：1) 组织结构管理2) 用户管理3) 权限控制4) 工作流管理5) 栏目数据管理6) 个人设定管理等。9管理员通过 Notes 客户端对系统组织结构和用户进行管理，用户按照部门树状结构显示所属部门、科室等。每个组织或个人有一个唯一的 ID 号，同名用户也不会出
12、现混淆或者选择人员时不便区分的情况。数据库存取控制列表（ACL）指定人员能否访问数据库。对于可以访问数据库的用户，存取级别和角色决定可以执行的操作。表单存取控制列表与数据库存取控制列表相结合，可以控制用户能否阅读或编辑由某个表单所创建的文档。文档存取域与数据存取控制列表相结合，可以控制用户能否阅读或修改指定的文档。综合这些特性，限制或限定了用户对数据库组件的存取权限。工作流管理是指 OA 应用管理员，新建或修改流程，设置执行人员、执行人权限和后续环节等信息。在一个应用模块里，可以添加多个流程，不同的流程之前互不影响。在系统配置库中，可以添加或修改一级、二级菜单，和改变首页布局样式，实现了系统实
13、施后管理员零开发修改界面，也可以根据使用频率实时修改栏目位置，为用户提供更加友好的操作界面。3. 系统价值DOMINO 软件对于办公自动化应用、电子协作和网络应用开发来说，都是强大和可靠的平台。六仁协同办公系统用多层次的安全和加密控制来确保应用的安全性，与 J2EE 的有机结合扩展了 OA 的功能性，集企业级通信、协作、工作流和 Web 应用功能于一体，能有效提高企业办公的自动化和信息化。4. 系统体系结构本系统是基于 DOMINO 平台，全面采用 B/S 结构，真正做到了客户端的免安装和零维护。通过 Internet 方式实现完全 B/S 系统工作方式，将关心的关键业务数据实时地汇集到主服务
14、器，供领导和各级管理部门及时掌握当前所要处理各项事宜。该系统可以运行于 UNIX、Linux、Windows 系统平台上。系统体系结构如图所示：10D o m i n o 基 础 平 台J 2 E E 基础平台公 文 管 理. n s f 文档型数据库 （ 文档记录数据 ）表示层 （ 基于 B / S 方式系统访问 ）归 档 管 理个 人 工 作 台信 息 发 布会 议 管 理合 同 管 理组织机构和用户管理数据整合存取控制列表( A C L ) 、 权限控制N o t e s W o r k F l o w 、 流程定义 、 分发 、 传递安全套接字层 ( S S L ) 、数据加密文档跟踪
15、信息同步复制申 请 流 程公 文 管 理邮 件 系 统电 子 印 章内 部 资 源后 台 管 理通过 D B 函数 、 l o t u s S c r i p t D a t a O b j e c t ( L S : D O ) 访问关系型数据库 如 O r a c l e / D B 2用户整合图 4.1 系统体系结构图5. 运行环境1) 服务器的硬件环境：CPU：建议 PIII 1G 以上；RAM：建议 1G 以上；DISK：10G 以上的可用硬盘安装空间。2) 客户端 PC 硬件环境：CPU：建议 PIII 1G 以上；RAM：建议 512M 以上。客户端 PC 软件环境：操作系统：Windows98 以上版本操作系统、Linux 操作系统；11浏览器：IE。
