1、安徽医药招标中心医药电子商务交易系统用户使用手册软件开发：安徽省医药招标中心 手册编号：OPV1-04用户角色：采购方（医疗机构）发布日期：2008 年 9 月安徽医药招标中心目 录1 商品说明 .12 业务流程说明 .22.1 采购药品目录 .22.2 采购方制定采购计划、发送订单 .22.3 配送企业确认订单 .22.4 电子合同的生成 .32.5 药品的发货、到货确认 .32.6 药品的退货、退货确认 .33 名词解释 .34 通用操作方法说明 .44.1 页面按钮说明 .45 功能操作 .65.1 登录与退出系统 .65.1.1 登录 65.1.2 退出 75.1.3 取回密码 75.
2、2 设置管理 .95.2.1 界面设置 95.2.2 用户密码修改 95.3 企业信息子系统 .115.3.1 本企业信息查看 115.3.2 企业信息综合查询 125.4 交易产品 .125.5 合同成交子系统 .165.5.1 电子合同 165.6 订单管理子系统 .185.6.1 制定采购计划 185.6.2 药品到货确认 205.6.3 退货处理 225.6.4 交易记录查询 245.6.5 交易客户管理 245.7 结算子系统 .255.7.1 应付帐款管理 255.7.2 已付款管理 255.7.3 企业累计信息 266 系统要求 .277 软件声明 .278 技术支持 .28安徽
3、医药招标中心第 1 页1 商品说明安徽省医药电子商务系统（以下简称“商务系统” ）为独立的第三方药品电子交易平台，为医疗机构、药品生产企业、药品经营企业的药品交易提供服务, 并致力维护交易各方利益的均衡，是一个完全开放、公开、公平、公正的医药电子交易系统。同时监管部门可对药品流通进行全过程跟踪和处理，实现从药品品种相关数据搜集处理、药品生产（经营）企业资质审查、药品交易全程实时监控，以保证药品交易的规范、便捷、有效。交易系统设置四个角色，分别为政府监管部门、运营商、采购方、配送企业；政府监管部门包括纠风办、卫生、药监、物价等政府相关部门，运营商为交易系统的建设者，即安徽省医药招标中心，是交易系
4、统的日常维护和商业运营的主体；采购方为非盈利性和盈利性医疗机构；配送商为承担药品销售及配送的药品经营企业。本使用手册适用于采购方(医院)角色。安徽医药招标中心第 2 页药品采购系统包括权限管理子系统、交易产品、企业信息子系统、订单管理子系统、合同成交子系统、结算子系统、监管中心。权限管理子系统包括用户，用户权限分配；企业信息子系统包括生产商、经销商、配送商、医疗机构、企业信息综合；交易产品包括：交易产品、医院采购目录；订单管理子系统：制定采购计划（买方） 、供应商确认订单（卖方） 、药品发货处理（卖方） 、药品到货确认（买方） 、退货处理（买方） 、商家退货确认（卖方） 、交易记录查询、交易客
5、户管理等功能模块；合同成交子系统包括合同成交（数字签名）模块；交易结算子系统包括应收帐款管理、应付帐款管理、已收款管理、已付款管理、企业累计信息管理、交易服务费管理；监管中心包括投诉处理、信息发布、市场与交易处理等模块。2 业务流程说明2.1 采购药品目录明确采购商品的范围、采购商品的配送企业。数据来源为政府指导下的药品集中招标、药品限价竞价等项目的执行结果，其中有商品的采购价、零售价、默认的配送企业等等。2.2 采购方制定采购计划、发送订单采购方制定采购计划：采购方已确定本企业欲采购商品的范围和相应的配送企业，然后由此来挑选商品进行拟定采购计划，填写药品名称、采购量后保存。由采购方的管理者审
6、核后，系统会自动按照不同配送企业对采购计划进行拆分，生成多张订单，并自动发送。2.3 配送企业确认订单配送企业进入交易页面，点击进入供应商确认订单，即可对采购方发过来的订单进行阅读并处理，对于没有库存的商品做缺货处理；对于有充足货源的商品，应满足所有的订单量，填写的出库数量应当等于订单量；对于货源不足安徽医药招标中心第 3 页的商品，可和买方沟通后，先满足一部分的订单量，填写的出库数量应当小于订单量。2.4 电子合同的生成交易环节中电子合同的产生依赖两个环节：一个是配送企业确认订单，另一个是采购方对订单进行审核，双方审核通过的订单，即生成电子合同。当采购方常规要素设置中合同审核条件设置为自动通
7、过确认时，只要配送企业确认的订单，即可直接生成电子合同。2.5 药品的发货、到货确认电子合同生成以后，配送企业确认商品正式出库，并实现分批发货。采购方在采购订单的到货确认界面可以用来对配送企业的发货情况进行确认；如果部分商品数目有偏差，可输入真实到货量，其余缺失的数量，就会产生差异处理列表返回给供应商。应收应付的金额根据实际到货情况形成。2.6 药品的退货、退货确认退货：如果采购方对某些商品想要进行退货操作，可以点击进入采购退货单，选择某些商品进行退货。退货确认：配送企业收到采购方的退货商品后，在网上的药品退货确认模块进行商品和数目的确认，审核通过即表示认可了退货的条目和数量。3 名词解释采购
8、计划：采购方通过网上系统制定的采购商品列表和数量。订单：采购方制定好采购计划审核通过后生成订单，系统按不同配送企业拆分采购计划，生成订单，同时生成唯一订单号。合同：经配送企业和采购方双方确认后的订单，称为合同，具有法律效应。安徽医药招标中心第 4 页4 通用操作方法说明4.1 页面按钮说明【新 增】单击 按钮，打开一个新增编辑窗口；【保 存】选中一条数据后双击，或打开一个显示选中数据详细信息的编辑页面，修改后点击保存按钮；【删 除】选中数据后，在其首行打勾，如果当前数据符合系统约束的条件，单击按钮，删除所选数据；【统 计】单击 按钮，可选择已提供的分类汇总模版，根据需要设置查看分类汇总报表；【
9、更 多】单击 按钮，显示如下可操作按钮菜单，选择需要的按钮执行对应的操作；图 1.1.1 更多【统 计】单击统计按钮，可选择已提供的分类汇总模版，根据需要设置查看分类汇总报表；【导 出】单击“导出” ， 打开一个导出编辑窗口，可用系统默认的文件名或自定义文件名，设置导出文件类型（Excel 、CSV 、文本文件）导出，可以链接查看导出目录；【打 印】单击“打印” ，根据缺省或选择的模板打印当前页；【导 入】单击“导入” ，打开一个导入编辑窗口，导入 Excel 文件，批量创建数据，可以提高工作效率，但请注意导入使用的 Excel 文件格式。导入的 excel 文件格式可通过下载模板得到。同时文
10、件的容量上限为 1MB,超过 1MB 的文件必须拆分成多个文件；安徽医药招标中心第 5 页【复 制】选中某条数据后在其行首打勾，然后单击“复制” ，等同打开一个新增的页面，所有值都默认为所选数据行，可以根据需要编辑后保存；【短 信】单击“短信” ，将指定表单的内容在指定时间或定期发送到用户的手机上；【批量新增】单击“批量新增” ，打开一个批量新增编辑窗口，可以同时编辑 20 条数据，比新增工作效率高；【修改选中行】在选中某些数据行后，单击“修改选中行” ，打开一个修改页面，填写需要修改的数据后提交。所有选中行的部分值都会按照修改内容发生改变；【修改结果集】打开一个批量修改页面，填写后提交。所有
11、符合查询条件的数据行都会按照修改内容发生改变；【刷 新】单击 按钮，与服务器交换数据，更新当前页面；【保 存 行】单据 按钮，保存输入数据并且在特定情况下打开新的页面添加明细数据。【复 制 到】单击 按钮，打开一个复制编辑窗口，复制数据库现有的数据，节省了重复工作的时间；【提 交】单击 按钮，提交当前编辑的数据；【查 询】在上面查询页面填写好条件后，点击 按钮，在下面的页面显示满足条件的结果；【设置模板】单击 按钮，打开一个设置模板页面，编辑后保存，以后在此页面新增时，就会以此模板的样式显示；【关闭窗口】单击 按钮，放弃对当前数据的编辑操作，并关闭编辑窗口；【增加批注】单击 按钮，在新窗口打开
12、批注编辑页面为该页添加或修改批注。用户可以在系统中对任何对象添加批注，只要有权限查看此对象。批注可以新增，但不能修改和删除。最后一个增加的批注将直接显示在相关的对象的界面上。由于批注的不可撤销性，批注可以作为用户对对象签名的手段。【当前过滤设置】如 所示的表示当前显示数据满足的过滤条件；安徽医药招标中心第 6 页5 功能操作5.1 登录与退出系统5.1.1 登录打开首页如下图所示，在页面左侧用户登录处直接点击“登录”按钮进入“登录”页面，点击进入登录的界面如下图所示：输入用户名和密码，点击登录按钮，就可以进入管理页面了。安徽医药招标中心第 7 页5.1.2 退出登录成功后，可随时点击页面上方导
13、航栏的“注销”按钮来注销用户登录身份如下图所示，也可以随时点击“首页”按钮返回登陆后首页如上图所示。5.1.3 取回密码如果忘记密码后，点击取回密码按钮就可以取回密码了。点击取回密码按钮，如下图所示：填上相应的内容，如下图所示：安徽医药招标中心第 8 页点击下一步，如图所示：填上在第一次登录的时候系统让您输入的问题与答案。如下图所示：点击下一步，如图所示：填上新密码，密码要保持一致。如下图所示：点击确定，如下图所示：这样密码就好了，就可以用新的密码登录了。登录后进入子系统在系统导航栏目下点击“密码找回设置” ，如下图所示：安徽医药招标中心第 9 页在此页面上增写您便于记忆的问题和答案，按“确定
14、”按钮提交后此次设置已完成。5.2 设置管理5.2.1 界面设置登录后请点击页面上方导航栏的“设置”按钮来进入设置页面，我们的系统为您提供六种不同的颜色的界面，您可以根据自己的喜好来选择自己所喜欢的颜色界面。如下图所示：5.2.2 用户密码修改登录后，在系统导航栏目下您可以看到左侧有“修改密码” 、 “密码找回设安徽医药招标中心第 10 页置” 、 “我的文件夹”三个子栏目，如下图所示：点击“修改密码”子栏目，您就可以进入修改密码页面了，修改密码页面如下图所示：页面中间是密码修改口，输入新密码后确定即可成功保存修改，系统要求密码必须为数字、大小写字母组合，最小六位，不支持空格，有效期一年。另：
15、登录后，在页面右上角点击设置链接，进入设置页面如上图，然后点击右下角的修改密码链接即可进入修改密码页面，这样我们也可以修改密码了，修改页面如下图：页面中间是密码修改口，输入新密码后确定即可成功保存修改，系统要求安徽医药招标中心第 11 页密码必须为数字、大小写字母组合，最小六位，不支持空格，有效期一年。在修改完用户名和密码以后，请重新登录，以使新用户名和密码生效。边界值：密码位数边界值为0,165.3 企业信息子系统5.3.1 本企业信息查看采购方（医院）登录后，如下图所示：点击“公共基础” ，打开“医疗机构”如下图所示，即可查看本企业名片。双击此条信息就看到现有的企业完整信息。如下图所示：5
16、.3.2 企业信息综合查询点击打开“企业【综合】 ”，即可查看所有企业名片、完整信息。通过上面安徽医药招标中心第 12 页的查询条件进行过滤查找。如下图所示：查找方式包括：全称（模糊查找） 、简称（模糊查找） 、机构编码、经营许可证（模糊查找） ，企业根据自身填写一项或者多项的查询条件，查询条件的关系是“与”的关系。5.4 交易产品5.4.1.1 交易产品本系统所能用到的产品都是从药招集中采购所入围的产品，没有入围的产品是无法进入该交易产品中的。但采购方可以在这交易产品栏里查到任何可以需要的类似的产品。如下图所示：用户可通过上面的查询条件进行过滤查找，找到相应的产品。如下图所示：安徽医药招标中
17、心第 13 页5.4.1.2 医院采购目录如果医院需要采购某种药品，医院制单员可以在此界面上添加相应的采购目录。点击医院采购目录在点 后，如下图所示：选上相应的选项，采购目录编码是医院自己为了便于自身企业管理而设的编码，点击保存如下图所示：点击关闭按钮，再点击 后如下图所示：医院制单员也可以通过导入的方式进行批量新增采购目录。本系统所有的页面都提供了 excel 批量导入功能，点击更多如下图所示：安徽医药招标中心第 14 页选择导入。首次导入请点击“下载模板” 。见下图所示。保存模板后，把数据输入下载的模版 excel 后，保存。点击浏览，找到本地已经刚输入好采购目录的 excel 表格，点击
18、“导入”按钮，系统自动进行字段读取和匹配。如果没有错误，系统会显示成功导入。否则系统会显示出错误数据集，并给出错误类型描述，请操作者按照提示找到未成功导入的采购目录，了解原因，以便再次导入。为了提高导入速度，减小出错可能，我们建议每次导入的商品尽量不要超过 500 条。注意：以下几种情况下，商品信息导入时会提示出错A 中文符号和英文符号的区别B 相应的配送企业不属于有效配送企业C 某采购目录在本医院的采购目录中已经存在D 产品编码重复成功导入的采购目录会进入该医院采购目录，返回采购目录列表界面可以查看到所有已经添加好的采购目录，并进行查缺补漏、剔除不需要商品的操作。这样医院如果缺少采购目录上的
19、产品，就可以制定相应的采购计划。安徽医药招标中心第 15 页医院制单员也可以对所做的采购目录进行相应的修改。有两种方式：一是双击要修改的采购目录单，如下图所示：二是点击 如下图所示：修改完后点击保存，然后再点击 使其恢复到只读的模式。医院制单员也可以对其进行删除，只要选中要删除的采购目录，点击删除按钮，那条采购目录就会被删除了。5.5 合同成交子系统5.5.1 电子合同电子合同是采购方（医院）与配送方进行交易产品所签订的电子合同，为以后产品交易提供依据。医院人员点击交易系统树型结构下的合同成交子系统-电子合同，界面如下图所示：安徽医药招标中心第 16 页医院人员点击“新增”按钮，如下图所示：填
20、上相关内容，以及要采购的药品目录，点击 如下图所示：然后点击“签名”按钮，如下图所示：安徽医药招标中心第 17 页再次点击签名按钮出现如下对话框：按确定后，此次签名就已完成。回到电子合同页面，在页面上甲方已签章显示为：是，甲方签字人和甲方签字日期系统将会自动填上。如下图所示：安徽医药招标中心第 18 页医院人员也可以在补充条款中，填上相应的细节。这样医院方签名已完成，等待配送商的签名，只要配送商确认签名后，系统会自动的将此单据设为提交状态，此合同就不能更改。这样，电子合同就自动生成了。如下图所示：只要合同还是未提交状态，医院就可以更改和取消此条合同，但配送商是没有权限更改合同的内容，只有签名的
21、权限。另医院想取消此次合同可以按 ，进入取消签名页面，如下图所示：点击取消签名按钮后出现下图所示对话框：安徽医药招标中心第 19 页按确定后此次合同就正式取消了。5.6 订单管理子系统登录成功后，可以点击进入交易系统进行药品交易操作，下面结合流程图详细介绍每个子模块的功能特点和操作方法。5.6.1 制定采购计划流程：医院根据实际的需求制定采购计划后，提交，然后经由本医院审核后发送。点击订单管理子系统下的子菜单制定采购计划，进行相应的增加采购计划。手工新增。点击“新增”按钮：如下图所示：填上相应的内容，点击“保存”按钮后，如下图所示：安徽医药招标中心第 20 页然后新增相应的采购计划单明细，只要
22、填上采购目录编号，药品可以不填会在保存后自动查找出相应药品，添加到药品栏中。点击“保存行”按钮，如下图所示：再点击“保存”按钮，如下图所示：也可以做多个采购计划单明细。然后点击“提交”按钮，系统会提示是否要执行此动作，如果点否，系统还回到上面的界面，如果点是，系统会再提安徽医药招标中心第 21 页示出：该计划单已下单，商家正在确认中。点确定后会显示如下图所示：制定采购计划可以由医院的制单员进行添加，也可以由主任进行添加，但采购计划保存后，必须由医院的主任经过确认后，选中所要提交的行，点击“提交”按钮后，如下图所示：然后双击你所选中的行就可以查看订单已经提交页面了，如下图所示：在提交前，制单员或
23、医院主任可以对其进行修改和删除，一旦被提交，就不能修改了。提交后，就等着供应商进行确认了。5.6.2 药品到货确认医院采购员或者主任点击订单管理子系统药品到货确认，如下图所示：安徽医药招标中心第 22 页绿颜色的单据表示已经确认过的全部到货药品。黑色的单据表示还没有完全确认的到货药品。双击上图第四条，如下图所示：因为医院的采购计划单，计划采购该药品数为 100，而发货方由于某种原因只发了 50，所以未到货列表的界面上显示了该条信息。现在到待入库列表界面如下图所示：医院收到该药品的具体数量后，就在到货数量栏里填上相应的数量。点击“保存”按钮，此单据的状态已改变，已经到了已到货列表栏里，如下图所示
24、：在订单明细综合列表，如下图所示：安徽医药招标中心第 23 页如果配送商发货的数量小于采购计划数量，而医院又不想要该药品剩余的数量，可以点击“作废”按钮，如下图所示：结果如下图所示：系统会自动地将此单据传到配送商的界面上。而且在订单明细综合列表里也做了纪录，如下图所示：如果待入库列表上的数额与真正到货的数量有差距，可以在该栏里填上相应的数量，保存后，会产生差异处理列表，传到配送商的界面上等待确认。这样药品采购就完成了。5.6.3 退货处理如果发现配送商的药品有质量问题或者有其他原因的话，医院可以将配送商发的药品退回去。点击订单管理子系统退货处理，界面如下：点击“新增”按钮如下图所示：填上相关数
25、据，点击“保存”按钮后，如下图所示：安徽医药招标中心第 24 页添加采购退货单明细，在下面填上要退的相应药品以及退货数量，然后点击保存如下图所示：关闭窗口如下图所示：选中未提交的单据，点击“提交”按钮后，如下图所示：这样采购方（医院）就可以等待配送商对此单据进行同意确认。如果配送商已确认，如下图所示：因双方商议过采购方（医院）的退货单被配送商驳回，驳回后的页面如下图所示：安徽医药招标中心第 25 页医院制单人员可以删除此次退货记录。5.6.4 交易记录查询采购方（医院）点击子系统中左边树型结构中的交易记录查询，界面如下图所示：采购方可以通过上面的查询条件来进行查询。双击箭头所指的那条记录就可以
26、查看到此次交易的详细信息。如下图所示：安徽医药招标中心第 26 页5.6.5 交易客户管理采购方（医院）点击子系统中的左边树型结构中的交易客户管理，界面如下图所示：采购方可以通过上面的查询条件来进行查询。双击箭头所指的那条记录就可以查看到此次交易的详细信息。界面如下图所示：5.7 结算子系统目的：通过网上交易系统，对已经成功签订药品交易合同中采购方（医院）到货确认药品进行付款结算。通过银行的系统接口完成支付，减轻用户奔波银行的辛苦，避免现金交易带来的风险。5.7.1 应付帐款管理采购方（医院）在收到配送商的药品并且确认后，对于采购方（医院）来说，系统会自动会按照交易价产生相应的应付款，而采购方
27、如果提出退货的申请，并且配送方同意接收退后，系统也会自动产生相应的应付款。注意：金额为正数的表示：该医院要付给配送商的钱；如果为负数，则表安徽医药招标中心第 27 页示为由于退货产生的金额。采购方（医院）在点击结算子系统应付款管理，界面如下图所示：其中：订货单产生的应付单据如下图所示：由退货单产生的单据如下图所示：5.7.2 已付款管理该界面的目的为采购方(医院)根据采购单，医院在已付款管理进行的填写一系列的账目和退货成功后，配送商还款的信息，他们的金额为负数。点击已付款，界面如图所示：手工新增如下图所示：保存如图所示：安徽医药招标中心第 28 页关闭窗口如图所示：然后选择该项进行提交，就会在企业累计信息里产生相应的记录，如下图所示：在未提交之前，可以进行修改和删除。也可以进行批量导入。提交后此信息不可以删除和修改。5.7.3 企业累计信息这是一个查询企业在本系统运营后发生的应收、应付、已收、已付的模块，可以通过关联企业（配送商）查询到已往的累计账务。如下图所示：查询条件：关联企业（配送商）如下图所示：流程：点击交易累计信息。上面显示查询条件，输入条件后，点击查找即可。如下图所示：
