1、高档物业管理软件使用手册 第 1 页 共 60 页 本源码下载地址：http:/ *高档物业管理 信息系统 202 版 用户手册 北京*信息技术有限公司 202年 06月高档物业管理软件使用手册 第 2 页 共 60 页 目 录 第一章 物业管理软件的基本操作3 1.1 系统的安装、启动、退出.3 1.2 基本操作4 第二章系统维护5 2.1 功能简介及操作流程.错误！未定义书签。 2.2 操作应注意事项.错误！未定义书签。 第三章经营管理系统错误！未定义书签。 第四章收费管理系统.29 第五章通讯管理.41 第六章车场管理系统.47 第七章库存管理.错误！未定义书签。 第八章工程管理.54
2、第九章经理查询.60高档物业管理软件使用手册 第 3 页 共 60 页 第一章物业管理软件的基本操作 系统概述 1.1. 系统的安装、启动、退出 本节主要讲述写字楼物业管理软件的系统组成、运行环境、 安装方法及系统的启动。 1.1.1. 系统的组成： 写字楼管理软件系统由安装程序、用户手册、产品保证书等组成。 硬件平台： 硬件环境：PC586 以上微机，内存 16M 以上，光驱、鼠标，打印机，软件安装所需硬 盘空间 100兆以上。 网络版硬件还需要网卡、网线等 系统环境：WINDOWS 95/98/2000/NT/XP 数据库环境：MSSQL SEVER7.0/2000 1.1.2. 系统安装
3、 启动 WINDOWS95/98，进入资源管理器，将本系统安装光盘插入光驱，用鼠标双击 SETUP.EXE 安装程序，按照提示，逐步安装；或直接进入（运行）窗口，键入 SETUP.EXE 并指明路径，进行安装。 1.1.3. 系统的启动 启动系统，双击本套物业管理软件图标即可登陆界面如图 1.1 所示： 图1.1员工登陆 要进入系统，需要键入你的用户名和密码，并且选择相应的费用归属公司，第三个选择 项是为了满足多个公司共同管理一个写字楼而设置的， 例如发展商和物业公司共同管理一个 写字楼，产生的费用要归属不同的公司。点击确定，用户名和密码都正确，方可进入系统。 进入后界面如图 1.2：高档物业
4、管理软件使用手册 第 4 页 共 60 页 图1.2 系统界面 1.2. 基本操作 本系统各功能模块使用统一的 Windows 的资源管理器的风格界面，各子系统主界面均 提供菜单、快捷按钮、弹出菜单；各功能基本都可通过菜单来实现，也可以通过弹出菜单来 实现。弹出式菜单如下： 图1. 2 弹出菜单界面 另外，只要拥有相应的权限，所有信息均可以做修改、删除、插入等操作。 说明： l 系统支持软件包括：Office97/2000、SQL Server 7.0/2000； l 软件要求系统时间格式设置为：HH:mm:ss 日期格式设置为：yyyy.MM.dd 显示属性 要求颜色 16位色、屏幕区域：8
5、00*600 象素； l 操作本物业信息系统软件之前应能熟练应用WINDOWS95； l 操作时注意屏幕提示，看清屏幕提示后，再进行操作，以免造成操作上的失误。高档物业管理软件使用手册 第 5 页 共 60 页 第二章 系统维护 系统维护 2.1 概述 本章主要介绍系统维护模块的功能及操作方法。 下面我们先进入系统维护子系统看一下界面如图2.1所示： 2.1 系统维护主界面 2.2 功能简介及操作方法 主菜单条的项目有：安全、日志、设置、数据、帮助。在下面我们来分别介绍。 2.2.1. 安全 安全包括功能有：新建用户、新建用户组、打开、删除、权限设置； 操作方法：用户和权限的设置与WINDOW
6、S NT 的使用方法非常相似,是以组为单位进行权限 设置。操作步骤如下： (1) 先来单击安全菜单下的新建工作组 ，界面如图 2.2： 图2.2新建工作组 (2) 单击安全菜单下的新建用户 ，输入用户名称及密码等详细信息。如图2.3:高档物业管理软件使用手册 第 6 页 共 60 页 图2.3设置用户 （3）建好用户组或用户信息后，点击确定保存，再来选择用户或工作组，以为用户选 择工作组为例，点击图 2.3 界面中的工作组 ，出现界面如图 2.4，选择之后点击确定。 图2.4为用户选择工作组 （4）以组为单位为一组用户分配权限，在该组中用户的权限是相等的。界面如图2.5： 图2.5权限设置 选
7、中用户组之后， 将右边 SmartProperty下的选项选中， 该组用户就拥有了该项的操作权限， 选项之前的+表明该项下还有很多子选项，如库存管理，如果要具有此模块的全部权限， 那就要将所有子选项都选中。高档物业管理软件使用手册 第 7 页 共 60 页 2.2.2 日志 日志菜单包括当前连机用户 、 用户使用记录 、 系统运行日志三个功能。通过此 功能我们可以看到当前使用本系统的用户有那些， 以及检查用户使用本系统的记录情况，以 便查询用户是否进行过非法操作以及对本系统进行过破坏。 通过查看系统运行日志可以明确 了解到用户对数据库的详细操作，包括数据的增加、修改、删除等。 2.2.3 设置
8、 这个菜单的主要功能是进行系统的初始化设置。 界面设置：包含显示设置和代码维护； 代码维护的功能是为界面显示中有下拉列表的字段赋值； 财务设置：包括币种设置、财务科目设置、收费项目设置、 消费站点设置以及应收费 用审核设置，通知书设置。 l 此处的收费项目设置是整个系统中的第一级收费项目，也就是公司一级，以后牵涉 用到的费用都是从这里选取； l 消费站点设置是把可以临时收费的部门及费用项目在这里按一定的编号规则设置 好，以后收费时只要选择编号就可以调出此项费用； l 费用审核设置是为此项费用设置审核人， 费用只有在这里进行设置之后，此项费用 在审核时才能够看到。 l 通知书设置有两个功能，一是
9、为不同的费用归属者设置不同的账单，比如发展商缴 费通知单，拿到此类通知单的客户所缴的费用归发展商，物业缴费通知单，此类账 单所出的费用归物业。第二个功能是为不同的账单设置不同的收费项目。 下面对这些用法进行详细地说明： 2.2.3.1 界面设置 2.2.3.1.1 显示设置 显示设置是可以满足用户的 DIY 要求，显示界面上除了一定量的系统字段以外，用户 还可以自定义字段的内容和安排界面上字段的顺序。点击设置菜单中的显示设置 ，在出 现的窗口中选择您需要 DIY 的窗口，如： l 保存界面按钮，您在做了改动之后，必须点击保存； l 新添加字段按钮； l 删除字段按钮； l 字段属性设置，打开此
10、窗口，您可以定义字段的位置和大小； l 字段重命名； l Tab 键的顺序； l 字段左对齐； l 字段右对齐； l 字段下移； l 字段上移动； l 允许拖动， 点击此按钮之后鼠标就会变成小圆圈， 这是您可以选择任意字段来进行拖动， 指到整个界面您满意为止，再来点击一下此图标之后，鼠标转为正常。高档物业管理软件使用手册 第 8 页 共 60 页 图2.6 单元信息界面 下面我们来看一下新增字段，以添加户型为例，为了方便操作，我们把户型定义为 下拉式字段，这就要先做下一步操作，也就是下面要介绍的代码维护，假设我们已经在代码 维护中添加了户型代码，我们来看界面显示操作，如下图； 图2.7 单元信
11、息设置 大家以后的操作都以上图为例，在弹出此界面之前系统会提示保存，您保存就可以了。 数据类型中有字符型、整数型、小数型及日期型的字段可供选择，根据实际情况来定，如果 需要下拉式可选择的字段， 那就先在代码维护中定义，如果不需要，此项就为空。 确定之后， 您下一步的操作就是运用上面介绍的按钮来完成代码位置的确定。 2.2.3.1.2 代码维护 代码维护能够对系统数据字典进行设置和维护， 数据字典的建立使客户在录入工作中更 加方便、快捷。高档物业管理软件使用手册 第 9 页 共 60 页 操作方法：在左边的维护项目中选择一项，如选择户型 ，在右边对话框中点击新 增代码 ，输入户型类别即可（一个或
12、多个）。我们也可以对任何代码进行修改（重命名）和 删除操作。值得注意的是：左边的维护项目在程序中是不可删除的，我们可以根据需要增 加项目或重命名项目，但是不允许做删除操作。代码设置完成后，在显示设置中选择 需维护字段，如图 2.7 单元信息设置中，在代码维护项目中选择户型 。代码维护界面如 图 2.8: 图2.8维护代码设置 2.2.3.2 财务设置 2.2.3.2.1 币种设置 币种设置界面如图 2.9： 图2.9 币种设置 操作方法：如新增一种货币，只要点击新增币种按钮，正确输入新增币种名称即 可。另外，我们可以对已有币种进行修改或删除操作。 2.2.3.2.2 财务科目设置高档物业管理软
13、件使用手册 第 10 页 共 60 页 财务科目设置主要是为了与应用财务软件接口而设计的。物业公司可以根据自身的 情况来设置不同的财务科目。 操作方法：用户只需根据需要对财务科目进行增加、 修改和删除即可。界面如图 2.10: （见下页） 图2.10财务科目设置 2.2.3.2.3 收费项目设置 操作方法：菜单设置财务设置收费项目设置 点击收费项目设置进入费用设置界面；如图2.11 图2.11收费项目设置界面 这是系统收费的第一级收费设置，凡是以后要用到的费用都要在这里先定义好，下面一 级的费用要从这里来选择，第二级设置也就是合同费用设置的默认值就是从这里取得的。点 击新增 ，会弹出费用设置窗
14、口，我们来具体看一下此窗口的意义，如图 2.12： 费用名称：具体物业要收的费用，比如租金，电费，租赁押金，保安费等等；高档物业管理软件使用手册 第 11 页 共 60 页 英文名称：如果要打印中英文对照的缴费通知单，就要把费用名称对应的英文填上，否 则，这里可以为空； 押金： 属于最后要返还给客户的费用，如果此费用需要返还就要把押金前面的方框 选中，设立返还标志； 计算方式：指费用的组成方式，是单价、单价*读数还是单价*面积，由具体情况来定； 费用归属：指所收的费用是属于哪一家公司，比如是发展商还是物业； 交费期限：费用最迟在哪一天交齐，包括这一天； 超过缴费期限将计算滞纳金：如果是，请把方
15、框选中，否，跳过； 滞纳金项目：如果方框被选中，那就在此下拉框中选择滞纳金，否则，可跳过； 滞纳金费率：如果要交滞纳金，那就把费率填上，比如收百分之三，就填0.03； 滞纳金起算日期：从哪一天开始算滞纳金，包含这一天； 手续费项目：主要是指外币与人民币的差价，比如客户付了 100美元的支票，这一天的 汇率为 8.288，几天之后这笔款到帐，这时银行的兑出汇率为 8.277，这样 就产生了一笔差额，如果这个差额要由客户来补齐的话，就在下拉框中选手 续费； 返还方式：这里有三个选项，不返还、返还单元业主、返还代收公司。返还单元业主是 指押金一类的费用，返还代收公司是指物业外包的项目，比如将清洁外包
16、给 清洁公司，那这笔费用的一部分是要归清洁公司的。 代收公司：是指项目外包的单位； 提成比例：给外包单位的费用我们物业按百分比的多少来提成；高档物业管理软件使用手册 第 12 页 共 60 页 2.12收费项目设置 说明： 1. 除了系统给出的费用项目之外，我们在设置时最好把滞纳金和手续费这 两项费用先设置好以便被后来使用。 2.这里费用设置的内容力求准确，因为它适合大多数第二级合同费用的设 置，如果有具体的合同费用不适合这里的规则，可以在第二级费用设置 时进行修改，如果适合，则在第二级可以直接读到这里的数值作为默认 值，系统以第二级设置为准。 2.2.3.2.4 消费站点设置 该站点主要是对
17、物业管理公司发生的临时性费用进行设置。包括商务中心、车场、工 程、保洁等各部门所发生的临时费用。这里设置好收费项目之后，在以后收费时只要选择项 目代码就可以调出此笔费用，方便以后的操作，界面如图 2.13： 图 2.13临时消费站点 这里的操作与代码维护处的操作基本一致，不再详述。 2.2.3.2.4 应收费用审核设置 应收费用审核设置主要是对所有费用设置审核的权限及级别。 系统的审核级别设置可以 根据公司的实际情况来进行确定，级别设置的意思是应收的费用首先要经过哪一个部门审 核，那这个部门就设置一级审核的权限，一级审核通过之后，数据如果还要提交给另一个部 门，那么，这另一个部门就应该设置二级
18、审核的权限，系统最多可以进行三级审核。界面如 图 2.14:高档物业管理软件使用手册 第 13 页 共 60 页 图2.14应收费用审核设置 操作方法： l 首先选定所有费用进行审核，一般是要求这里对所有应收费用进行审核，这样可以更好 的预防漏收费用； l 根据公司的实际情况，确定要进行几级审核； l 设定每笔费用的审核人及审核权限，界面如图 2.15，如果该审核人不具有该级审核，那 他就看不到这笔费用； 图2.15费用权限设置 2.2.3.2.5 通知书设置 操作方法：在设置菜单中点击通知书设置,进入界面如图 2.16： 然后根据相应的通知书选择它所包含的收费项目。高档物业管理软件使用手册
19、第 14 页 共 60 页 图2.16费用权限设置 2.2.4 数据 数据菜单弹出的窗口可以对费用进行调整，如图2.17： 图2.17应收费用调整高档物业管理软件使用手册 第 15 页 共 60 页 第三章 经营管理系统 经营管理 经营管理包括：物业档案、客户档案、合同档案、费用审核和业务报表五个子模块。主 要是对物业公司的各种资源（例如：单元、客户、合同等）进行记录、修改、删除、查询、 统计和维护。储存比较完整的房产、客户及各种合同的详细信息、房屋产权产籍资料和物业 公司经营管理资料，以及相关费用项目的建立。 经营管理系统主界面，如图 3.1 所示： 图3.1 经营管理主界面 3. 1 功能
20、简介及操作方法 3.1.1 物业档案 物业档案我们可以通过设置不同的“节点”分为若干个层次（注：最多层次为六层）。 现在我们以设置四个节点为例， 来详细说明一下具体的操作方法。 这四个节点含义即为物业、 楼宇、楼层、单元（房间）。我们必须依次建立。 3.1.1.1 操作方法 物业档案管理主要是对诸如物业、楼宇、楼层、单元等详细信息进行维护和管理。具 体操作包括新增、修改、删除等。系统除了菜单提供这些功能之外，还有菜单下边的一排按 钮，当你把鼠标放在这个按钮上，就会提示出这个按钮的功能，修改时还可以双击选定的内 容直接打开。高档物业管理软件使用手册 第 16 页 共 60 页 3.1.1.1.1
21、 新增 首先，点击左边物业档案图标，刷新到物业的界面。在界面的中间一栏是树形目录，系 统缺省的根目录为所有物业，建立下一级时要选定上一级的根目录，比如我在建立某一物业 时以所有物业为根目录，建立楼宇信息时以该物业的楼宇为第二级根目录， 建立楼层时以该 层的楼宇为第三级根目录，依此类推。建立树形结构的叶子一级时，选择新增单元按钮，其 它的各级是选定相应的根目录之后点击新增节点按钮。节点界面如图3.2: 图3.2新建物业信息界面 正确输入物业名称，确定； 2. 选中树型目录的物业信息 ，点击新建节点 ，在跳出的界面中录入楼宇 名称， 确定 ；如图3.3: 图3.3新建楼宇信息界面 3. 选中树型目
22、录中刚建立的楼宇 ，点击菜单中的新建节点，在跳出的界面中录入楼 层名称， 确定 ；如图 3.4: 图3.4新建楼层信息界面 4. 选中刚建立的楼层，点击新建单元，出现界面如图3.5，在这个界面中的字段内容可 以补充，具体操作是在系统维护中的显示代码，前面已经介绍过了。我们在这里根据物业的 实际资料将下面的内容录入就可以了。下面介绍一下界面Tool Bar中按钮的功能，依次 左起：新建、打开、保存、保存并关闭、另存为；预览、打印、查找；高档物业管理软件使用手册 第 17 页 共 60 页 图3.5新建单元信息界面 依照上面的操作方法，就可以依次建立一套完整的物业档案资料。 3.1.1.1.2 复
23、制 单元复制：在一个楼层里，肯定有若干个单元。我们在新建完成了一个单元的内容后， 还会有很多类似的操作。所以，为了提高工作效率，本系统提供了单元复制的功能。操 作方法很简单，只要打开任意一个新建完毕的单元， 将编号等内容稍加修改，点击另存为 就可以产生一个新的单元。 楼层复制：这里的复制是指直接复制楼层和楼层上的单元。比如我在这个大厦上只建立 了节点 F1 层以及 F1 层上的单元信息，其他各层的单元信息与一层基本相似，那就可以直 图3.6复制界面 接复制。方法是：先选中你要复制的楼层节点，比如F1,在菜单档案中单击复制，弹出界面 如图 3.6，按照你的编号规则确定好编码，单击复制预览，你可以
24、调整你的编码，直到你满 意为止，然后选中你要复制的编号，点击复制就可以了。高档物业管理软件使用手册 第 18 页 共 60 页 3.1.1.1.2 修改 对所有信息选中之后，点击菜单中的打开或者直接双击，就会弹出该纪录的录入时的界 面，在原界面上直接修改要修改的字段并保存即可。 3.1.1.1.3 删除 选中要删除的信息，点击菜单条或Tol Bar中的删除按钮，会出现类似图 3.7 的界面: 图3.7 删除单元 选择“确定”将删除该信息；选择“取消”将放弃删除操作。 3.1.1.2 单元相关信息 在物业档案模块中，我们可以很方便访问到单元的相关信息。如住户、业主以及合同的 详细信息。 选中单元
25、，按鼠标右键弹出下拉菜单可获得该单元的相关信息。如图 3.8所示： 图 3.8单元相关信息 用户可以根据需要切换到不同界面了解所需信息。 3.1.1.3 单元状态图高档物业管理软件使用手册 第 19 页 共 60 页 点击主菜单条图表下的平面示意图，就会弹出入图 3.9 的窗口，所谓一图胜千言，从下 面这张表上， 您可以随时直接了解整个大厦的全局包括面积情况和出租率的高低等以及即时 动态的掌握所有房间的房态变化，只要鼠标放在哪个房间上，我们就可以直接浏览到此房间 的面积情况以及业主和租户的信息并提示出房态。 这张表将动态直观的反映出所有与房屋有 关的信息。下图不同的颜色代表不同的房态：绿，空房
26、；黄，预定房；红，出租房；蓝，自 用房。 图3.9大厦平面示意图 3.1.1.4 查询 查询主要是为了方便用户进行统计分析而设置的。操作方法很简单，点击菜单中的查 询 ，出现界面如图 3.10： 图3.10查询界面 在图 3.10 查询界面中选择相应的查询条件后，按开始查询按钮即可查询出符合条 件的所有记录信息。并可以将查询结果打印出来。如图 3.11：高档物业管理软件使用手册 第 20 页 共 60 页 图3.1查询结果 3.1.1.5 报表 物业档案提供了各种形式报表，用户可以根据自己的需求进行选择。 3.1.2 客户档案 客户档案主要是对业主、租户、预定客户以及其他客户的基本信息（例如：
27、姓名、工作 单位、联系人等）进行维护和管理。 3.1.2.1 操作方法 选中客户档案图标刷新界面。打开与删除的方法与物业档案雷同这里就不再介绍了。直 接点击菜单或Tool Bar中的新建按钮，就可打开新建客户界面如图 3.12，界面中的客户编 号，名称、简称和发单地点是不可为空的字段，简称的规则一般是在简称前面加房间号。其 余的信息最好填写全面，以便后来查询。 说明：在未签订任何合同之前，所建立的客户信息都放在其他客户里。高档物业管理软件使用手册 第 21 页 共 60 页 图3.12新建客户界面 3.1.2.2 查询、报表 同样，在客户档案的界面中，系统也提供了查询、报表等统计功能，操作方法
28、在物业档 案中做过简单介绍，在此不再详述。 3.1.3 合同档案 合同档案管理主要对业主委托合同、客户看房记录、临时合同、正式租赁合同进行维护 和管理，同时也对签署合同后的各项跟进操作进行记录管理。 3.1.3.1 操作方法 首先，点击合同档案图标刷新显示界面，这时您会看到下面的菜单，如图 3.13，其中新 建看房记录、 临时合同、 正式租赁合同和业主委托合同有一些雷同， 下面将以一个过程为例， 有不同的地方加以说明。 图3.13合同档案界面高档物业管理软件使用手册 第 22 页 共 60 页 点击新建XX 合同 ，这时系统都会跳出一个窗口让你选择客户，如图 3.14： 图3.14选择客户 双
29、击客户或选中客户，按打开进入 XX 合同的主界面，在新建所有合同档案时，第一步 弹出的窗口都是选择客户信息， 根据不同的情况到全部客户或者预定客户、 租户或业主中来 找此客户的信息。比如我们来看一下业主委托合同的主界面，如图 3.15： 图3.15业主委托管理合同 从上面的界面中可以看出，业主委托合同由合同详细信息、客户信息、单元信息、收费 项目、费用明细五部分组成。其他合同的内容与业主委托合同的内容基本一致，区别在于单 元菜单下别的合同只有新增单元和删除单元两项， 所以我们就以业主委托合同为例， 来介绍 一下建立合同的整个过程。 下图 3.16 是建立合同的窗口： 界面上的五个页面可以直接用
30、鼠标来点击切换， 客户信息的内容是直接由客户档案的信 息调用过来的，您可以在这里浏览。 按照合同的内容填入委托合同基本信息之后保存。高档物业管理软件使用手册 第 23 页 共 60 页 图3.16业主委托管理合同 2. 合同信息保存后，在单元菜单中点击新增单元 。出现界面如图 3.17: 图3.17新增单元 将房间添加到系统之后，再按照实际情况设置为自用房或出租房， 房间在建立之后必须 作这一步工作，可以出租的房屋才会变为空房。建立了各种合同之后，物业档案处的房态才 会发生相应的变化：红图标代表租用房，绿图标代表空房，黄图标代表预定房。 删除单元是如果合同到期，再到这里来先把房间删除，然后删除
31、合同。 3. 下面我们来看一下费用菜单如图 3.18: u 新增收费项目是针对各个具体合同的收费； u 修改收费项目是对设置好的收费可以重新设置结束日期； u 计算费用是将费用设置好之后必须要经过计算；高档物业管理软件使用手册 第 24 页 共 60 页 u 修改收费明细是针对按规律性设置好的费用做一些调整，比如减免费用等工 作； 图3.18合同费用设置 下面我们来看一下新增收费项目的界面，如图 3.19： 图3.19选择费用项目 l 费用类别，根据费用的一次性和周期性来分别设置， 上图的界面是周期性费用设置 的界面； l 收费项目基本信息包括： 1. 录入费用名称时只要点击后面的带三个小圆点
32、的图标， 系统就会弹出第一 级设置的费用窗口来让你选择； 2. 计算方法会根据你选择的费用来自动弹出默认值； 3. 单价设置，后面带有六种情况，我们分别来看一下：高档物业管理软件使用手册 第 25 页 共 60 页 l /天：是指直接指定一天的价钱作为周期性收费单价； l /月：直接以一个月是多少钱为周期性收费单价； l /平米/天： 以每天每平米作为周期性收费的单价； l /平米/月：以每月每平米作为周期性收费的单价； l /平米：是指以你选定的 n个月为周期每平米的收费单价； l ：是指以你选定的 n个月为单位作为周期性收费的单价； 说明： a) n个月是指你可以随意指定收费周期为多少个月
33、； b) 如果以/天和/平米/天作为周期性收费单位的话，在单价下就 会有两个按钮供你选择，一是每月按实际天数计算， 二是每月按相同 天数计算，这就根据我们物业的具体收费情况来设置就可以了； c) 如果以/月和/平米/月作为周期性收费单位的话，在每日单价 计算方式下会有三个按钮来选择： 一是按每月 30天， 二是按每月 30.5 天，三是按每月实际天数，这也根据物业的实际情况来设置； 4. 选择币种，此合同的费用是以美元、人民币还是港币来计算的； 5. 收款方式，费用是按客户、按单元还是按电话来收取； 6. 交款期限，默认第一级设置的缴费期限，可根据实际情况调整； 7. 收费时间，这里也有三个按
34、钮，一是后收 ：后收是指费用发生之后，根 据费用的实际情况来下的缴费通知单，比如电费；二是当月收：是指这月 的缴费通知单上的费用就是这月发生的费用，比如您要求客户在每月的 5 号之前将包括租金之内的费用交齐，租金就是该月客户应该交的费用；三 是预收：是指本月缴费通知单上的费用是下一个月才发生的费用， 比如我 们要求客户在本月月底之前交来下一个月的租金。 l 单元信息：如果您选定收款方式为按单元，那就要在这里指定单元； l 交费客户：费用的缴费人是合同的所有者还是其他客户，如果选择其他客户，那就 要在右边的下拉框中把缴费的客户选中。 l 费用的启始和终止时间：默认为合同时间，如果与合同时间不一致
35、，可以在合同区 间内修改； l 收费周期：您可以随意选择以几个月为周期来设置费用，当收费周期为一个月时， 还有两个按钮供您选择，一是在计算应收费用时按时间递推，二是在计算应收费用 时取齐。 l 滞纳金：这里的默认值是第一级收费时的设置，如果某一家客户有所不同可以在这 里修改； 下面我们在来看一下一次性收费的界面,如图 3.20： 这里的内容相对简单，界面上的按钮功能同上面周期性费用的功能，这里不再叙述。高档物业管理软件使用手册 第 26 页 共 60 页 图3.20 一次性收费合同费用设置 新增收费项目都设置完之后，必须点击 计算费用 。这样在费用明细项目中就能查 看费用计算的结果。如图 3.
36、21： 图3.21费用明细收费界面 到此为止，一个完整的业主委托合同基本建立完毕。按照此方法，我们也可以建立看房 记录、 临时合同、 正式租赁合同。 不同的是正式租赁合同和临时合同只要添加单元就可以了。 同样，合同档案界面中，我们也设置了查询和报表的功能。用户只需根据自己 的需求进行操作就可以了。 3.1.4 费用审核 费用审核主要包括以下几部分的内容：高档物业管理软件使用手册 第 27 页 共 60 页 l 经营管理模块中发生的所有合同费用； l 收费站点中向客户挂账的临时费用； l 应收费用调整中新增加的向客户挂账的费用； l 在上个月租户交费时可能有的手续费或滞纳金费用； l 能源表中水
37、、电、燃气的费用； l 电话费等。 原则上最好所有的费用都进行审核， 这样在多个人的校正下才能保证费用数据的准确性 和不漏收费用，起到互补的作用。如果有某一项费用在审核时没有出来，那您就要到系统维 护界面中的费用审核设置里去查看是否设置了审核，此操作者有没有审核的权限。 3.1.4.1 操作方法 点击经营管理主界面中的费用审核 ，系统会跳出一个界面，如图 3.22： 图3.22应收费用审核级别选择界面 用户根据自己的审核权限，选择应收费用审核级别（1 级、2 级或者 3 级）后，确定。 进入费用审核界面。如图 3.23： 图3.23费用审核高档物业管理软件使用手册 第 28 页 共 60 页
38、我们来介绍一下这一个界面的功能： 费用期间：是对要审核的费用从时间范围上加以限制，如果方框被选中，表明下面的 时间设置有效。 审核标志：是对费用有没有审核加以区分，如果方框被选中，会根据下面按钮的选择 出相应的费用，比如审核过或未审核的费用，如果方框不被选中，下面的选择就没有意义 了，这里会列出此时间段内所有费用。 客户名称：这里是为了方便查询某一家客户的费用而设置的。只要我们记住这家客户的 一点有效信息输入之后，系统就会查处含有这个信息的所有客户， 缩小了你直接浏览查找的 范围，当然，如果这里要出全部客户的信息，客户名称前面的方框就不要选中了。 费用名称：从后面的下拉框中选择你要查找含有某一
39、项费用的客户及费用情况。如果要 查全部费用，这里就不要选中了。 上面的条件设置好之后，点击刷新，就可以看到相应客户的费用情况了。 我们可以按全部选中按钮来选中全部费用， 或反向选中来取消选择， 或者按住 Carl+A 来选中你要审核的多项费用；选择好之后通过审核 。如果审核完之后发现此项费用有误， 那您就点击已审核 ，再刷新，选中有误的费用， 取消审核即可。如果费用审核之后发 现有错误要修改的话，都先要在这里取消审核才能够修改，修改好之后再来审核。 打印是对根据设定好条件查询出来的项目，按照费用项目生成报表格式，通过打印机打 印出来即可。 费用审核子模块在收费、通讯、车场、库存等模块中都有，功
40、能与这里一致，都将不再 赘述。高档物业管理软件使用手册 第 29 页 共 60 页 第四章 收费管理系统 收费管理 4.1 功能简介 收费管理是系统的核心部分，它的主要功能是解决写字楼物业十分复杂的收费问题。 对 费用进行分类录入，统一审核，统一汇总，发放收费凭证和缴费催款通知书，总结和统计各 类报表。 图4.1收费管理主界面 模块的功能如上图所示： l 计量表设置和计量表表数录入的功能将放在工程模块中进行讲述； l 站点收费处理的是临时性费用，是临时性费用的录入窗口； l 费用审核是所有费用的第一次综合，在经营管理中已经讲述，这里不再重复； l 设置汇率是一单位外币对人民币的比率。 为了适应
41、更大范围的客户，设置汇率这里 是不允许为空的，如果你的写字楼里没有外商的业务，您就在这里设一个对美元的 比率，这对您的数据不会产生影响； l 汇率换算，在生成交费通知书之前必须作这一步操作，数据才可以连续的向下一级 传递，否则生成的缴费通知单上可能费用为零，您只要选择月审年月和所要求以哪 一天的汇率为准，点击开始出现币种转换完成就可以了；高档物业管理软件使用手册 第 30 页 共 60 页 l 应收费用调整，这是一个功能强大的子模块，具有费用的查询、新增、修改、删除、 转账等功能； l 商铺客户销售额录入是针对商场的一个接口； l 生成交费通知书； 下面是通知书等的打印及交费等将在下面一一讲述。 4.2 操作方法 首先，简单介绍一下费用的处理流程： 设置收费项目（在系统维护中）各种费用录入（合同费用、挂帐费用、表数录 入、电话费等） 【由各负责部门录入】费用计算费用审核（1 级、2 级或者 3 级）设置汇率生成交费通知书打印、发放缴费通知书住户、 业主或其它客户缴费发放催款通知书费用返还打印各种报表 4.2.1.1 设置汇率 界面如图 4.2： 图4.2设置汇率 4.2.1.2 汇率换算 界面如图 4.3： 图4.3汇率换算
