1、秘书这个行业让很多人羡慕,却又让很多人望而却步, 因为这个职业的性质决定了要和老 板直接接触,稍有不慎就可能会惹“老虎”发威.下面是几位“先行者”对于如何做个好秘书的经 验之谈,相信会给想做秘书的朋友们一点帮助！ 全能秘书的全部内涵 Monica 年龄：28 岁 任职：4 年 传统观念上觉得秘书是吃“青春饭”的,而我想澄清的是这是一种认识上的误区. 目 前外资企业越来越多 ,秘书是一个企业运作管理中不容忽视的环节.所谓“行行出状元”, 我认 为做一个真正意义上的好秘书要具备很多潜力和素质.现在不是流行复合型人才吗？我想我 们秘书这一职业有时候也需要类似的人才,甚至可以说是“全能型”秘书. 首先
2、,硬件条件是 必不可少的. 掌握一门外语通常指英语,这是最基本的条件；做文秘的人工作在办公室, 文字处理的工作特别多, 所以对一些现代化机器的熟练掌握也是不用多说的最基本的能力, 尤其是电脑. 其次, 秘书的职业道德备受重视 ,每一行有每一行的规矩, 秘书也不例外. 平时工 作中不可避免地会接触到公司的一些内部的文件,保守秘密就显得分外关键. 另外, 秘书是 工作在老板身边最亲近的人,老板出差不便看邮件时,我们要处理一些文件,有时需要立即替 他批复.所以一个好秘书 ,除了讲一口流利的英语、 熟练使用计算机和拟写各种文件外, 还有很 重要的是应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预
3、见能力、一定的决策 能力以及随机应变的能力.这些有时候需要多年的锻炼和培养.所以很多大公司在挑选秘书 时会视其工作经历. 最后, 要讲究公私分明.千万别搞老板秘书恋,真正的好秘书是不会倚仗 这种手段在职场上攀升的 . 沟通最重要 Jessy 年龄： 22 岁 任职： 1年 时常听到一些对秘书 的普遍性描述：聪明、细心、谨慎、考虑周到. 除此之外, 秘书还应该有灵气、有悟性、有团 结能力； 能提出有创造性的建议 ,并且凡事懂得分出轻重.而在我看来, 最为重要的是交际和沟 通能力. 我和领导在一间办公室 ,但是客户们一进门先瞅见我,形象当然很重要.其实不用穿 得很时尚、另类, 只要大方得体就行,仪
4、表看上去舒服即可.我的工作要求我有很好的沟通能 力,不仅要和客户打交道, 还要和公司内部的人员保持良好的人际关系. 领导常说我可以算作 是领导和下属之间的桥梁,夹在上下两级之间,一定要寻求到好的一个平衡点, 正确传达领导 的意思表示,不能让双方产生不必要的误会和矛盾. 做助理、秘书这一行不仅仅等同于打杂、 操办琐碎的事务,其实还要求人员有较广的知识面.在我的工作中, 难以避免要打电话去催客 户支付费用,说得难听点有点“讨债”的味道,但这是我工作的一部分,不得不直面 .现在我也习 惯了这些事务,总结了一套经验技巧,这也是一种沟通的能力. 小心那些潜在的危机艾小姐 年龄：26 岁 任职：3 年 我
5、曾经在一家公司做文秘, 老板是个台湾人.工作辛苦点就算了, 最怕 上司是个好色的半老头 .当我发现他想占自己便宜时,深觉女秘书不好当, 特别碰着这么一个 上司,自己再怎么端庄严谨,有时候也很无奈！上司不好伺候, 更不好得罪, 那时我就隐隐意识 到潜在的危机： 万一工作出了什么纰漏,被他抓到什么把柄, 要么就受其以工作相威胁, 要么就 被炒鱿鱼. 我不会因为想保住工作而失去原则,毕竟我知道我是为了什么而工作, 所以我开始 暗地寻找机会跳槽.一个月后,我就递交了辞呈. 现在我的老板是女的,让我安心许多.我的工 作重心是安排一些重大的会议和活动、 衔接好各种差旅日程、 起草财务或者人事方面的报告、
6、有时候帮老板做一些决定. 但也有烦心之事,我这个女老板性子急起来容易冲人发脾气,通常 情况而言,往往与工作有关.我又一次意识到：万一在老板心情不好时处理不当,要么使老板小 看你, 要么激化双方的矛盾,后果都不好.然而,这还是有办法避免的.我必须学会察言观色, 同 时提高工作能力和办事效率。 如何做好总经理秘书工作？ 如何做好总经理秘书工作？ 没做到位的表现是：上司认为你应该知道，问你时你却不知道，这就说明你这秘书做得 还不到位，还没做好。那么要怎么做到位呢，个人总结为： 1、必须有更多的付出精神，不能太计较工作时间和个人报酬； 2、常用电话号码、重要客户和合作者的联系尽可能熟记； 3、要学会摆
7、弄文件，学会挡案管理，重要文件能随时拿出来，所保存的文件能在 2 分钟之内 找到，近期（半月内）过手的文件要迅速知道其去处； 4、学会记住认人，凡是见过一次面或找过你上司一次的人，一定要记住其容貌和姓名，最 好能在下次见到时，能立即知道这人姓什么，做什么的； 5、应酬活动，场合允许要站在老板身边，轻声提醒上司对面过来准备与你上司打招呼的人 姓什么、做什么的； 6、学会记录，只要在场能记录的一般你就别拉下，说不定什么时候有用； 7、开会一般你只是列席，要记住尽量少发言，如非上司问及，一般不发言，但是一定要将 会议记录一定要全面，尤其是重要发言和会议决议； 8、对内部各部门和人员有调查研究和了解情
8、况的权力，但没有指令权，若转达上司的指令 一定要在下达之前说明； 9、为了写东西，多做标准文本，以备不时之需； 10、对其它同事不可有骄娇之气； 11、无论对上、对下，多用“请”和“谢谢” ； 12、不上网做与工作无关的事，也许别的同事可以； 13、手机永远是振动，网上 QQ 也不要有唧唧的叫声； 14、要细心，学会在小事情上为上司补缺，必要时候需要为上司圆场； 15、上司的失误要适时地提示，温和地提醒； 16、常规性的琐碎事务，妥善处理，必要情况一跟到底，不要让人有半点不放心； 17、对内外任何场合不议论公司、同事是非； 18、不是上司问及，不议论同事的不好； 19、少喝酒，不能醉； 20、
9、对同事言语不能暧昧，对上司绝对尊重。不和上司短信商讨个人问题；21、穿衣服有工装最好，不要为了取悦自己穿太性感的衣服； 22、切不可产生办公室恋情，如有萌芽立即走人； 23、向上司汇报工作或者接受上司安排、指令一定要记得带上笔记本，好记性不如烂笔头； 24、上司的任何安排或者指示，一定要在上司说完后，记录好，没听清楚一定要问或者请上 司重复一次。 25、事很多，别着急，抓紧办，慢慢来。 职场支招：如何做好总经理秘书 职场支招：如何做好总经理秘书? 2010-02-02 清华领导力培训 东方论坛 秘书顾名思义是总经理秘书， 列也就是总经理的日常工作助手， 凛最重要的职责就是为 总经理服务，别从这
10、个意义上来说工作也比较单纯，刡因为只有一个工作核心和重心，刢那 就是围着总经理转。 1、总经理秘书 总经理秘书与办公室行政工作有类似的地方，凇而且很多工作是相同的，凔比如内 总经理秘书 勤、文件处理、档案管理、来人来电接待等，凭都有这样的工作。刧多想想以前怎么工作的， 凇总结一下以往的经验并且发扬光大就好。 2、秘书顾名思义是总经理的秘书，列也就是总经理的日常工作助手，凛最重要的职责 就是为总经理服务， 别从这个意义上来说工作也比较单纯， 刡因为只有一个工作核心和重心， 刢那就是围着总经理转。 3、作为总经理秘书，凚还有一项重要的职责，凴就是桥梁与纽带作用，刟你是总经理 与其他部门、领导、同事
11、的桥梁与纽带，初要通过你来做到上传下达、下情上传，划因此要 忠实地做好传声筒，凿千万不能猜测，函加入自己的理解和东西，凶这一点十分重要。 4、俗话说：总经理秘书不是官，凡见官大一级，凛你所说的一切都代表总经理 ，凳因此说话做事要慎重，净不能信口开河，凟不懂就问，出多与总经理沟通。 5、既然见官大一级，凞那么为人处事也是很注意，切毕竟秘书不是官，凞不能有大国 沙文主义的思想存在，删相反为人应该更谦虚谨慎，凳以平常心对待其他每一个人，凚有时 候甚至比其他一般人更要夹着尾巴做人。刌当然该运用权威的时候也要好好运用。 6、好记性不如烂笔头，刚随时准备纸笔，刟边听边记，创不明白的再问再记。 7、其他的自
12、己在多想想，刄多总结，刞多学习。 总经理秘书（公益型）总经理秘书（公益型） 总经理秘书工作描述： 总经理秘书工作描述： 总经理秘书是传统的职业之一， 凊就是负责掌管文档、 安排事务并协助机构或部门负责 人处理日常工作的人员。凫秘书的工作非常繁琐，刂大致有以下几项： ？ 接听电话，函向电话询问者提供信息，凙记录留言，凢转接电话； ？ 收发与回复日常邮件； ？ 撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告； ？ 会谈、会务安排；安排商务旅行，刌做好预订工作； ？ 将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档； ？ 接待访客； ？ 采购、分发和控制办公用品等等。 总经理秘书工作的范围十分广泛，凕既是业务人
13、员，刞也是管理人员，凴可以说，凯秘 书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力， 凋可见秘书岗位的重 要性。 总经理秘书核心竞争力： 总经理秘书核心竞争力： 知识要求：一般情况下，凥企业要求秘书具备中文或行政专业大专以上学历，几有文书 写作、档案管理、财务会计等基本知识，凷并有一定的外语基础。 技能要求：文字功底深厚，刀具备较强的沟通协调能力和逻辑思维与分析能力，创熟练 使用各种办公自动化设备，凎在授权范围内有一定的预见能力和判断能力。 经验要求：具有一年以上相关职位的工作经验，凛对所在行业和企业状况有所了解。 职业素养：能够和各种类型的上司和谐相处，凊办事细致、处事谨慎，别
14、具有较高的自 我管理能力、工作积极主动并持久，凗具备较强的心理承受力和保密意识。 总经理秘书职业现状： 总经理秘书职业现状： 总经理秘书职业向来是职场上上供需两旺的人才需求热点， 刁据不完全统计， 処目前我 国的秘书从业人员达 2300万人。 刦随着社会的发展和企业竞争的日益加剧， 刞秘书工作的重 要性越来越受到重视，凋秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色，凎而是日渐成为企 业内参与管理的特殊助手， 则他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧， 几还要能在上司没有 过问的情况下表现出责任感， 刚以实际行动显示主动性和判断力， 凯并在给予的权力范围内 果断做出决定。凨这也是为什么秘书需求不断上涨
15、的原因所在。 总经理秘书风险与回报： 总经理秘书风险与回报： 总经理秘书的工作繁杂、琐碎，凗辛苦又重要。删在企业中秘书起着承上启下的作用， 凥是上司与员工之间的纽带。 凥秘书还要能够正确理解上司的意图， 凌替上司过滤重要的事 物。凹另外，凡秘书是辅助型角色，刜而不是决策型角色，刡所以把握分寸是关键。 据权威部门统计，凋 80%以上的秘书月薪在 3000 元以下，凰月薪在50008000 元之间的 秘书有 4.31%；月薪在 8000 以上的秘书只有 2.02%。 总经理秘书职业趋势： 总经理秘书职业趋势： 发展路径：做秘书得先有“秘书证” ，凾国家劳动和社会保障部将秘书职业资格分为三个 等级：
16、初级秘书、秘书、高级秘书。刌要求秘书持证上岗。转型机会：根据秘书的知识结构和技能，凣秘书还可从事行政助理、行政管理等既要与 事又要与人打交道、并需要较高的沟通协调能力的工作，処如果外语水平高，冻还可从事涉 外文秘的工作。 总经理秘书个人总结为： 总经理秘书个人总结为： 1、必须有更多的付出精神，凎不能太计较工作时间和个人报酬； 2、常用电话号码、重要客户和合作者的联系尽可能熟记； 3、要学会摆弄文件，别学会挡案管理，凘重要文件能随时拿出来，刔所保存的文件能 在 2 分钟之内找到，凇近期（半月内）过手的文件要迅速知道其去处； 4、学会记住认人，刢凡是见过一次面或找过你上司一次的人，凎一定要记住其
17、容貌和 姓名，凤最好能在下次见到时，凾能立即知道这人姓什么，凣做什么的； 5、应酬活动，刄场合允许要站在老板身边，凿轻声提醒上司对面过来准备与你上司打 招呼的人姓什么、做什么的； 6、学会记录，刖只要在场能记录的一般你就别拉下，凩说不定什么时候有用； 7、开会一般你只是列席，凑要记住尽量少发言，刂如非上司问及，刁一般不发言，凥 但是一定要将会议记录一定要全面，凞尤其是重要发言和会议决议； 8、对内部各部门和人员有调查研究和了解情况的权力，凸但没有指令权，冻若转达上 司的指令一定要在下达之前说明； 9、为了写东西，凪多做标准文本，凘以备不时之需； 10、对其它同事不可有骄娇之气； 11、无论对上
18、、对下，刔多用“请”和“谢谢 ”； 12、不上网做与工作无关的事，凘也许别的同事可以； 13、手机永远是振动，刢网上 QQ 也不要有唧唧的叫声； 14、要细心，凬学会在小事情上为上司补缺，凕必要时候需要为上司圆场； 15、上司的失误要适时地提示，凌温和地提醒； 16、 常规性的琐碎事务， 刉妥善处理， 凛必要情况一跟到底， 凖不要让人有半点不放心； 17、对内外任何场合不议论公司、同事是非； 18、不是上司问及，刍不议论同事的不好； 19、少喝酒，减不能醉； 20、对同事言语不能暧昧，创对上司绝对尊重。凧不和上司短信商讨个人问题； 21、穿衣服有工装最好，减不要为了取悦自己穿太性感的衣服； 2
19、2、切不可产生办公室恋情，凋如有萌芽立即走人； 23、向上司汇报工作或者接受上司安排、指令一定要记得带上笔记本，刃好记性不如烂 笔头； 24、上司的任何安排或者指示，凾一定要在上司说完后，刎记录好，刑没听清楚一定要 问或者请上司重复一次。 25、事很多，凴别着急，刑抓紧办，刍慢慢来。 相关阅读： 相关阅读： 总经理秘书工作职责及具体内容 总经理秘书工作职责及具体内容 2010-02-02 清华领导力培训 职业培训教育网 总经理秘书的工作任务非常繁多而且要求细节化， 因此稍有疏忽哪怕是工作效率稍低一 些，就不仅会影响自己的秘书工作，而且会影响总经理的工作，甚至影响酒店企业的形象与 运营等等。那么
20、如何做好总经理秘书的工作并搞其效率呢？1、总经理秘书 总经理秘书协助总经理起草酒店综合性的业务报告、工作计划、备忘录、规章制度 总经理秘书 等； 2、总经理秘书参加由总经理组织召开的行政例会（有的酒店也称之为早会或例会） 、财 务会议以及其它会议，做好会议记录，了解各项决定的执行情况并及时反馈信息； 3、总经理秘书协助总经理做好日常来访接待、来函等情况处理； 4、总经理秘书负责总经理的日常电话转接，尽可能地减少外界对总经理工作不必要的 打扰； 5、总经理秘书负责各种会议记要、备忘录及其它文件的整理、打印、分发、归档、保 管等工作； 负责酒店内其它部门或者外界报送总经理的各种会议记要、 备忘录及
21、其它文件和 信函的呈送、处理、归档等工作； 6、总经理秘书负责酒店介绍信、印章的保管和监督使用，负责与外单位联系，办理各 类许可证和归档保管工作； 7、总经理秘书负责搞好总经理的日常工作安排，如会议、工作约会、宴请等； 8、总经理秘书负责总经理办公室设备保管、维护正常运行等； 9、总经理秘书负责总经理出差前以及出差后的工作处理（借款、日程安排、酒店预定、 车辆接送、礼品准备、电话联系、车旅费报销等） ； 10、总经理秘书完成总经理临时交给的其它工作。 总经理秘书要胜任其工作职责，需要具备知识、技能和素质： 总经理秘书要胜任其工作职责，需要具备知识、技能和素质： 1、应具备较高的文化程度，因为良
22、好的教育背景使人在看待问题，处理问题时会更加 理性和全面，同时具有较强的学习新知识的能力； 2、熟悉酒店各部门及其运作程序，掌握酒店的各项规章制度，对酒店的经营（如客房 数量、房价、餐厅营业时间和电脑信息系统等）以及软件（酒店的目标、经营思想、服务理 念等） 情况要了如指掌， 以便更好地协助总经理完成各部门的协调管理以及对外联络沟通的 工作，使工作更有效率； 3、熟练掌握中、英文文字处理技能，熟练操作各种办公室自动化设备，如计算机、打 印机、传真机、复印机等； 4、具备较强的对内、对外的沟通能力，使总经理的各项指示、计划、意愿得以贯彻和 执行； 5、能严守机密、克尽职守、吃苦耐劳，具有团队精神
23、，忠实于自己所服务的组织，与 各部门的管理人员以及酒店相关的企业、团体和政府职能部门保持良好的合作关系。 总经理秘书 的工作任务非常繁多而且要求细节化，因此稍有疏忽哪怕是工 作效率稍低一些，就不仅会影响自己的秘书工作，而且会影响总经理的工作，甚至影响酒店 企业的形象与运营等等。 那么如何做好总经理秘书的工作并搞其效率呢？专家指出有五种方 法，值得借鉴： 1、工作标准化，即把工作惯例化或日常化。也就是说，如果没有特殊情况，尽量在每 个工作日的同一时间段内， 做同样或同样性质的工作。 如果秘书能把自己更多的工作任务标 准化，就能在有限的时间内完成更多的工作，或者有更多的剩余时间完成其它临时性工作
24、。 2、在同一时间段内做类似的工作。如在同一时间段内往拨打电话，把需要复印的文件 积攒在一起，然后去复印等，这样，既可以节约时间，也可以提高工作效率或质量。 3、重新分配工作。如紧急各重要的工作，先办理紧急的事情；重要和不紧急的工作， 先做重要的工作；不重要和不紧急的工作，可以另找时间做，或者找他人做；自己不擅长的 工作，而且该工作也不保密，可以与别人交换工作来做等。 4、预测。总经理秘书可用预测的办法来减轻工作压力、舒缓工作节奏，把工作做到前 面，如明天 14 点总经理要召开财务会议，作为秘书，可在明天 10 点左右把上次会议的记录以 及其它财务报表等从档案柜内找出来， 放在总经理的办公桌上
25、。 如果任职者能更好地预测明 天会做哪些工作， 他就能更好地完成本职工作。 当然， 也不能把第二天的工作日程根据预测， 安排得满满的，因为不管你的预测能力如何强，第二天总是会有些突发事情需要处理，因此 要留出一定的空余时间来处理这些突发事件。 5、平衡精力，分清工作主次。一个人的工作时间及精力毕竟是有限的，如何有有限的 时间内完成更多的工作是对每个工作者提出的挑战。因此，总经理秘书在做任何一项工作 时，都要具备权衡轻重缓急的意识。如上文所说，为使工作更有效率，尽量要把相同的工作 放在一起来做，但是，如果酒店集团的总部人员正在与总经理商讨工作，而此时，总经理需 要秘书去复印一份文件， 那么你还会
26、等到与其它的文件放在一起复印吗？答案是： 当然不会， 而且你需要放下手头的工作，立即去复印。 有些总经理秘书不具备职业态度或者对该职位认识不清，容易在工作中犯一些错误。 有些总经理秘书不具备职业态度或者对该职位认识不清，容易在工作中犯一些错误。 常见的错误有： 常见的错误有： 1、对于酒店其它部门或者外界报送给总经理的备忘录、报告、申请以衣其它信息文件 等，不及时呈送或报告给总经理，影响了酒店对内、外的沟通，甚至严重影响了酒店的经营 和管理工作。 2、由于工作的性质等原因，总经理秘书几乎在第一时间就知道了总经理对组织人事的 任免、管理的决策等，有些任职者不能严守机密，为了自己的利益或者其它目的
27、，私自把这 些机密泄露给有关人员，使组织蒙受一定的不必要的损失。 3、在总经理的日常工作安排中，事前不征得总经理的同意，代替总经理作出某些工作 约会的决定等，这些都严重影响了总经理的工作，给总经理造成了一些不必要的麻烦，忘记 了自己的协助而不是代替总经理工作。 作为酒店总经理秘书，要时刻注意避免以上的工作误区，以职业的态度对待自己工作， 只有这样才能完成自己的工作职责， 扮演自己的组织中应扮演的角色， 发挥自己在企业中应 发挥的力量。 如何做好总经理秘书的工作? 如何做好总经理秘书的工作 2007-12-10 11:13:18| 分类： 人文文摘 |字号大中小 订阅 中 1、工作标准化，即把工
28、作惯例化或日常化。也就是说，如果没有特殊情况，尽量在每 个工作日的同一时间段内， 做同样或同样性质的工作。 如果秘书能把自己更多的工作任务标 准化，就能在有限的时间内完成更多的工作，或者有更多的剩余时间完成其它临时性工作。 2、在同一时间段内做类似的工作。如在同一时间段内往外拨打电话，把需要复印 的文件积攒在一起，然后去复印等，这样，既可以节约时间，也可以提高工作效率或质量。 3、重新分配工作。如紧急和重要的工作，先办理紧急的事情；重要和不紧急的工 作，先做重要的工作；不重要和不紧急的工作，可以另找时间做，或者找他人做；自己不擅 长的工作，而且该工作也不保密，可以与别人交换工作来做等。 4、预
29、测。总经理秘书可用预测的办法来减轻工作压力、舒缓工作节奏，把工作做 到前面，如明天 14 点总经理要召开财务会议，作为秘书，可在明天 10 点左右把上次会议的 记录以及其它财务报表等从档案柜内找出来， 放在总经理的办公桌上。 如果任职者能更好地 预测明天会做哪些工作，他(她)就能更好地完成本职工作。当然，也不能把第二天的工作日 程根据预测，安排得满满的，因为不管你的预测能力如何强，第二天总是会有些突发事情需 要处理，因此要留出一定的空余时间来处理这些突发事件。 5、平衡精力，分清工作主次。一个人的工作时间及精力毕竟是有限的，如何在有 限的时间内完成更多的工作是对每个工作者提出的挑战。 因此，
30、总经理秘书在做任何一项工 作时，都要具备权衡轻重缓急的意识。如上文所说，为使工作更有效率，尽量要把相同的工 作放在一起来做，但是，如果酒店集团的总部人员正在与总经理商讨工作，而此时，总经理 需要秘书去复印一份文件，那么你还会等到与其它的文件放在一起复印吗?答案是：当然不 会，而且你需要放下手头的工作，立即去复印。 有些总经理秘书不具备职业态度或者对该职位认识不清， 容易在工作中犯一些错误。 常 见的错误有： 1、对于公司其它部门或者外界报送给总经理的备忘录、报告、申请以及其它信 息文件等，不及时呈送或报告给总经理，影响了酒店对内、外的沟通，甚至严重影响了公司 的经营和管理工作。 2、由于工作的
31、性质等原因，总经理秘书几乎在第一时间就知道了总经理对组织 人事的任免、管理的决策等，有些任职者不能严守机密，为了自己的利益或者其它目的，私 自把这些机密泄露给有关人员，使组织蒙受一定的不必要的损失。 3、在总经理的日常工作安排中，事前不征得总经理的同意，代替总经理做出某些 工作约会的决定等，这些都严重影响了总经理的工作，给总经理造成了一些不必要的麻烦， 忘记了自己是协助而不是代替总经理工作。 如何做好企业经理的秘书来源：考试大 【牵手考试大，成功你我他 】 2008 年 3 月 24 日 模拟考场 视频课程 强将手下无弱兵,优秀的企业领导必须配备有优秀的秘书。而如何才能做好企业经理 的秘书工作
32、，也是秘书及秘书部门的一个需要认真探讨的问题。 近年来，秘书理论不断发展深入，涌现了诸多不同角度、不同深度的观点与见解。笔者通过 一年多来对本企业的认识与对自身工作的理解， 对秘书及秘书工作谈一些粗浅的看法， 即新 时期的秘书及秘书部门如何认识和对待协调、修养、文“武”双全、职业道德等一系列问题以 用来指导实际业务工作。 秘书有多种涵义，而我们通常所说的秘书，是指人，指的是秘书人员。 辞海中把它解释 为职务名称之一，是领导的助手。也有的学者把它定义为一种工作职位，如袁维国认为“秘 书，在我国现代主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政 职位” 。在这里，本文暂且把秘书
33、当作秘书人员和秘书职务来展开对“如何做好企业经理秘书 工作”的论述。 一、企业秘书及秘书部门必须意识到自身工作的重要性 秘书是一个复杂广泛的群体。从国内到国外，从军队到地方从党政机关到工矿企业， 从国营单位到个体户，到处都有秘书。而且，秘书及秘书工作在改革开放和社会主义现代化 建设中起着越来越重要的作用。 作为一个企业经理的秘书，其最为重要的职能是承上启下、上传下达，也可进一步理 解为关系协调、工作协调。协调就是沟通信息，通报情况，解决矛盾。企业是一个复杂的集 合体，在日常工作中，往往涉及到若干不同方面、不同人员，他们的情况、利益、看问题的 角度、认知水平都会有差异，有差异就会有分歧，有分歧就
34、会有矛盾。因而需要进行科学的 协调，统一人们的认识，进而解决各种矛盾。协调的过程也就是解决矛盾的过程。作为秘书 人员特别是新时期的秘书人员，要能做好协调工作，解决好各种矛盾分歧，使组织管理合理 化，组织系统正常运转，组织绩效显著；做到目标统一、步调一致、综合平衡、协调发展。 一般说来，协调本是领导的重要职责，但在实际工作当中，任何领导者都不可能也没 有必要包揽一切， 而须通过其服务的秘书部门和其它部门来进行协调工作， 特别是处理属于 协调方面的问题。 因此， 秘书或秘书部门必须首先意识到协调工作是自己理所当然要承担的 责任。其次，秘书工作的指导思想要求秘书工作做好“三服务” ，即为领导服务，为
35、平行的和 下级的单位服务，为群众服务。秘书或秘书部门通过直接协调或授权协调各种问题、各方面 关系，使信息渠道畅通，整个单位及系统上下左右和谐一致，减少推诿扯皮现象，从而提高 办事效率。再次，秘书部门所处的位置决定了其工作的重要性。现代组织一般由横向的职能 部门和纵向的管理层次所构成。在横向的职能部门中，秘书部门处于各职能部门的中介；在 纵向的层次结构中，秘书部门又处于决策层与执行层的中介。这种中介位置，这种处于纵横 管理网络交集点上的特殊地位， 不仅决定了秘书部门必须具备协调职能， 而且为发挥协调作 用提供了有利条件。 二、企业经理的秘书必须提高自身的职业素养 职业素养指个人在思想，道德品质和
36、行为举止等方面，经过长期锻炼和培养所达到的 一定水平。秘书作为决策者和执行者之间的桥梁，往往代表某位领导去工作。虽然他们主要 从事的是一些日常性的服务工作，但是作为领导的重要助手，自当必备一定的职业素养： （一）以顶尖的个人形象塑造并维护领导的良好形象 www.xamda.CoM 秘书工作的特殊性往往就体现在人们通常可能会以某某领导的秘书记住他，却忽略其 本人。 大多数领导对自己的形象是很注重的， 当然一般也会对自己秘书的形象有一定的要求。 没有一个领导会希望自己的秘书是一个蓬头垢面、形象龌龊的人。另外，从某种意义上讲， 秘书就是公司的商标。其在接待客人和工作中的形象及态度，就是整个公司的缩影
37、。因此， 秘书必须随时注意自己的衣着打扮、言谈举止与精神面貌。 首先，秘书的衣着打扮必须注意分寸。作为领导身边的秘书，其穿着打扮应当保持大 众化，切忌标新立异，当然也不可太过随意。基本要求应该是自然清新，与自身体形、性格 相称，同时由于工作环境所需要的气氛相协调。其次，秘书应当言谈得体，举止优雅。在日 常生活中，由于每个人的生活条件、个人习惯、职业特点的不同，每个人都有自己独特的个 人习惯。对一个秘书来说，其言谈举止对内代表领导的形象，对外代表公司的形象，因此必 须适当注意。说话时应清晰明快，同时在交谈中学会倾听。日常行为应自然得体，不矫揉造 作。第三，秘书要有强烈的生活激情。如果说秘书的外在
38、形象反衬了领导的素质，那么秘书 的内在形象就反映着领导的能力。因此，在工作中，秘书必须保持着一种永不衰竭的热情， 这才是秘书外在形象与内在品质相统一的客观要求。 通过在工作中体现出的从容不迫、 事半 功倍的形象，充分展现秘书较强的自我调节能力，以对生活的乐观态度，体现秘书乐观向上 的感染力，也是秘书塑造良好个人形象的重要一环。 来源: 考试大-秘书资格考试 如何做好企业经理的秘书来源：考试大 【牵手考试大，成功你我他】 2008 年 3月 24 日 模拟考场 视频课程 （二）以顶尖的道德素质和职业修养赢取人心 所谓的道德素质与职业修养，是同人们的职业活动紧密联系的，具有自身职业特征的 道德准则
39、和规范。 各行各业都有特殊的职业道德。 鉴于秘书工作的从属性、 服务性、 事务性、 繁琐性、艰苦性等特点，决定了秘书必须拥有较高的人格，恪守职业道德。 首先，秘书应当热爱自身工作，甘于平凡。秘书岗位十分重要，但秘书人员不处于社 会活动的前沿陈地，通常默默无闻。所以，秘书必须要充分认识到自己的工作性质，轻名薄 利，甘当无名英雄，只有这样才能做好本职工作。其次，秘书应当谦虚谨慎，平等待人。秘 书接近领导，常常出面替领导办各种事情 ，故人们常把他们看成机关的代表，领导的代言 人。他们本身待人接物的态度往往影响到单位或领导的声誉。因此，秘书必须宽厚谦和。对 上固然要尊敬请教，对下切莫盛气凌人。第三，秘
40、书应当养成严守机密的习惯。秘书经常接 触和掌握机密。因此，常有人向他们打探消息，他们甚至成为敌方对手窃取资料情报的主要 对象。而秘书经常与各种人打交道，出入各种大大小小场合。这就要求秘书人员随时提高警 觉，加强保密观念，养成保密习惯。第四，秘书需要有坚定的立场。秘书的一切言行在大是 大非的问题上，绝不能含糊，要立场坚定，因为他代表的不仅仅是他个人，还有其领导其部 门。第五，秘书必须有较高的理论修养。 作为秘书人员，要深入学习马列主义，毛泽东思想，邓小平理论，特别是用邓小平理 论武装头脑和指导工作。 秘书人员只有达到一定的理论修养和政治水平才能在纷繁复杂的环 境中站稳立场，才能正确理解各项方针政
41、策并把它们贯彻到各项工作实践中去。第六，秘书 必须自尊自重，克己奉公。秘书的官职虽不大，但权力比较大，用权比较方便，用权的渠道 和方式比较多。 近年来秘书利用工作之便大肆损公肥私之类的事件不断见之于报端， 就是因 为他们没有真正摆正自己的位置。 因此， 秘书要自尊自重， 不能以自己的特殊地位谋取私利， 处理各种问题也不能搀杂私心，更不能擅用领导名义办各种私事，搞不正之风。在廉政建设 中，秘书也要发挥重要作用，经常提醒领导，坚持原则，秉公办事。 三、企业经理的秘书必须拥有善于做好各项秘书工作的能力 作为新时期的秘书人员，要做好本职工作，必须具备文“武”双全的能力。秘书的工作 性质就要求秘书不但要
42、能说会做， 能得心应手处理本职工作中所遇到的各种问题， 而且要能 当好领导的参谋助手， 为领导提供所需求的工作信息， 协调处理好本单位的内外事务。 所以， 作为一个企业经理的秘书，就必须具备多方面的能力。 （一）表达能力 www.xamda.CoM 表达能力是秘书的 “看家本领” ，它包括书面的表达能力和口头的表达能力两个方面。 秘书人员虽然很少去演说，但却要经常“说话” 。一般说来，领导的讲话精神上出自于领导， 但必须形成在秘书工作之中。因此，秘书必须要能充分领悟领导的思想，并将其形成为书面 语言。这主要考验的是秘书的写作能力，秘书不仅要写得好，还要写得快，要求能及时迅速 的反映出领导的思维
43、。 口头表达能力主要体现在上传下达、汇报情况、 接待来访等情况之下， 这些时候就要求秘书讲究说话艺术，说话时要清楚明白，注意分寸。 （二）组织协调能力 秘书的组织协调作用主要是由秘书的辅助性决定的。领导的任务是制定决策并指挥其 他人员统一行动已实现决策，这整个过程都离不开秘书对各种工作的组织和各种关系的协 调。组织协调工作做得好，结果是一加一大于二，事半功倍；做得不好则事倍功半。秘书处 在领导和其部属之间的一个枢纽位置，上下、左右、内外各种关系的沟通，虽不能说百分之 百，但在很大程度上要通过秘书这个中间环节。因此，秘书必须要有超强的组织协调能力。 在这项工作中，服务性、事务性、填补性为主要特点
44、，秘书的主要工作是为领导的决策提供 一个切实实行的平台，其任务是为领导决策提供方便而不是干扰甚至代替领导决策。因此， 秘书的工作首先是位领导的决策提供准确、 全面、有效的信息， 其次要提供可行的预选方案， 并将领导的决策最终形成文字， 以利施行。作为秘书人员， 当先有辅助领导进行决策的能力， 同时也要准确地把握工作范围，巧妙的“有所为有所不为” ，组织协调好日常工作，做到上通 下达信息灵通。 （三）操作能力 秘书活动具有强烈的事务性特征，办实事成了秘书的一项基础性、经常性的工作。特 别是现在，主要决策者主要是集中精力研究带关键性、全局性的战略问题，而把务实的一些 琐碎工作都交给了秘书部门。因此
45、，秘书的实际操作能力是一种最基本又是最重要的能力。 操作能力是由多种能力综合而成的，包括理解和领会能力，分析能力，应变能力等。在日常 工作中，秘书需要思维敏捷，行动干练，办事果断，全面做好办公室日常管理、通讯、接待、 督察、信息、保密、印信、值班安排等各种工作。应该说，秘书工作是一种需要多种技能的 综合性的职业种类。由于科学技术的飞速发展，尤其是办公自动化设备的应用，使秘书的工 作方式发生了巨大变化。 因此要求秘书掌握多种专业化的事务工作技能， 提高对办公设备的 操作能力。其操作能力主要包括：文字处理设备的运用，声像信息设备的运用和通迅网络设 备的运用以及计算机的运用等。 （四）交际能力 秘书
46、部门是沟通上下左右的枢纽部门，秘书每天都要接触各种人，与他们相处。秘书 只有善于交际，才使人容易接近，也容易被人信赖，办事的成功率才高。所以秘书必须要处 理好与领导、与同事、与下属之间的各种关系。秘书需要有才能，但不必有心计。坦诚待人， 谦虚谨慎，便是赢得尊重与赏识的最佳途径。 （五）心理承受能力 秘书应付日常工作一般说来当不是什么难事，但是秘书还有一个任务，就是要能及时 妥善的解决突发事件。因此，秘书必须要有超强的心理承受能力。在遇到紧急情况时，要处 之泰然，要求做到宠辱不惊。诱惑当前，危难当头，正是秘书施展其才华的大好机会。而此 时的秘书应当保持清醒的头脑， 以敏捷的思维和准确地判断能力及时果断地处理好各种突发 事件。 总之， 最为一个企业经理的秘书或秘书部门， 必须首先拥有良好的品质与较强的能力， 才能在辅助领导决策、当好高参，以及处理日常事务的过程中成为领导的贴心人；才能在帮 助领导协调好各种关系，把秘书的各项具体工作做好做活；才能在“有所为有所不为”的取舍 之间得心应手； 也才可能使秘书在今后可能从事的各个工作领域中纵横驰骋， 游刃有余。
