总经理采购管理.doc

1、 总经理采购管理一 、 制定采购计划：1、各 酒 店 及 各 部 门 根 据 每 年 物 资 的 消 耗 率 、损 耗 率 和 对 下 一 年 的 预 测 ，在 每 年 11 月 15 日前编制完下一年度的采购计划和预算，送 报财务部审核。2、计划外采购或临时增加的项 目， 应在一周前，制定采购计划，送报告财务部审核。3、采购计划一式三份，使用部门一份，自存一份，交 财务部一份。二 、 审批采购计划：1、财务部将各酒店、各部门的采购计划和报告汇总，并进行审核。2、财务部根据各酒店本年的营业实绩 ，物 资的消耗和损耗率，第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算。3、将汇总的采购计划和预算报总经

2、 理审批。4、经批准的采购计划交财务总监监 督实施， 对计划外未经 批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。三 、 物资采购：1、各酒店、各部门根据核准的采购计划下采购单，由相关人员签字批准，采购员接到申请单 核 实 采 购 计 划 ，按 照 物 品 的 名 称 、规 格 、型 号 、数 量 、单 位 适 时 进 行 采 购 ，以 保 证 及 时 供应。无计划的物品拒绝采购。2、大宗用品或长期需用的物资 ，根据核准的 计划可向有关的工厂、公司、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供 货要求。3、餐饮部用的食品、餐料、油味料、等等，由行政 总厨或餐饮部下单给采购部，采购人员要

3、按计划和采购单进行采购，以保 证供应。4、计划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部 门经理批准后可进行采购，以保证需用。四 、 物资验收入库：1、无论是直接调拔，还是入库的采购物资都必须由仓库管理 员或验货员验收。2、验货员根据订货的样板，按质按量对发票和实物验收，验收完后在发票上签字或发给验收单，需直接调拔的按手续直接 调拔，需入 库的按规定入库 。五 、 报销及付款：1、付款：采购员 采购 的大宗物资的付款要经财务总监和总经理审核批准后方可付款。支 票 结 账 一 般 由 出 纳 员 根 据 采 购 员 提 供 准 确 的 数 字 或 单 据 填 制 支 票 ，若 由 采 购 员

4、 领 空 白 支票与对方结账，金额必须限制在一定的范 围内。2、 报销：（1） 采 购 员 报 销 必 须 凭 验 收 员 签 字 的 发 票 或 连 同 验 收 单 ，填 写 报 销 单 ，经 采 购 部 经 理 、财务总监、总经理批准后方可给 予报销。（2）采购员向个体户购买商品，可通 过税务部门开票，因急需而卖方又无发票者，应由卖方 写 出 售 货 的 证 明 并 签 名 盖 章 ，有 采 购 员 两 人 以 上 的 证 明 及 验 收 员 的 验 收 证 明 ，经 部 门 经 理或财务总监批准后方可给予报销。六 、 纪 律与要求1、管理公司总经理、各酒店总经理及各部门经理、各使用部门均

5、无权自行进货和采购，只能 推 荐 或 见 意 采 购 ，进 货 的 经 办 由 财 务 部 的 采 购 员 负 责 ，各 级 总 经 理 负 责 对 其 进 行 监 督 、复核、批准。2、各 类 酒 水 以 及 大 宗 商 品 的 采 购 ，应 以 名 优 产 品 为 主 ，定 点 、批 量 采 购 。设 备 、家 私 采 购 ，尽 量 不 买 独 家 产 品 ，应 选 用 优 质 通 用 产 品 ，使 之 换 部 件 和 维 修 方 便 。物 品 采 购 杜 绝 杂 牌 、高价、质低假冒，关系进货。3、财务部对物品采购不按流程，缺少经手、验收签字（各流程）的，有权拒绝付款。4、本 店 所 有

6、 经 理 及 采 购 、验 收 人 员 ，尽 量 避 免 接 受 供 应 商 的 宴 请 ，更 不 能 接 受 礼 品 或 红 包 。一经发现严肃处理，构成犯罪的，交司法机关处理。5、定期或不定期，清理库存，把尚待销售的关系商品，一律退还。无用 积压的库存商品，转让或处理。各部门今后不设 二级仓库，只 设周转仓。总经理、财务部会同各部门按周期、数量、核定周转量。多余的物品，划归总仓管理。6、每 月 最 少 召 开 一 次 采 购 会 议 ，对 大 宗 商 品 和 固 定 资 产 购 置 ，以 及 维 修 购 件 及 外 委 业 务 等 ，由 各 部 门 经 理 通 过 会 议 ，对 价 格 、

7、数 量 、质 量 、结 算 方 式 等 推 敲 研 讨 统 一 意 见 后 ，按 采 购 流程执行，做到物品采购的民主化、透明化、制度化。7、需要制定的各项制度及细则规 章，由 总经理、财务部会同各部门共同制定。七、采购程序八、采购报销的会计核算程序采购回的商财 务部采 购员使 用部采 购部各公司总财 务总收 货员填 制报 销单门 经理门 经理经理审核监 审核总会计总出纳总签理字验 收 签 字 签 字 签 字 签 字品 师制证审核付款填写要求：1、由采购员按报销单的相应的格式填写，字迹工整，不得用铅笔。2、报销单后要附有相应的验收 记录及报销的原始凭证。3、此单送交财务之前必须履行相 应的手续

8、方可报销。赠送和折扣权限的规定总经理 餐饮总监经 销 售 总 监 、经 大堂 经理 大堂副理理 理Y客 房客 房客 房餐五 折 YYYYYYYYY六 折 Y YY七 折 Y Y八 折 YYYY餐 九 折餐 酒水赠送果盘赠送五折含早餐六折含早餐餐/房客 房客 客YYYYYY现将各店管理人员赠送和折扣权限规定如下：1、餐饮赠送的金额不得超过该 台(或包房)的 3%，每天赠送的金额不得超过当日营业额的1%。原则上打折后不得再抹零，如同时发生抹零情况，抹零金额限 5 元内，如超出权限需经 总 监 同 意 并 签 字 。领 班 、主 管 无 权 打 折 或 签 赠 送 单 ，但 可 签 退 单 。原 则

9、 禁 止 全 单 打 折 ，特殊情况需全单打折的，必须请总经 理签字。任何人无 权涂改 帐单金额。2、以上餐饮折扣不含海鲜、特价菜、酒水香烟。 赠送原则上只赠送果盘，不得 赠送食品、酒水和香烟，特殊情况必须请总经 理签批。3、以上规定望各部门认真执行，如超出上述规定的，在月末发放工资时，财务部按个人挂帐款扣除相应工资。4、各店的财务主管，有权监督此制度的贯彻执行。 资金管理制度一 、 为加强管理公司对资金使用的 监督和管理，加速 资 金周转，提高资金利用率，酒店公 司 决 定 各 店 资 金 实 行 收 支 两 条 线 统 筹 管 理 ，集 中 使 用 ，以 充 分 发 挥 其 经 济 效 用

10、 ，保 证 资 金安全，特制定本制度。二 、 管理机构酒店公司设立资金管理部门财务部， 财务部具有管理和服 务的双重职能。在 总经理的领导下，合理调配资金，统一管理公司各酒店（分公司）的资 金调拔、结转和结算工作。三 、 收入管理财 务 部 对 各 店 的 收 入 实 行 集 中 管 理 ，各 店 的 收 入 由 财 务 部 派 专 人 统 一 收 取 ，所 有 现 金 统 一 存入 一 个 现 金 账 户 ，收 取 的 支 票 、信 用 卡 根 据 日 审 的 划 分 存 入 相 应 的 银 行 账 户 ，所 有 的 挂 账 由财务部应收主管统一结算。四 、 支出管理财 务 部 对 各 店

11、的 支 出 实 行 预 算 管 理 和 计 划 管 理 。各 店 及 各 部 门 制 定 年 度 成 本 、费 用 预 算 ；根据年度预算制定月份成本、 费用预算和采购、支出 计划；根据月份 预算和计划制定月/周采购预算和费用支出计划。财务 部审核月/ 周采购预算和费用支出计划的合理性，实行总量控 制 ，由 总 经 理 签 批 。财 务 总 监 统 筹 资 金 ，合 理 调 配 ，按 照 预 算 和 计 划 支 付 资 金 。预 算 外 和计划外的支出由各店上报总公司必须财务总监和总经理审批后，方可支付。五 、 存款管理1、管理公司暂时保留各分公司各 账套的银行账户， 办理日常 结算业务，银行

12、账户中只留存一 小 部 分 存 款 ，各 公 司 必 须 将 结 余 资 金 划 拔 （结 余 资 金 的 划 拔 只 适 用 于 各 酒 店 ）财 务 部 统 一管理。2、财务部必须在每月五日前，将上月的结余资金转入财务 部指定账户。结转资金时需财务总监、董事长签批。3、结余资金内容包括：每月完成的 净利润、一次性付款按月摊销房租费、每月摊销装修改造 费 用 、递 延 资 产 摊 销 、折 旧 费 、月 借 款 利 息 及 其 他 应 上 交 款 项 等 （以 前 年 度 支 付 仍 在 每 月摊销的费用、大额的预收预存款等）。4、待管理公司整合到位，财务部重组完毕后，取消各店银行账户，总公

13、司统一建立一个或两 个 银 行 账 户 ，集 中 管 理 、统 一 调 配 使 用 资 金 。加 速 资 金 周 转 ，提 高 资 金 利 用 率 ，确 保 资 金可控、安全。六 、 内部借款的管理1、管理公司内部借款的审批。凡在管理公司内部借款的，由财务总监和公司总经理审批，报董事长签批。2、内部借款利息的计算，凡在管理公司内部借款的，需在借款前填写内部借款协议，借款利息应按权责发生制计算，每月按 1%计提利息。七 、 资金管理和检查财务部以资金的安全性、效益性，流动性为中心，定期或不定期开展资金检查和管理工作，并根据检查情况，定期向公司 总经理、董事 长专题报告。1、检查现金库存状况。2、

14、检查资金结算状况。3、检查预算和计划的执行情况。4、对 10 万元以上大额款项支出， 进行跟踪检查或抽查。八 、 各类资金管理审批权限资金审批权限一览表工 作 事 项 有关部门 分公司总经理财 务总 监核管理公司总经理董事长购置固定资 产预算内预算外预算内预算外审 核审审审审批批批批准 准 准 准审审审审审审审审批批批批审 核核核审 批 货 款 审 核费用支付审 核核核核核核审 批 所属企业借 款审 批准 批 审 批差费旅 分公司总经理审 核审 批 准 批公司总（监） 审 核 审 批准 批 审 批经 理 福利奖金工 资A 级经理以上审 核审 批准 批 审 批私人借款审 核审批 核准 审批 审

15、批非正常支出审 核审批 核准 审批 审 批说明：一 、 审批权限分三类：1、审核：指有关部门及公司财务总监对该项 开支的合理性提出初步意 见。2、审批：指有关领导经参考“ 审核”的意见后进行批准，个 别重大事项， 还需经董事长办公会议讨论通过。3、核准：指财务总监根据财务 管理制度对已审批的支付款 项进一步审核批准。二、审批顺序：先下级，后上级；先定性审批，后集中标准。（按表中所标号的顺序即可）印鉴管理制度一、公章的管理经 纬 和 的 公 章 由 各 公 司 总 经 理 秘 书 统 一 保 管 ，各 部 门 使 用 公 章 必 须 填 写 使 用 申 请 单 ，经 总 经理批准后借用或加盖公章

16、。二、财务印鉴管理财 务 印 鉴 管 理 是 财 务 内 部 管 理 的 重 要 内 容 之 一 ，财 务 印 鉴 管 理 的 如 何 ，直 接 关 系 到 企 业 的 利益。为了更好规范管理财务印 鉴，特做一下 规定：1. 财务专用章由总出纳保管使用。2. 法人名章由财务总监保管使用。注：在任何情况下，任何人无权 将以上两枚章交由一人保管。3. 现金收、付讫章由总出纳保管使用。4. 银行转讫章由总出纳保管使用。5. 各店前台的现金收讫和银行转讫章由前台收银员使用保管。6. 饮食服务业发票专用章、发 票付讫章由当班餐饮收银员保管使用。7. 作废章，由资产 管理员保管使用。8. 货已验讫章，由验

17、货员保管使用。9 .已审核章，由应付主管保管使用。10. 印鉴实行预留管理。11. 借用印鉴登记管理。12. 预留印鉴规定为 了 严 肃 财 务 制 度 ，加 强 财 务 责 任 意 识 。就 财 务 的 各 种 印 鉴 及 财 务 人 员 个 人 印 鉴 做 预 留 管 理 。a)建立预 留印鉴簿。财务部预留印鉴簿印鉴名称 印 膜 预留日期变更日期经手人签字经手人签字复核人签字复核人签字变更印鉴名称 变更后印膜b)由财务总监管理财务的所有 预留印鉴。c)财务预 留印鉴应严密、妥善保管。财务预留印鉴变更审批单申请人_ 申请日期申请事由_审核人_总会计师_审核日期财务总监_d)预留印鉴的变更必须

18、有财务 内部审批手续，旧印鉴保留备查。e)抽查核 对预留印鉴，发现问题及时处理。f)财务专用章（）13. 法人名章（）14. 、现金收、付讫章（样式）总 出 纳 办 理 有 关 现 金 收 付 业 务 时 使 用 。总 出 纳 应 在 支 付 、收 取 现 金 时 ，在 所 有 相 关 票 据 、记账凭证上加盖此印鉴。15. 银行转讫章（样式）总 出 纳 办 理 有 关 支 票 收 付 业 务 时 使 用 。总 出 纳 应 在 支 付 、收 取 支 票 时 ，在 所 有 相 关 票 据 、记账凭证上加盖此印鉴。16. 发票现金收讫章（样式）收银员给用现金交押金、现金 结账的客户开具收据、 发票

19、时 用。发票的记账联也应加盖此印鉴。17. 发票银行转讫章（样式）收银员给用信用卡、支票结账 的客人开具发票时用。 发票的 记账联也应加盖此印鉴。18. 作废章资产管理员办理报损、在作废 的单据加盖此章,代金券、免费房券收回时加盖此章，前台收银开错发票或收据时加盖此章，在其他作 废单据上加盖此章。19. 验货章由公司及各店验货员在验货完毕填制验货单后加盖此章。十一、审核章由应付主管在核对无误的结算票据上加盖此章。十二、饮食服务业发票专用章、发票付讫章收银员在餐饮发票上加盖发票章，在已付 发票账单上加盖 发票已付章。营业外收入管理办法营 业 外 收 入 包 括 瓶 盖 款 、出 租 车 停 车

20、费 、干 湿 垃 圾 款 、废 品 款 、报 损 物 品 的 变 价 收 入 等 ，收取的款项全部上交财务审计部，作 营业外收入处理。一、瓶盖款管理办法为了加强瓶盖款的控制和管理工作，减少流失，增加企业营业外收入，现制定本办法。1、瓶盖的回收保管工作，由财务审计部设专人负责。2、服务员每日将收回的瓶盖上注明台号、包房名称，如游客人带走瓶盖，须由主管或领班开 具 证 明 （酒 水 单 一 式 两 份 ），每 天 晚 上 营 业 结 束 后 将 瓶 盖 与 证 明 交 到 吧 台 ，吧 台 负 责 人 核对后在瓶盖交接本上签收，并做 统计表以备发放。3、吧台负责人于次日 13：00-14：30 分

21、前，将瓶盖和 单据一同返到 财务审计部，财务审计部与审核无误的酒水销售报表进行核对瓶盖数量， 发现 差错及时与吧台负责人查找原因，如有丢失瓶盖，必须按照瓶盖款全 额由丢失的服务员赔偿 ，赔款立即上交财务审计部。4、瓶盖的管理与审核：成本员审 核数量， 编制统计表，验货员查验数量并保管。资产管理员 按 照 规 定 的 日 期 到 各 店 监 督 和 参 与 兑 换 瓶 盖 款 ，按 品 种 、数 量 开 具 收 据 ，收 据 必 须 有 成 本员、验货员、资产管理员三人共同签字。瓶盖款装入投保信封，投入投保箱中。5、兑 换 瓶 盖 款 时 间 ：经 纬 每 月 12 日 -13 日 ；每 月 1

22、5 日-16 日 ；诺 曼 蒂 每 月 17 日 -18 日 。不能及时兑换瓶盖款的供应商， 财务审计部拒绝付货款。6、瓶盖款的分配比例：（酒店：餐饮部：服务员）3：3：4。7、财 务 审 计 部 按 照 分 配 比 例 记 入 相 应 账 户 ，30%记 入 营 业 外 收 入 账 户 ，60%记 入 其 他 应 付款账户。8、服务员部分瓶盖款有餐饮部做 发放明细表， 经批准后到 财务审计部领取，发放晚将服务员签字的发放明细表返回财务审计部备案。9、餐饮部的瓶盖款，由餐饮部提计划，经财务总监审核、总经理批准后支用。二、停车费的管理办法1、门 前 出 租 车 停 车 费 由 各 店 保 安 队

23、 长 按 规 定 时 间 向 出 租 车 司 机 收 取 ，白 班 停 车 费 每 月 5 日 ，夜班停车费每月 15 日交到财务审计部，不得拖延。白班停车费每台 50 元，夜班停车费每台 100 元。停车场 夜间停车每台每晚收费 20 元，包月每台不少于 300 元，由保安开票把钱 交 到 前 台 ，白 天 停 车 场 停 车 免 费 ，严 禁 在 酒 店 门 前 免 费 停 车 ，杜 绝 人 情 车 ，总 经 理 以 上 人员有批准免费停车的权利，但必 须履行相关手续。各店保安队长必须严格遵照执行。三、干湿垃圾的管理办法收 干 湿 垃 圾 的 人 必 须 交 一 个 月 额 度 的 钱 作 押 金 ，垃 圾 款 必 须 提 前 收 取 ，每 次 至 少 交 一 个 季 度的 金 额 ，额 度 由 各 店 保 安 队 长 根 据 情 况 制 定 ，经 财 务 审 计 部 认 可 ，保 安 队 长 负 责 收 取 ，交 到财务审计部入帐。于到期前 10 天收取下一季度的款项。四、废品款、报损物品的变价收入管理办法任 何 部 门 和 个 人 卖 的 垃 圾 款 、废 品 款 和 报 损 物 品 的 变 价 收 入 ，无 论 金 额 多 少 都 必 须 上 交 财 务审计部入帐，不得私自留用，如有违反视金额大小按过失或严重过失处理。