1、 WORD 进阶教程 页码 ： 1/54 目录目录目录目录 第一章第一章第一章第一章 . word 设置设置设置设置 .3 1. Word 文档多种保护方式文档多种保护方式文档多种保护方式文档多种保护方式 .3 2. 保护文档只在规定的区域输入文字保护文档只在规定的区域输入文字保护文档只在规定的区域输入文字保护文档只在规定的区域输入文字 .3 3. 让让让 让 Word 文档瘦身的几种小方法文档瘦身的几种小方法文档瘦身的几种小方法文档瘦身的几种小方法 5 4. 快速打开最近使用的文档快速打开最近使用的文档快速打开最近使用的文档快速打开最近使用的文档 .6 5. 隐藏最近使用过的文件列表隐藏最近
2、使用过的文件列表隐藏最近使用过的文件列表隐藏最近使用过的文件列表 .7 6. 教你微软教你微软教你微软教你微软 Office Word 文挡损坏后的修复文挡损坏后的修复文挡损坏后的修复文挡损坏后的修复 7 7. 二招搞定二招搞定二招搞定二招搞定 word 文档中的乱码文档中的乱码文档中的乱码文档中的乱码 .7 8. 把多页把多页把多页把多页 Word 文档缩小打印到同一张纸上文档缩小打印到同一张纸上文档缩小打印到同一张纸上文档缩小打印到同一张纸上 8 9. 打印文件直接装订打印文件直接装订打印文件直接装订打印文件直接装订 逆序打印逆序打印逆序打印逆序打印 .9 10. 预览效果还省墨水预览效果
3、还省墨水预览效果还省墨水预览效果还省墨水 草稿输出草稿输出草稿输出草稿输出 .10 11. 鼠标滚轮的特殊应用鼠标滚轮的特殊应用鼠标滚轮的特殊应用鼠标滚轮的特殊应用 .10 第二章第二章第二章第二章 . word 文档编辑文档编辑文档编辑文档编辑 .10 1. word 查找替换的四则经典引用查找替换的四则经典引用查找替换的四则经典引用查找替换的四则经典引用 11 2. 利用自动图文集快速重复录入利用自动图文集快速重复录入利用自动图文集快速重复录入利用自动图文集快速重复录入 .13 3. 远比想象中强大的自动更正功能大发现远比想象中强大的自动更正功能大发现远比想象中强大的自动更正功能大发现远比
4、想象中强大的自动更正功能大发现 .14 4. 轻轻松松让审批更方便轻轻松松让审批更方便轻轻松松让审批更方便轻轻松松让审批更方便 .17 5. 查看和修改文章的层次结构查看和修改文章的层次结构查看和修改文章的层次结构查看和修改文章的层次结构 .19 6. 自动进行拼写和语法检查自动进行拼写和语法检查自动进行拼写和语法检查自动进行拼写和语法检查 .20 7. 让让让 让 Word2003 代替金山词霸帮你翻译英文代替金山词霸帮你翻译英文代替金山词霸帮你翻译英文代替金山词霸帮你翻译英文 21 8. 让让让 让 Word 也有一个也有一个也有一个也有一个 “收藏夹收藏夹收藏夹收藏夹 ”22 9. Wo
5、rd 中妙用中妙用中妙用中妙用 F4 功能键功能键功能键功能键 23 10. 文本框的链接在文档排版中的妙用文本框的链接在文档排版中的妙用文本框的链接在文档排版中的妙用文本框的链接在文档排版中的妙用 .23 第三章第三章第三章第三章 . Word 排版技巧排版技巧排版技巧排版技巧 24 1. 插入目录插入目录插入目录插入目录 .24 2. 把把把 把 Word 章节标题自动提取到页眉或页脚中章节标题自动提取到页眉或页脚中章节标题自动提取到页眉或页脚中章节标题自动提取到页眉或页脚中 25 3. 两种快速更改两种快速更改两种快速更改两种快速更改 Word 文本字号的方法文本字号的方法文本字号的方法
6、文本字号的方法 26 4. 巧用格式刷快速设置段落和文字格式巧用格式刷快速设置段落和文字格式巧用格式刷快速设置段落和文字格式巧用格式刷快速设置段落和文字格式 .26 WORD 进阶教程 页码 ： 2/54 5. 快速更改英文字母大小写快速更改英文字母大小写快速更改英文字母大小写快速更改英文字母大小写 .27 6. 多级符号的使用多级符号的使用多级符号的使用多级符号的使用 .27 7. 略施小计略施小计略施小计略施小计 我让我让我让我让 Word 帮助我学习日语帮助我学习日语帮助我学习日语帮助我学习日语 31 8. 文档模板文档模板文档模板文档模板 .32 第四章第四章第四章第四章 . 图形处理
7、图形处理图形处理图形处理 .34 1. 让让让 让 Word 图片瘦身的方法图片瘦身的方法图片瘦身的方法图片瘦身的方法 34 2. 利用宏统一设置图片尺寸大小利用宏统一设置图片尺寸大小利用宏统一设置图片尺寸大小利用宏统一设置图片尺寸大小 .35 3. 快速为图片编号快速为图片编号快速为图片编号快速为图片编号 .38 4. 快速显示文档中的图片快速显示文档中的图片快速显示文档中的图片快速显示文档中的图片 .39 5. 用用用 用 word 自带小剪刀对图片进行裁剪自带小剪刀对图片进行裁剪自带小剪刀对图片进行裁剪自带小剪刀对图片进行裁剪 .39 6. Word 中快速定位图片中快速定位图片中快速定
8、位图片中快速定位图片 .40 7. Word 图片批量选中技巧图片批量选中技巧图片批量选中技巧图片批量选中技巧 : .40 第五章第五章第五章第五章 . Word 表格处理表格处理表格处理表格处理 43 1. 表格和文字相互转换功能表格和文字相互转换功能表格和文字相互转换功能表格和文字相互转换功能 ： ： .43 2. Word 表格计算秘技表格计算秘技表格计算秘技表格计算秘技 .44 3. 利用表格快速生成编号利用表格快速生成编号利用表格快速生成编号利用表格快速生成编号 .46 4. Word 中快速删除表格中快速删除表格中快速删除表格中快速删除表格 .46 第六章第六章第六章第六章 . O
9、ffice 文档和文档和文档和文档和 Pdf 文档的转换方法文档的转换方法文档的转换方法文档的转换方法 46 1. Office 文档转换成文档转换成文档转换成文档转换成 Pdf 文档文档文档文档 （ （ PDF MAKER 插件插件插件插件 ） ） .47 2. Pdf 文档转换成文档转换成文档转换成文档转换成 Office 文档文档文档文档 49 第七第七第七第七 章章章 章 . 利用利用利用利用 office 自带的图片管理器自带的图片管理器自带的图片管理器自带的图片管理器 （ （ microsoft office picture manager） ）进行图片处 进行图片处进行图片处进行
10、图片处理理理 理 1. 软件基本简介软件基本简介软件基本简介软件基本简介 .49 2. 图片文件管理图片文件管理图片文件管理图片文件管理 (批量重命名和查看图片信息批量重命名和查看图片信息批量重命名和查看图片信息批量重命名和查看图片信息 ).50 3. 图片编辑功能图片编辑功能图片编辑功能图片编辑功能 （ （压缩图片和转换图片格式 压缩图片和转换图片格式压缩图片和转换图片格式压缩图片和转换图片格式 ） ） .52 WORD 进阶教程 页码 ： 3/54 第一章第一章第一章第一章 . word 设置设置设置设置 1. Word文档多种保护方式文档多种保护方式文档多种保护方式文档多种保护方式 Wo
11、rd 文档可以设置打开密码 、修改密码 ，也可以设置文档保护 ，不少人分不清其中的区别 ，现总结如下 : 一一一 一 . 打开密码打开密码打开密码打开密码 保存 Word 文件时可以设置 “打开密码 ”和“修改密码 ”。 点击主菜单中的 “工具 ”“选项 ”，然后点击 “安全性 ”选项卡 ，在 “打开权限密码 ”处输入密码 ，然后按下回车键 ，这时弹出 “确认密码 ”对话框 ，再次输入密码后 ，点击 “确定 ”。设置了 “打开密码 ”后，每次打开这个 Word 文件时都会提示输入密码 ，如果别人不知道 “打开密码 ”，则无法打开文件看到里面的内容 。 二二二 二 . 修改权限密码修改权限密码修
12、改权限密码修改权限密码 这个主要是针对修改文件的 ，如果没有密码 ，无法修改文件内容 (当然可以另存一份修改 )。 三三三 三 . 保护文档保护文档保护文档保护文档 启用文档保护后 ，不需要输入密码就可以打开文件 ，但是不允许更改文件内容 。设置方法如下 ： 点击主菜单中的 “工具 ”“保护文档 ”，进入保护文档任务栏 。文档保护有三种方式 : 批注 不允许添加 、删除文字或标点 ，也不能更改格式 ，但是可以在文档中插入批注 修订 允许修改文件内容或 格式 ，但是任何修改都会以突出的方式显示 ，并作为修订保存 ，原作者可以选择是否接受修订 窗体 保护窗体后 ，输入点光标消失 ，不允许直接用鼠标
13、选择文字 ，也无法更改文件 ，常用于公司发文等 。 选择好文档的保护方式后 ，点击 “是，启动强制保护 ”，在弹出的 “启动强制保护 ”对话框中输入保护密码 。 当要取消文档保护时 ，需要输入保护密码 。 2. 保护文档只在规定的区域输入保护文档只在规定的区域输入保护文档只在规定的区域输入保护文档只在规定的区域输入文字文字文字文字 有时候 我们不希望用户修改固有区域内容 ，只允许用户在规定区域输入内容 ，如下表 “员工情况登记表”。我们希望用户只能在空白区域填写内容 ，此时需要用到窗体 。 WORD 进阶教程 页码 ： 4/54 窗体是一种结构化的文档 ，其中留有可以输入信息的空间 。我们可以
14、自己设计窗体 。点击 “视图 ”“工具栏 ”“ 窗体 ”，可以看到窗体工具栏 ： 将光标定位在 “姓名 ”框中 ，点击窗体工具栏上最左边的 “ ab”按钮 ，插入一个文字型窗体域 ，文字型窗体与中可以输入文字 。将光标定位在 “性别 ”框中 ，点击工具栏上的下拉型窗体域按钮 ，插入一个下拉型窗体域 。选定新插入的下拉型窗体域 ，单击工具栏上的 “窗体域选项 ”，在弹出的 选项 对话框中 ，将“男”、“女”选项添加进列表 。 全部设置成功后 ，点击窗体工具栏上的 “保护窗体 ”按钮 ，此时用户只能在窗体部分修改 ，光标无法定位 在除 窗体 外的其他区域 。 文字型窗体域 下拉型 窗体域 窗体域
15、选项 保护窗体 WORD 进阶教程 页码 ： 5/54 当需要修改除窗体外的其他区域时 ，需要再次点击 “保护窗体 ”命令 ，以解除保护 。 为了防止用户随时解除窗体保护 ，我们可以设置一个密码 ，当用户解除窗体保护时需要输入这个密码 。进入 “工具 ”“ 保护文档 ”，在“仅允许在文档中进行此类编辑 ”前打上 “” ，在下拉列表中选择允许“填写窗体 ”。点击 “是，启动强制保护 ”后，在弹出的对话框中输入密码 。设置保护成功 。 ” 3. 让让让让Word文档瘦身的几种小方法文档瘦身的几种小方法文档瘦身的几种小方法文档瘦身的几种小方法 我们知道 ，相同内容的 Word 文档 ，经过不同的操作
16、处理后 ，其大小是 有所区别的 ，甚至相当惊人 。所以我们希望有办法能给 Word 文档 “瘦身 ”： 一一一 一 . 重新进行页面设置可以缩小文件重新进行页面设置可以缩小文件重新进行页面设置可以缩小文件重新进行页面设置可以缩小文件 每当文档编辑完成后 ，在保存之前 ，都重新点击 “文件 ”菜单 ，选 “页面设置 ”打开对话框 ，鼠标任意点击其中的 “纸张大小 ”或 “页边距 ”等标签 (无需改动原来的设置 )，按 (确定 )按钮即可 ，最后再保存文档 。你会发现 ，文档变小许多 。 WORD 进阶教程 页码 ： 6/54 二二二 二 . 多次编辑多次编辑多次编辑多次编辑 Word 文档会增加
17、文件大小文档会增加文件大小文档会增加文件大小文档会增加文件大小 Word 文档经过多次编辑 ，其存盘后的文件迅速膨胀 。一个含有 数个图片的 Word 文档中 ，编辑了十多次图片后 ，文件大小 会由原来的 160 多 KB 涨到 1.5MB，后来将该文件拷贝到新建文档中存盘 ，文件长度不过 170KB。所以 ，当一篇文档经过反复编辑并已定稿后 ，就应将文档内容复制到新建文档中 。 三三三 三 . 设置文档格式会影响文件大小设置文档格式会影响文件大小设置文档格式会影响文件大小设置文档格式会影响文件大小 在文档中设置各种字号和字体也会影响文件大小 。显然 ，如果设置多种字体 、字号 、颜色 ，影响
18、更大 。因而在文字格式设置上不必过多渲染 。 4. 快速打开最近使用的文档快速打开最近使用的文档快速打开最近使用的文档快速打开最近使用的文档 中文 Wotrd 2003 会在 “文件 ”下拉菜单的底部的列出最近使用过的文档 ，从中选择一份即可快速打开它 ，所以说快速打开文档的操作其实是很简单的 。在默认状态下 ，这里将列出 最新使用的四份文档 ，如果想修改这个数字 ，可按以下步骤进行 ： 步骤一 、在 “选项 ”对话框中 ，单击 “常规 ”标签卡 ，然后打开 “列出最近所有文件 ”复选框 。 WORD 进阶教程 页码 ： 7/54 图 1“常规选项 ”对话框 步骤二 、单击 “增数或减数 ”按
19、钮 ，选择您需要设置的快速保存或打开的文档个数 ，参见图 1 中光标所指处。例如选 8。 步骤三 、单击 “确定 ”按钮 。 此后 ，中文 Word 2003 的 “文件 ”下拉菜单就会生相应的变化 ，可列出最近编辑过的八个文件名 。 5. 隐藏最近使用过的文件列表隐藏最近使用过的文件列表隐藏最近使用过的文件列表隐藏最近使用过的文件列表 在 Word 的中 “文件 ”菜单下 ，一般来说显示出四个最近使用过的文档 ，可能有的时候我们并不想让它显示出来 ，如何隐藏它呢 ？ 点击主菜单中的 “工具 ”“选项 ”，然后点击 “常规 ”选项卡 ，不要选中 “列出最近所用文件 ”复选框 。 6. 教你微软
20、教你微软教你微软教你微软Office Word文挡损坏后的修复文挡损坏后的修复文挡损坏后的修复文挡损坏后的修复 一份重要的 Word 文挡因损坏而无法打开 ，将导致很严重的后果 。遇到这样的情况 ，可以通过下面的方法来修复 word 文挡 。 利用 word2002/2003 的 “打开并修复 ”功能来修复文挡 。 (1)启动 word2002/2003，单击 “文件 -打开 ”，在 “打开 ”对话框中选重要修复的 word 文挡 。 (2)单击 “打开 ”按钮右边的下三角按钮 ，在弹出的下拉菜单中选中 “打开并修复 ”选项 ，即可对损坏的文挡进行修复 ，修复完成后 ，显示文挡内容 。 提示
21、： “打开并修复 ”是只有 word2002 以上的版本才具有的功能 。 7. 二招搞定二招搞定二招搞定二招搞定word文档中的乱码文档中的乱码文档中的乱码文档中的乱码 有的时候可能由于操作的问 题，当你再次打开一个你认为没有问题的文档时 ，可能会看见文件中一片乱码更本就无法阅读 ！如果出现了这写情况可以通过下面的两个方法 ，来挽救你的文件 。 一一一 一 . 替换格式法替换格式法替换格式法替换格式法 这种方法就是把被破坏的 Word 文档另存为另一种格式 。 步骤一 、打开被损坏的文档单击 “文件 /另存为 ”菜单 ，在 “保存类型 ”列表中 ，选择 “RTF 格式 ”，然后单击 “保存 ”
22、按钮 ，并关闭 word。 步骤二 、打开刚才刚才保存的 RTF 格式文件 ，再次使用 “另存为 ”将文件重新保存为 “Word 文档 ”，现在打开这个 word 文件就可以发现文件已经被恢复过来了 。 如果在转换成 rtf 格式后文件仍然不能被恢复 ，可以将文件再次转换为纯文本格式 （ *.txt）， 再转换回Word 格式 。当然在转换为 txt 文件的时候其图片等信息会丢失掉 。 WORD 进阶教程 页码 ： 8/54 二二二 二 . 重设格式法重设格式法重设格式法重设格式法 在 Word 有一个隐藏的位置 ，用来保存文档中的各种格式信息 ，所以只要删除这些格式信息就可以将文件恢复了 。
23、 1、在打开损坏的文档后 ，单击 “工具 /选项 ”菜单 ，选择 “编辑 ”标签 ，取消对 “使用智能段落选择范围 ”复选框的勾选 ，然后单击 按钮 。这样就可以修复文件了 。 2、选定最后一个段落之外的全部内容 ，然后将这些内容 粘贴复制到新的 word 文件中即可 。 8. 把多页把多页把多页把多页Word文档缩小打印到同一张纸上文档缩小打印到同一张纸上文档缩小打印到同一张纸上文档缩小打印到同一张纸上 在 Word 中，有时我们需要把已经做好的一份多页文档缩到一页中一起打印 ，即在一页中显示出多页的内容 ，应该怎么办呢 ？ 我们可以用调整打印选项的方法来处理 。下面我们以一份四页的文档为例
24、来说明 ： 要将上述 4 页缩到一页打印 ，单击 ： “文件 ”-“打印 ”，进入如下打印对话框 ： 图 2 打印对话框 http:/ 单击 “每页的版数 ”（上图画红圈处 ）， 即可出现 “1 版 ”、 “2 版 ”、 “4 版 ”、 “6 版 ”、 “8 版 ”、 “16 版 ”6 个选项 。见下图 ： WORD 进阶教程 页码 ： 9/54 图 3 缩放 由于这篇文档有 4 页，估计缩成 4 页后文字还能看得清 ，所以我们选 “4 版 ”。一页纸显的版数越多 ，字就会越小 ，可以根据实际效果来调整打印的版数 。 最后单击 “确定 ”即可将这 4 页集中到一页打印出来 。 9. 打印文件直
25、接装订打印文件直接装订打印文件直接装订打印文件直接装订逆序打印逆序打印逆序打印逆序打印 相信使用 Word 打印过长篇文档的朋友一定都清楚 ，打印完成后的装订一直是个麻烦事儿 ，因为文件由打印机打出时 ，第一页肯定会在最下面 ，装订之前总要费时费力的把纸张按顺序排好 。其实 ， Word 已经为我们考虑到了这个问题 。 1. 在 Word 中调出欲打印的长篇文档 ，点击 “工具 ”菜单 “ 选项 ”命令 ，弹出 “选项 ”对话框 2. 点击 “打印 ”标签 ，勾选上其中的 “逆页序打印 ”复选框 ，确定即可 。如图 4 所示 图 4 选项对话框 3. 这时 ，当我们再去点击打印按钮时 ，打印机
26、便会以从后向前的顺序打印文档 ，而这样出来的文件就WORD 进阶教程 页码 ： 10/54 可以直接用于装订了 。 【小提示 】 逆序打印功能只会影响打印机的实际输出效果 ，而打印预览时仍会以正常页序显示 ，这点请大家注意 10. 预览效果还省墨水预览效果还省墨水预览效果还省墨水预览效果还省墨水草稿输出草稿输出草稿输出草稿输出 我们在处理一些重要文件时 ，有时需要将文档实际打印出来进行版面校准 ，但如果使用的是喷墨打印机，那么每月光在打印样稿方面就要耗费大量的墨水了 。其实 ， Word 已经为我们提供了一个 “草稿输出 ”功能来帮我们解决这个难题 。 1. 在 Word 中点击 “文件 ”菜
27、单 “ 打印 ”命令 ，在弹出的 “打印 ”对话框中再点击 “选项 ”按钮 。如图 5 所示 图 5 打印对话框 2. 勾选上其中的 “草稿打印 ”复选框后确定 ，再点击 “打印 ”按钮即可打印出一份没有图片 的草稿 ，但是草稿的格式以及图片的留空大小都与正常打印稿相符 ，这样 ，我们不仅能够像以前一样校对版面了 ，而且也大大降低了打印样稿时墨水的消耗 。 注意注意注意注意 :草稿中图片所占的区域大小和原文档一致 ，只不过不再打印了 . 11. 鼠标滚轮的特殊应用鼠标滚轮的特殊应用鼠标滚轮的特殊应用鼠标滚轮的特殊应用 如果你的鼠标有滚轮 ，在 Word 文档中可以使用它来上下翻动页面 ；而在按
28、住 “Ctrl”键的同时滑动鼠标滚轮 ，你会看到什么呢 ？ Word 会放大和缩小页面显示比例 。 第二章第二章第二章第二章 . word 文档编辑文档编辑文档编辑文档编辑 WORD 进阶教程 页码 ： 11/54 1. word查找替换的四则查找替换的四则查找替换的四则查找替换的四则经典引用经典引用经典引用经典引用 Word 的查找和替换功能非常强大 ，在文档的编辑中 ，熟练使用这一功能可以解决好多问题 。下面 ，我们通过四个实例来介绍这一功能的应用 。 一一一 一 . 批量设置字体格式批量设置字体格式批量设置字体格式批量设置字体格式 任务要求 ：一篇很长的 Word 文档 ，其中多个地方含
29、有 “博客 ”一词 ，现在要求把该词全部设置为带下划线的红色粗体字 。 操作方法 ：把文档中的 “博客 ”全部替换为粗体 、红色 、带下划线的 “博客 ”。 第一步 ：打开文档 ，先在一个地方选中 “博客 ”一词 ，然后按组合键 Ctrl+F 打开 Word 的“查找和替换”对话框 。 第二步 ：在“查找和替换 ”对话框的 “替换 ”选项卡 ，“博客 ”一词已自动输入 “查找内容 ”文本框中 ，在这一步 ，我们在 “替换为 ”方框框中也输入 “博客 ”。 第三步 ：这一步我们要为 “替换为 ”方框框中输入的文本内容设置格式 。把光标定位在 “替换为 ”文本框中 ，单击 “高级 ”，点击 “格式
30、 ”，在弹出的菜单中选择 “字体 ”打开 “字体 ”对话框 ，在该对话框上 ，“字形 ”选择 “加粗 ”，“字体颜色 ”选择 “红色 ”，“下划线线型 ”选择 “细下划线 ”，最后单击 “确定 ”回到“查找和替换 ”对话框 。 第四步 ：在“查找和替换 ”对话框的 “替换 ”选项卡上 ，上一步设置的查找和替换选项会显示在 “查找内容 ”和“替换为 ”文本框的下方 ，如果在 “替换为 ”文本框的下方显示 “加粗 ”、“下划线 ”、“红色 ” (如图 6)，说明上面的设置正确 ，最后单击 “全部替换 ”按钮 。 图 6 查找和替换对话框 大家会问 ，为什么不用格式刷呢 ?格式刷在设置个别少数文字或
31、段落的格式上很有用 ，但如果需要设WORD 进阶教程 页码 ： 12/54 置的文字或段落较多 ，或者文档很长 ，那么使用格式刷一个一个的改 ，估计文档还没有改完 ，格式刷的毛已全部掉光了 。 二二二 二 . 统一英文字母和数字格式统一英文字母和数字格式统一英文字母和数字格式统一英文字母和数字格式 ： ： 任务要求 ：把文档中所有数字格式统一 操作方法 ： 查找文档中所有数字 ，替换成紫色 、三号字的数字 1、启动 Word，打开相应的文档 。 2、执行 “编辑 替换 ”命令 ，或者快捷键 “ CTRL+F”，打开 “查找和替换 ”对话框 。 3、将光标定 位在 “查找内容 ”右侧的方框中 ，
32、单击 “高级 ”按钮 ，展开高级选项 ，在特殊字符列表中选中任意数字 。如图 7 所示 图 7 特殊字符列表 4、将光标定位在 “替换为 ”右侧的方框中 ，在 “替换为 ”右侧的方框中输入 “&”。 5、然后单击其中的 “格式 ”按钮 ，在随后出现的下拉列表中 ，选择 “字体 ”选项 ，打开 “替换字体 ”对话框 ，设置好相关字符格式 ，并确定返回 。 6、单击其中的 “全部替换 ”按钮 ，并关闭 “查找和替换 ”对话框 ，数字格式规范统一 。 注意 ：同样可以利用查找和替换功能完成统一英文字母格式的功能 ，只需将 “查找内容 ”改成 “ $”即任意字母 ，“替换为 ”文本框中仍然 为“ &”
33、 。 三三三 三 . 快速选定特定的文本快速选定特定的文本快速选定特定的文本快速选定特定的文本 任务要求 ：一篇很长的 Word 文档 ，在多个地方含有词组 “搜索引擎 ”，现在要求突出显示全文中的所有这一词组 。 操作方法 ：在“查找和替换 ”对话框上选择 “突出显示所有在该范围找到的项目 ”复选框 。 WORD 进阶教程 页码 ： 13/54 第一步 ：按 Ctrl+F 键打开 “查找和替换 ”对话框 。 第二步 ：在“查找 ”选项卡 ，“查找内容 ”文本框中输入 “搜索引擎 ”，然后选择 “突出显示所有在该范围找到的项目 ”复选框 (如图 8)。 图 8 查找和替换 第三步 ：在查找范围
34、下拉列表框中选择查找范围 (当前选定的范围或主文档 )，最后单击 “查找全部 ”就可选定并高亮查找范围内的全部 “搜索引擎 ”词组 。 四四四 四 . 批量转换大小写批量转换大小写批量转换大小写批量转换大小写 任务要求 ：在输入这篇稿件时 ，为了避免来回地在大小写和中文输入法之间切换 ，我把文档中所有的“ Word”一词全部输入成 “ WORD”，现在要求把它们全部改回为 “ Word”。 操作方法 ：把“ WORD” 全部替换为 “ Word” (对于单个单词大小写的转换 ，可以使用 Shift+F 键或使用“更改大小写 ”对话框直接进行切换 )。 第一步 ：按 Ctrl+F 键打开 Wor
35、d 的“查找和替换 ”对话框 ，在“替换 ”选项卡 ，“查找内容 ”文本框中输入 “ WORD”。 第二步 ：单击 “高级 ”打开查找和替换选项 ，选择 “区分大小写 ”复选框 ，然后在 “替换为 ”文本框中输入 “ Word”，最后单击 “全部替换 ”。 2. 利用自动图文集快速重复录入利用自动图文集快速重复录入利用自动图文集快速重复录入利用自动图文集快速重复录入 在录入文字时经常遇到一小段文字需要重复录入 ，比如我们经常需要输入公司地址 ，这时可以用自动图文集来提高输入速度 。这种方法就是用 “图文集词条 ”代替要录入的文字 。中文 Word 2003 预置有部分图文词条 ，如果您要使用自
36、己的 “自动图文集 ”词条 ，就需要先添加它 ，其操作步骤如下所列 ： 步骤一 、在文档中选中需要设置成自动图文集的文本内容 ，比如武汉英瑞杰公司通讯地址 ： 英瑞杰汽车系统 (武汉 )有限公司 武汉市关山一路 武汉 东湖开发区汽车电子产业园 430223 WORD 进阶教程 页码 ： 14/54 步骤 二、单击 “插入 ”菜单中的 “自动图文集 ”命令进入 “新建 ”子菜单 ， 图 9 创建 “自动图文集 ” 步骤三 、对新建的词条命名 ，名字可以设置成简单易记的形式 。单击 “确定 ”按钮 ，词条新建成功 在编辑正文时 ，只需输入相应的词条 名称 ， Word 2003 即可将它自动转换成
37、自动图文集中的内容 。比如，您如果要用上面的词条 ，只需录入 “英瑞杰 ”三个字后 ，屏幕上会立即显示 英瑞杰公司完整的通讯地址 ，这时按下键盘上的回车键这个 “词条 ”便被快速的添加到文档中去了 。 如果您想更改所添加 的词条 ，可按以下步骤进行操作 ： 步骤一 、单击 “插入 ”菜单中的 “自动图文集 ”命令 ，进入 “自动图文集 ”子菜单 。按上面的步骤进入 “自动图文集 ”对话框中 。 步骤二 、在 “请在此键入 自动图文集 词条 ”列表框中 ，输入要更改的词条名字 。 步骤三 、单击 “删除 ”按钮 ，可以将该词条从自动图文集中删除 。 3. 远比想象中强大的自动更正功能大发现远比想
38、象中强大的自动更正功能大发现远比想象中强大的自动更正功能大发现远比想象中强大的自动更正功能大发现 想实现上述简化输入公司通讯地址的功能 ，还可以使用 word 里的自动更正命令 。通过自动更正设置 ，用一个简短的词汇替换经常录入的长词条 。其操作步骤如下所示 ： 步骤一 、在文档 中选中需要设置成自动更正的文本内容 ，比如武汉英瑞杰公司通讯地址 ： “英瑞杰汽车系统 (武汉 )有限公司 武汉市关山一路 武汉东湖开发区汽车电子产业园 430223” 步骤 二、单击 “工具 ”菜单中的 “自动 更正选项 ”命令 ，进入 “自动更正 ”对话框 。 如图 10 所示 ，“替换为 ”文本框中显示的即是步
39、骤一中选定的文本内容 。 WORD 进阶教程 页码 ： 15/54 图 10 创建 “自动更正 ” 步骤 三、在“替换 ”文本框中键入替换字词 ，替换字词既要形象又要便于理解和记忆 ，比如 “通讯地址 ”，最后单击 “确定 ”。这样 ，以后只要输入 “通讯地址 ”， Word 2003 便会自动地把 它替换为武汉英瑞杰的完整通讯地址 。 自动更正作用很大 ，除了可以用在输入常用语方面 ，还可以实现以下功能 ： 一一一 一 . Word 中快速插入公司中快速插入公司中快速插入公司中快速插入公司 Logo 在编制公司合同 、简介之类的办公文档时 ，我们会经常需要插入公司的 Logo 图片 。而一般
40、情况下这都是使用 “插入 ”菜单中的相关命令来实现的 ，这多少有些麻烦 。那么 ，有没有更快速的方法呢 ？有！具体设置如下：首先将公司的 Logo 图片插入到文档中并选中它 ，然后 ，单击 “工具 自动更正选项 ”，在 “自动更正 ”标签页中的 “替换 ”文本框中键入 “logo”（不包括引号 ）并单击 “确定 ”。这样 ，以后只要在 文档中键入 “logo”就能快速插入公司的 Logo 图片了 。 二二二 二 . 插入一个表格插入一个表格插入一个表格插入一个表格 很多公司的文职人员要经常编制大量表格 ，其中很多表格的格式 、项目相同 ，只是各项目的具体内容不同 ，以前的做法通常是 ，先打开以
41、前编辑过的表格另存为一个文件 ，再将内容删除后录入新的内容 。在我的建议下 ，她使用自动更正功能来简化操作 ，首先编辑好表格中以后要用到的相同部分 ，并设置好格式 ，然后选定整个表格 ，单击 “工具 自动更正 ”，设置替换内容为 “我的表格 ”，以后凡是要制作这类表格时 ，只要输入 “我的表格 ”，所需要的表格便出来了 ，非常方便 。 三三三 三 . 插入可变内插入可变内插入可变内插入可变内 容容容 容 上面谈到的都是固定内容的应用 ，其实可变内容也可应用自动更正 。可变内容包括时间 、自动编号 、页码 、文档字数等等 ，主要以域的形式插入 ，当插入一个域后 ，为其设置自动更正 ，以后就可以快
42、捷的插WORD 进阶教程 页码 ： 16/54 入域 ，并且插入的域的内容能随场合自动更新 。 举例说明 :按“插入 域编号 Autonum确定 ”的操作插入一个域 ，选定整个域后单击 “工具 自动更正 ”，在“替换 ”框中键入三个星号 “ *”，以后只要输入 “ *”，便可实现自动编号 ，编号由 1 起按1 递增 。 四四四 四 . 输入冷僻字输入冷僻字输入冷僻字输入冷僻字 比如要你输入一个很少见的生僻字 ，你会怎么输入呢 ?最常 用的方法就是使用 GBK 全拼了 ，用过 GBK全拼的朋友都知道 ，在众多同音字中寻找所需的字 ，真是太麻烦了 。假如要经常输入这个字 ，是不是每次都得像第一次输
43、入那样麻烦呢 ?当然不 ，使用自动更正功能可方便地输入常用的生僻字 。 方法很简单 ，第一次输入时使用 GBK 全拼输入法或通过插入符号的方法输入生僻字 ，之后选定输入的内容 ，单击 “工具 自动更正 ”，在“替换 ”文本框中键入替换字词 ，替换字词既要形象又要便于理解和记忆，比如 “生”，最后单击 “确定 ”。这样 ，以后只要输入 “生”， Word 2000 便会自动地把它替换为该生僻字。 五五五 五 . 输输输 输入特殊符号 入特殊符号入特殊符号入特殊符号 使用 Word 2000 会经常用到一些特殊符号 ，比如稿件中经常要用到符号 “” ，起初是通过输入法中的软键盘来插入此符号 ，为了
44、提高效率 ，使用自动更正功能为此符号设置了 “替身 ”，只需连击三次 “ -”即输入 “ -”， Word 2000 便自动的将输入的内容替换为 “” ，非常方便 。 一些典型的应用 ，比如可以用 “ *”替换乘号 ，用“ -”替换破折号 ，用“。 ”替换省略号 ，用“ *1”替换 “”等。 六六六 六 . 文字校对文字校对文字校对文字校对 中国的语言文化博大精深 ，大量同音字 、近义词让很多人常常发生字词使用上的错误 ，有些人是因为知识上的欠缺而发生错误 ，有些人则是已经形成了习惯而很难改正 。我们可以将一些容易出错的词语设置自动更正 ，比如有些报纸或街头的广告中常有 “招聘启示 ”之类的错
45、误 ，如果在 Word 2000 中设置将 “招聘启示 ”自动更正为 “招聘启事 ”，自己单位就不会闹这样的笑话了 。其实 ， Word 2003 已经为大多数容易出错的词句设置了自动更正 ，比如输入 “众说纷云 ”时， Word 2000 会自动将它改为 “众说芬纭 ”。 看完上面的介绍 ，想必你已经感受到了自动更正功能的奇妙应用 ，那就赶快一试身手吧 !同时本文给广大初学者一个启事 ，一个平凡的 Word 2003 命令 ，却能产生如此奇妙的应用 ，那么众多其它的命令呢 ?只要你敢于钻研 ，敢于探索 ，你就能发现更多应用的乐趣 。 WORD 进阶教程 页码 ： 17/54 4. 轻轻松松让
46、审批更方便轻轻松松让审批更方便轻轻松松让审批更方便轻轻松松让审批更方便 单位的部门主管总是要对该部门的未来一周或一个季度的活动情况制作出一项工作计划 。要实施这些计划时 ，只有领导审批后通过后才能实施 。在以前我们只能将这些文档打印出来那个领导审阅 ，或者在 Word中整理后通过 E-mail 发送给领导进行审阅 ，非常麻烦 ，现在好了 Word 2003 中提供了一个发送审阅功能 ，通过该功能可以将需要审阅的文档快速发送出去进行审阅 ，效果非常好 。 Word 2003 提供了 “发送审阅 ”功能 ，它可以使用 “邮件收件人 ”命令来发送文件以让其他人审阅 。当你发送要审阅的文件时 ，就会自
47、动创建一个审阅请求表单 ，审阅者接收到该文件时 ，将启用并显示审阅工具 。从审阅者那里返回的文件会自动提示合并更改 。然后 ，我们可以使用审阅工具来接受或拒绝这些更改 。 第一步 ：发送审阅文档 发送审阅时 ，首先在 Word2003 中输入需要审阅的内容并对该文档进行保存 。随后单击 “文件 ”菜单中的 “发送 /邮件收件人 （审阅 ） ”命令 ，随后弹出审阅邮件窗口 （如图 11）， 该文档已经自动被添加到 附件中了，在此填好收件人地址 ，在正文中添加一些说明文字后 ，单击 “发送 ”即可将其发送给审阅者 。 图 11 审阅邮件窗口 提示 ： Word 将以默认邮件客户端来发送该文档 。将 Outlook 设置为默认邮件客户端方法是 ：依次点击 “工具 /选项 ”，切换到 “其它
