1、第九章 会计账簿第一节 会计账簿的意义与种类一、账簿的含义账簿是指以会计凭证为依据，序时、连续、系统、全面地记录和反映企业、机关、事业等单位经济活动全部过程的簿藉。 其账页一旦标明会计科目，这个账页就成为用来记录该科目所核算内容的账户。二、账簿的作用(一) 对凭证资料的系统总结(二) 考核企业经营状况的重要依据(三) 会计报表的主要来源三、账簿的种类(一) 按账簿的用途分类（1）序时账簿序时账簿，也称日记账、流水账，是按经济业务完成时间的先后顺序逐日逐笔登记的账簿。日记账又分为普通日记账和特种日记账。1、普通日 记账将企业每天所发生的经济业务，不论其性质如何，按其先后顺序，编成会计分录记入账簿
2、。2、特种日记账是按经济业务的性质单独设置的账簿。如库存现金日记账、银行存款日记账。特种日记账的设置根据业务特点和管理需要而定，特别是发生频繁、需严格控制的项目。（2）分类账簿分类账簿，是对全部经济业务按总分类账和明细分类账进行分类登记的账簿。1、总账2、明细账（3）备查账簿 备查账簿，又称辅助账簿、补充登记簿，是对某些日记账和分类账等主要账簿中未能记载的会计事项或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。备查账簿的设置应视实际情况而定，并非一定要设，而且没有固定格式。如记录租入厂房、委托加工、应付票据备查簿、应收票据备查簿。备查账簿不是根据会计凭证登记的，它更注重使用文字来记录各项内容。(二)
3、按账簿的外表形式分类（1）订本账订本账，是把具有一定格式的账页编号并订成固定本册的账簿。一本订本同一时间只能由一人记账，不便于会计人员分工协作记账，也不便于计算机打印记账，但特种日记账，如库存现金日记账、银行存款日记账、总账必须采用订本账。（2）活页账活页账，是把零散的账页装在账夹内，可以随时增添账页的账簿。活页账可以同一时间由若干会计人员分工记账，也便于计算机打印记账。一般明细账采用活页账。（3）卡片账卡片账，是将硬卡片作为账页，存放在卡片箱内保管的账簿。为了因经常抽取造成破损而采用硬卡片形式，可以跨年度使用。如固定资产明细账。第二节 账簿的设置与登记一、账簿的设置要求与基本内容（一）账簿的
4、设置要求每一个会计主体需要设哪些账户应由实际情况而定。但必须设日记账、总账、明细账。（二）账簿的基本内容（1）封面：账簿名称、记账单位名称（2）扉页：启用截止日期、页数册次、经管人员一览表和签章、会计主管签章，账户目录等（3）账页：账户名称（一级、二级或明细科目） 、记账日期、凭证种类和号数栏、摘要栏、金额栏、总页次和分户页次等二、日记账的格式与登记（一）普通日记账的格式与登记一般为两栏式日记账（或分录簿） ，即只设借方和贷方两个金额栏。每天还应根据记账中应借和应贷的账户名称和金额登记总账。普通日记账单位：元200年 金额月 日凭证号数 摘要 对应账户借方 贷方过账（一）特种日记账的格式与登记
5、1、库存现金日记账由出纳人员根据现金收、付款凭证，银行存款付款凭证。每日终了应分别计算出库存现金收入和支出合计数并结出账面余额。日余额上日余额本日收入额本日支出额结出日余额后，还应将账面余额与库存现金实有数相核对，检查每日库存现金收、支、存情况，做到日结日清。库存现金日记账可用三栏式（收付余或借贷余） ，也可用多栏式（即在收入和支出进一步设对方科目，亦即在收入栏内设应贷科目（借方为库存现金） ，在支出栏内设应借科目（贷方为库存现金） ） 。库存现金日记账（三栏式）单位：元200年月 日凭证号数 摘要 对方账户 收入 付出 结余库存现金日记账（多栏式）单位：元200年 收入(借方为库存现金) 付
6、出(贷方为库存现金)月 日凭证号数 摘要应贷科目 1 应贷科目 2 应借科目 1 应借科目 2结余2、银行存款日记账由出纳人员根据银行存款收、付款凭证，现金付款凭证。每日终了应分别计算出银行存款收入、支出合计数、余额，并定期与银行对账单对账。可用三栏式，也右用多栏式。同上。三、分类账簿的格式与登记（一）总账采用三栏式（借贷余） 。总账可以按记账凭证逐笔登记，也可以将记账凭证汇总（汇总记账凭证、科目汇总表）进行登记,还可以根据多栏式日记账在月末进行汇总登记（见会计核算组织程序） 。总之，其登记方法主要取决于所采用的会计核算组织程序。原材料总账单位：元200年 凭证月 日 种类 号数摘要 借方 贷
7、方 借或贷 余额5 1 月初余额 借 12000016 购入 20000 借 14000010 领用 5000 借 13500031 本月发生额 40000 4400031 月末余额 借 116000（二）明细账明细账的格式是根据它所反映的经济业务的特点，以及实物管理的不同要求来设计的，明细账应根据原始凭证或汇总原始凭证登记，也可以根据记账凭证登记。其主要格式有三栏式、数量金额式、多栏式。1、三栏式明细账三栏式明细账，主要适用于只反映金额的经济业务，只提供价值指标。如应收账款、应付账款、其他应收款、应交税费、预付账款、应付利息等。其他应收款明细账单位：元200年 凭证月 日 种类 号数摘要 借
8、方 贷方 借或贷 余额5 1 月初余额（上月结转） 借 4006 报销差旅费 350 借 5010 报销差旅费 50 平 031 本月发生额及月末余额（本月合计）400 平 02、数量金额式明细账数量金额式明细账是在收入、支出、结存三栏内加设数量、单价等栏目，分别登记实物的数量和金额。所以，它适用于既需要反映金额，又需要反映数量的经济业务。如原材料、库存商品、自制半成品等科目的明细核算。原材料明细账二级科目：原材料及主要材料 计量单位：元/千克材料名称：G 材料 最高储备：材料规格： 量低储备：200年 收入 发出 结存月 日摘要数量 单价 金额 数量 单价 金额 数量 单价 金额5 1 月初
9、余额 500 2 10006 车间费用 100 2 200 400 2 80010 购入 1000 2 2000 1400 2 280012 车间领用 500 2 1000 900 2 18005 31 本月发生额及月末余额4000 2 8000 3600 2 7200 900 2 18003、多栏式明细账多栏式明细账是根据经济业务的特点和经营管理的要求，在某一总分类账项下，对属于同一级科目或二级科目设置若干栏目，用以在同一张账页上集中反映各有关明细项目的详细资料。分为借方多栏式、贷方多栏式、借贷方多栏式。只提供价值指标。主要适用于费用、成本、收入和利润等科目的明细核算。减少（结转）数用红字登
10、记。生产成本明细账200年 凭证 成本项目月 日 种类 号数摘要直接材料 直接人工 制造费用 合计6 1 月初余额 6000 3400 1600 110001 本月领用材料 13000 1300030 生产工人薪酬 7400 740030 本月电费 1250 125030 本月制造费用 2450 24503030 本月发生额 14250 7400 2450 2410030 结转完工产品成本 20250 10800 4050 3510030 月末余额 0 0 0 0账簿的使用过程包括：启用、登记、错账查找与更正、结账、对账、更换、保管 第三节 账簿的启用与错账更正一、账簿的启用与登记（一）账簿的
11、启用新的会计年度开始，每个会计主体都应启用新的会计账簿。在启用新的账簿的时，应在账簿的有关位置记录以下信息：（1）设置账簿的封面和封底。除订本账不另设封面以外，各种活页账都应另设封面和封底，并登记单位名称、账簿名称、所属会计分录。（2）填写账簿启用及经管人员一览表。在启用新会计账簿时，应首先在扉页上印制的“账簿启用及交接表”中的启用说明：单位名称、账簿名称、账簿编号、起止日期、单位负债人、主管会计、审核人员、记账人员等，并加盖单位公章。在会计人员发生变更时，应办理交接手续并填写“账簿启用及交接表”中的交接说明。（3）填写账簿目录。总账应按照会计科目的编号顺序填写科目名称及启用页号。在启用活页式
12、明细账时，应按照所属会计科目填写会计科目名称和页码，在年度结账后，撤去空白账页，填写使用页码。（4）粘贴印花税票。印花税票应粘贴在账簿的右上角，并且划线注销。在使用缴款书缴纳印花税时，应在右上角注明“印花税已缴”及缴款金额。（印花税票+划线注销 或 缴款书“印花税已缴”+缴款金额）（二）账簿的登记（1）账簿必须根据审核无误的会计凭证连续、系统地登记，不能错记、漏记和重记，并将会计凭证的序列号记入账簿，在记账时必须使用会计科目、子目、细目的全称，不得简化。（2）登记账簿时必须使用钢笔，用蓝黑或黑墨水登记，不能使用圆珠笔或铅笔，红墨水只能在结账划线、改错和冲账时使用，以防篡改。（3）各种账簿必须按
13、事先编定的页码登记，不能隔页、跳行，如果不慎发生类似情况，应在空页或空行处用红墨水划对角线的叉线，并注明此页或此行空白，而且要加盖印鉴，不得任意撕毁或抽或账页。（4）登记时或登记后如果发生差错，应根据错误的具体情况，按照更正错账的方法进行更正，不得括擦、挖补、涂改和用褪色药水更改字迹，应保持账簿和字迹清晰、整洁。（5）摘要栏的文字要简明扼要，并采用标准的简化字；金额栏的数字应采用阿拉拍数字，并且对齐位数，注意“0”不能省略或连写；数字和文字一般应书写在行距下方的 1/2 处，给更正错误留有余地， “9”“7”要穿行。（6）没有余额在“借或贷”栏写“平” ，在余额栏在个位或角分位写“0”（7）每
14、登满一页账页，应该在该页的最后一行加总本页发生额和余额，在摘要栏中注明“过次页” ，并在下一页首行记入上页的发生额和余额，在摘要栏内注明“承前页” ，以便对账和结账。（8）标明余额方向（9）做好记账标记二、错账的更正（一）错账查找方法查找错账的方法主要有两种：个别检查法和全面检查法1、个别检查法个别检查法是指针对错账的数字进行检查的方法。这种方法适用于检查方向记反、数字错位、数字颠倒等造成的记账错误。个别检查法又可分为差数法、倍数法和除 9 法：差数法，就是记账人员首先确定错账的差数，再根据错误去寻找错误的方法。这种方法对于发现漏记账目比较有效。【例】若借方漏记400 000。则借方合计295
15、 000；贷方合计695 000，双方差额为400 000，即可根据400 000这个数字去分录查找错账。 倍除法（除 2 法） ，首先算出借方和贷方的差额，再根据差额的一半来寻找错误的方法。适用于会计账簿因计错借贷方而造成的方向错误。【例】若借方80 000记入贷方。则借方合计615 000；贷方合计775 000。双方差额为160 000。160 0002=80 000。即可根据80 000这个数字去账簿查找错账。除 9 法，是先算出借方和贷方的差额，再除以 9 来查找错误的方法，适用于数字错位和数字颠倒。【例】若4 985颠倒为4 958。则借方合计695 000；贷方合计694 973
16、。双方差额为27。279=3。特征：求得的商数为被颠倒两数之差（本例为8-5=3） 。即可根据商数的这一特征去账簿查找错账。2、全面检查法全面检查法是对一定时期账目进行全面核对的检查方法。全面检查法又可分为顺差法和逆差法：顺差法，是按记账的顺序，从头到尾依次检查原始凭证记账凭证总账明细账会计科目余额表逆差法，是与记账顺序相反，也就是首先检查科目余额表中的数字是否正确，其次检查各账户的计算是否正确，再次核对各账簿与记账凭证是否相符，最后检查记账凭证与原始凭证是否相符。会计科目余额表明细账总账记账凭证原始凭证（二）错账更正方法对于记账凭证本身的错误（还没有登记账簿或账簿记录没有错误） ，不需要作具
17、体更正，只需要将错误凭证撕掉然后再编一个正确的凭证即可；如果记账凭证没有错误但账簿记录有错误或记账凭证和账簿同时错误，则需要采用专门的方法进行更正。1、划线更正法划线更正法，就是将错误数字或文字全部划一条红线予以注销，并使原来字迹仍然清晰可见，然后在红线上方空白处，做出正确的记录，并由记账人员在更正处盖章。划线更正法适有于结账前或结账时发现账簿记录中文字或金额有错误，而记账凭让没有错误，即纯属文字或数字过账时的笔误及账簿数字计算错误等情况。2、红字更正法红字更正法（也叫赤字冲账法、红笔订正法） ，适用于以下两种错误的更正：（1）记账后发现记账凭证的科目或方向有误，但金额正确：应先用红字填制一张
18、内容与错误记账凭证完全相同的记账凭证，在摘要栏中注明“更正凭证的错误” ，并据以红字金额登记入账，冲销原有错账记录，然后，再填制一张正确的记账凭证（在摘要栏中注明“更正凭证的错误” ） ，并据以用蓝字或黑字登记入账。适用于由于记账凭证出错导致。（2）记账后发现记账凭证的金额有误，但科目或方向正确，且所记金额大于应记的正确金额：将多记的金额用红字填制一张与原错误中科目、借贷方相同的记账凭证，其金额是错误金额与正确金额两者的差额，并登记入账，冲销多记的。3、补充登记法补充登记法是在科目对应关系正确时，将少记的金额填制一张记账凭证，在摘要栏中注明“补充凭证少记数” ，并据以记账，以补充原来少记的金额
19、。这种方法适用于记账后发现凭证所填的金额小于正确的金额的情况。对种错误可以用红字更正法，也可用补充登记法。第四节 结账与对账一、结账（一）结账的含义结账就是把一定时期内发生的经济业务，在全部登记入账的基础上，结算出每个账户的本期发生额和期末余额，并将期末余额转入下期或下年新账（下期期初余额） 。注意：不能为减少本期工作量而提前结账，也不能将本期的会计业务推迟到下期或编制表报之后再结账。对资产、负债和所有者权益等实账户可以在会计期末直接结账，而对收入、费用等虚账户，按权责发生制进行调整后再结账。结账前的准备工作包括：检查凭证和账簿的正确性、进行相应的账项调整。如收入的确认、成本的结转。结账工作主
20、要包括：一、结出总账和明细账的本期发生额和期末余额（包括本期累计发生额） ，并将余额在本期和下期之间进行结转。二、损益类账户，即收入、成本费用类账户的结转，并计算本期利润或亏损（利润的确定一般在年结时进行）另外，企业因撤销、合并而办理账务交接时，也需办理结账手续。（二）结账的步骤（1）检查结账日止以前所发生的全部经济业务是否都已登记入账。注意收入和费用应按权责发生制的要求进行处理。（2）编制结账分录。将收入、成本和费用等账户的余额进行结转，编制各种转账分录，结转到利润账户，再编制利润分配的分录。（3）计算发生额和余额。计算出各账户的发生额和余额，并进行结转，最终计算出资产、负债和所有者权益账户
21、的本期发生额和余额。（三）结账的方法结账分为月结、季结、年结三种。1、月结月结时，应该结出本月借、贷双方的月内发生额和期末余额，在摘要栏注明“本期发生额及期末余额”或“本月合计” ，同时在“本期发生额及期末余额”行的上、下端各划一条红线，表示账簿记录已结束。2、季结季结时，应在本季度最后一个月结账数字的红线下边一行，把本季度三个月的借、贷双方月结数汇总，并在摘要栏内注明“本季发生额及季末余额” ，同样在数字下端划一条红线3、年结年结时，应将四个季度的借、贷双方季结加以汇总，在摘要栏注明“本年发生额及年末余额” ，并在数字下端划双红线，表示本年度账簿记录已结束。Comment LU1: 注意：“
22、上年结余”=本年余额+ 本年减少（正向记录）“结转下年”=本年余额+ 本年增加（反向记录）二、对账（一）对账的含义对账就是核对账目。一般是在会计期间（月份、季度、年度）终了时，检查和核对账证、账账、账实、账表是否相符，以确保账簿记录的正确性。会计人员在填制凭证、登记账簿等一系列工作中出现差错，因管理工作不善而带来的财产管理中的各种问题及其他一些因素的影响，都可能给账簿记录的真实性、正确性带来影响。（二）对账的内容1、账证核对账证核对是指将各种账簿记录与会计凭证进行核对。这种核对主要在日常编制凭证和记账过程中进行。必要时，也可采用抽查核对和目标核对的方法进行。核对的重点是凭证所记载的业务内容、金
23、额和分录是与账簿中的记录一致。若发现差错，应重新核对账簿记录和会计凭证进行复核，直到查出错误的原因为止，以保证账证相符。2、账账核对账账核对是对各种账簿之间的有关数字进行核对。账账核对包括：（1）总账借方期末余额与贷方期末余额合计数核对相符（2）明细账借方期末余额与贷方期末余额合计数核对相符（3）日记账的余额与总账各账户的余额核对相符（4）会计部门的各种财产物资明细账的期末余额与保管或使用部门的财产物资明细账的期末余额核对相符（5）本单位会计部门有关账簿的发生额和余额应与外单位相应账簿的发生额和余额核对相符3、账实核对账实核对就是将账面数字和实际的物资、款项进行核对。账实核对包括现金日记账账面
24、余额志库存现金相互核对；银行存款日记账账面余额与银行各账户的银行对账单相互核对；各种材料物资明细账账面余额与材料物资实存数额相互核对；各处应收、应付款项明细账账面余额与有关的债权、债务单位相互核对。保证账实相符，一般通过财产清查来进行。4、账表核对账表核对是指账簿记录与和种会计报表相互核对。第五节 账簿的更换与保管一、账簿的更换账簿的更换是指在会计年度终了时，将上年度的账簿更换为次年度的新账簿。在每一会计年度结束，新一会计年度开始时，应按会计制度的规定，更换一次总账、日记账和大部分明细账。一小部分明细账还可以继续使用，年初可以不必更换账簿，如固定资产明细账等。更换账簿时，应将上年度和账户的余额
25、直接记入新年度相应的账簿中，并在旧账簿中各账户年终余额的摘要栏内加盖“结转下年”戳记。同时，在新账簿在相关账户的第一行摘要栏内加盖“上年结转”戳记，并在余额栏内记入上年余额。二、账簿的保管账簿的保管，应该明确责任，保证账簿的安全和会计资料的完整，防止交接手续不清和可能发生的舞弊行为。在账簿交接保管时，应将该账簿的页数、记账人员姓名，启用日期、交接日期等列表附在账簿的扉页上，并由有关方面签字盖章。账簿要定期（一般为年终）收集，审查核对，整理立卷，装订成册，专人保管，严防丢失和损坏。各账簿的保管期限分别为：日记账、总账、明细账、辅助账簿 15 年库存现金日记账、银行存款日记账 25 年固定资产卡片在固定资产报废清理后理应继续保存 5 年会计凭证 15 年保管期满后，要按照会计档案管理办法的规定，由财会部门共同鉴定，报经批准后进行处理。合并、撤销单位的会计账簿，要根据不同情况，分别移交给并入单位、上级主管部门或主管部门指定的其他单位接受保管，并上交接双方在移交清册上签名盖章。账簿日常应由各自分管的记账人员专门保管，未经领导和会计负责人或有关人员批准，不许非经管人员翻阅、查看、摘抄和复制。会计账簿除非特殊需要或司法介入要求，一般不允许携带外出。新会计年度对更换下来的旧账簿应进行整理、分类，对有些缺少手续的账簿，应补必要的手续，然后装订成册，并编制目录，办理移交手续，按期归档保管。
