年度结转全攻略.ppt

1、安徽惠友信息技术有限公司实施服务部 高前保2010年12月17日,年度结转全攻略,高前保MOB:13721084649QQ:252466364Email:,今日主题,年结前的模块业务检查 年结的注意事项 年度帐建立 结转上年数据 新年度数据调整 财务报表系统新年度调整 年结中可能出现的问题及解决方法,一.分模块业务检查,对各模块进行业务检查，确保符合年度结转要求，某些模块对于12月底月（年）末结帐时有特殊要求如下： 总帐系统：确定12月份对帐正确。工资管理：工资管理12月末不需做月末处理，若进行月末处理操作，系统会提示“进行上年数据结转操作，做完结转上年数据后，工资管理系统自动结帐。,一.分模

2、块业务检查,固定资产：即使在选项中设置了“月末结帐前不需完成制单业务”，在12月末结帐时，若有未制单的业务，系统也会提示“制单业务未完成，不能进行第12个会计期间的月末结帐”，要求把所有的制单业务完成。如确实不需要制单，则在批量制单中把所有需制单的记录删除，否则系统不予结帐。,一.分模块业务检查,销售管理：在月（年）末结帐时，要所有的单据已审核。另在月（年）末结帐时若有未开票的发货单，系统会提示“目前系统尚存在未开票的发货单，是否继续进行月末结帐？如果否，可以进行批量关闭”。若确定发货单本年不再开发票，点击“是”继续。请根据实际情况选择处理。库存管理：有未审核的单据时，不可以月（年）末结帐。,

3、二、年结的注意事项,您在进行年度结转工作之前，需要进行必要的数据备份工作，以确保在年度结转失败的情况下有原始数据进行问题追溯，保证年结成功。在系统管理中以系统管理员（Admin）注册，在“帐套”菜单下点击“输出”进行数据备份。,三、建立年度帐,2、建立年度账注意点： （1）、再次提醒您别忘了备份数据，否则在工资结转出错后，您将不能恢复到数据的初始状态 （2）、在进行2010年度账的建立后,在结转上年数据完成之前,建议不要对2009年度及其2010年的基础设置进行改动。 （3）、工资管理结转完成后2009年的工资系统自动结账.,三、年结具体操作过程(1)建立年度账,操作：以账套主管的身份登录系统

4、管理，以建立年度账,三、年结具体操作过程(1)建立年度账,操作：年度账建立确认是,三、年结具体操作过程(1)建立年度账,操作：成功建立年度账(此过程可能需几分钟时间),四、结转上年数据,结转上年数据注意点： （1）如果档案信息重复，可能会使年度数据结转失败。请检查档案是否重复。 （2）如果结转失败，最好的方法是引入结转前的备份，调整错误重新结转。 （3）业务系统（购销存）的一些调整最好在结转后进行。 （4）结转数据之前不要在新年度中做业务（除了填写凭证）。 （5）结转总账数据之前系统日期必须是新年度的日期。 （6）全部模块结转完毕后一定要检查结转后的期初余额与上年期末余额的数据是否一致，当时发

5、现的问题及时解决，避免问题积压时间过长后给后期工作带来无法弥补的损失。,四、年结具体操作过程(2)结转数据,操作：账套主管重新以新年度登录,新年度,四、年结具体操作过程(2)结转供应链/生产管理,操作：年度账结转上年数据供销链结转/生产管理结转确认开始确定,四、年结具体操作过程(2)结转应收应付,备注：如果09年度应付系统存在未审核单据将会出现步骤6的提示,操作：年度账结转上年数据应收应付结转确认确定结转/不结账确定,四、年结具体操作过程(2)结转固定资产,操作：年度账结转上年数据固定资产结转确认开始结转上年是确定,四、年结具体操作过程(2)结转工资,操作：年度账结转上年数据工资管理结转确认确

6、认选择清零项目结束,注：结转工资后，总账系统应做12月份月结，才能继续进行年结,注意：如果选择清零项，将可以指定具体的清零的项目同工资月结,四、年结具体操作过程(2)结转网上银行,操作：年度账结转上年数据网上银行结转确认结束,四、年结具体操作过程(3)结转总账,操作：年度账结转上年数据总账系统结转选择结转方式查看结转报告,年结后的对账,年度结转过程中没有报任何错误，并不代表结转成功了，还要确认年度结转的数据没有问题，年度结转的工作才算完成，大致需要核对的数据为：总账 工资固定资产 应收应付 业务 成本,年结后的对账总账,操作：总账设置期初余额试算，进行试算平衡的检查,年结后的对账总账,试算平衡

7、后，进行对账，选择【对账】，无误后再把本年的期初数据与上年的期末数据进行核对，确认年结后的数据与上期相比是否正确结转过来,年结后的对账工资和固定资产,工资：人员、部门、工资项目等基础档案是否正常结转,固定资产：固定资产总账原值、累计折旧额是否和上年一致,年结后的对账供应链,应收：期初发票、期初应收单、票据,应付：期初发票、期初应付单、票据,采购：期初采购发票、期初采购入库单,销售：期初发货单,库存：库存期初、现存量、库存批次汇总表等是否与上年一致,存货核算：收发存汇总表、暂估材料余额表等是否与上年一致,五新年度数据调整,年度数据调整原则 （1）对于准备删除的各类档案信息（包括科目的辅助核算），

8、应保证其相应的余额为0。 （2）对于期末有余额的各类档案信息（包括科目的辅助核算），可以在结转年度数据后在期初余额进行调整，或做凭证进行调整。 （3）对于年度数据按明细结转的部门，在删除部门档案之前，应保证无相应的发生数据。 （4）建完新年度账，结转上年数据之前可以做新年度的凭证，但是不要记账。 （5）在建立完新的年度账后，不要急于对新年度账中的基础档案进行增删改。 （6）如果需要在建立新年度账之后、结转数据之前，对基础信息进行修改，那么一定要注意在进行上年新增或调整基础档案的同时在新的年度账中也进行相同增改。,五新年度数据调整,新年度数据的调整内容包括： 1）基础档案信息的调整：若要求删除相

9、关档案信息，必须要求相应的余额为“0”，以及没有做任何相关的引用，否则系统不允许删除。 2）期初数据的修改 总帐期初数据的调整：末级科目直接双击进入修改状态 ，进行余额修改。辅助科目双击进入辅助明细录入界面，进行修改。 库存期初数据的调整：直接进入库存管理系统期初结存界面中，点击修改后，进行数据修改，确认无误后进行保存、审核。,五新年度数据调整,存货期初数据的调整：直接进入存货核算系统期初余额界面中，进行数据修改，确认无误后，进行记帐。,五新年度数据调整,）总帐系统科目的更改：方法一（适用于增加的科目设置与上级科目相同，如外币、辅助核算等） 操作步骤：1.将所有打开的模块“退出产品”；2.在会

10、计科目档案中直接增加下级科目；3.科目修改完毕后，在期初余额中调整数据。,五新年度数据调整,方法二（适用于增加的下级科目设置与上级科目不同） 操作步骤：1.将此科目的期初余额清空并将清空的数据作好记录；2.在会计科目档案中直接增加下级科目；3.科目修改完毕后，在期初余额中调整数据。 注：方法一也适用于日常增加已使用科目的下级。,六.财务报表系统新年度调整,UFO报表中一个UFO报表文件可以存放多个表页，但建议每一个年度存放为一个文件，即一个文件内存放本年度的表页。年末时，将UFO报表文件进行相应调整。,六.财务报表系统新年度调整,操作步骤： 新建一报表文件夹（如2011年报表）后，打开2010

11、报表（如“2010资产负债表”）。 单击“文件”菜单下的“另存为”，存放到新建的报表文件夹2011年报表中，操作完毕后关闭2010资产负债表。 打开2011年报表文件夹中的报表，在数据状态下，单击“编辑”菜单下的删除表页，将上年报表表页删除，并保存。,七.年结中可能出现的问题及解决方法,年结后，若发现数据有错，建议是引入结转前的备份数据，调整错误重新结转。在进行年度结转的过程中，不可随意终止年度结转任务，以免引起数据紊乱。,年结常见问题,1、问：工资模块为何12月份不能月结？,答：工资模块12月份不需做月末处理，当工资结转后12月份自动完成月结,2、问：固定资产12月结账前生成业务号但如果不需

12、要生成凭证怎么办？,答：批量制单中把相应的业务记录删除即可,3、问：为何账套菜单的备份置灰不能使用？,答：系统管理中必须以admin身份登录才能备份账套,4、问：为何年度账菜单是置灰不能使用？,答：系统管理中必须以账套主管的身份登录才能建年度账，也有可能系统未检测到加密狗,年结常见问题,5、问：各模块结转有先后顺序之分吗？,答：供销链、固定资产、工资、网上银行、成本模块结转不分先后，其它按年结流程图执行,6、问：对总账进行年结的时候，提示“为使用后的第一年，不需要执行上年结转！”不能结转,答：计算机系统时间必须改为新年度日期方可进行总账的结转,7、问：结转总账如果不做银行对账单的核销会有什么后

13、果？,答：下年的银行对账期初中包括已经勾对过的数据，造成银行对账期初与上年期末的余额调节表不符,年结常见问题,8、问：如果发现某年度账中错误太多，或不希望将上年度的余额或其他信息全部转到下一年度,答：使用年度账菜单清空年度数据的功能。“清空”并不是指将年度账的数据全部清空，而还是要保留一些信息的，主要有：基础信息、系统预置的科目报表等，方便清空后的年度账重新做账,9、问：成功建立年度账是否可以立即调整基础档案的内容？,答：在建立完新的年度账后，不要急于对新年度账中的基础档案进行调整和删改，等年度结转完毕后，再到新年度账中对需要调整的基础档案相关信息进行调整。否则会造成后续的“年度结转”时出现错误提示，或年度结转后数据出现错误,年结工具-年结常用工具,