1、办公室工作实务,会说 会写 会做事 会做人,,Company Logo,会议组织,学习目标知识点 1、了解会议组织的基本程序 2、熟悉会议组织的各项内容能力点 1、掌握会议组织中相关文件的写作技巧 2、能够做好会前筹备、会中服务以及会后善后落实等实际工作 3、具备相应的协调能力，能够调度好会场气氛，使会议圆满成功素质点1、培养务实干练、认真谨慎的职业道德素养2、培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识3、具备保密意识和奉献精神,会说 会写 会做事 会做人,,Company Logo,会说 会写 会做事 会做人,会后工作,,Company Logo,情景案例,为期两天的会议终于结束，宏利公司
2、的秘书刘琴总算可以舒一口气了，因为这是公司领导第一次让她全面负责的一次会议，居然没有什么差错，而且代表们都已离会，这怎不叫她暗地里高兴呢。想想开会前、会议中的种种事情，那根紧绷的弦也该放松了。刘琴在镜前一照，发现自己脸上瘦了一些。没关系，好在会已开完，自己还正年轻，增长才干才是最重要的。她在镜前对自己做了个鬼脸，嫣然一笑，于是回到办公桌前，准备拟写给上司看的会议总结。这时，电话突然响了起来，刘琴迅速抓起话筒来接，电话是刚离会不久的一位代理商（会议代表）打来的，他在电话里焦急地询问，刘琴以及她的同事有没有在会场拾到他的小公文包，因为会议结束时，他有要事急于回家，于是急急忙忙提着会议纪念品离开会场
3、，而把公文包遗落在会场了。包里的两千元钱倒是小事，问题是里面有他的许多证件，还有一份商务资料。刘琴一听，懵了。公司里确实没听谁说拾到公文包。她一边控制住自己的紧张情绪安慰着他，一边答应代为查找。她放下电话，赶快向宏利公司租用会场的鸿天宾馆打电话，询问公文包的下落。对方回答说，宾馆里没人看到遗失的公文包，而且宾馆里人来人往，来宾的贵重物品都是自己随身保管的。刘琴不放心，亲自去了一趟鸿天宾馆，查找了会场，询问了许多工作人员，依然没有下落。刘琴一下子茫然无助，回去该怎样向失主回话，向上司交待呢？,会说 会写 会做事 会做人,,Company Logo,项目任务,宏利公司秘书刘琴在公文包失落问题上有没
4、有责任？如果你是宏利公司的秘书，应当在会议结束后做好哪些方面的工作？,会说 会写 会做事 会做人,,Company Logo,任务分析,会议结束后，与会人员可以离开会场了，但秘书人员的会务工作依然没有结束，还有许多后续工作要做。远的来说，有对会议精神贯彻落实的检查督促工作，近的来说，秘书人员应送别与会者，并及时清理会场，清场工作就包括了检查会场有无物品遗漏，携带进会场的资料和会议用品一定要带回等，至于撰写会议总结还在其后。 案例中的刘秘书显然是笑得太早了一点。总结还没动笔，麻烦事就找上身了。对于代理商遗失的公文包，她是有一定责任的，因为秘书会务工作其中一项就包括秘书会后应检查会场和与会者的驻地
5、，以免遗失文件，而刘秘书显然对这项工作疏忽了。,会说 会写 会做事 会做人,,Company Logo,与会者的离会工作,会说 会写 会做事 会做人,结算费用,秘书在汇总会议通知时就应该仔细登记与会者对回程票的具体要求，并及时与交通部门联系订票事宜。与会者在报到时，接待人员就可与其交割返程票及票款。报到时如果预先收取了费用，在与会者离会之前，要结清由与会者承担的费用，多退少补，并开具正式的发票。 会议过程中的一切花费，应严格按照预算计划开支。各种花费应在决算表中注明情况，然后提交领导审核，再到财务部门结帐。办会应注意节约，切不可大手大脚，铺张浪费。,,Company Logo,与会者的离会工作
6、,会说 会写 会做事 会做人,送别与会者,清理会场,如果是单位内部的小型会议，秘书应做清场工作，包括：会议过程中有外部人员留言时，务必传达到位；检查会场有无物品遗漏，携带进会场的资料和会议用品要带回；桌、椅若有移动，必须还原；洗涤烟灰缸、茶具等，并收拾妥当，倒去垃圾；检查烟灰缸、字纸篓有无易燃物，如有，则必须妥善处理；关紧门窗并上锁；通知会场的管理单位会议已经结束。,会议领导人或接待人员应尽可能安排时间欢送与会者，可以到与会者的房间走访告别，也可以在会议闭幕式结束后于会场门口告别。与会者离去时，要安排好车辆，并将与会者送至机场或车站，身份较高者应由领导人亲自到机场或车站送别。,,Company
7、 Logo,小技法,会说 会写 会做事 会做人,会后车辆的安排 会议即将结束的时候，秘书就要开始安排与会者乘坐的车辆。这个时候，最忌讳的就是秘书只顾安排自己上司的车辆，而不管其他代表的乘车。会议代表一共需要多少车辆，秘书心里要有数。当代表出来时，车应当已在门口等候。,,Company Logo,会议传达和催办,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,会议传达,会议催办,会议催办是指会议决议、决定等贯彻执行的催办，是管理过程中非常重要的一环。通常，开会、发文件只是决策和部署，只是管理过程的开始，更重要的还在于会后的执行与反馈，而催办则是会议决议、决定贯彻执行结
8、果的重要督促和检查手段。催办的形式大抵有三种：发文催办、会议催办和派员催办。,会议总是少数干部或代表参加的，而会议精神或决议的贯彻执行则往往是大多数甚至是全体成员的事。因此除了少数秘密会议以外，大多数会议内容都要进行传达。会议传达必须确定内容、程度、范围、层次、时间、方式等。,,Company Logo,会议文书立卷及会后总结,会说 会写 会做事 会做人,会议文书立卷,会务工作小结,会议所形成的正式文件以及会议记录应列入立卷范围。会议的重要文书，如会议通知、与会人员名单、通讯录、选票及统计材料、会议宣传提纲、会议总结等也应同案立卷,秘书人员对于会务工作应作检查和总结，以供下次会议时参考。如大中
9、型会议要检查会议预案所制定的各项会务工作是否准确到位，有无脱节现象；检查每个工作人员是否达到最佳工作状态；在提高会议效率方面，无论是组织还是个人，有哪些方面还可以改进等等,,Company Logo,相关链接,香梨股份与山东东辰公司洽谈合作会议纪要 （2007年2月14日 北京） 为促成香梨股份与东辰公司合作实现股权重组，2007年2月13日，巴州州委副书记、常务副州长张汉东带领巴州计委、轮台县委县政府及香梨股份公司等领导一行9人飞赴北京，于2月14日与山东东辰公司主要领导在巴州驻京办事处召开了合作洽谈会。会议主要包括以下主要内容： 首先，张汉东副书记就轮台东辰工贸公司对巴州经济的贡献表示感谢
10、，并送上新年祝福。他针对2006年巴州经济发展形势首先做了分析，他说，2006年巴州经济发展总体形势良好，一定程度上实现了从资源开发到商业生产的转变，全州国民经济生产总值（GDP）达到410亿元，增幅12；固定资产投资191亿元，增幅18；财政收入16.3亿元，农牧民人均收入达到4657元，净增389元；地方工业完成产值19亿元，增幅23以上。接着他表达了此行的目的，并对双方此次洽谈合作寄予了希望，同时强调巴州人民政府正努力打造成一个服务型政府，充分发挥宏观调控、服务到位的职能，为投资者创造良好的投资环境。,会说 会写 会做事 会做人,,Company Logo,相关链接,接着，山东东辰公司董
11、事长张振武发言，他首先对州政府对企业的关心和支持表示感谢，他说东辰公司在巴州之所以能够快速发展得益于当地政府的支持和重视，没想到轮台东辰工贸公司实现了当年建设当年投产当年得利的发展局面。之后他根据巴州资源情况提出了东辰公司在巴州未来的发展目标：一是保持在巴州的产业布局不变；二是在未来12年内追加投资10个亿用于甲醇扩建，最终达到40万吨规模；三是建设5万吨规模聚甲醛项目，实现销售收入50亿元，并提供1000个就业机会，争取到2015年在巴州境内的产业实现150亿元的销售收入。然后他对巴州经济发展中存在的不足提出了三点建议：一是政府成为企业与企业间的桥梁与纽带，搭建信用平台，使企业之间互相担保、
12、支持，结成联盟，实现强强联合。二是能不能通过政府成立协会或商会，使企业间结成联盟，相互支撑，形成多嬴局面。三是政府出台好的政策，激励企业形成发展，共同发展，互相支持，强强联合的战略伙伴关系，形成一种良好的发展趋势。,会说 会写 会做事 会做人,,Company Logo,相关链接,接下来的洽谈是在山东东辰公司与香梨股份公司之间进行的，核心议题是两公司之间的合作形式及面临的困难。 首先，香梨股份公司总裁张强就本企业产业结构、布局及企业存在的困难和问题进行了客观地分析说明，提到了董事会针对企业发展不足决定调整产业结构，主要发展方向集中在盐化工和天然气化工两块，并对前期准备工作进行了简单的汇报说明。
13、 然后，张强总裁提出了可能的合作方式给东辰公司领导做参考： 方式一：控股 操作模式：由香梨股份出资控股轮台东辰公司。存在难点：现在甲醇行情较好，短期内实现控股存在很大难度。 方式二：定向增发 操作模式：由香梨股份通过定向增发的方式融资建设4万吨聚甲醛项目，与东辰甲醇项目对接，项目产生的利润由双方协议分配。 存在难点：由于直接对接东辰公司甲醇装置，原料成本如何计算、利润如何分配以及产品市场风险如何规避等问题有待商榷。 方式三：建立联合公司合作开发新项目 操作模式：香梨股份和轮台东辰公司建立联合公司合作开发4万吨聚甲醛等项目。 存在难点：一是资金使用问题，二是原料价格问题，三是战略投资者关心的形势
14、。 最后，东辰公司董事长张振武表态：需要董事会讨论后决定，不管能否合作，双方都本着开诚布公的态度对待问题，要寻找最佳切入点，对投资者负责，实现双赢局面。 项目办 二00七年二月二十八日,会说 会写 会做事 会做人,,Company Logo,实践训练,课堂讨论 1、如何做好会议费用的结算？ 2、哪些会议文件和资料应该立卷？,会说 会写 会做事 会做人,,Company Logo,实践训练,案例分析 朝阳家电公司的新产品咨询洽谈会结束了。公司送走了客人后，进行会后总结。总结会上，公司总经理认为，这次会议开得很成功。会务筹备处的准备工作做得周密细致，会议的组织接待工作做得很好，为公司赢得良好的人气
15、指数打下了基础。再加上新产品过硬的质量，专家精辟的讲解等，使得这次会议达到了预期的目的，圆满成功。王主任也讲了话，他主要指出这次大会上的一些疏漏之处，比如，在准备期间，把一个常识性的问题给遗忘了，那就是少数民族人员的就餐问题，虽说是一个小问题，但处理不好也会造成不好的影响，幸亏发现及时，及早解决，才没有影响客户的情绪，使大会能顺利进行。为此王主任表扬了秘书小张工作细致，发现问题及时反映，尽早解决。另外，王主任还指出会议简报出得不够及时，没有把会议上的情况及时通报给有关人员，尤其是最后签订合同的情况，这可能是会期结束，有些人员思想松懈造成的，以后要吸取这方面的教训。总结会上还通报了这次咨询洽谈会
16、上的收获，80%的与会者都同公司签订了合同，超出了预计的数量。这也为公司下一步的工作提出了更高的要求。总经理决定，对大会筹备处的人员每人奖励一个月的奖金。最后，要求大会筹备处尽快把与会这次大会有关的材料都整理出来。,会说 会写 会做事 会做人,,Company Logo,实践训练,会说 会写 会做事 会做人,分析与讨论： 你认为朝阳家电公司的会务工作哪些地方可取，哪些地方不可取？,,Company Logo,实践训练,会说 会写 会做事 会做人,实务训练 1、实训背景 华夏啤酒（杭州）有限公司于1984年由菲律宾老板投资建立，占地15万平方米。初期仅以生产白云啤酒为主，此品牌啤酒源于1916年
17、的上海。公司建立至今，华夏啤酒公司又研制开发了灵泉啤酒，此品牌啤酒则开始于1876年。现该啤酒公司生产的啤酒种类繁多，有11度的白玉啤酒，6.8度的白云啤酒，1度的灵泉啤酒，7.8度的灵泉啤酒，今年又根据市场需要，开发了新品，大力推出了“清爽一夏”系列的9度的白云啤酒，9度的灵泉啤酒和9度的冰啤。 华夏啤酒（杭州）有限公司十分提倡“50年代精神创业，90年代思想发展”的指导思想。企业非常注重加强职工队伍的建设，实行定期对职工进行雨雾技术培训和严格的业务考核，培养职工努力向上的精神，转变职工守旧的观念，要求员工爱岗、敬业，树立“企业兴旺，匹夫有责，厂兴我荣，厂衰我耻”的主人翁思想，加强企业内部管
18、理，不断改革创新。 华夏啤酒（杭州）有限公司有员工400多人，其中管理人员40名，管理人员每人一台电脑。员工服装统一整齐，企业内环境卫生和个人卫生良好，具有良好的食品生产经营企业的卫生形象。企业内的绿化设施和道路设施都很健全，工作环境十分舒畅。生产设备更是精良，灌装车间的全套设备都是从德国引进，酿造车间发酵工序及新的酿造车间都采用自动化控制，技术较成熟。这些都是产品质量的有力保证。,,Company Logo,实践训练,会说 会写 会做事 会做人,华夏啤酒（杭州）有限公司于2001年开发新品啤酒。生产经营上取得了显著成绩。2001年1月-10月份生产各类品牌啤酒2.95万吨，前年同期为2.68
19、万吨。2001年1月-10月份销售啤酒2.52万吨，前年同期为2.25万吨。2001年吨酒成本为1033.90元，前年吨酒成本1119.23元，而且产销量有了显著增长。其中，“清爽一夏”啤酒系列是2001年推出的新品种，量少而精，100%进口麦芽为原料，秉承了德国传统小麦啤酒的酿造工艺，并充分考虑了中国人的口味，采用添加40%小麦麦芽和独特的酿造工艺生产。酿造过程中杜绝酒体与氧的接触，啤酒的保鲜期因此大大延长。先进的进口设备，优质的原料酿制，其品质超乎寻常。系列中每一种啤酒，都力求纯正爽口的饮用口感，而采用冰晶化高科技酿造的“清爽一夏”冰啤，因为彻底去除啤酒中的杂质，从而确保了啤酒品质的稳定，
20、使口味更纯正爽口，酒体更协调柔和。 “清爽一夏”系列产品特点：色泽呈浅金黄色，清亮透明，泡沫洁白细腻，具有明显的麦芽香气，酒体醇厚，口味清爽，包装高雅。 公司决定于2002年4月10日和11日召开短期的新品介绍和订货会议，邀请“杭州十佳”食品公司之一的雅士食品批发部经理胡XX，以及市著名的三家饭店的总经理瑞云楼总经理贾X，新星饭店总经理谢X，留云饭店总经理刘XX，白云啤酒定点经销单位天龙糖烟酒公司总经理，浙江食品公司总经理参加此次会议。会议大力推出2001年新品“清爽一夏”系列的9度的白云、9度的灵泉和9度的冰啤。,,Company Logo,实践训练,会说 会写 会做事 会做人,2、实训内容
21、 本次会务工作实训分6个场景。 2002年3月1日上午，总经理华XX和市场部经理吴XX把王秘书叫到办公室，告诉她这次订货会议的主要内容、时间，地点定在松运宾馆。华总让王秘书尽快写好会议计划，以便各部门尽早最好准备。同时，华总让吴经理设计一份“清爽一夏”啤酒宣传海报，用于布置会场。要求海报必须新颖、独特、有创意。请拟制一份会议计划，设计一份啤酒宣传海报（可以用powerpoint制作）。 3月11日，王秘书来到松运宾馆预定2002年4月10日至11日短期会议的会场，她和宾馆经理许先生一起布置会场，先对“清爽一夏”系列的宣传海报做了适当的贴置，安排了椭圆形会议桌，并在上面摆放好“清爽一夏”系列的啤
22、酒，准备开会时请与会者品尝。接下来，王秘书安排好了座次。请演示会场布置的过程。 4月10日上午8：30，华夏啤酒（杭州）有限公司总经理华、王秘书、生产部经理沈、采供部经理潘、销售部经理蔡和市场部经理吴，在松运宾馆门口迎接各位被邀请人，与会者陆续来到宾馆，王秘书一一介绍后，再将与会者带引至休息室休息。请演示接待工作的过程。,,Company Logo,实践训练,会说 会写 会做事 会做人, 4月10日上午9：00，新品介绍和订货会议开始，华夏啤酒（杭州）有限公司华总经理，总经理秘书王XX，生产部经理沈XX，采供部经理潘XX，销售部经理蔡XX，市场部经理吴，各位被邀请的客人均出席此会议。华总经理先
23、向大家介绍了新的酿造技术，新的灌装设备和新产品的特点，作了本公司产品的质量保证。接着，请各位客人品尝今年的新品“清爽一夏”系列，并请客人当场作出评价，提出意见。最后提出了2002年企业的工作目标开发新品啤酒10000吨以上。品尝结束后，在场客人纷纷点头称赞，并表示非常乐意订购。会议由秘书小王负责记录，生产部经理沈先生和销售部经理蔡先生负责开启啤酒、斟酒及后勤服务等工作。请演示会间工作的过程。 会议第二天，双方签订合同后，王秘书和采供部经理潘先生，邀请并陪同6位客人到江南水乡同里游玩。同里是王秘书的家乡，所以王秘书主动担任导游，并向客人介绍了同里的情况，游玩了退思园等名胜，给客人留下了美好的印象
24、。请演示秘书组织会间活动的过程。 会议结束后，王秘书回顾两天的会议内容，总结出一些经验，比如，可以在会议期间安排新闻媒体参与并作报道，以扩大影响，起到更好的宣传效果；后勤部门应将会间的生活服务安排得更为妥当，争取今后此类会议办得更好等，王秘书将会议经验写成小结，上报给华总。请演示会议总结工作的过程。,,Company Logo,实践训练,会说 会写 会做事 会做人,3、实训说明 学生每12人一组，教师为12名学生编上号数，即1到12号 学生可以先制作文稿，每位学生都必须制作两份文稿：会议计划和啤酒宣传海报。要求打印，完成时间不超过60分钟。 文稿完成后，再按场景顺序进行演示，实训在模拟公司进行
25、，同里的场景可以虚拟，但秘书必须能较详细的介绍出同里的名胜和特点。6个场景演示总过程不超过80分钟。 第一个场景 由一号扮演王秘书，二号扮演华总经理，七号扮演吴经理。 第二个场景 由二号扮演王秘书，五号扮演许先生。 第三个场景 由三号扮演王秘书，二号扮演华总经理，四号至七号分别扮演沈先生、潘先生，蔡先生，吴先生，一号、八号至十二号分别扮演6位客人。 第四个场景 由四号扮演王秘书，二号扮演华总经理，三号，五号至七号 分别扮演沈，潘，蔡，吴，一号，八号至十二号分别扮演6位客人。 第五个场景 由五号扮演王秘书，三号扮演潘，一号八号至十二号分别扮演6位客人 第六个场景 由六号扮演王秘书，三号扮演华总经
26、理 各组可以通过6个场景的演示，灵活总结出各自的会务工作经验。场景中提供的总结内容仅作参考。,,Company Logo,实践训练,会说 会写 会做事 会做人,会务工作的情景要逼真，演示时要真正从角色的角度考虑，角色的措辞既要认真斟酌，合乎会务工作的规范，又要可让学生有所发挥，有所创新。每当一组演示时，其余各组认真观看；当小组演示完毕，其余小组同学就该组的演示时的优缺点予以点评。各实训小组上交所有会务筹备文本资料，教师归纳总结，全班同学推选最佳实训小组。除实训室提供必要的设备、物品外，学生还须自备（制作）一些实训道具，如：横幅、啤酒瓶、名片、座签等。,,Company Logo,实践训练,会说
27、 会写 会做事 会做人,4、实训提示 会议计划应包括：时间，地点，规模，规格，与会者，议程，议题，经费预算，生活安排，会务组的组成人员和分工等，注意在会议安排上，要将订货会轻松、愉快的气氛充分地体现出来。 海报的特点是图文并茂，基本内容分三部分：标题，正文和落款。文字力求简洁、条目清楚明了，根据内容需要，加上美术图案，色彩和构图要醒目、简洁、明快具有时代气息和装饰美。本次海报的设计要尽量有所创意，让人感觉耳目一新，以扩大宣传效果。 本次会场的布置要求是轻松，愉快，美观，舒适。要准备好饮料，啤酒，水果，餐巾纸，茶杯等必须用品。秘书要事先按照出席人员的名单，安排好座位顺序，并准备好座位卡，放置在会
28、议桌上，以便来宾对号入座，座位安排原则是客方坐于主方的右侧，秘书和随行人员各以身份高低，坐于主方或主宾旁边。 客人到场后，可以引至休息室稍作休息，然后再入场签到，迎接客人先要互相介绍，遵循“五先”原则，双方介绍后，应相互握手致意；引导客人时，工作人员应热情，礼貌地在客人的左侧前方引路，走到楼梯或电梯口时；应在客人的左侧先行一步，为客人领路或按电梯钮，进门时，应主动向前拉门，并微笑着请客人进去。 会议记录是会议情况的最真实反应，要详细记录。 会务人员会见服务时应以席次顺序，站在客人右侧身后，为其端送茶水和啤 酒，服务工作应细致，周到。 提前在网上或旅游杂志中收集好同里的资料，能记熟并流利地表达出内容。 会务总结，主要是肯定成绩，找出经验教训，表扬好人好事并要妥善解决会议的遗留问题，使会务工作圆满结束。,谢谢！,谢谢！,
