1、公文写作与实训,此演示文稿会与参加人员进行相关讨论，所以你将需要加入“会议细节”来辅助讨论。请充分运用 PowerPoint “会议记录”将会议细节记录于你演示文稿进行中，方法如下：在幻灯片放映状态单击鼠标右键 选取会议记录 选取会议细节 将意见记录于其中 按下确定以结束此对话框 这个功能将随着意见的加入，而自动于幻灯片下方产生一个执行项目,公文写作与实训,第一章 公文概述 第一节 公文的概念 第二节 公文的作用 第三节 公文的种类 第二章 公文写作概述 第一节 公文的结构、特点要求及安排原则 第二节 公文专门用语 第三节 公文中的数字 第三章 通知 第一节 通知的概念 第二节 通知的适用范围
2、和主要内容 第三节 通知的特点 第四节 通知的写作要求 第五节 通知的写作方法,第一章 公文概述,第一节 公文的概念与作用公文，即公务文书，是国家机关及 社会组织在行使职权和实施管理的过程 中所使用的，具有规范格式和法定效用 的应用文，是办理公务的重要工具。,第一章 公文概述,公文是机关单位和社会组织行使职权、 实施管理、办理公务的重要工具。各级各类的公文在治理国家和管理社 会的实践活动中发挥着各种具体作用，归 纳起来，主要表现在以下4个方面： 依据和凭证作用。 领导与指导作用。 行为规范作用。 沟通与联系作用。,第一章 公文概述,公文除了具有以上的主要作用， 还有知照作用、协调作用、宣传教育
3、 作用等。其实，每一份具体文件的作 用并不是单一的，往往同时具有多种 作用，因此，对公文的作用要综合地 认识和理解。,第一章 公文概述,第二节 公文的分类 按照公文的来源，可分为对外文件、收来文件和内部文件。 按照公文的行文关系和行文方式，可分为上行文、平行文和下行文。 按照公文的秘密程度和阅读范围，可分为秘密文件、普通文件和公布文件。 根据公文制发机关的性质，可分为法规文件、行政文件和党的文件。 根据公文的内容、性质及作用，可分为通用公文、专用公文和技术公文。 根据公文的载体材料，可分为纸质公文、磁介质公文、电子公文等。 按照公文的制作过程和稿本形式，可分为草稿、定稿、正本、副本、存本等。,
4、第一章 公文概述,我们需要了解掌握的公文，主要有以 下三类行政公文、通用公文和专用公文。 行政公文。国家行政机关公文处理办法的规定，行政公文十三种：命令（令）、决定、议意见、公告、通知、通报、报告、请示 、批复、函、会议纪要。 通用公文六种：计划、总结、调查报告、简报、讲话稿、纪录稿。 专用公文四类：法规公文、科研文书、经济文书、现代电子公文。,第二章 公文写作概述,第一节 公文结构公文正文结构一般由开头（或缘由）、 主体（或事项）、结尾三部分组成。其基本 特点和要求是：篇幅简短，结构完整，层次 分明，段落清晰，过渡自然，逻辑严密，主 次分明，详略得当，开头、结尾互相照应。公文结构的总体原则是
5、：要服务于主 旨；要适合文种要求；要正确反映公务活动 的内在联系和发展规律。公文结构安排的主 要包括段落、层次、衔接和过渡的安排方法。,第二章 公文写作概述,一、段落的安排方法段落是行文中相对独立地表达一个完 整意思而形成的自然段，是公文结构安排 的基本单位。公文段落安排的基本要求是 注意保持段落的完整性与单一性，每个段 落要相对完整地表达一个中心意思；注意 段落的长短适度，各段落用词用语要讲究 齐整；注意各段落之间的内在联系和自然 过渡。,第二章 公文写作概述,二、 层次的安排方法层次是公文主要观点的组成和次序。 公文的主题是总观点，需要用若干个分观 点来说明，各分观点具有相对的完整性， 一
6、个分观点即一个层次，公文层次安排就 是对若干分观点的先后次序的安排，以反 映各观点之间以及与主题的内在联系和逻 辑关系。层次安排要先后有序，条理清楚 其主要方法是并列法和递进法。,第二章 公文写作概述,三、 衔接、过渡的安排方法公文段落与段落之间、层次与层次之 间的连接与过渡同其他文章有明显的不同 其主要特点和要求是：普遍使用序数词、 经常使用表示连接和转折的词语与句式。,第二章 公文写作概述,使用序数词用序数词对多层次结构进行标识的方法：第一层用：一、二、三第二层用：（一）（二）（三）第三层用：1. 2. 3. 第四层用：（1）（2）（3）个别出现第五层时用：注意事项：序数词的使用原则是可跳
7、不可倒。,第二章 公文写作概述,使用表示连接和转折的词语和句式这些词语和句式常用在公文结构中需要 衔接与过渡的地方，如：开头与主体之间、 主体与结尾之间、层次与层次之间、段落与 段落之间。其目的是使公文内容脉络畅通， 结构紧凑，全文连贯，转折自然。常用词语 有：以下、以上、现将、总之、为此、对此、 因此、但是、一方面、另一方面等。常用句 式有：“现将如下”、“具体做法是”、 “主要表现在以下几方面”、“综上所述”等等。,第二章 公文写作概述,第二节 公文专门用语1. 称谓语：表称谓关系（我分公司、 贵单位、该单位等）2. 开头语：引出行文目的、依据、原 因（依据、按照、关于、随着等）3. 引叙
8、语：以引叙来文（近悉、承蒙 等）4. 承接语：用于承上启下的关联和过 渡语（为此、如下、综上所述、总而言之 等）5. 经办语: 说明公务处理情况或要求 （经、办理、责成、贯彻执行等）,第二章 公文写作概述,6. 祈请语: 表示请求或希望（请、望 等）7. 征询语: 用于征询对方意见（妥否 当否、是否可行、意见如何、如无不妥等）8. 批转语: 表示批转意见（批示、审 批等）9 .表态语: 即回复用语（应、同意、 不可行、请遵照执行等）10. 结尾语：表示正文结束（此复、特 此通知、谨此、为盼等）,第二章 公文写作概述,第三节 公文中的数字数字在公文写作中经常使用，国家 行政机关公文处理办法中规定
9、“公文中的 数字，除成文日期、部分结构层次序数和 词、词组、习惯用语、缩略语、具有修辞 色彩语句中作为词素的数字必须使用汉语 外，应当用阿拉伯数码”。,第二章 公文写作概述,(一)阿拉伯数码的使用1. 记时（公元、世纪、年代、月、日 时刻等）2.记数与计量正负整数、小数、分数 百分数、约数等）注意事项：凡用汉字书写的数字，除 年份可用“O”外，其它应一律用“零”。如: “二OO八年”；但“二百零三公里”，不能 写成“二百O三公里”。,第二章 公文写作概述,(二)汉写数字的使用范围1. 公文成文日期，必须用汉字数字。2. 星期几，一律用汉字数字。3.夏历和清代以前纪年，一般要用汉 字数字。4.文
10、章结构的序次词的部分层次序数 要用汉字数字。5.数字作为词素构成定型的词、词组、 惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句， 必须用汉字数字。,第三章 通知的写法,第一节 通知的概念和主要类型 第二节 通知的特点 第三节 通知的使用范围 第四节 通知的写作要求 第五节 通知的写作方法 第六节 通知的具体写作方法,第三章 通知的写法,第一节 通知的概念和主要类型一、通知的概念通知，就是通过传达使人知道。通知 是行政公文中最常用的文种之一。通知的 使用非常广泛，各级行政机关安排活动、 指导工作、传递信息、知照事项等都可以 用通知行文。,第三章 通知的写法,二、通知的类型国家行政机关公文处理办法规定： 通
11、知适用于“批转下级机关公文，转发上级机 关和不相隶属机关公文，传达要求下级机关 办理和需要有关单位周知或者执行的事项， 任免人员。”根据规定，可将通知分为以下四种类型： 批转类通知、转发类通知、事项类通知、任 免类通知。,第三章 通知的写法,1.批转类通知用于上级机关批转下级机关的公文， 如：请示、报告、意见、会议纪要等，这 些公文经上级机关批准、认可，用通知转 发下去，以利下级机关周知或执行。,第三章 通知的写法,2.转发类通知用于下级机关转发上级机关或不相隶 属机关的公文，以利所属机关单位及人员 周知或执行。转发公文可以转发平级、上 级、不相隶属单位的公文。,第三章 通知的写法,3.事项类
12、通知用于传达要求下级机关办理和需要有 关部门周知或执行的事项。其主要内容是 表达上级领导机关的意图、部署工作、传 递信息、沟通情况、告知需要共同执行的 事项。如：关于机构设立或变动的通知、 会议通知、安排某项活动的通知等。这类 通知使用非常普遍，指导性和规范性强。,第三章 通知的写法,4.任免类通知主要是把任免和聘用干部的消息传达 下去，让有关机关和部门知道人事变动， 从而协调好相关工作。对机关单位级别较 高的干部，由上级机关决定任免；对普通 干部，按干部管理权限及规定任免，以通 知行文向一定范围公布。如果是各级人大 选出的行政首长，这类级别的领导干部要 用公告公布，而不能用通知。,第三章 通
13、知的写法,第二节 通知的特点通知，具有广泛性、指导性和时效性 的特点。1. 广泛性。通知在日常公务活动中使 用范围十分广泛。这是因为：其一，不受 发文机关级别高低限制；其二，不受行文 内容的限制；其三，行文关系限制不严， 主要用于下行文，但平行、不相隶属的机 关之间也可以用。,第三章 通知的写法,2. 指导性。通知往往是对受文对象有 所要求，提出需要办理或执行的事项，且 具体细致。因此，通知有一定的指挥作用 和指导性。3. 时效性。通知的事项一般要求在规 定的时间内办理、执行或知照，不容拖延。 否则，事过境迁，就会失去价值。,第三章 通知的写法,第三节 通知的适用范围 1.上级机关用于印发领导
14、同志的讲话； 2.用于批转夏季机关公文，转发上级机关、平行机关和不相隶属机关的公文； 3.用于召集有关单位、人员参加会议，或者在机关日常工作中常用同志文体； 用于公布下级机关人事变动或上级机关人员任免情况； 5.用于安排活动，部署工作； 6.用于沟通情况、交流信息或公布机关内部人员应该知道的事项； 7.上级机关对下级机关进行知识、安排或传达、不知任务。,第三章 通知的写法,第四节 通知的写作要求主要有以下五点：1.撰写通知必须严肃认真。在撰写时， 特别是撰写重要通知时，必须做到“三个吃 透”，即吃透有关法律法规及方针政策；吃 透领导的意图；吃透有关实际情况。,第三章 通知的写法,2.要认真区分
15、不同类型通知的不同性 能以及语言、语气等方面的差异。要根据 具体内容来确定表达方式，在符合公文特 定程式性的前提下，谋篇布局，力求灵活 简便。3.通知的受文单位，必须清楚准确。 受文章位可以是一个或若干个，务必一一 写出，严忌错漏。,第三章 通知的写法,4.“通知导言”，务求简洁清楚，具有 概括性；“通知正文”，务求明确具体，具 有“可行性”。5.通知的表述方式必须以理性化的直 述为主，严忌出现文学性的夸饰、含蓄等 情况。,第三章 通知的写法,第五节 通知的一般格式和写法通知由标题、主送机关、正文、发文 机关和发文日期四个部分组成。一、标题公文的标题，分完全式和非完全式两 类。完全式标题由发文
16、机关、是由、文种 组成，用于内容复杂、庄重的通知。非完全式标题用于内容简单的通知， 可以直接写成“通知”或“紧急通知”、“重要 通知”。,第三章 通知的写法,应该注意的是，通知的的标题一般都 应符合“三要素”（发文机关、是由、文种） 使人一看标题就知道是通知什么事情或要 求做什么事情。近年来，通知的使用日益 广泛，很多机关文件的标题就简单的写上 “通知”二字，由于其不确切性，在撰写通 知时应尽量避免。,第三章 通知的写法,二、 主送机关在通知的标题之后、正文之前，要写 明被通知的单位（主送机关）。被通知的 单位可以是一个，也可以是几个，也可以 是所有下属单位。有些通知往往不写被通 知的单位（无
17、主送机关），或直接称“有关 单位”，这是不妥的。,三、 正文正文是通知的主体，即通知的内容。 通知的正文一般要求写出发文缘由、具体 事项和执行要求，但不同性质的通知写法 也有差异。比较典型的是指示性通知和会 议通知。,第三章 通知的写法,指示性通知的写作方法：通知缘由是开头部分，主要说明为什 么要发该通知，是通知正文的导语，通知 承启用语，转入通知事项的拟写。通知事项是正文的主要部分，应写出 工作任务、基本措施、原则要求、注意事 项。执行要求是通知的结尾部分，应写出 对执行通知的希望与号召。,第三章 通知的写法,四、落款及日期单一机关制发的公文在落款处不署发 文机关名称，只标识成文日期（以领导
18、签 发为准）。成日期右空4字，与正文隔2 行；加盖印章应上距正文2mm4mm，端 正、居中下压成文日期，印章用红色。,第三章 通知的写法,第五节 通知的具体写作方法一、批转与转发类通知的写法1. 标题。基本结构模式：发文机关 +“批转”或“转发”+原件标题+文种。注意事 项：其一，公文标题中除法规、规章名称 用书名号外，般不用标点符号。其二，对 于层层转发的文件标题，不要造成层层叠 构、题意不清的现象。其三，标题中出现 “通知的通知”重复用语现象，应省略一个 “通知”。,第三章 通知的写法,2. 正文。正文内容结构：批语+批转 件。批语表明发文机关对所批转文件的态 度和意见；批转件即被批转或转
19、发的文 件，是文件的主要内容。批语和批转件共 同构成批转或转发类通知的正文内容，两 者不能独立成文。批语一般用简洁的语言 写明批转文件的目的、意义，提出贯彻执 行的要求。,第三章 通知的写法,二、事项类通知的写法1. 标题。标题结构形式有三种：发 文机关+事由+文种；事由+文种；文种。 其中，完全式标题主要用于事项重大、指 导性强的通知。一般性通知可根据通知事 项和发文范围适当选择省略式标题。,第三章 通知的写法,2. 正文。结构形式：缘由+事项+要求。 缘由通常用一段文字写明发通知的原因、目 的或社会意义等；事项部分要将通知的内容 一一列出，把布置的工作或需要周知的事项 交待清楚，讲清要求、措施、办法；结尾提 出贯彻执行的要求。正文事项写作要求开门 见山，主次分明，突出重点，语言表达以叙 述为主。事项内容要具体明确，可操作性 强，便于贯彻执行。,第三章 通知的写法,3. 会议通知事项通知中的会议通知使用很普遍，行 文的格式化很强。正文内容一般要写明以下 八个要素：会议目的；会议内容；会 议时间；会议地点；参会人员；准备 材料；会议费用；报到时间。如果以上 要素中某一要素写得不清楚，就可能使参会 人员有所不明，可能导致会议组织上的混乱。,第三章 通知的写法,三、任免类通知的写法任免类通知事项简单，篇幅简短，只 需要写明任免人员的具体职务、决定任免 时间、机关即可。,
